Systematicky jsem se snažil vést úkoly asi 20-25krát. A každý pokus selhal, jak teď chápu, ze dvou důvodů.
Za prvé, abyste si mohli vyčlenit čas pro vedení úkolů, musíte pochopit, proč to děláte.
Začínáte vést úkoly, trávíte na tom čas, děláte méně úkolů, vše se začíná hromadit — kvůli čemu?
Jakoukoli práci je těžké vykonávat, když nechápete, proč. "Urovnat život" — není zcela adekvátní cíl, protože "upravena život" je poměrně vágní pojem. Ale "snížit úroveň úzkosti snížením úrovně neznáma" — je mnohem konkrétnější a lepší cíl, na který lze určitě věnovat hodinu denně.
Za druhé, všechny metodologie, které jsem četl, popisují okamžitě konečný stav procesu. "Musíte vzít ToDoIst, rozdělit dle projektů, integrovat s kalendářem, prověřovat úkoly za týden, stanovit jejich priority..." Je obtížné s tím začít hned. Stejně jako při programování, myslím, že je třeba používat — iterativně.
Proto projdu svými "iteracemi" a možná se to vy, tak jako já, bude hodit. Koneckonců, proč nevyužít květnové svátky k tomu, abyste se dostali do práce s novou (relativně) paradigmatem?
Jak jsem se k tomu dostal, můžete přečíst v .
Trello, pár seznamů
Vytváříme pouze 4 seznamy, používáme desktopovou a mobilní aplikaci.
Seznamy:
- Úkoly — všechny úkoly, které vás napadnou, zapisujte sem. A zapište je hned, jakmile vás napadnou. "Vyhodit odpadky" — úkol. "Umyt nádobí" — úkol. "Naplánovat poradu" — úkol. No a tak dál. I ty nejzřejmější a nejdůležitější věci mohou být zapomenuty, pokud se něco nečekaného stane nebo byl prostě těžký den.
- Úkoly na dnes — každou noc přenáším úkoly z tabule "Úkoly" na tabuli "Úkoly na dnes". Pokud tam zůstanou některé úkoly do večera — to je v pořádku, o tom o něco níže. S časem začnete chápat, kolik úkolů může být v seznamu, aby bylo možné většinu z nich splnit v plánovaný den.
- Dnes splněno. Tato tabule je hlavní způsob, jak snížit úzkost z „dnes jsem nic neudělal“ a dobrý způsob pro další reflexi o sebereflexi. Zapisuji sem úkoly, které jsem dnes udělal, i když nejsou na seznamu plánovaných. „Zavolal jsem Vaškovi ohledně dokumentů“ — zapisuji. „Požádali o podpis papírů“ — zapisuji. „Projednali jsme smlouvu s Antonem“ — zapisuji. Takto na konci dne pochopíte, na co jste vlastně strávili čas, a co byste mohli udělat z těchto úkolů jen tak, abyste splnili plán.
- Hotovo — seznam všech splněných úkolů. Na začátku nebo na konci dne je přesouvám z „Dnes splněno“ do „Hotovo“. V podstatě jde o takovou odpadkovou schránku, kde lze jen tak nalézt splněné úkoly, a proto vyžaduje pravidelný úklid.
Trello, „mini kalendář“
V určitém okamžiku je jasné, že některé úkoly jsou časově vázané a nechcete na ně během týdne zapomenout, abyste na to nezaplánovali něco jiného. S kalendářem jsem měl vždy problém, proto jsem přidal několik tabulí s názvy jako „Úkoly na pondělí“, „Úkoly na úterý“ atd., do kterých jsem začal zapisovat úkoly vázané na čas.
Takže když se mě někdo zeptá: „Můžeme si promluvit ve čtvrtek ve 16:00?“ — prostě jdu na соответствующую табулу a podívám se, co máme na tu dobu zapsáno. A nesmíte zapomínat včas přesouvat úkoly mezi seznamy během týdne: například „úkoly na čtvrtek“ se s příchodem čtvrtka přesunou do „úkoly na dnes“.
Proč ne kalendář? Pro mě je hrozně složité používat současně dvě utility. Pokud bych použil kalendář, musel bych do něj vstoupit, vyplnit ho, pravidelně do něj vstupovat, abych zkontroloval, jestli jsem na něco nezapomněl…
Na tomto bodě jsem se dostal na hranice Trella. Hlavním problémem bylo, že se denně zapisovalo více než 50 úkolů, a byla zde poměrně velká hromada úkolů, které byly vázané jak na obecný seznam, tak na seznamy vázané na dny. Jak pochopit, že úkol, který musím udělat, jsem už zapsal? Začaly se objevovat duplicity. Jak zároveň prioritizovat všechny úkoly v jednom z projektů? Jak umožnit jiným lidem podívat se na vaše plánované úkoly?
Potřeboval jsem systém, který by při zachování relativní jednoduchosti:
- Mohl by seskupovat úkoly podle projektů.
- Měl by mít kalendářové přidělení (udělat zítra) a automaticky to přesunout do úkolů na dnešek, s příchodem dne.
- Integrován s Google Kalendářem.
Tady jsem se vrátil k ToDoist a v této fázi se ukázal jako nejvhodnější řešení.
Aktuální proud v ToDoist
Inbox
Jakékoliv příchozí úkoly zapisuji do Inboxu, který se snažím ihned zpracovat. Zpracování znamená:
- Stanovení data, kdy bude úkol splněn (pro krátké úkoly obvykle dávám Dnes a večer už mám jasnou představu, kdy ho skutečně mohu splnit).
- Stanovení projektu, ke kterému lze úkol přiřadit (pro statistiku a možnost nějakým způsobem změnit prioritu u všech úkolů podle projektu).
Úkoly, které mi přijdou na mysli a které není nutné dělat v blízké době, odcházejí do projektů. Uncategorized Personal („vzít podtácky do auta“) a Uncategorized Work („promyslet, kdy můžeme uspořádat strategickou schůzku k PR“). V ToDoist lze nastavovat opakující se úkoly: každou neděli se mi objeví úkol „Zpracovat Uncategorized Personal“ a každé pondělí – „Zpracovat Uncategorized Work“.
Integrace s kalendářem
ToDoist se skvěle integruje s Google Kalendářem, přičemž obě strany. Můj kalendář je sdílen s kolegy, aby viděli, kdy se ke mně nedostanou.
Úkoly z kalendáře se zároveň přesouvají i zpět: mohu říct „Serožo, podívej se na můj čas na pátek a naplánuj tam schůzku“, která se objeví jak v kalendáři, tak v ToDoist. Tímto způsobem jsem vlastně poprvé začal používat kalendář, aniž bych musel v něm vytvářet události.
Zpracování neoperativních příchozích úkolů
Nehledám si úkoly nepravidelně, kromě těch, kde je situace kritická. „Musíme okamžitě kontaktovat vedení společnosti ABC, protože server je nedostupný a nedostáváme odpovědi od jejich zaměstnanců“ — to je jasný urgentní úkol, který nelze odložit, zatímco „Ženě, mohu ti zavolat, abychom probrali nový projekt“ se promění na „Naplánovat, kdy bychom mohli probrat s X ohledně Y“, což se později promění v úkol „Povědět X, že můžeme probrat tehdy a tehdy“ a úkol „Pohovořit s X ohledně Y“, který už bude vázaný na čas. Prakticky každý přicházející úkol se nejdříve promění v „Naplánovat…“.
Prioritizace úkolů
Není možné splnit všechny úkoly, které si naplánuji na den. Když pozoruji sám sebe, uvědomil jsem si následující (u každého čísla budou jiné výsledky, ale hlavní je dojít k závěrům).
- Každý den si zapisuje kolem 50-70 úkolů.
- Pohodlně pro sebe (bez pocitu totální únavy na konci dne) mohu udělat až 30 úkolů.
- Po dokončení 50 úkolů budu unavený, ale ne kriticky.
- Mohu uzavřít 70 úkolů, ale poté se mi obtížněji vypadne z „pracovního toku“, obtížněji usnu a celkově budu málo sociální.
Na základě toho se rozhoduji, co udělám dnes. V ToDoistu je prioritizace každého úkolu, takže ráno vybírám kritické úkoly k provedení a ostatní dělám na základě možností a chuťi. Každý den přesunuji kolem 40-20 úkolů na další den: co je zajímavé — úkolů na další den opět přibývá na 60-70.
Vedení statistiky
Velmi bych chtěl pochopit, kolik času dnes bylo věnováno pracím, a na jaké konkrétní činnosti. K tomu používám aplikaci , která je na telefonu, na notebooku, a Google Maps Location History (ano, nejsem paranoidní).
Žijeme na venkově, takže čas strávený na cestě lze využít smysluplně. Teď, když nejsem unavený, na cestě poslouchám audioknihy, abych alespoň částečně využil těchto 40 minut.
Data zatím neagreguji, vytvářím jakýsi osobní Data Lake; přijde čas — dostanu se k tomu.
Závěry nebudou
- Život moderního člověka je velkým proudem přicházejících úkolů. Snížit ho nepůjde; musíme se naučit tento proud řídit.
- Většina obav vychází z nejistoty nad tím, co nás čeká. Pokud budeme rozumět tomu, co nás v příštích dnech čeká, obav bude výrazně méně.
- Pro toto je možné věnovat čas organizaci svého dne. Vím, co se dnes stane, co bude zítra, a nezapomínám na úkoly, na které jsem dříve zapomínal.
- Vedení task tracking není samoúčel, ale, pokud chcete, způsob osobního rozvoje. Úkoly, které se dříve zdály těžké nebo na které jsem se nemohl dostat, se stávají mnohem snazšími. Mnoho lidí (a já jsem mezi nimi) se celkově cítí lépe, když jsou úkoly stanoveny z vnějšího světa. Task tracking je způsob, jak si zadávat úkoly a naučit se žít podle svých přání.
- Práce není sama o sobě cílem. Cílem je uspořádat si pracovní rozvrh tak, aby vznikl předvídatelný volný čas, kdy se můžete věnovat sobě, rodině a svým zájmům.
Zdroj: habr.com
