Ve 20. století se život a práce lidí řídily plánem. V práci (zjednodušeně si to můžeme představit jako továrnu) měli lidé jasný plán na týden, na měsíc, na rok dopředu. Zjednodušeně: musíte vyrobit 20 kusů. Nikdo nepřijde a neřekne, že nyní musíte vyrobit 37 kusů a k tomu napsat článek o tom, proč mají tyto součásti právě takovou formu — a to ideálně včera.
V každodenním životě lidí to bylo přibližně takto: nepředvídané události byly skutečnými krizemi. Neexistovaly mobilní telefony, nemohl vám zavolat přítel a požádat vás, abyste „rychle přijeli pomoci vyřešit problém”, žili jste na jednom místě prakticky celý život („přestěhování jako požár”) a pomoc rodičům jste plánovali „přijet v prosinci na týden”.
V těchto podmínkách se utvořil kulturní kód, podle něhož se cítíte spokojeně, pokud splníte všechny úkoly. A to bylo skutečně možné. Nesplnění všech úkolů — odchylka od normy.
Teď je vše jinak. Nástrojem práce se stal intelekt, a v pracovních procesech je nutné ho využívat v různých podobách. Moderní manažer (zejména top manažer) prochází desítkami různých úkolů během dne. A hlavně — člověk nemůže řídit objem „příchozích zpráv”. Nové úkoly mohou zrušit staré, změnit jejich prioritu, změnit samotné zadání starých úkolů. V těchto podmínkách je prakticky nemožné dopředu vytvořit plán a pak ho postupně plnit. Na příchozí úkol „máme urgentní žádost od finančního úřadu, musíme odpovědět dnes, jinak pokuta” nemůžete říct „naplánuji na příští týden”.
Jak s tím žít — aby na život mimo práci zůstával čas? A lze aplikovat nějaké pracovní algoritmy managementu na každodenní, běžný život? Před třemi měsíci jsem zásadně změnil celý systém zadávání úkolů a jejich sledování. Chci vám říct, jak jsem k tomu dospěl a co z toho nakonec vzešlo. Hra bude ve dvou částech: v první — trochu o, pokud to tak mohu vyjádřit, ideologii. A druhá — celá o praxi.
Myslím, že problém pro nás nespočívá v tom, že by úkolů bylo výrazně více. Problém je v tom, že náš socio-kulturní kód je stále nastaven na splnění „všech úkolů naplánovaných na dnešek“. Zažíváme stres, když se plány zhroutí, zažíváme stres, když nesplníme vše, co bylo naplánováno. Přitom školy a univerzity stále fungují v rámci starého kódu: existuje daný soubor hodin, jsou jasně naplánované domácí úkoly a dítě si vytváří v hlavě model, který předpokládá, že život bude takový i nadále. Pokud bychom si představili striktní verzi, pak ve skutečnosti na hodině angličtiny začnete mluvit o geografii, druhá hodina místo čtyřiceti minut trvá hodinu a půl, třetí hodina se zruší, a na čtvrté hodině vám uprostřed hodiny zavolá máma a naléhavě požádá, abyste koupili a přinesli domů potraviny.
Tento socio-kulturní kód nutí člověka doufat, že může změnit přicházející proud — a právě takto si uspořádat svůj život, a život popsaný výše — není normální, protože v něm chybí jasný plán.
A to je hlavní problém. Je třeba si uvědomit a přijmout, že nemůžeme řídit počet přicházejících zpráv, můžeme řídit jen to, jak se k tomu stavíme a jak vlastně zpracováváme přicházející zprávy.
Není třeba se obávat, že stále přicházejí nové a nové žádosti o změnu plánů: již nepracujeme na strojích (s výjimkou velmi vzácných případů), zprávy necestují měsíc (ano, jsem optimista), a pevný telefon se stal anachronismem. To znamená, že je třeba změnit proces zpracování zpráv, a přijmout současný život takový, jaký je, a uvědomit si, že starý socio-kulturní kód nefunguje.
Co tedy můžeme udělat, aby bylo jednodušeji? Je velmi obtížné „udělat dobré webové stránky“, ale s jasným technickým zadáním (nebo alespoň s jasnějším popisem stanoveného úkolu) se dosáhnout správného výsledku (a vůbec, dosáhnout nějakého výsledku) stává mnohem jednodušším.
Nejlepší příklad je můj vlastní, proto se pokusím rozložit své přání. Je mi jasné, že zpracování životních a pracovních plánů neprobíhá správně: nyní je „špatně“, a chci, aby to bylo „dobře“.
Co znamená „špatné“ a „dobré“ na „vysoké“ úrovni dekompozice?
Špatné: cítím úzkost z nejistoty, že zvládnu všechno, co jsem slíbil ostatním lidem nebo sobě, trápím se tím, že se nemohu dostat k úkolům, které jsem plánoval už dlouho, protože je musím odkládat buď kvůli urgentním úkolům, nebo se k nim dostávám příliš obtížně; nemohu se věnovat všemu, co je zajímavé, protože většinu času mi zabírá práce a každodenní život, cítím se špatně, protože nemohu věnovat čas rodině a odpočinku. Další bod: nejsem v režimu stálého přepínání kontextu, což je do velké míry příčinou všeho výše uvedeného.
Dobré: necítím úzkost, protože vím, čím se budu zabývat v blízké budoucnosti, absence této úzkosti mi umožňuje kvalitněji trávit volný čas, necítím pravidelný pocit únavy (slovo „trvalý“ pro mě není vhodné, je to právě pravidelný), nemusím se nervózně přepínat na jakoukoli příchozí komunikaci.
Celkově lze mnohé, co jsem popsal výše, shrnout jednoduchou frází: „snížení nejistoty a neznáma“.
Tím pádem se technickým zadáním stává něco ve smyslu:
- Úprava procesu zpracování příchozích úkolů — tak, aby se kontext přepínal.
- Práce se systémem zadávání úkolů — tak, aby se alespoň aktuální záležitosti a nápady nezapomněly a někdy byly zpracovány.
- Upravení předvídatelnosti zítřka.
Než něco změním, musím pochopit, co mohu změnit a co ne.
Složitý a obrovský úkol spočívá v tom, pochopit a uznat, že samotný příchozí tok nemohu změnit, a tento tok je součástí mého života, do kterého jsem se dostal dobrovolně; výhody takového života převažují nad nevýhodami.
Možná byste se na první úrovni řešení problému měli zamyslet: chcete vůbec to místo v životě, kde se nacházíte, nebo toužíte po něčem jiném? A pokud vám připadá, že skutečně toužíte po něčem jiném, pak je možná dobré paralelně to řešit s psychologem/psychoanalytikem/psychoterapeutem/guru, jak je chcete nazývat — tato otázka je natolik hluboká a vážná, že se na ni nebudu vrhat.
Takže jsem tam, kde jsem, líbí se mi to, mám firmu o 100 lidech (vždy jsem chtěl podnikat), dělám zajímavou práci (jedná se o interakce s lidmi, včetně dosahování pracovních cílů - vždy mě zajímala „sociální inženýrství“ a technologie), podnikání je postaveno na „řešení problémů“ (vždy mě bavilo být „fixerem“), jsem spokojený doma. Tady se mi líbí, kromě „vedlejších účinků“, které jsou uvedeny v části „špatně“.
Vzhledem k tomu, že mě takový život baví, nemohu změnit (kromě delegování úkolů, o čemž dole) příchozí tok, ale mohu změnit jeho zpracování.
Jakým způsobem? Jsem zastáncem konceptu, že je třeba jít od menšího k většímu - nejprve vyřešit nejpalčivější problémy, které lze vyřešit jednoduchými změnami, a poté přecházet k větším změnám.
Všechny změny, které jsem provedl, lze shrnout do tří směrů; vyjmenuji je od jednoduchých (pro mě) změn po složité:
1. Zpracování a uchování úkolů.
Nikdy jsem nemohl normálně vést papírové diáře (a ani teď to nedokážu), zaznamenat a formulovat úkol - pro mě velmi těžká záležitost, a pravidelně sedět v nějakém trackeru úkolů - to je úplně těžké.
To jsem přijal a mojí hlavní myšlenkou bylo, že úkoly, které mám v hlavě - jsou nejdůležitější.
Zpracování úkolů u mě probíhalo takto:
- úkol, o kterém si pamatuji - splnit, jakmile se k tomu dostanu;
- příchozí úkol - pokud se udělá rychle, splnit hned jak to dostanu, pokud se dělá dlouho - slíbit, že to udělám;
- úkoly, na které jsem zapomněl - udělat pouze tehdy, když mi na ně někdo připomene.
S tímto se žilo více méně normálně nějakou dobu, dokud se „úkoly, na které jsem zapomněl“ nestaly problémem.
Problém to přešel ve dvou podobách:
- Téměř každý den přišly zapomenuté úkoly, které bylo třeba splnit dnes (hardcore, který mě dorazil - SMS od exekutorů o stržení peněz z účtu za pokutu GIBDD těsně před odletem do států a naléhavá potřeba zjistit, zda mě vůbec pustí odletět).
- Obrovské množství lidí považuje za nesprávné se vyptávat na žádosti a nechává to v sobě. Lidé se urážejí, že jsi na něco zapomněl, pokud jde o osobní žádost, a pokud se jedná o pracovní žádost — ta se nakonec promění v požár, který je potřeba zvládnout dnes (viz první bod).
S tím bylo potřeba něco udělat.
Jak nepříjemné to pro mě nebylo, začal jsem si zapisovat všechny úkoly. Opravdu všechny. Měl jsem štěstí, že jsem na to přišel sám, ale celkově je myšlenka velmi v souladu s konceptem. .
Prvním krokem byla jednoduchá exportace všech úkolů z hlavy do pro mě nejjednoduššího systému. Tím se ukázalo, že : rozhraní je velmi rychlé, procedura vytvoření úkolu zabere minimálně času, existuje jednoduchá aplikace na telefon (já jsem později přešel na Todoist, ale o tom v druhé, technické části).
Naštěstí se už 10 let, tak či onak, zabývám managementem v IT a rozumím tomu, že „vytvořit aplikaci“ je úkol odsouzený k neúspěchu, stejně jako „jít k lékaři“. Proto jsem začal rozkládat úkoly na dekomponované úkoly ve formě akcí.
Jasně si uvědomuji, že jsem člověk, který je velmi závislý na pozitivní zpětné vazbě, kterou ve formě zpětné vazby „podívej se, kolik jsi dnes udělal“ si mohu sám dát (pokud to vidím). Proto se úkol „jít k lékaři“ promění v úkoly „vybrat, k jakému lékaři jít“, „vybrat čas, kdy můžu jít k lékaři“, „zavolat a objednat se na vyšetření“. Přitom se nechci stresovat: každý z úkolů lze klidně splnit v jeden z dnů v týdnu a být spokojený, že jsem nějaký krok v úkolu už zvládl.
Klíčový bod: dekompozice úkolů a zapisování úkolů ve formě krátkých akcí.
Dokud je úkol jen v tvé hlavě, dokud si myslíš, že ho jednou musíš splnit, nebudeš klidný.
Pokud není navíc zapsán a zapomněl jsi na něj — budeš trpět, když si na něj vzpomeneš a uvědomíš si, že jsi na něj zapomněl.
Toto se týká všech úkolů, včetně domácích: odjet do práce a cestou si vzpomenout, že jsi zapomněl vyhodit odpadky, rozhodně není příjemné.
Tyto pocity prostě nejsou potřeba. Proto jsem začal zapisovat vůbec všechny úkoly.
Cíl spočívá v tom, že poté, co si natrénuji vykládání všech (absolutně všech) úkolů do jakéhokoli trackeru, dalším krokem začne přestat myslet na zapsané úkoly v hlavě.
Když si uvědomíš, že vše, co jsi chtěl udělat, je zaznamenáno a dříve či později se k tomu dostaneš — pro mě osobně tím úzkost zmizí.
Přestaneš se nervózně ošívat, když si uprostřed dne vzpomeneš, že jsi chtěl vyměnit žárovky na chodbě, promluvit si s kolegou nebo napsat dokument (a naléhavě se do toho pustíš).
Minimalizováním počtu zapomenutých (v tomto kontextu — nezapsaných) úkolů minimalizuji úzkost, která vzniká, když si vzpomenu na tyto zapomenuté úkoly.
Není možné nezapsat a nezapomenout vše, ale pokud bylo dříve takových úkolů 100, k určitému momentu jich zůstane 10 a jednoduše „incidentů“ úzkosti ubývá.
Klíčový bod: zapisujeme všechno, skutečně všechno, i když si jsme jisti, že si to zapamatujeme.
Není možné si vše zapamatovat: ať to zní jakkoli hloupě, zapisuji všechno, včetně „vyvenčit psa“.
Co jsem si tímto způsobem vyřešil? Snížila se úzkost z toho, že jsem neustále měl obavu něco zapomenout (přemýšlel jsem v hlavě o plánech, úkolech, slibech atd.) a celkově se odstranilo zbytečné přepínání v hlavě ohledně „pozastavit se, na co jsem ještě mohl slíbit“.
2. Snížení reaktivity.
Nemůžeme snížit příchozí tok, ale můžeme změnit způsob, jak na něj reagujeme.
Vždy jsem byl reaktivní člověk a měl jsem z toho radost, okamžitě jsem odpovídal na žádost, aby někdo něco udělal po telefonu, snažil jsem se okamžitě splnit úkoly v životě nebo v domácnosti, celkově jsem byl maximálně rychlý a cítil jsem z toho uspokojení. To není problém, ale stává se problémem, když taková reakce přechází v instinkt. Přestáváš rozlišovat, kde jsi skutečně potřebný právě teď, a kde mohou lidé docela počkat.
Problém je v tom, že z toho se vytváří i negativní pocity: za prvé, pokud jsem nestihl něco udělat nebo zapomněl na to, co jsem slíbil zareagovat, opět jsem byl výrazně rozrušený, ale to odděleně nebylo kritické. Kritické to však bylo v okamžiku, kdy počet úkolů, na které jsem chtěl instinktivně okamžitě reagovat, vzrostl více, než byly fyzické možnosti to realizovat.
Začal jsem se učit nereagovat na věci okamžitě. Zpočátku to bylo čistě technické řešení: na každý příchozí požadavek „prosím, udělej to“, „prosím, pomoz“, „setkáme se“, „zavoláme si“, jsem místo reakce a dokonce místo zvažování, kdy to udělám, stanovil za první úkol pouze zpracovat tento příchozí požadavek a naplánovat, kdy to vykonám. To znamená, že první v trackeru se nestane úkol splnit to, co bylo požádáno, ale úkol „zítra si přečíst, co napsal Vanya v telegramu, a pochopit, zda to mohu udělat a kdy to udělám, pokud mohu“. Nejtěžší je bojovat s instinkty: obrovské množství lidí automaticky žádá o rychlou reakci, a ty, pokud jsi zvyklý žít v rytmu takové reakce, se cítíš nesvůj, pokud jsi ihned neodpověděl na žádost osoby.
Ale stalo se zázrak: ukazuje se, že 9 z 10 lidí, kteří něco žádají udělat „včera“, v pohodě mohou počkat do „zítra“, když se k jejich záležitosti dostaneš, pokud jsi jim pouze řekl, že se k ní zítra dostaneš. To, spolu se zapisováním úkolů a plněním slibů dostat se k tomu, tak usnadňuje život, že ti začne připadat, že nyní žiješ ve strukturovaném plánu (a možná že opravdu tak je). Samozřejmě je potřeba velký trénink, ale ve skutečnosti, v podmínkách, kdy sis přijal takové pravidlo, se tomu lze rychle naučit. A to v obrovské míře řeší problémy přepínání kontextu a nesplněných plánů. Všechny nové úkoly se snažím dát na zítra, všechny žádosti, na které jsem dříve reagoval reaktivně, také dávám na zítra, a už „zítra“ ráno si rozmyslím, co s tím lze udělat a kdy. Plány na „dnes“ se stávají méně pružnými.
3. Stanovení priorit a zaznamenávání náhlých záležitostí.
Jak jsem řekl na začátku, uznal jsem, že tok úkolů každého dne je větší, než dokáži vykonat. Soubor reaktivních úkolů přece jen zůstává. Proto každé ráno zkoumám úkoly stanovené na dnešek: které je opravdu třeba udělat dnes, které lze přesunout na zítřejší ráno, abych určil, kdy je vhodné je udělat, které je třeba delegovat a které lze úplně vyřadit. Ale tím to nekončí.
Obrovské frustrace se objevují, když si večer uvědomíte, že jste neudělali kritické úkoly naplánované na daný den. Ale nejčastěji to nastává proto, že dnes vznikly neplánované úkoly, na které, navzdory maximálnímu úsilí odložit reakci, bylo třeba reagovat dnes. Začal jsem si zapisovat všechny úkoly, které jsem dnes udělal, hned poté, co jsem je udělal. A k večeru jsem si prohlížel seznam dokončených úkolů. Přišel jsem si promluvit s právníkem – zapsal jsem, zavolal klient – zapsal. Stala se nehoda, na kterou bylo potřeba reagovat – zapsal jsem. Zavolal mi autoservis a řekl, že auto musím přivézt právě dnes, aby ho opravili do neděle – zapsal jsem. To mi umožňuje pochopit, proč jsem se nedostal k úkolům naplánovaným na dnešek a netrápit se tím (pokud nečekané úkoly stály za to), a také si uvědomit, kde jsem mohl méně reaktivně zpracovávat příchozí úkoly (říct servisu, že to nezvládnu a že auto přivezu až zítra, a zjistit, že ho i tak k neděli mohou udělat i přesto, že přivezu až zítra). Snažím se zapisovat naprosto všechny vykonané úkoly, až po „podepsal jsem dvě papíry od účetnictví“ a minutový rozhovor s kolegou.
4. Delegování.
Nejtěžší téma pro mě. A zde jsem spíše rád, že mohu přijímat, než dávat rady. Teprve se učím, jak se tím správně zabývat.
Problém v delegování spočívá v organizaci procesů delegování. Tam, kde jsou tyto procesy nastaveny, snadno předáváme úkoly. Tam, kde procesy nejsou nastaveny, se delegování zdá buď příliš dlouhé (ve srovnání s tím, když uděláte úkol sám), nebo prostě nemožné (nikdo jiný než já to přesně udělat nemůže).
Toto nedostatek procesů vytváří blok v hlavě: ani mě nenapadne, že bych mohl úkol delegovat. Před doslova pár týdny, když jsem se rozhodl přejít z Trella do Todoistu, jsem si uvědomil, že už tři hodiny přesouvám úkoly z jednoho systému do druhého, aniž bych přemýšlel, že to může udělat někdo jiný.
Hlavním experimentem, kterému se teď věnuji, je překonat svůj blok při žádání lidí, aby něco udělali v situacích, kdy jsem si jistý, že nesouhlasí nebo neví, jak na to. Strávit čas vysvětlováním. Přijmout, že věci se budou dělat déle. Pokud se podělíte o svou zkušenost, budu velmi rád.
Past
Všechny výše uvedené změny jsou podrobně popsány v technických doporučeních pro práci se softwarem, o kterých budu psát v další části, a v závěru této části se zaměřím na dvě pasti, do kterých jsem se dostal během celého tohoto procesu reorganizace života.
Pojem únavy.
Vzhledem k tomu, že pracujeme duševně, nikoli fyzicky, objevuje se obrovský a neočekávaný problém – pochopit a zachytit moment, kdy začínáme být unavení. To nám dává šanci včas si odpočinout.
Obyčejný dělník za strojem tento problém v podstatě nemá. Za prvé, pocit fyzické únavy je nám jasný od dětství a mimo jiné se velmi obtížně pokračuje v nějaké fyzické činnosti, když na to člověk není schopný. Nemůžeme například udělat 10 sérií v posilovně a pak udělat ještě 5, „protože je to potřeba“. Tato motivace nefunguje zcela zřejmých biologických důvodů.
Situace s myšlením je trochu jiná: nemyslíme méně. Tuto oblast jsem se nebavil, ale celkově jsou hypotézy následující:
- Člověk v neustálém stresu si únavu z duševní činnosti nevšimne hned. Nestane se to tak, že bychom řekli: „už nemohu více myslet, lehněte si“ – nejprve to ovlivňuje náš emocionální spektrum, schopnosti myšlení, a teprve poté vnímání. Někde v tomto okamžiku si lze uvědomit, že nás to zasáhlo.
- Abychom se odpojili od toku, nestačí jen přestat pracovat. Všiml jsem si, že pokud například přestanu pracovat, ležím a dívám se na telefon, čtu, sleduji, a stejně mi mozek pokračuje v práci, únava mě nepouští. Opravu pomáhá lehnout si a donutit se vůbec nic nedělat (včetně sledování telefonu). Prvních 10 minut je velmi těžké dostat se z aktivity, v následujících 10 minutách přichází milion myšlenek, jak všechno správně udělat, ale pak – už je ticho.
Je důležité a potřebné dávat mozku odpočinek, a protože je těžké zachytit tento okamžik, je nutné to dělat pravidelně.
Čas na odpočinek/život/rodinu.
Já, jak jsem již psal, jsem závislý na pozitivní zpětné vazbě, ale mohu si ji generovat sám: je to jak bonus, tak problém.
Od chvíle, co jsem začal sledovat všechny úkoly, si sám sobě chválím za splněné. V určitém okamžiku jsem přešel ze stavu „uspořádal jsem pracovní život“ do stavu „teď jsem superhrdina a zvládnu maximum věcí“, až jsem dospěl k 60 úkolům za den.
Balancoval jsem pracovní a domácí záležitosti a určitě jsem do každodenního seznamu zařazoval i domácí práce, ale problém je v tom, že jsou to pořád práce. Je třeba mít také čas na odpočinek a rodinu.
Pracovník v dílně končí v 6 hodin, zatímco podnikatel si užívá, když pracuje. Ukazuje se, že jde o stejný problém, jako nemožnost zaznamenat okamžik „duševní únavy“: v nadšení z dokončených úkolů zapomínáš, že musíš vlastně žít.
Vypadnout z proudu, když všechno jde a ty z toho máš radost, je velmi obtížné, musíš se donutit.
Únava nepřichází z touhy „lehnout si“, ale z rozrušení emocí („všechno vás od rána štve“), obtížnosti vnímání informací a zhoršení schopnosti přepínat kontexty.
Kriticky důležité je vyhradit si čas na odpočinek, i když je to nelibé. Je důležité, aby se to na tobě později neprojevilo. Není fajn být dva měsíce šťastný ze své produktivity a pak se dostat do stavu, kdy tě všechno štve a nemůžeš vidět lidi.
Koneckonců, nežijeme jen pro produktivitu, na světě je spousta zajímavých a úžasných věcí 😉
Celkově takováto úvaha, jak (re)organizovat pracovní a mimopracovní procesy. V druhé části povím, jaké nástroje jsem k tomu používal a jakých výsledků se mi podařilo dosáhnout.
P.S. Téma se mi ukázalo jako natolik důležité, že jsem si dokonce založil samostatný telegramový kanál, kde sdílím své úvahy na toto téma, připojte se —
Zdroj: habr.com
