Ahoj znovu. Toto je pokračování článku o pořádání studentského hackathonu.
Tentokrát vám povím o problémech, které se objevily přímo během hackathonu a jak jsme je vyřešili, o místních událostech, které jsme přidali ke standardnímu „kódu hodně a jez pizzu“ a pár tipů, jaké aplikace používat co nejsnadněji pořádat akce tohoto rozsahu.
Po dokončení všech finančních příprav začíná ta nejzajímavější fáze: příprava místa. Zde najdete největší počet problémů a problémů, o kterých se vám ani nezdá. Začněme tím, že si objednáme různé občerstvení a vybavení. To okamžitě vede ke dvěma hlavním problémům: kdo je dostane a kam to všechno dát? Ještě jednou připomenu, že všichni organizátoři jsou studenti a samotný hackathon proběhl 26. – 27. ledna, tedy přesně v polovině trimestru. Na každou objednávku jsme potřebovali 4-5 lidí (vzhledem k rozsahu akce jsme mohli dostat klidně 20-30 krabiček nápojů najednou) a naší jedinou možností bylo hledat dobrovolníky mezi ostatními kurzy. K jejich nalezení můžete samozřejmě použít facebookové skupiny, ale Slack je náš lidový kandidát. Pro každou dodávku můžete vytvořit samostatný kanál, integrovat je do Trello (aplikace pro vytváření seznamů akcí) a poté přidat ty, kteří souhlasili s pomocí a zaznamenat vše, co bylo v Trello přijato. Takže vše bylo doručeno, dokonce i předpokládejme, že dodávka byla do správné univerzitní budovy (několikrát to doručili do jiných budov a dobře, Imperial byl téměř celý v South Kensington, mohly být doručeny do University of London omylem) a že máme dostatek lidí a několik vozíků pro přepravu zvláště těžkých nákladů, co dál? Kam by měl veškerý tento náklad jít? Každá velká univerzitní komunita má pro takové akce svůj malý sklad. Bohužel se do místnosti 2x3 asi všechno nevejde. Tady nám přišli na pomoc univerzitní sponzoři. Několik tun (!) nápojů a občerstvení bylo doručeno našemu partnerovi ze studentské unie. Malá odbočka. Každá fakulta má svůj vlastní odbor: strojírenský, lékařský, vědecký a geologický. Naše inženýrské oddělení má asi 2 volné místnosti (ale pst, nevím, jak moc se to řídí univerzitními pravidly) byly kompletně (!) přeměněny na sklady pro jednu akci. Dále bude časová prodleva, jak jsme odtamtud tyto věci dostali. Moje záda mi poté vůbec nepoděkovala.
Je velmi obtížné najít, kde všechny tyto věci uložit, a ještě obtížnější je správně distribuovat. Pro informaci: celkem jsou 3 zóny, dolní a 2 horní hackathony. Velikosti jsou přibližně stejné a obecně neexistují žádné problémy s distribucí. Dokud se neobjeví lidé se speciálními stravovacími preferencemi. Vegani, vegetariáni a mnoho dalších. Vždy předem rozesíláme dotazník, abychom věděli, kolik objednat. E-maily jsou přirozeně zapomenuty a ztraceny. Proto k hlavní objednávce vždy přidáváme 20 % ve formě náhradních speciálních doplňků, jako jsou margarity s bezlepkovým těstem. Drahý? Nepochybně. Ale to poslední, co potřebujeme, jsou militantní vegani, kteří se nemohou nabažit potravin bez zvířat. Moderní problémy vyžadují moderní řešení.
Řekněme, že vše zázračně sedí. Magie, ne méně. I to, že vše bylo přes noc odneseno na své místo. Co bude dál? Pamatujete si, co jsem řekl o „swagu“? Jo a mimochodem, každý sponzor nějaké má. A všechny jsou určeny pro minimálně 200 lidí a u velkých sponzorů je to obecně pro 300. Je potřeba to také skladovat, ale to není to hlavní. Také jsem řekl, že máme svůj vlastní „swag“. A tady je to pro 500 lidí. A problémem je jeho roztříštěnost. Mnoho věcí dorazilo večer před hackathonem a nebyla šance se na to připravit. Všechny tyto věci musí být navíc pečlivě zabaleny do pytlů. 500 kusů. 500, Karle. Museli jsme tedy zorganizovat improvizovaný dopravník: v baru byly poukázky na alkoholické nápoje, trička, sady s pastou a kartáčkem, hrnky, samolepky a už si ani nepamatuji, kolik dalších věcí. A to i přesto, že jsme tuto krásku objednávali od různých dodavatelů a všichni dorazili v jiný čas. Musel jsem tvrdě pracovat, abych jako bonus k organizaci samotné akce ještě brigádně pracoval v továrně. Spoiler: S přípravou jsme skončili ve 4 hodiny ráno a začali v 8:30. Zůstal jsem jen do půlnoci, abych mohl být po zbytek noci ve službě. Pak přichází ta docela nudná část o aranžování stolů, aranžování prodlužovaček a dalších obligátních svinstvech.
Přišla hodina X. Sponzoři přijdou brzy, usadí se, takticky rozloží svůj „lup“, aby přilákali více studentů. Nezapomenutelné: jedna společnost při otevření uvedla, že existují dva typy zaměstnavatelů. Ti, kteří dobře platí, respektují své zaměstnance a umožňují jim kreativně se rozvíjet. Jako například (název společnosti). A všichni ostatní sponzoři o tom mohou vyprávět na svém vlastním příkladu. Tato fráze se stala kandidátem na cenu za nejlepší mem (o jejím ocenění na samém konci minulého článku). Studenti přicházejí co nejdříve, aby si zdarma vzali co nejvíce věcí. Zde je pár slov o tom, jak jsme je pustili dovnitř. Vstupenky se kupují u Eventbride a všichni organizátoři mají aplikaci pro skenování. Problémy začínají, když si účastníci nepřečtou podmínky: minimální věk je například 18 let nebo si s sebou vezmou pas, nebo dokonce vstupenky nelze převést po termínu (tři dny před hackathonem). Mnohé je bohužel nutné odmítnout. Ale co si pamatuji: dva, kteří si zapomněli pasy z Londýna, tak prostě jeli domů a vzali je s sebou. Povolili jsme těm, kterým byly vstupenky předány, projít za všemi ostatními, ti je naskenovali, aby se později jejich majitel nepokoušel proklouznout s bonusem.
Teď trochu k problémům se samotnými vstupenkami: je jich jen asi 400. Plus pár pro absolventy, jako dárek na rozloučenou. Zpočátku jsme je drželi na univerzitním webu, ale ten 10 minut před zahájením prodeje až 30 minut po zahájení plynule klesal a mezi účastníky byly distribuovány zcela náhodně. Už mlčím o závodních podmínkách, kvůli kterým jsme prodali v průměru o 20-30 více, než jsme měli. Řešením byly webové stránky Eventbride. Skvěle zvládá zátěž, letenky v průměru uletí za 1-3 sekundy na dávku a jsou vydávány přesně podle plánu. Zde však vyvstává další problém: poctivost účastníků. Od prvního odkazu na Google si můžete stáhnout a nakonfigurovat robota a v ideálním případě se snažíme takové chytré lidi zastrašit, aby zrušili své vstupenky. Ve skutečnosti je téměř nemožné prokázat, že jste nepoužili/nepoužívali bota. Vstupenky se zase dělí na Imperial/všechny ostatní a (mírná diskriminace) pro naše studenty je jich o něco více. Aby oddělení pomáhalo, taková jsou pravidla.
Další jsou konkrétnější problémy s přípravou. Jednou z akcí, které pořádáme blíž k půlnoci, je otevřený bar. Přirozeně, v kultuře hackathonu a nedostatku spánku to není vždy dobrý nápad. Proto sem chodí málo lidí. Ale kdo přijde, je vždy spokojený, nápoje zdarma (do 5 GBP včetně), poměrně velká zásoba voucherů a navíc je to skvělý způsob relaxace po celodenním nonstop hackathonu. Nevýhody jsou pravděpodobnější pro pořadatele: mnozí se v klidu, zatímco jsou pořadatelé unavení ze sledování všeho, dokážou pořádně opít. Samozřejmě je na nás, jak se s nimi vypořádáme. Nikdy ale nedošlo k žádným vážným problémům. Je důležité si uvědomit, že stejně jako hackathon má i večerní bar sponzora. A letos se náramně bavili a pro všechny přítomné nakoupili „jágerské bomby“. Bylo velmi těžké vysvětlit (což jsem pro, nalej si víc), že polomrtví účastníci v kampusu jsou trochu jiní než ti, které chtějí najmout do své společnosti a zastavit tento chaos zhruba ve 30. koktejlu. Poté následovala legendární dodávka kuřat Nandos.
Je to legendární, protože majitelé místních restaurací přišli spolu se svými doručovateli, aby viděli, kdo se rozhodl utratit několik tisíc za kuře v sobotu večer. Celkem nám zabralo 2 hodiny a 30 dobrovolníků, než jsme vše vyložili a rozmístili mezi zóny. Fotografie jsou přiloženy. Nezapomeňte křičet „sem vegani“, jinak budou jíst vegetariánské jídlo místo veganského jídla a pak vás proklínají. Další nezapomenutelnou akcí bylo karaoke. Všichni už tam řádili, včetně nás. Jen si to představte: 200 lidí ve 2 hodiny ráno okupovalo přednáškový sál a zpívalo úplně náhodné písně (zpíval jsem Let It Go, moje sestra by byla pyšná). Bylo to úžasné, ale zase typické problémy: přivézt vybavení, nastavit ho, domluvit se s ochrankou a knihovnou (v sobotu večer je velmi oblíbený čas návštěv), abychom nebyli vyhozeni. Ochranka byla požádána, aby zazpívala, ale odmítla.
To všechno je samozřejmě zábava. Ale. Hackathon trvá dva dny: účastníci mohou přicházet a odcházet. Organizátoři nejsou. Celkem jsem za dva dny spal 3.5 hodiny a den předtím 5 hodin. A to proto, že si to ostatní dobrovolníci vynutili (a chození do baru bylo cítit). Mohli jste spát buď v samostatné místnosti s podložkami na jógu, nebo kdekoli. Spal jsem na židli, není to zákonem zakázáno, spím, kde chci. Hlavní věc je, že pro každou hackzónu by měli být 3 vzhůru. Dalším úkolem bylo pravidelně kontrolovat projektor, protože se mohl přehřívat a rozhodně jsme neměli peníze navíc na opravy. Abychom to postavili, potřebovali jsme 6 lidí a 2 vozíky. Obecně platí, že mandle byly zaneprázdněné téměř neustále. V určitém okamžiku jsme začali rozdávat popcorn a cukrovou vatu, opět jsme to byli my, kdo vařil. Hodnocení požární bezpečnosti výrazně kleslo, když jsem při zahřívání vyndal popcorn, „protože teď přiletí a už mi žádný nezbude“.
Tato část prošla mnoha problémy v organizaci a jejich řešením. Inženýři přeci. Obrovské množství věcí ale zůstalo v zákulisí: jaké byly problémy při samotném hackathonu, výběr cen a ocenění, jak fungovalo „chytré“ hlasování, recenze od sponzorů a jak jsme řešili úklid prostor týden po událost. A také malý flex: toto je první studentský hackathon, který získal pokrytí na BBC. O tom také napíšu v další epizodě této ságy o hackathonu. Brzy začnu psát, ale zatím je můj e-mail: [chráněno e-mailem] a webové stránky projektu:
Zdroj: www.habr.com