Ve 20. století šly životy a práce lidí podle plánu. V práci (zjednodušeně – můžete si představit továrnu) měli lidé jasný plán na týden, na měsíc, na rok dopředu. Zjednodušení: musíte vystřihnout 20 dílů. Nikdo nepřijde a neřekne, že teď je potřeba vystřihnout detaily 37, a navíc napsat článek s úvahami, proč je tvar těchto detailů právě takový, jaký je - a nejlépe včera.
V každodenním životě na tom byli lidé přibližně stejně: vyšší moc byla skutečná vyšší moc. Nejsou zde žádné mobilní telefony, přítel vám nemůže zavolat a požádat vás, abyste „okamžitě přišli pomoci vyřešit problém“, žijete téměř celý život na jednom místě („pohybujete se jako oheň“) a obecně jste si mysleli, že pomozte svým rodičům „přijet v prosinci na týden“.
Za těchto podmínek se vytvořil kulturní kód, kde se cítíte spokojeni, pokud jste splnili všechny úkoly. A bylo to skutečné. Nesplnění všech úkolů je odchylka od normy.
Nyní je vše jinak. Intelekt se stal pracovním nástrojem a v pracovních procesech je nutné jej využívat v různých podobách. Moderní manažer (zejména vrcholový manažer) prochází během dne desítkami různých typů úkolů. A co je nejdůležitější, člověk nemůže spravovat počet „příchozích zpráv“. Nové úkoly mohou zrušit staré, změnit jejich prioritu, změnit samotné nastavení starých úkolů. Za těchto podmínek je prakticky nemožné sestavit plán předem a následně jej po etapách realizovat. Na úkol, který přišel, nemůžete říct „budu plánovat příští týden“ „máme naléhavou žádost od finančního úřadu, musíme dnes odpovědět, jinak pokuta“.
Jak s tím žít - aby zbyl čas i na život mimo práci? A je možné aplikovat některé fungující algoritmy řízení v každodenním životě? Před 3 měsíci jsem radikálně změnil celý systém stanovování cílů a jejich sledování. Chci vám říct, jak jsem k tomu přišel a co se nakonec stalo. Hra bude ve 2 částech: v první - něco málo o takříkajíc ideologii. A druhý je zcela o praxi.
Zdá se mi, že problém pro nás není v tom, že těch úkolů je mnohem víc. Problém je v tom, že náš sociokulturní kód je stále nastaven tak, aby vykonával „každý úkol naplánovaný na dnešek“. Trápíme se, když se plány zhroutí, trápíme se, když nesplníme vše, co bylo naplánováno. Školy a univerzity přitom stále fungují v rámci předchozího kodexu: existuje soubor lekcí, jasně naplánované domácí úkoly a v hlavě dítěte se vytváří model, který předpokládá, že život bude i nadále takhle. Pokud si představíte tvrdou verzi, pak se v reálném životě na vaší hodině angličtiny začne mluvit o zeměpisu, druhá hodina trvá místo čtyřiceti minut hodinu a půl, třetí hodina je zrušena a čtvrtá hodina uprostřed lekce vám zavolá matka a naléhavě vás požádá, abyste nakoupili a přinesli potraviny domů.
Tento sociokulturní kód vzbuzuje v člověku naději, že je možné změnit příchozí tok - a tímto způsobem zlepšit svůj život, přičemž život popsaný výše není normální, protože v něm není jasný plán.
To je hlavní problém. Je třeba si uvědomit a přijmout, že nemůžeme kontrolovat počet příchozích zpráv, můžeme pouze kontrolovat, jak s nimi zacházíme a jak skutečně příchozí zprávy zpracováváme.
Nebojte se toho, že přichází stále více žádostí o změny v plánech: na strojích už nepracujeme (až na vzácné výjimky), dopisy nechodí po měsíci (ano, jsem optimista) a pevná linka stát se anachronismem. Proto je nutné změnit proces zpracování zpráv a přijmout současný život takový, jaký je, a uvědomit si, že starý sociokulturní kodex nefunguje.
Co můžeme udělat pro to, aby to bylo jednodušší? Je velmi obtížné „udělat dobrý web“, ale s jasným technickým úkolem (nebo alespoň s jasnějším popisem úkolu po ruce) je mnohem snazší dosáhnout správného výsledku (a obecně dosáhnout alespoň nějaký výsledek).
Nejlepší příklad je můj, takže se pokusím rozložit své touhy. Jasně chápu, co je špatného na zpracování životních a pracovních plánů: teď je to „špatné“, ale chci, aby to bylo „dobré“.
Co je „špatné“ a „dobré“ při „vysoké“ úrovni rozkladu?
Špatný: Cítím úzkost, protože si nejsem jistý, že zvládnu vše, co jsem slíbil udělat druhým lidem nebo sobě, rozčiluji se, protože se nemohu dostat k věcem, které jsem dlouho plánoval, protože oni musí být odloženy nebo kvůli palčivým úkolům nebo je příliš obtížné se k nim přiblížit; Nemůžu dělat všechno, co je zajímavé, protože práce a život mi zabírají většinu času, je to špatné, protože se nemůžu věnovat rodině a rekreaci. Samostatný bod: Nejsem v režimu neustálého přepínání kontextu, ze kterého v mnoha ohledech dochází ke všemu výše uvedenému.
Dobrý: Necítím úzkost, protože vím, co budu v blízké budoucnosti dělat, absence této úzkosti mi umožňuje lépe trávit volný čas, nepociťuji pravidelný pocit únavy (slovo „ konstantní“ mi nevyhovuje, je to jen pravidelné), nemusím škubat a přepínat na žádnou příchozí komunikaci.
Obecně lze mnohé z toho, co jsem popsal výše, shrnout do jednoduché věty: „snížení nejistoty a nejistoty“.
Technický úkol se tak stává něčím ve smyslu:
- Úprava zpracování příchozích úkolů tak, aby došlo k přepnutí kontextu.
- Práce se systémem zadávání úkolů tak, aby alespoň aktuální události a nápady nebyly zapomenuty a někdy byly zpracovány.
- Nastavení předvídatelnosti zítřka.
Než něco změním, musím pochopit, co změnit mohu a co ne.
Obtížným a obrovským úkolem je pochopit a rozpoznat, že nemohu změnit samotný příchozí proud a tento proud je součástí mého života, ve kterém jsem skončil z vlastní vůle; Klady tohoto života převažují nad zápory.
Možná byste se na první úrovni řešení problému měli zamyslet: chcete vůbec v životě místo, ve kterém se nacházíte, nebo chcete něco jiného? A pokud se vám zdá, že chcete něco jiného, možná by stálo za to vyřešit to přesně s psychologem / psychoanalytikem / psychoterapeutem / guru / nazývat je jakýmkoli jménem - tato otázka je tak hluboká a vážná, že sem nebudu chodit .
Takže jsem tam, kde jsem, líbí se mi to, mám společnost o 100 lidech (vždycky jsem chtěl podnikat), dělám zajímavou práci (to je interakce s lidmi, včetně dosahování pracovních cílů - a vždycky jsem byl Zajímám se o „sociální inženýrství“ a technologie), podnikání postavené na „řešení problémů“ (a vždy se mi líbilo být „opravovačem“), cítím se dobře jako doma. Líbí se mi to zde, s výjimkou „vedlejších účinků“ uvedených v části „špatné“.
Vzhledem k tomu, že toto je život, který se mi líbí, nemohu změnit (s výjimkou delegování úkolů, o kterém bude řeč níže) příchozí stream, ale mohu změnit způsob, jakým se s ním zachází.
Jak? Jsem zastáncem konceptu, že je třeba jít od méně k více – nejprve vyřešit to nejbolestivější, zatímco problémy, které lze vyřešit jednoduchými změnami, a vykročit k větším změnám.
Všechny změny, které jsem provedl, lze shrnout do tří směrů; Uvedu je od jednoduchých (pro mě) změn po složité:
1. Zpracování a uložení úloh.
Nikdy jsem si pořádně (a stále neumím) vést papírové deníky, zapisovat a formulovat úkol – pro mě velmi obtížný úkol a pravidelné sezení v nějakém sledovači úkolů je tak velmi obtížné.
Přijal jsem to a můj hlavní koncept byl, že nejdůležitější jsou věci, které mám v hlavě.
Moje úkoly byly zpracovány následujícím způsobem:
- úkol, na který si pamatuji, je dokončit jej, jakmile dosáhnu mé ruce;
- příchozí úkol - pokud je hotový rychle, dokončete jej ihned po obdržení, pokud je prováděn po dlouhou dobu - slib, že to udělám;
- úkoly, na které jsem zapomněl - dělejte, jen když jsou připomenuty.
To bylo po určitou dobu víceméně normální, dokud se „úkoly, na které jsem zapomněl“ nezměnily v problém.
To se stalo problémem dvěma způsoby:
- Téměř každý den přicházely zapomenuté úkoly, které bylo třeba dnes udělat (hardcore, který jsem dokončil, byla SMS od soudních vykonavatelů o odepsání peněz z účtů za pokutu dopravní policie před odletem do Států a naléhavá potřeba zjistit, zda by mě vůbec nechal létat).
- Obrovské množství lidí považuje za nekorektní ptát se na žádost znovu a nechat to na sobě. Lidé jsou uraženi, že jste na něco zapomněli, pokud je to osobní požadavek, a pokud je to pracovní požadavek, nakonec se to změní v požár, který je třeba udělat dnes (viz bod jedna).
S tím se muselo něco udělat.
Bez ohledu na to, jak jsme byli neobvyklí, začal jsem zapisovat všechny případy. Obecně všechno. Měl jsem to štěstí, že mě to napadlo, ale obecně je celá myšlenka velmi podobná konceptu .
Prvním krokem bylo prosté vyložení všech pouzder z hlavy do pro mě nejjednoduššího systému. Ukázalo se : rozhraní je velmi rychlé, postup při vytváření úkolu je časově minimální, v telefonu je jednoduchá aplikace (přešel jsem pak na Todoist, ale o tom více v druhé, technické části).
Díky Bohu, dělám IT management tak či onak již 10 let a chápu, že „vytvořit aplikaci“ je úkol odsouzený k záhubě, stejně jako „jít k lékaři“. Začal jsem proto úkoly rozkládat na rozložené úkoly ve formě akcí.
Jasně chápu, že jsem člověk, který je velmi závislý na pozitivní zpětné vazbě, kterou si mohu dát formou zpětné vazby „podívejte se, kolik jste dnes udělali“ (pokud to vidím). Úkol „jít k lékaři“ se proto mění v úkoly „vyberte si, ke kterému lékaři půjdete“, „vyberte si čas, kdy můžete k lékaři“, „zavolejte a domluvte si schůzku“. Zároveň se nechci namáhat: každý z úkolů lze provést v jeden z dnů v týdnu a buďte spokojeni, že jste již prošli nějakou fází úkolu.
Klíčový bod: rozklad úkolů a zaznamenávání úkolů formou krátkých akcí.
Dokud je úkol ve vaší hlavě, dokud si myslíte, že musí být někdy splněn, nebudete klidní.
Pokud to ještě nebylo zapsáno a vy jste to zapomněli, budete mučit, když si na to vzpomenete a vzpomenete si, že jste zapomněli.
To platí pro všechny záležitosti, včetně domácností: odejít do práce a cestou si připomenout, že jste zapomněli vyhodit odpadky, není vůbec cool.
Tyto zkušenosti jsou prostě zbytečné. Začal jsem si tedy vše zapisovat.
Cílem je po natrénování nahrát všechny (naprosto všechny) případy do jakéhokoli trackeru, dalším krokem je přestat přemýšlet o zaznamenaných případech v hlavě.
Když pochopíte, že vše, o čem jste přemýšleli, je zapsáno a dříve nebo později se k tomu dostanete, pro mě osobně úzkost zmizí.
Přestanete sebou škubat z toho, že si uprostřed dne vzpomenete, že jste chtěli vyměnit žárovky na chodbě, popovídat si se zaměstnancem nebo napsat dokument (a hned ho spěchat psát).
Minimalizací počtu zapomenutých (v této souvislosti nezaznamenaných) úkolů minimalizuji úzkost, která vzniká, když si na tyto nejvíce zapomenuté úkoly vzpomenu.
Nemůžete si všechno zapsat a zapamatovat, ale pokud dříve bylo takových úkolů 100, pak v určitém okamžiku jich je 10 a „incidentů“ úzkosti je prostě méně.
Klíčový bod: zapisujeme si všechno, vše obecně, i když jsme si jisti, že si to zapamatujeme.
Nemůžu si vzpomenout na všechno: bez ohledu na to, jak hloupě to zní, zapisuji si všechno, až po „venčení psa“.
Co jsem se takto rozhodl? Snížila se mi v hlavě úzkost z toho, že jsem se neustále bála na něco zapomenout (procházela jsem plány, slibovala úkoly atd.) a vůbec zbytečné přepínání v hlavě „přemýšlím, co bych ještě mohla slíbit“ zmizel.
2. Snížená reaktivita.
Nemůžeme omezit příliv, ale můžeme změnit způsob, jakým na něj reagujeme.
Vždy jsem byl reaktivní člověk a dostal jsem z toho buzz, okamžitě jsem odpověděl na žádost člověka, aby něco udělal po telefonu, snažil jsem se okamžitě dokončit úkol stanovený v životě nebo v každodenním životě, obecně jsem byl co nejrychlejší, Cítil jsem z toho bzukot. Není to problém, ale problémem se stává, když se taková reakce změní v instinkt. Přestanete rozlišovat, kde vás právě teď opravdu potřebujeme a kde mohou lidé čekat.
Problém je v tom, že se z toho odvíjejí i negativní pocity: za prvé, pokud jsem neměl čas něco udělat nebo zapomněl, že jsem slíbil odpovědět, byl jsem opět velmi rozrušený, ale to nebylo jednotlivě kritické. Stalo se to kritické ve chvíli, kdy počet úkolů, na které jsem chtěl okamžitě instinktivně reagovat, přesáhl fyzické možnosti, jak to udělat.
Začal jsem se učit nereagovat na věci hned. Zpočátku to bylo čistě technické řešení: pro jakýkoli příchozí požadavek „prosím, udělejte to“, „prosím pomozte“, „sejdeme se“, „zavolejme“, jsem se stal prvním úkolem je jednoduše zpracovat tento příchozí požadavek a naplánovat kdy to dokončím. To znamená, že prvním úkolem v trackeru není úkol dokončit to, co bylo požádáno, ale úkol „Zítra si přečíst, co Vanya napsal v telegramu, a pochopit, jestli to dokážu a kdy to zvládnu, jestli můžu .“ Nejtěžší je zde bojovat s instinkty: obrovské množství lidí standardně žádá o rychlou reakci, a pokud jste zvyklí žít v rytmu takové reakce, cítíte se nepříjemně, pokud jste neodpověděli dotyčnému požádat hned.
Ale stal se zázrak: ukázalo se, že 9 z 10 lidí, kteří žádají, aby něco udělali „včera“, může klidně počkat do „zítra“, kdy se dostanete k jejich případu, pokud jste jim právě řekli, že se k tomu dostanete zítra. To spolu se zapisováním věcí a dodržováním slibů, že se tam dostanete, dělá život mnohem jednodušším, že začnete mít pocit, že nyní žijete ve strukturovaném plánu (a možná že ano). Samozřejmě je potřeba hodně tréninku, ale ve skutečnosti se to v podmínkách, kde jste si takové pravidlo osvojili, můžete rychle naučit. A to do značné míry řeší problémy s přepínáním kontextu a neplněním stanovených plánů. Všechny nové úkoly se snažím nastavit na zítřek, na zítřek nastavuji i všechny požadavky, na které jsem reagoval reaktivně a už „zítra“ ráno vymýšlím, co se s tím dá dělat a kdy. Plány na „dnes“ se stávají méně plovoucími.
3. Stanovení priorit a řešení náhlých případů.
Jak jsem řekl na začátku, přiznal jsem si, že tok úkolů každý den je víc, než dokážu zvládnout. Soubor reaktivních úkolů stále zůstává. Proto se každé ráno zabývám úkoly stanovenými na dnešek: které je skutečně potřeba udělat dnes, které lze přesunout na zítra ráno, abych se rozhodl, kdy mají být hotové, které by měly být delegovány a které lze vyhodit úplně. Ale věc není omezena na toto.
Obrovská frustrace nastává, když si večer uvědomíte, že jste neudělali kritické úkoly naplánované na dnešek. Nejčastěji k tomu ale dochází proto, že dnes vznikly neplánované záležitosti, na které bylo i přes maximální snahu o oddálení reakce nutné reagovat již dnes. Začal jsem si zapisovat všechny věci, které jsem dnes udělal, hned poté, co jsem je udělal. A večer jsem se podíval na seznam splněných úkolů. Přišel si promluvit právník - zapsal to, klient zavolal - zapsal to. Stala se nehoda, na kterou je třeba reagovat - zapsal. Volal jsem do autoservisu, že auto by se mělo přivézt ještě dnes, aby bylo do neděle opravené, - napsal jsem to. To mi umožňuje jednak pochopit, proč jsem se nedostal k úkolům stanoveným pro dnešek, a nestarat se o to (pokud ty nenadálé úkoly stály za to), jednak opravit místa, kde bych mohl zpracovávat příchozí úkoly méně reaktivně (sdělit službě, že nedaří se a auto přivezu až zítra a zjistím, že do neděle to ještě půjde stihnout, i když ho zítra vrátím). Snažím se zapisovat naprosto všechnu vykonanou práci, až po „podepsané dva papíry z účtárny“ a minutový rozhovor s kolegou.
4. Delegování.
Pro mě nejtěžší téma. A zde ještě radši přijímám, než radím. Jen se učím, jak to dělat správně.
Problémem delegování je organizace procesů delegování. Tam, kde jsou tyto procesy vybudovány, snadno přenášíme úkoly. Tam, kde procesy nejsou odladěny, se delegování zdá buď příliš dlouhé (ve srovnání s tím, když úkol provádíte sami), nebo jednoduše nemožné (nikdo kromě mě tento úkol rozhodně nemůže dokončit).
Tento nedostatek procesů vytváří blok v mé hlavě: myšlenka, že je možné delegovat úkol, mě ani nenapadne. Když jsem se před pár týdny rozhodl přejít z Trello na Todoist, přistihl jsem se, jak tři hodiny přenáším úkoly z jednoho systému do druhého, aniž bych si myslel, že by to mohl udělat někdo jiný.
Hlavním experimentem je teď pro mě překonat vlastní blok žádat lidi, aby něco udělali v případech, kdy jsem si jistý, že nebudou souhlasit nebo nevědí, jak to udělat. Udělejte si čas na vysvětlení. Přijměte, že dokončení věcí bude trvat déle. Pokud se podělíte o své zkušenosti, budu moc rád.
Pasti
Všechny výše uvedené změny jsou popsány celkem technickými doporučeními pro práci se softwarem, o kterých budu psát v příštím díle a v závěru tohoto - o dvou pastích, do kterých jsem během celé této reorganizace svého života spadl.
Koncept únavy.
Vzhledem k tomu, že pracujeme ne fyzicky, ale psychicky, nastává obrovský a nečekaný problém - pochopit a zachytit moment, kdy začínáte být unavení. To umožňuje udělat si časovou pauzu.
Kondiční pracovník za strojem takový problém v zásadě neměl. Jednak je nám pocit fyzické únavy od dětství pochopitelný a kromě toho je dost těžké dál fyzicky něco dělat, když toho tělo není schopno. Nemůžeme poté, co uděláme 10 sérií v posilovně, udělat 5 dalších „protože je to nutné“. Tato motivace nebude fungovat ze zjevných biologických důvodů.
S myšlením je situace poněkud jiná: nepřestáváme myslet. Tuto oblast jsem neprošel, ale obecně jsou hypotézy následující:
- Člověk, který je v neustálém šílenství, si hned nevšimne psychické únavy. Neděje se to ve formě „Už nemůžu myslet, lehnu si“ – nejdřív to ovlivňuje emoční spektrum, schopnost myslet, pak vnímání, jen někde tady cítíte, co přišlo.
- K vypnutí z proudu nestačí jen přestat pracovat. Všiml jsem si, že když třeba přestanu pracovat, lehnu si a čumím do telefonu, čtu, koukám a přesto mozek pracuje dál, únava nepustí. Opravdu pomáhá lehnout si a donutit se nedělat vůbec nic (včetně šťouchání do telefonu). Prvních 10 minut je velmi těžké vymanit se z proudu aktivit, dalších 10 minut přichází na mysl milion nápadů, jak vše udělat správně, ale pak už je to čisté.
Je důležité a nutné dopřát mozku odpočinek, a protože je velmi těžké tento okamžik zachytit, stačí to dělat pravidelně.
Čas na odpočinek/život/rodinu.
Já, jak jsem již psal, jsem člověk závislý na pozitivní zpětné vazbě, ale umím si ji vygenerovat sám: to je bonus i problém.
Od chvíle, kdy jsem začal sledovat všechny úkoly, si za splněné chválím. V určitém okamžiku jsem přešel ze stavu „urovnal si svůj pracovní život“ do stavu „teď jsem superhrdina a můžu dělat maximum věcí“, když jsem dosáhl 60 úkolů denně.
Vyvážil jsem pracovní a domácí práce a dal jsem si záležet na tom, abych zařadil domácí práce do svého denního seznamu, ale problém je, že to jsou domácí práce. A potřebujete čas na odpočinek a rodinu.
Dělník je v 6 hodin vyhozen z prodejny a podnikatel navíc dostává buzeraci, když pracuje. Ukazuje se, že je to asi stejný problém jako s neschopností zachytit okamžik „duševní únavy“: ve výši dokončených úkolů zapomínáte, že vlastně potřebujete žít.
Vypadnout z potoka, když vše klapne a chytnete z něj hukot, je velmi těžké, musíte se také přinutit.
Únava nepochází z touhy „lehnout si“, ale z poruchy emocí („všechno zuří už od rána“), ze složitosti vnímání informací a ze zhoršení schopnosti přepínat kontexty.
Je kriticky důležité vyhradit si čas na odpočinek, i když je to velmi nepříjemné. Je důležité, aby vás to později neovlivnilo. Není cool užívat si své vystoupení dva měsíce a pak být ve stavu, kdy je všechno v prdeli a nevidíš lidi.
Vždyť nežijeme jen pro produktivitu, na světě je obrovské množství zajímavých a úžasných věcí 😉
Celkově vzato stojí takové úvahy obecně za (re)organizaci pracovních a nepracovních procesů. V druhé části budu mluvit o tom, jaké nástroje jsem k tomu použil a jakých výsledků se mi podařilo dosáhnout.
PS Toto téma se pro mě ukázalo být tak důležité, že jsem dokonce založil samostatný telegramový kanál, kde sdílím své myšlenky na tuto záležitost, připojte se -
Zdroj: www.habr.com