Mae mudo o IBM Notes i Microsoft Exchange neu Office 365 yn darparu nifer sylweddol o fanteision i sefydliad, ond mae'r prosiect mudo ei hun yn edrych yn frawychus ac nid yw'n gwbl glir ble i ddechrau'r mudo. Nid yw Cyfnewid ei hun yn cynnwys ei offer ei hun ar gyfer mudo llawn neu gydfodolaeth Nodiadau a Chyfnewid. Mewn gwirionedd, nid yw rhai tasgau mudo a chydfodoli yn bosibl heb gynhyrchion trydydd parti. Yn yr erthygl hon, byddwn yn amlinellu saith cam allweddol i'w dilyn yn seiliedig ar arferion gorau a'n profiad gyda mudo llwyddiannus.
Mae mudo llwyddiannus yn cynnwys y camau canlynol:
- Asesiad mudo rhagarweiniol.
- Sefydlu cydfodolaeth rhwng Nodiadau a Chyfnewid.
- Cynllunio ar gyfer y cywirdeb mudo gorau posibl.
- Sicrhau'r effeithlonrwydd mudo mwyaf posibl.
- Rhedeg ymfudiad prawf.
- Cynllunio amseriad mudo i leihau'r effaith ar y sefydliad.
- Lansio'r mudo ac olrhain ei gynnydd.
Yn yr erthygl hon, byddwn yn edrych ar sut i baratoi ar gyfer mudo a chwblhau mudo gan ddefnyddio dau ddatrysiad o Quest - и . O dan y toriad mae rhai manylion.
Cam 1: Asesiad Ymfudo Rhagarweiniol
Cymryd rhestr o'ch amgylchedd presennol
Os penderfynwch mai Exchange yw'r llwyfan cywir ar gyfer eich sefydliad, y cyfan sy'n rhaid i chi ei wneud yw symud yno. Yn gyntaf, mae angen i chi gasglu gwybodaeth am eich amgylchedd presennol, casglu gwybodaeth rhestr eiddo ar y data rydych chi'n bwriadu ei fudo, penderfynu beth y gellir ei ddileu i leihau'r defnydd o ofod disg, cyfrifo'r lled band sydd ar gael rhwng amgylcheddau, ac ati. Dylai'r asesiad rhagarweiniol gynnwys y cwestiynau canlynol:
- Faint o barthau Nodiadau a gweinyddwyr Domino sydd yna?
- Sawl blwch post sydd gennych chi? Faint ohonyn nhw sydd ddim yn cael eu defnyddio?
- Faint o le ar ddisg y mae ffeiliau post cynradd yn ei gymryd? Faint sydd yn yr archifau? Faint sydd mewn copïau lleol?
- Ble mae'r archifau?
- Faint o ddefnyddwyr sy'n defnyddio amgryptio? Mae angen trosglwyddo cynnwys wedi'i amgryptio?
- Faint o ffolderi personol sydd yn yr amgylchedd?
- Pa ddefnyddwyr sy'n defnyddio dolenni dogfen? Faint o ddefnyddwyr sydd wedi derbyn dolenni gan ddefnyddwyr a rhaglenni eraill?
- Faint o ddata ydych chi'n mynd i'w drosglwyddo? Er enghraifft, dim ond am y chwe mis diwethaf yr ydych am drosglwyddo data.
- A fydd archifau brodorol yn cael eu symud i archifau Cyfnewid personol neu ffeiliau Outlook *.pst?
- Beth yw'r terfynau lled band? I faint o ddata y gellir ei drosglwyddo
cyfnod penodol o amser? - Faint o le storio fydd ei angen ar ôl mudo?
Sut y bydd mudo yn effeithio ar fusnes a gweithrediadau
Rhaid cynllunio'r prosiect yn ofalus i leihau amser segur a lleihau cynhyrchiant a gollir.
Er enghraifft, mae'n bwysig ystyried dirprwyo rhwng defnyddwyr - os yw defnyddiwr yn mudo ond bod ei gynrychiolydd yn aros ar y platfform gwreiddiol, sut bydd hynny'n effeithio ar eu gwaith o ddydd i ddydd? Yn fwy cyffredinol, mae angen i chi ystyried sut y gallai prosiect mudo effeithio ar holl brosesau busnes hanfodol a llifoedd gwaith eich cwmni.
Mae hefyd yn bwysig ystyried pwyntiau cyffwrdd critigol o fewn Nodiadau. Er enghraifft, wrth ymdrin â negeseuon, mae'n bwysig dadansoddi cymwysiadau ac ystyried y rhyngweithio rhwng llwybro post a chymwysiadau i osgoi amharu ar brosesau busnes yn ystod ac ar ôl mudo. Byddwch yn siwr i ofyn y cwestiynau canlynol:
- Pa ddefnyddwyr sydd â chynrychiolwyr a sut y gallai torri'r berthynas hon effeithio ar brosesau busnes?
- Pa gymwysiadau a phrosesau busnes sy'n gysylltiedig â'r amgylchedd e-bost? Bydd unrhyw integreiddio allweddol rhwng y cais a'r gwasanaeth e-bost, megis y broses gymeradwyo, yn hollbwysig wrth gynllunio eich mudo.
- Pa gydrannau a nodweddion pwysig o'r cais y dylid eu cadw?
- Sut allwch chi ddefnyddio nodweddion adeiledig y platfform newydd i gyflawni'r ymarferoldeb sydd ei angen arnoch chi?
- A ddylai cynnwys anactif gael ei archifo i'w storio yn y dyfodol?
- A fydd angen ailadeiladu unrhyw geisiadau i redeg yn gywir yn yr amgylchedd newydd?
- Sut bydd llwyddiant yn cael ei fesur?
Cyn i chi ddechrau mudo, mae angen ichi ddiffinio meini prawf i fesur llwyddiant. Yn benodol, mae angen i chi ddeall ei bod yn afresymol disgwyl trosglwyddo data 100%. Nid oes gan bob math o eitem Nodiadau nodyn cyfatebol yn Exchange (Active Mail yw'r enghraifft fwyaf egregious). Felly, y gwir amdani yw na fydd pob eitem yn Nodiadau yn bodoli yn Exchange ar ôl mudo. Nod cyraeddadwy a mesuradwy yw symud 95% o eitemau i 95 y cant o flychau post. Mae mesur a dogfennu canlyniadau yn hanfodol i sicrhau llwyddiant ymfudo, a dim ond os yw meini prawf llwyddiant wedi'u diffinio ar gychwyn cyntaf prosiect mudo e-bost y mae gwir ganlyniadau yn bosibl.
Cam 2: Sefydlu Nodiadau a Chyfnewid Cydfodolaeth
I'r rhan fwyaf o sefydliadau, proses yw mudo, nid digwyddiad. Felly, dylai mudo blychau post a mudo ceisiadau ddilyn amserlen sy'n gweddu orau i'r busnes a gweithrediadau ac nad yw'n seiliedig ar ofynion technegol.
Datblygu strategaeth cydfodoli
Er mwyn sicrhau'r gwerth mwyaf posibl o fudo, rhaid datblygu cynllun cydfodoli cyflawn a'i roi ar waith yn gynnar yn y broses fudo. Gall y diffiniad o “gydfodolaeth” amrywio o sefydliad i sefydliad. Mae rhai sefydliadau'n defnyddio data Rhad ac Am Ddim/Prysur, ac nid yw eraill yn defnyddio'r swyddogaeth hon o gwbl. Mae rhai yn canolbwyntio ar fudo data calendr, tra bod eraill yn canolbwyntio ar fireinio mudo cyfeiriadur defnyddiwr llawn. Mae’n bwysig gweithio gyda phob un o’r rhanddeiliaid i gael darlun clir o’r hyn sy’n wirioneddol bwysig a helpu pawb i ddeall pwysigrwydd strategaeth gydfodoli effeithiol.
Mae mudo o Nodiadau i'r Gyfnewidfa ac Office 365 yn gofyn am gynllunio ar gyfer mudo blychau post a cheisiadau ar yr un pryd. Rhaid cefnogi ymarferoldeb cymhwysiad Nodiadau Cyfredol ar gyfer pob defnyddiwr, waeth beth fo'u platfform e-bost presennol. Fel defnyddwyr sy'n mudo i Exchange ac Office 365, dylent allu cyrchu a defnyddio apps Notes fel rhan o'u llifoedd gwaith presennol. Dylai'r gallu hwn barhau nes bod cymwysiadau Notes yn cael eu symud i SharePoint neu lwyfan arall.
Yn ogystal â chydfodolaeth cymwysiadau, rhaid gweithredu rhyngweithio rhwng defnyddwyr ar wahanol lwyfannau cyn cychwyn mudo. Mae hyn yn cynnwys llwybro cyfeiriadur awtomatig a diweddariadau, statws Rhad ac Am Ddim/Prysur a chalendrau i bob defnyddiwr waeth beth fo'u platfform presennol.
Yn olaf, mae angen ichi ystyried cydweithredu rhwng nid yn unig eich gwasanaeth e-bost, ond hefyd eich calendrau ac adnoddau a rennir, megis ystafelloedd cyfarfod. Dylai defnyddwyr allu lawrlwytho gwybodaeth am amserlennu cyfarfodydd. Mae hyn yn cynnwys cyfarfodydd un-amser a chyfarfodydd cylchol. P'un a oedd apwyntiadau wedi'u trefnu cyn y mudo neu wedi'u creu yn ystod y mudo, rhaid cynnal cywirdeb data calendr trwy gydol y prosiect. Mae angen i chi sicrhau y gall defnyddwyr, er enghraifft, newid yr ystafell gyfarfod ar gyfer y cyfarfod nesaf mewn cyfarfod cylchol neu ganslo un cyfarfod heb achosi gwrthdaro a dryswch mewn cyfarfodydd dilynol.
Cam 3: Cynllunio ar gyfer y Cywirdeb Ymfudo Gorau posibl
Mae cynllunio ymfudiad o Nodiadau i Gyfnewidfa neu Office 365 yn gofyn am ddeall nifer o wahaniaethau penodol rhwng y llwyfannau.
Cyfeiriadau e-bost
Mae data nodiadau fel arfer yn cynnwys cyfeiriadau perchnogol sy'n ymddangos mewn sawl man: mewn penawdau negeseuon, wedi'u hymgorffori mewn archifau, cysylltiadau personol, a rhestrau dosbarthedig. Fel rhan o'r broses fudo, rhaid diweddaru'r cyfeiriadau perchnogol hyn i gyfeiriadau SMTP i sicrhau gweithrediad llawn yn amgylchedd y Gyfnewidfa. Mae llawer o sefydliadau hefyd yn dewis diweddaru'r parth SMTP neu'r safon gyfeirio yn ystod mudo. Os yw hyn yn berthnasol i'ch sefydliad, mae'n bwysig deall bod rhai datrysiadau mudo yn diweddaru achosion cyfeiriad SMTP hanesyddol yn awtomatig ar gyfer pob defnyddiwr.
Strwythur ffolder
Mewn llawer o sefydliadau, mae defnyddwyr yn defnyddio eu blychau post a'u harchifau eu hunain, felly mae'n bwysig cadw'r data hwn. Mae gallu defnyddwyr i weld eu strwythur ffolder cyflawn hefyd yn effeithio ar brofiad y defnyddiwr o ganlyniad i'r mudo. Mae'n bwysig dewis datrysiadau a thrawsnewidiadau sy'n cynnal cywirdeb y ffolder a strwythurau data.
Atgynyrchiadau lleol ac archifau
Er mwyn rheoli costau storio a rheoli twf data yn well, mae llawer o sefydliadau'n gosod cwotâu blychau post. Canlyniad anfwriadol y polisi hwn yn aml yw cynnydd yn nifer a maint yr archifau. Rhaid gwerthuso'r ffynonellau data ychwanegol hyn ac ystyried eu mudo wrth gynllunio mudo. Gallwch ddarparu cydran hunanwasanaeth i ddefnyddwyr sy'n caniatáu iddynt fudo data pwysig yn unig. I wneud y gorau o storfa Exchange, rydym yn argymell defnyddio cynnyrch Quest arall - , mae ganddo, yn arbennig, ymarferoldeb defnyddiol ar gyfer dad-ddyblygu ffeiliau atodedig, analog o DAOS mewn Nodiadau.
ACL a dirprwyo
Mae rhestrau rheoli mynediad (ACLs) a dirprwyo yn elfennau allweddol ar gyfer gweithredu mewn amgylchedd Nodiadau, ac maent hefyd yn hanfodol i ddiogelu cywirdeb. O ganlyniad, mae'n bwysig cyfieithu hawliau cysylltiedig a hawliau mynediad yn gywir i hawliau cyfatebol yn Exchange Server a Office 365. Yn ddelfrydol, bydd gwneud hyn yn awtomatig yn cyflymu'r broses ac yn dileu gwall dynol. Er mwyn cynnal effeithiolrwydd diogelu asedau gwybodaeth sefydliad, rhaid cyflawni ACLs a mapio dirprwyo ar yr un pryd â data post. Mae rhai sefydliadau yn ceisio aseinio hawliau cyfatebol â llaw neu ddefnyddio sgriptiau ar ôl i'r mudo data ddod i ben. Fodd bynnag, gall y dull hwn gael effaith negyddol ar gynhyrchiant ac ychwanegu tyllau diogelwch at ddata sefydliad.
Yn nodi cynnwys ei hun
Yr un Post Gweithredol. Problem gyffredin arall wrth fudo o IBM Notes yw dod ar draws llawer o destun cyfoethog. Nid yw Exchange ac Office 365 yn cefnogi tablau integredig, botymau, ffurflenni wedi'u cadw, a chynnwys perchnogol arall yn Nodiadau. O ganlyniad, bydd angen i chi naill ai baratoi ar gyfer colli'r swyddogaeth hon neu fuddsoddi mewn datrysiad mudo a all drosi'r elfennau hyn yn fformat y gellir ei fudo. Gadewch i ni ddweud ar unwaith nad yw atebion Quest yn trosi hyn mewn unrhyw ffordd a dim ond llythyrau o'r fath fel atodiadau y gallant eu trosglwyddo fel y gall y defnyddiwr eu hagor wedyn trwy'r cleient Nodiadau.
Grwpiau a llyfrau cyfeiriadau personol
Mae llawer o sefydliadau yn gwneud defnydd helaeth o restrau postio cyhoeddus ar gyfer mewnol a
cyfathrebu allanol. Yn ogystal, mae defnyddwyr Nodiadau yn aml yn ei chael hi'n bwysig cynnal cysylltiadau busnes mewn llyfrau cyfeiriadau personol. Mae'r ffynonellau data hyn yn hanfodol i weithrediadau busnes a rhaid eu trawsnewid yn effeithlon yn ystod y mudo i blatfform Microsoft. O ganlyniad, mae'n bwysig paratoi grwpiau yn awtomatig ar gyfer mudo i Active Directory a throsi pob cyfeiriad personol yn effeithlon, hyd yn oed y rhai sy'n cael eu storio ar benbyrddau defnyddwyr.
Rhyngweithio ag apiau Nodiadau
Mae pwyntiau integreiddio rhwng ceisiadau a'r gwasanaeth post, megis prosesau cysoni, yn bwysig wrth gynllunio ac amserlennu mudo. Mae gan IBM Notes integreiddio tynnach rhwng e-bost a chymwysiadau na llwyfannau eraill. Gall yr integreiddiadau hyn gynnwys popeth o doclinks syml i brosesau busnes.
Cronfeydd data adnoddau a phost
Mae llawer o sefydliadau'n defnyddio cronfeydd data cadw adnoddau, cronfeydd data post, a chronfeydd data eraill a rennir yn Nodiadau. O ganlyniad, mae'r cronfeydd data hyn yn chwarae rhan bwysig yng ngweithrediad sefydliad. Er mwyn sicrhau parhad busnes a chynhyrchiant gweithwyr, mae’n bwysig iawn ystyried dull ac amseriad gweithredu ar gyfer:
- Creu blychau post adnoddau yn yr amgylchedd targed;
- Trosglwyddo data o'r gronfa ddata cadw i Exchange;
- Sicrhau bod defnyddwyr y ddwy system yn gallu cydweithio a defnyddio adnoddau yn Nodiadau a Chyfnewid.
Cam 4: Mwyhau Effeithlonrwydd Mudo
Yn ogystal â sicrhau cywirdeb data, mae hefyd yn bwysig sicrhau bod y mudo mor effeithlon â phosibl o ystyried gofynion y sefydliad. Mae effeithiolrwydd mudo yn uniongyrchol yn dibynnu nid yn unig ar gostau uniongyrchol, ond hefyd ar faint o effaith ar y busnes.
Pensaernïaeth Ateb Ymfudo
Un o'r ffactorau pwysicaf sy'n dylanwadu ar effeithlonrwydd yw pensaernïaeth yr ateb mudo. Mae'n bwysig dewis datrysiad gyda phensaernïaeth aml-edau sy'n caniatáu i un gweinydd mudo fudo defnyddwyr lluosog ar yr un pryd. Mae pensaernïaeth aml-edau yn lleihau gofynion caledwedd mudo ac yn cynyddu cyflymder mudo, gan leihau cost gyffredinol y prosiect yn ddramatig. Peidiwch â chael eich twyllo gan atebion mudo sy'n honni eu bod yn aml-edau ond mewn gwirionedd yn mudo dim ond un defnyddiwr ar y tro ac yn gofyn am ychwanegu gweithfannau i fudo mwy o ddefnyddwyr ar y tro. Yn dibynnu ar y cyfluniad a'r amgylchedd, mae gwir atebion aml-edau 30 i 5000 y cant yn fwy effeithlon wrth fudo data i Exchange ac Office 365.
Proses fudo
Mae ymfudo yn cynnwys llawer o gamau ac mae'n rhaid i'r prosesau ddigwydd ar yr amser iawn i sicrhau trosglwyddiad esmwyth. Er mwyn tarfu cyn lleied â phosibl ar fusnes a gwneud y mwyaf o fuddion mudo, rhaid i bob proses gael ei hintegreiddio a'i rheoli gan un cymhwysiad a all ymdrin â phob cam o'r mudo mewn modd amserol.
Hyblygrwydd a hunanwasanaeth
Bydd angen i rai defnyddwyr ac adrannau wyro oddi wrth y broses fudo safonol. Er enghraifft, efallai y bydd gan yr adran gyfreithiol ofynion storio gwahanol, neu efallai y bydd angen i reolwyr fudo eu blwch post ac archifau cyfan. Felly, mae'n bwysig dewis ateb mudo hyblyg sy'n caniatáu i'r tîm mudo addasu'n hawdd i'r gofynion hyn. Un o'r ffyrdd mwyaf effeithiol o ddarparu'r hyblygrwydd hwn yw galluogi hunanwasanaeth i rai o'ch defnyddwyr. Er enghraifft, efallai y caniateir i rai defnyddwyr drosglwyddo data ychwanegol o'u prif ffeiliau post neu ddata lleol i'w drosi'n ddiweddarach yn archif personol ar y gweinydd.
Cam 5: Rhedeg mudo prawf
Unwaith y bydd yr asesiad cyn mudo wedi'i gwblhau, y strategaeth gydfodoli wedi'i chwblhau, a chynlluniau optimeiddio wedi'u diffinio, mae'n hanfodol cael cadarnhad o'r strategaeth trwy un neu fwy o ymfudiadau peilot.
Pwrpas yr ymfudiad peilot yw profi'r gweithdrefnau a ddatblygwyd ac i nodi problemau a all godi ar ôl i'r mudo llawn ddechrau, gan roi cyfle iddynt eu datrys cyn dechrau'r mudo byw. O ganlyniad, mae problemau yn ystod mudo peilot i'w disgwyl a hyd yn oed eu croesawu.
Pennu nifer yr ymfudiad peilot
Dylai'r ymfudiad peilot fod yn ddigon mawr i gasglu sampl cynrychioliadol o ddata ac ateb cwestiynau perthnasol y gellir dod ar eu traws yn ystod yr ymfudiad ymladd. Os ydych chi'n mudo sawl mil o flychau post, dylai maint y sampl fod yn ddigonol. Ar gyfer mudo mawr iawn gall y ganran fod yn llai.
Detholiad o ddata a systemau
Yn ystod y broses ymfudo peilot, mae'n bwysig defnyddio data ymladd a systemau ymladd. Mae hyn yn bwysig iawn am sawl rheswm:
- Mae angen i chi ddeall sut y bydd yr amgylchedd ymladd yn ymddwyn. Ni fydd amgylchedd a gynhyrchir yn synthetig yn gynrychioliadol o'r amgylchedd ymladd.
- Gallwch gael mwy o wybodaeth am negeseuon wedi'u hamgryptio, amlder y mathau o negeseuon nas canfyddir yn Exchange, a gofynion storio yn seiliedig ar ddata sampl.
Gosod disgwyliadau
Mae'r broses ymfudo beilot hefyd yn gyfle gwych i brofi'r meini prawf llwyddiant a amlinellwyd ar gyfer y prosiect a graddnodi disgwyliadau ar gyfer y mudo sy'n weddill. Os oes angen addasiadau, rhaid eu dogfennu a'u cymryd i ystyriaeth yn ystod ymladd mudo.
Cam 6: Cynlluniwch yr amser mudo i leihau'r effaith ar y sefydliad
Grwpio defnyddwyr
Er mwyn lleihau'r effaith ar ddefnyddwyr a'r sefydliad cyfan, dylid mudo defnyddwyr sy'n cydweithio ar yr un pryd. Ymhlith y ffactorau allweddol i'w hystyried wrth greu'r grwpiau hyn mae dirprwyo. Chwiliwch am ateb a all argymell casgliadau ar gyfer mudo yn seiliedig ar wybodaeth am berthnasoedd defnyddwyr yn yr amgylchedd ffynhonnell.
Amseru mudo
Unwaith y bydd y mudo grŵp wedi'i gwblhau, gwnewch yn siŵr eich bod yn trefnu'r amser
mae'r effaith ar y defnyddwyr hyn yn fach iawn. Gallai hyn olygu amserlennu ffenestr fudo ar gyfer amser penodol o'r dydd er mwyn osgoi mudo yn ystod oriau busnes, ar ddiwedd mis o'r flwyddyn, neu yn ystod ffenestri cynnal a chadw. Er enghraifft, mae'n debyg na ddylai timau gwerthu fudo tan yn agos at ddiwedd y chwarter, ac mae'n debygol y bydd gan adrannau cyfrifyddu a chyfreithiol gyfyngiadau o ran pryd y gallant fudo.
Cam 7: Dechreuwch y mudo ac olrhain ei gynnydd
Gyda dulliau mudo data wedi'u dilysu gan beilot ar waith, dylai ymfudiadau ymladd ddod yn ddigwyddiadau arferol. Mae'n debygol y bydd mân addasiadau trwy gydol y broses i ddarparu ar gyfer anghenion grwpiau penodol. Bydd angen monitro gofalus o hyd i sicrhau bod pob digwyddiad wrth gefn yn cael ei ystyried yn ystod y cyfnod cynllunio a'r cyfnod peilot. Fodd bynnag, rhaid i'r broses ddod yn fwyfwy awtomataidd. Mae gweithredu'r amserlen ymladd ymfudo yn bwysig er mwyn dogfennu a chyfathrebu cynnydd ar draws y sefydliad i roi cadarnhad bod disgwyliadau'n cael eu bodloni. Mae monitro ac adborth yn parhau i fod yn agweddau allweddol ar fudo llwyddiannus drwy gydol y broses.
Casgliad
Rydym wedi ymdrin â'r pethau y mae angen i chi eu hystyried wrth symud eich gwasanaeth post. Os ydych chi ar hyn o bryd yn y broses o ddewis datrysiad mudo neu ddim ond yn meddwl amdano, mae'n bwysig cymryd hyn i gyd i ystyriaeth. Rydym yn gweithio gyda datrysiadau mudo gan Quest ac rydym yn barod i'w hargymell fel y rhai mwyaf effeithiol wrth leihau nifer y camau llaw a chynyddu faint o ddata a drosglwyddir o ganlyniad i fudo.
Os ydych chi eisiau dysgu mwy am ddulliau effeithiol o fudo, cyflwynwch gais i ar ein gwefan neu ffoniwch, a gallwch hefyd astudio deunyddiau ychwanegol gan ddefnyddio'r dolenni isod:
Ffynhonnell: hab.com