Er gwaethaf poblogrwydd y pwnc o reoli dogfennau electronig, mewn banciau Rwsia ac yn y sector ariannol yn gyffredinol, mae mwyafrif unrhyw drafodion yn cael eu cyflawni yn yr hen ffasiwn, ar bapur. Ac nid yw'r pwynt yma yn gymaint ceidwadaeth banciau a'u cleientiaid, ond diffyg meddalwedd digonol ar y farchnad.
Po fwyaf cymhleth yw'r trafodiad, y lleiaf tebygol yw hi y caiff ei gyflawni o fewn fframwaith EDI. Er enghraifft, mae trafodiad prydlesu yn gymhleth gan ei fod yn cynnwys o leiaf dri pharti - y banc, y prydlesai a'r cyflenwr. Ychwanegir gwarantwr ac addunedwr atynt yn aml. Fe wnaethom benderfynu y gellir digideiddio trafodion o'r fath yn llwyr, y gwnaethom greu system E-Brydlesu ar ei gyfer - y gwasanaeth cyntaf yn Rwsia sy'n darparu EDI yn llawn mewn senarios o'r fath. O ganlyniad, ar ddechrau mis Gorffennaf 2019, mae 37% o gyfanswm nifer y trafodion prydlesu yn mynd trwy E-brydles. O dan y toriad byddwn yn dadansoddi E-Leasing o safbwynt ymarferoldeb a gweithrediad technegol.
Dechreuon ni ddatblygu’r system ar ddechrau 2017. Y rhan anoddaf oedd cychwyn arni: llunio'r gofynion ar gyfer y cynnyrch, trawsnewid syniadau yn fanylebau technegol penodol. Nesaf yw chwilio am gontractwr. Paratoi manylebau technegol, ymgynghoriadau - cymerodd hyn i gyd tua phedwar mis. Pedwar mis arall yn ddiweddarach, ym mis Tachwedd 2017, rhyddhawyd datganiad cyntaf y system, sy'n eithaf cyflym ar gyfer prosiect mor uchelgeisiol. Roedd gan fersiwn gyntaf E-Brydlesu swyddogaethau gofyn am a llofnodi dogfennau - nid yn unig y prif rai, ond hefyd y cytundeb meichiau a chytundebau ychwanegol eraill a allai fod yn ofynnol yn y broses o weithio o dan gytundeb prydlesu. Ym mis Mawrth 2018, fe wnaethom ychwanegu’r gallu i ofyn am ddogfennau fel rhan o fonitro, ac ym mis Gorffennaf yr un flwyddyn, ychwanegwyd y gallu i anfon anfonebau electronig.
Sut mae e-brydles yn gweithio?
Dechreuon ni ddatblygu’r system ar ddechrau 2017. Cymerodd y llwybr cyfan o lunio'r gofynion ar gyfer y cynnyrch i ddewis contractwr a rhyddhau'r datganiad cyntaf lai na blwyddyn - fe wnaethom raddio ym mis Tachwedd.
Gwneir ceisiadau am becyn o ddogfennau gan wrthbartïon o'n system fusnes sy'n seiliedig ar gronfa ddata Corus SQL a Microsoft Dynamics NAV 2009. Mae'r holl ddogfennau a ddarparwyd gan gyfranogwyr fel rhan o'r trafodiad hefyd yn cael eu hanfon yno i'w storio. Mae Frontend yn borth e-brydlesu sy'n caniatáu i gyflenwyr a chleientiaid ofyn am, lawrlwytho, argraffu dogfennau a'u harwyddo gan ddefnyddio ECES (llofnod electronig cymwysedig uwch).
Nawr, gadewch i ni edrych ar weithrediad y system yn fwy manwl yn ôl y diagram uchod.
Cynhyrchir cais gan yr endid “Cerdyn Gwrthbarti” neu “Prosiect”. Pan anfonir cais, cynhyrchir cofnodion yn y tabl ceisiadau. Mae'n cynnwys disgrifiad o'r cais a'r paramedrau. Y gwrthrych uned cod sy'n gyfrifol am gynhyrchu'r cais. Mae cofnod yn y tabl yn cael ei greu gyda'r statws Parod, sy'n golygu bod y cais yn barod i'w anfon. Mae'r tabl ceisiadau yn cynnwys disgrifiad o'r corff sy'n gwneud y cais. Mae'r holl ddogfennau y gofynnir amdanynt wedi'u lleoli yn y tabl dogfennau. Wrth ofyn am ddogfen, gosodir y maes “Statws EDS” i “Cais”.
Mae swydd ar weinydd CORUS sy'n rhedeg ar yr asiant SQL yn monitro cofnodion gyda statws Parod yn y tabl ymholiadau. Pan ddarganfyddir cofnod o'r fath, mae'r dasg yn anfon cais i'r porth E-brydles. Os bu'r anfon yn llwyddiannus, mae'r cofnod wedi'i farcio yn y tabl gyda'r statws Ymateb; os na, gyda'r statws Gwall. Mae canlyniad yr ymateb yn cael ei gofnodi mewn gwahanol dablau: y cod ymateb gan y gweinydd a'r disgrifiad gwall, os na ellid anfon y cais, mewn un tabl; cofnodion sy'n disgrifio'r corff ymateb - i mewn i un arall, ac i mewn i'r trydydd - cofnodion gyda ffeiliau a dderbyniwyd o ganlyniad i'r cais, gyda'r gwerth Creu yn y maes Statws a'r gwerth Gwirio yn y maes Statws Sgan. Yn ogystal, mae'r dasg yn monitro digwyddiadau o'r porth E-Brydlesu ac yn cynhyrchu ymholiadau mewn tablau ymholiadau, y mae'n eu prosesu ei hun.
Mae swydd arall yn monitro cofnodion yn y tabl o ddogfennau a dderbyniwyd gyda'r gwerth Creu yn y maes Statws a'r Gwerth Gwiriedig yn y maes Statws Sgan. Mae'r dasg yn rhedeg unwaith bob 10 munud. Mae'r gwrthfeirws yn gyfrifol am y maes Statws Sgan, ac os oedd y sgan yn llwyddiannus, mae'r gwerth Gwiriedig yn cael ei gofnodi. Mae'r swyddogaeth hon yn ymwneud â'r gwasanaeth diogelwch gwybodaeth. Mae gwrthrych y codeunit yn gyfrifol am brosesu cofnodion. Os cafodd y cofnod yn y tabl o ddogfennau a dderbyniwyd ei brosesu'n llwyddiannus, yna caiff ei farcio yn y maes Statws gyda'r gwerth Llwyddiant ac mae'r ddogfen y gofynnwyd amdani yn y maes “Statws EDS” yn y tabl dogfennau yn derbyn y statws “Derbyniwyd”. Os nad oedd yn bosibl prosesu cofnod yn y tabl o ddogfennau a dderbynnir, mae wedi'i farcio yn y maes Statws gyda'r gwerth Methu ac mae disgrifiad o'r gwall wedi'i ysgrifennu yn y maes “Testun gwall”. Nid oes dim yn newid yn y tabl dogfennau.
Mae'r drydedd dasg yn monitro'r holl gofnodion yn y tabl dogfennau sydd â statws nad yw'n wag neu'n “Derbyniol”. Mae'r dasg yn rhedeg unwaith y dydd am 23:30 ac yn dwyn i gof yr holl ddogfennaeth gytundebol nad yw wedi'i llofnodi yn ystod y diwrnod presennol. Mae'r dasg yn cynhyrchu cais i ddileu dogfennaeth gytundebol yn y tablau cais ac ymateb ac yn newid y maes "Statws" i'r gwerth "Tynnu'n ôl" yn y tabl dogfennau.
E-Brydlesu o ochr y defnyddiwr
I'r defnyddiwr, mae'r cyfan yn dechrau gyda derbyn gwahoddiad i ymuno â'r EDF gan ein rheolwr cleientiaid. Mae'r cleient yn derbyn llythyr ac yn mynd trwy weithdrefn gofrestru syml. Dim ond os nad yw gweithle'r defnyddiwr yn barod i weithio gyda llofnodion electronig y gall anawsterau godi. Mae cyfran sylweddol o alwadau i gymorth technegol yn gysylltiedig â hyn. Mae'r system yn caniatáu i'r gwrthbarti ganiatáu mynediad i'w gyfrif personol i'w weithwyr - er enghraifft, cyfrifwyr i weithio gydag anfonebau, ac ati.
Cofrestru
Mae'r cynllun gwaith pellach hefyd mor syml â phosibl i bob un o'r partïon. Gwneir cais am ddogfennau ar gyfer trafodiad, yn ogystal â llofnodi dogfennau cytundebol, trwy osod tasgau yn ein system fewnol.
Cais coflen
Ar ôl anfon unrhyw gais neu ddogfennau i'w harwyddo at y cleient, anfonir hysbysiad i'w gyfeiriad e-bost bod y gweithgaredd cyfatebol wedi'i gynhyrchu yn ei gyfrif personol. O'i ryngwyneb, mae'r cleient yn uwchlwytho pecyn o ddogfennau i'r system, yn rhoi llofnod electronig, a gallwn adolygu'r trafodiad. Ar ôl hyn, mae'r ddogfennaeth gytundebol yn cael ei llofnodi ar hyd y llwybr "Supplier - Cleient - Sberbank Leasing".
Cytundeb presennol
Nid yw rheoli dogfennau electronig yn ein hachos ni o reidrwydd yn awgrymu unrhyw gamau gan y cleient o'r dechrau i'r diwedd. Gallwch gysylltu â'r system ar unrhyw gam o'r trafodiad. Er enghraifft, darparodd cleient ffeil ar bapur, ac yna penderfynodd arwyddo cytundeb yn EDI - mae'r sefyllfa hon yn eithaf posibl i'w gweithredu. Yn yr un modd, gall cleientiaid sydd â chytundeb prydlesu dilys gyda Sberbank Leasing gysylltu ag E-Leasing i dderbyn anfonebau yn electronig.
Ar ôl cyfrifo effaith economaidd defnyddio E-Leasing, gwnaethom gynnig gostyngiad ychwanegol i gleientiaid am ddefnyddio'r gwasanaeth. Daeth i'r amlwg nad oedd angen mynd at y cleient a'r cyflenwr i lofnodi, yn ogystal â chontractau argraffu a styffylu, yn y diwedd yn lleihau cost y trafodiad (creu a chefnogi) 18%.
Sut bydd y prosiect yn datblygu
Ar hyn o bryd, mae E-Brydles yn gweithio'n sefydlog, er nad yn ddi-ffael. Nid yw'r mecanwaith ar gyfer anfon anfonebau electronig ar gyfer ein gweithwyr yn ddigon hawdd ei ddefnyddio eto. Eglurir y broblem gan y ffaith bod y weithdrefn hon ei hun yn eithaf cymhleth, gan fod gweithredwr EDF yn cymryd rhan yn gyson ynddi. Mae'n rhoi derbynneb yn nodi iddo anfon anfoneb, ac mae'r rheolwr yn llofnodi'r dderbynneb hon. Yna mae'r defnyddiwr ar yr ochr arall (cleient) yn llofnodi'r hysbysiad a'r derbynebau, sydd eto'n mynd trwy'r gweithredwr rheoli dogfennau electronig. Mewn fersiynau yn y dyfodol byddwn yn ceisio gwneud y broses hon yn fwy cyfleus. Mae'r “parth datblygu” hefyd yn cynnwys y swyddogaeth ar gyfer gofyn am ddogfennau monitro, sy'n eithaf perthnasol i gleientiaid mawr.
Yn ystod y chwe mis nesaf, rydym yn bwriadu symud y system i lwyfan newydd, a fydd yn caniatáu inni wneud y gorau o waith gyda rheoli dogfennau electronig, gwneud y rhyngwyneb yn fwy dealladwy a hawdd ei ddefnyddio, ac ehangu ymarferoldeb y cyfrif personol. A hefyd ychwanegu swyddogaethau newydd - o gynhyrchu cais i weld dogfennau ar yr holl drafodion y mae'r cleient a gynhaliwyd drwy E-Brydlesu. Gobeithiwn y bydd y system, y mae cleientiaid, cyflenwyr a gwarantwyr eisoes yn ymuno â hi, yn dod hyd yn oed yn fwy cyfleus i bawb.
Ffynhonnell: hab.com