U organizačních změn existují dva klíčové problémy – začít a nepřestat. Přičemž, jak překvapivé, nepřestat – je obtížnější než začít.
Začátek je obtížný, pokud jsou plánovány velké změny. Tento problém se řeší jednoduše – je potřeba začít po malých krocích. Pro znalce připomenu – toto se nazývá agile, a také – fail fast, fail cheap. Udělal jsem krůček, zhodnotil, buď jsem to vyhodil, nebo ponechal, a dělám další. Lidem s vážnějším vzděláním řeknu, že toto je banální Demingův cyklus, nikoli módní hipsterský výmysl.
Ale pak změny vyhasínají. Entuziasmus klesá, nové krůčky se nedělají a ani nevymýšlí. Postupně se vrací zpět i ty změny, které byly provedeny. A všechno se vrací do starých kolejí.
Podle mých pozorování se „přestávání“ téměř vždy odehrává ve druhém měsíci.
Z života závodu si pamatuji, že tam probíhala podobná situace. První měsíc – jéééé, všichni běhají, hekticky pracují, dosahují efektivity, entuziasmus vzkvétá, „teď už to bude jinak!“.
A ve druhém měsíci se téměř vždy dostavuje pád. Ukazatele se neúprosně hroutí dolů k bývalým hodnotám. Entuziasmus vyhasíná, nastává vyhoření, všichni nadávají, zuří a společně opouštějí zahájené změny. K radosti kritiků a pozorovatelů. Samozřejmě, iniciátoři změn se pak už podobnou hloupostí nezabývají.
To je to prokletí druhého měsíce. Kvůli němu se změny zastavují. Ale to nejhorší je, že účastníci změn se vzdávají nejen toho, co dělali v prvním měsíci, ale i vůbec jakékoli myšlenky na změny. Až do té míry, že přešli mezi kritiky a pozorovatele („já to nezvládl, takže ty se do toho také nepouštěj“).
Ve skutečnosti žádné prokletí neexistuje, pokud to rozdělíme na jednotlivé části. Zkusme to.
První otázka – odkud se vůbec vzal měsíc? Tady je to prosté – většina společností má tradiční měsíční uzávěrku. Cíle změn se stanovují na měsíc („v tomto měsíci musíme…“). Snadno se to překonává – pracovat týdenními cykly (tak jsme to dělali v závodě), desetidenními cykly (tak pracovala jedna známá továrna), nebo použít sprintech vhodné délky.
Druhý měsíc - začátek změn "rukama". První měsíc ještě nebyly vytvořeny procesy, systém, nástroje. Vše se dělá ručně, rychle, nejjednoduššími metodami, "tak pojď, pojď" atd. Výsledek je rychlý, ale ne systémový. Skutečná restrukturalizace ještě neproběhla, pouze všichni stahují zadky a běží k cíli.
Ve druhém měsíci přichází uvědomění, že běhat se staženými zadky je nepohodlné. Chce to systematičnost, pořádek, jasnost a transparentnost. A přitom, chce to všem. Iniciátor změn se unavil běháním jako hladový, zabýváním se mikromanažerskými záležitostmi, sledováním všech úkolů a skákáním z každého odchylky. Lidé se unavili z neustálé změny kurzu, denně se měnících pravidel, neustálého tlaku a pobízení.
Třetí – některé metody prvního měsíce je třeba vyřadit. Bohužel, často to jsou metody, které přinesly významné zlepšení výsledků. V krátkodobém horizontu byly účinné, ale na trvalé používání nejsou možné.
To vše dohromady vytváří prokletí druhého měsíce. Objevuje se volba: běžet s ostnatým drátem v zádech, nebo se zastavit, zamyslet se a systematizovat činnost. Není těžké uhodnout, co lidé volí.
Ale pak nastává nová nepříjemnost – ukazuje se, že systematizovat zkušenosti běhu s překážkami není zrovna snadné. Je jedna věc nakreslit proces, který přináší efektivitu. A úplně jiná věc – sám být tímto procesem. Tomu se často říká "být ponořen do operativního managementu".
Pokud běháte a rozdáváte facky, vše funguje. Jakmile odejdete na dovolenou, nebo si sednete odpočinout, lidé přestávají pracovat s dřívějším nasazením. Protože neexistuje proces, instrukce, metodika, jak by se mělo jednat. Existujete jen vy se svými fackami, přesvědčováním a pomocí.
A co dělat? Přijmout prokletí druhého měsíce jako nevyhnutelné zlo. Samozřejmě se snažit, aby nedošlo k pádu, nebo se spíše nezřítil příliš.
Ale hlavní je přetvořit zkušenost prvního měsíce na systém. První měsíc je k tomu určen – experimenty, ověřování hypotéz, ten správný agile a selhávat rychle, selhávat levně. Jeho cílem je rychle pochopit, které metody fungují a které ne. Neplýtvat moc času a peněz na automatizaci, technické prostředky a rozhovory. Vytvořit otisk, obraz funkčního procesu.
A ve druhém měsíci jej proměnit v systém. Bez obav z toho, že výsledek poklesne.
Pravda, existuje ale i druhá strana – zadavatelé změn. Zdá se, že rozumíš, že ve druhém měsíci dojde k poklesu, je třeba to uspořádat a uvést to na správnou cestu. A zadavatelé to nevědí a požadují nový růst.
Dej jim, zadavatelům, přečíst tento text. Pokud chtějí okamžité výsledky a vysoké ztráty, budou na tebe i dál tlačit. Pokud chtějí udržitelný růst, dají ti čas na systematizaci změn.
Pravda, nezapomeň, že prokletí třetího měsíce neexistuje.
Zdroj: habr.com
