Úkoly jsem se snažil systematicky zvládat asi 20-25x. A každý pokus selhal, jak nyní chápu, ze dvou důvodů.
Za prvé, abyste mohli věnovat čas plnění úkolů, musíte pochopit, proč se to dělá.
Začnete spravovat úkoly, trávit nad nimi čas, dělat méně úkolů, to vše se začne hromadit – k čemu?
Jakákoli práce je těžká, když nechápete proč. „Řídit si život“ není tím nejvhodnějším cílem, protože „pořádný život“ je dosti vágní fenomén. Ale „snížit úroveň úzkosti snížením úrovně nejistoty“ je mnohem konkrétnější a lepší cíl, kterému lze snadno strávit hodinu denně.
Za druhé, všechny metodiky, které jsem četl, okamžitě popisují konečný stav procesu. „Musíte vzít ToDoIst, rozdělit to na projekty, integrovat se s kalendářem, zkontrolovat úkoly na týden, upřednostnit je...“ To je těžké začít dělat hned. Stejně jako při vývoji softwaru věřím, že musíte používat - iterativně.
Proto projdu svými „iteracemi“ a možná vám to ve stejné podobě bude užitečné. Jaký je ostatně dobrý důvod využít květnové svátky k návratu do práce s použitím (relativně) nového paradigmatu?
Jak jsem k tomu přišel, si můžete přečíst .
Trello, pár seznamů
Vytváříme pouze 4 seznamy, využíváme desktopové i mobilní aplikace.
seznamy:
- Úkoly – zapište si sem všechny úkoly, které vás napadnou. A zapište si je, jakmile vás napadnou. „Vyhodit odpadky“ je úkol. „Umýt nádobí“ je úkol. „Naplánovat plánovací schůzku“ je úkol. No a tak dále. Dokonce i ty nejzjevnější nebo nejdůležitější věci mohou být zapomenuty, pokud se stane něco neočekávaného nebo jste právě měli těžký den.
- Úkoly pro dnešek – každý večer přesouvám věci z desky „To-Do“ na desku „To-Do for Today“. Pokud tam část vaší práce zůstane večer, je to normální; více o tom níže. Postupem času začnete chápat, kolik úkolů může být na seznamu, takže většinu z nich lze splnit v plánovaný den.
- Vyrobeno dnes. Tato nástěnka je hlavním způsobem, jak snížit úzkost z toho, že „dnes jsem nic nestihla“, a dobrým způsobem pro další úvahy o sebeorganizaci. Zapisuji sem všechny úkoly, které jsem dnes udělal, i ty, které nejsou na plánovaném seznamu. "Volal jsem Vasyovi ohledně dokumentů," zapsal si to. "Požádali mě, abych podepsal papíry," napsal jsem. "Diskutovali jsme o dohodě s Antonem," napsal. Na konci dne tak pochopíte, čemu jste vlastně věnovali čas a co jste z těch úkolů mohli vynechat jen kvůli dokončení plánu.
- Hotovo – seznam všech dokončených úkolů. Na začátku nebo na konci dne je přesunu z „Dnes hotovo“ do „Hotovo“. V podstatě se jedná o odpadkový koš, kde jednoduše najdete splněné úkoly, a proto potřebuje pravidelné čištění.
Trello, "mini-kalendář"
V určitém okamžiku je jasné, že některé úkoly jsou přesně časově ohraničené a nechcete na ně během týdne zapomenout, abyste si na tento čas neplánovali něco jiného. S kalendářem jsem to měl vždycky těžké, a tak jsem přidal několik tabulí s názvy „Úkoly na pondělí“, „Úkoly na úterý“ atd., do kterých jsem začal vypisovat časově vázané – dos.
Když se mě tedy lidé ptají: "Můžeme si promluvit ve čtvrtek v 16:00?" - Prostě jdu na příslušnou tabuli a podívám se, co jsme tam pro tentokrát napsali. A nesmíme zapomenout přesouvat úkoly mezi seznamy včas během týdne: například „úkoly na čtvrtek“, když přijde čtvrtek – na „úkoly na dnešek“.
Proč ne kalendář? Pro mě je strašně těžké používat dva nástroje současně. Pokud k tomu použiji kalendář, budu do něj muset jít, vyplnit ho, pravidelně kontrolovat, jestli jsem na něco nezapomněl...
V tomto bodě jsem dosáhl limitů Trella. Hlavním problémem bylo, že bylo zaznamenáno více než 50 úkolů denně a existovala poměrně velká zásoba úkolů vázaných jak na obecný seznam, tak na seznamy vázané na dny. Jak mám pochopit, že jsem si již zapsal úkol, který musím udělat? Začaly se objevovat duplikáty. Jak současně upřednostnit všechny úkoly pro jeden z projektů? Jak dát ostatním lidem příležitost vidět vaše plány v kalendáři?
Potřeboval jsem systém, který při zachování relativní jednoduchosti:
- Mohl jsem seskupovat úkoly podle projektů.
- Mít odkaz na kalendář (udělejte to zítra) a automaticky ho přeneste do úkolů na dnešek, až přijde den.
- Lze integrovat s kalendářem Google.
Zde jsem se vrátil k ToDoist a v této fázi se to ukázalo jako nejvhodnější řešení.
Aktuální vlákno v ToDoist
Doručené
Do Inboxu si zapisuji případné příchozí úkoly, které se snažím okamžitě roztřídit. Analýza znamená:
- Určení data, kdy bude úkol splněn (u krátkých úkolů si nejčastěji nastavuji Dnes a do večera chápu, kdy se to vlastně dá udělat).
- Určení projektu, kterému lze úkol přiřadit (pro statistiky a možnost nějak změnit prioritu všech úkolů v projektu).
Úkoly, které vás napadnou a které není třeba v blízké budoucnosti dělat, jdou do projektů Nezařazené Osobní („vezměte držáky nápojů do auta“) a Nezařazené práce („přemýšlejte o tom, kdy můžeme uspořádat strategické PR setkání“). ToDoist vám umožňuje přidělovat opakující se úkoly, takže každý víkend mám úkol s názvem „Nekategorizovaný osobní“ a každé pondělí „Nekategorizovaná práce“.
Integrace kalendáře
ToDoist se dokonale integruje s Kalendářem Google v obou směrech. Sdílím svůj kalendář se svými kolegy, aby viděli, kdy mě rozhodně nemohou zastihnout.
Zároveň se úkoly z kalendáře přenášejí opačným směrem: mohu říct „Seryoga, podívej se na můj pátek a zapiš si tam schůzku“, což se objeví jak v kalendáři, tak v ToDoist. A tak jsem vlastně poprvé začal používat kalendář, aniž bych v něm musel vytvářet události.
Zpracování neoperativních příchozích úloh
Násilně nespěchám dělat úkoly hned, kromě těch úkolů, kde je oheň zřejmý. „Naléhavě potřebujeme kontaktovat vedení společnosti ABC, protože server nefunguje a jeho zaměstnanci nereagují“ je samozřejmě naléhavý úkol, který nelze odložit, ale „Zhenyo, mohu vám nyní zavolat a promluvit si o nový projekt“ se změní na „Naplánujte, kdy můžete mluvit s X o Y“, což se již změní na úkol „Řekni X, že pak můžeme mluvit“ a úkol „Promluv si s X o Y“, který je již časově omezený. Téměř každý příchozí úkol se nejprve změní na „Plán...“.
Stanovení priorit úkolů
Všechny úkoly zahrnuté v den nelze dokončit. Když jsem se pozoroval, uvědomil jsem si následující (každé číslo bude jiné, ale hlavní věcí je dospět k závěrům).
- Na každý den si napíšu asi 50-70 úkolů.
- Pohodlně zvládnu až 30 úkolů (aniž bych se na konci dne cítil úplně unavený).
- Po dokončení až 50 úkolů budu unavený, ale ne kriticky.
- Dokážu splnit 70 úkolů, ale poté budu mít potíže dostat se z „toku workoholismu“, těžko usínám a obecně budu trochu společenský.
Na základě toho se rozhoduji, co dnes budu dělat. ToDoist má prioritu každého úkolu, takže ráno vyberu kritické úkoly k dokončení a zbytek dokončím na základě svých schopností a přání. Každý den převádím asi 40–20 úkolů na další: zajímavé je, že úkolů dalšího dne je opět 60–70.
Vedení statistiky
Opravdu chci obecně porozumět tomu, kolik času bylo dnes věnováno pracovním záležitostem a na kterých. K tomu používám aplikaci , která je na telefonu i notebooku, a Historie polohy v Mapách Google (ano, nejsem paranoidní).
Bydlíme mimo město, takže čas strávený na cestách se dá rozumně využít. Teď, když nejsem unavený, poslouchám na cestách audioknihy, abych těch 40 minut nějak využil.
Data zatím neagreguji a vytvářím jakési osobní Data Lake; Až přijde čas, dostanu se k tomu.
Žádný závěr nebude
- Život moderního člověka je velký proud přicházejících úkolů. Nebude možné jej snížit; musíme se naučit tento tok řídit.
- Většina úzkosti pochází z neznáma budoucnosti. Pokud pochopíme, co nás v následujících dnech čeká, bude úzkosti výrazně méně.
- Z tohoto důvodu můžete věnovat čas organizování svého dne. Vím, co se stane dnes, co se stane zítra, a nezapomínám na úkoly, na které jsem dříve zapomínal.
- Provádění sledování úkolů není samoúčelné, ale chcete-li, způsob sebevzdělávání. Věci, na které jste byli dříve příliš líní, nebo věci, ke kterým jste se nikdy nedostali, se stávají mnohem jednoduššími. Mnoho lidí (včetně mě) se obecně cítí lépe, když jsou úkoly zadávány z vnějšího světa. Sledování úkolů je způsob, jak si nastavit úkoly a naučit se žít podle svých tužeb.
- Práce není samoúčelná. Cílem je uspořádat si svůj pracovní rozvrh tak, abyste měli předvídatelný volný čas, kdy se můžete postarat o sebe, svou rodinu a své zájmy.
Zdroj: www.habr.com