Mae cydweithredu yn bwynt poenus o offer swyddfa traddodiadol. Pan fydd deg o bobl yn gweithio ar ffeil ar yr un pryd, treulir mwy o amser ac ymdrech nid ar olygiadau, ond ar chwilio am newidiadau a'u hawduron. Cymhlethir hyn gan y llu o gymwysiadau nad ydynt bob amser yn gydnaws. Un ffordd o ddatrys y broblem hon yw symud i ystafelloedd swyddfa cwmwl. Nid oes llawer ohonynt, a byddwn yn dweud wrthych sut y gwnaethom oresgyn ceidwadaeth gweithwyr Clwb Forex a llwyddo i drosglwyddo cwmni dosbarthedig gyda chant o swyddfeydd i G Suite mewn ychydig fisoedd yn unig.
Pam wnaethoch chi benderfynu gwneud y trawsnewid?
Mae Clwb Forex fel arfer yn cael ei gofio yng nghyd-destun masnachu ar-lein ar gyfraddau cyfnewid tramor. Ond mae'r cwmni hwn yn gweithio gyda sawl math o offerynnau arian cyfred mewn gwahanol wledydd y byd. Oherwydd hyn, mae ganddo seilwaith TG cymhleth iawn gyda'i lwyfan ei hun ar gyfer cleientiaid.
Ar yr adeg y gwnaethom gyfarfod, roedd swyddfa gefn y cwmni'n defnyddio sawl platfform a chymhwysiad gwahanol. Y prif offeryn gweithio ar gyfer y rhan fwyaf o'r gweithwyr oedd y swît swyddfa Microsoft a phost ar Zimbra. Yn anad dim roedd hyn yn strwythur o storfa ychwanegol, copïau wrth gefn, gwrthfeirws, cysylltwyr ac integreiddiadau niferus, yn ogystal â rheolaeth trwydded Microsoft a Zimbra gydag archwiliadau cyfnodol.
Roedd yn ddrud i adran TG Clwb Forex gynnal y system hon. Roedd angen seilwaith cymhleth i rentu nifer fawr o weinyddion, cynlluniau DRP rhag ofn y bydd y gweinyddwyr hyn yn cau neu os bydd cysylltiad rhyngrwyd yn methu, a chopïau wrth gefn. Er mwyn sicrhau gweithrediad di-drafferth, dros amser, ffurfiwyd adran arbennig o weinyddwyr, a oedd yn dal i fod yn gyfrifol am y dasg o archwilio trwyddedau.
Oherwydd y doreth o wahanol raglenni, cododd problemau ymhlith gweithwyr cyffredin Clwb Forex. Heb olrhain fersiynau dogfen, roedd yn anodd dod o hyd i awdur rhai diwygiadau a fersiwn terfynol testun neu dabl.
Mewn ymdrech i leihau costau cynnal a chadw, roedd Forex Club yn chwilio am ffordd symlach o ddatrys yr un problemau. Dyma lle dechreuodd ein rhyngweithio.
Dod o hyd i ddewis arall
Er mwyn gweithredu cydweithrediad llawn, roedd angen newid y dull ei hun - symud i ffwrdd o storio lleol i'r cwmwl. Dechreuodd Forex Club chwilio am ateb cwmwl cyffredin ar gyfer pob cais swyddfa. Roedd dau ymgeisydd: Office 365 a G Suite.
Roedd Office 365 yn flaenoriaeth, gan fod llawer o drwyddedau Microsoft wedi'u prynu gan Forex Club. Ond dim ond rhan o ymarferoldeb y gyfres swyddfa sy'n dod â Office 365 i'r cwmwl. Mae angen i ddefnyddwyr lawrlwytho'r cais o'u cyfrif personol o hyd a'i ddefnyddio i weithio gyda dogfennau yn unol â'r hen gynllun: anfon ac ail-gadw copïau gyda mynegeion fersiwn.
Mae gan G Suite Google Cloud fwy o nodweddion cydweithredu ac mae'n rhatach. Yn achos cynhyrchion Microsoft, byddai'n rhaid i chi ddefnyddio'r Cytundeb Menter, ac mae hyn yn lefel gwariant hollol wahanol (hyd yn oed gan gymryd i ystyriaeth y meddalwedd a brynwyd). A chyda'n cymorth ni, gweithredwyd G Suite o dan raglen Google, a oedd yn digolledu cwsmeriaid mawr am gostau newid i wasanaethau'r cwmni.
Y bwriad oedd trosglwyddo’r rhan fwyaf o’r gwasanaethau a ddefnyddir gan weithwyr i G Suite:
- Calendr ac e-bost (Gmail a Google Calendar);
- Nodiadau (Google Keep);
- Sgwrsio a chynadleddau ar-lein (Chat, Hangouts);
- Cyfres swyddfa a generadur arolygon (Google Docs, Google Forms);
- Storfa a rennir (GDrive).
Goresgyn negyddiaeth
Mae gweithredu unrhyw offeryn, hyd yn oed yr un mwyaf cyfleus, bob amser yn wynebu ymatebion negyddol gan ddefnyddwyr terfynol. Y prif reswm yw ceidwadaeth, gan nad yw pobl eisiau newid unrhyw beth a dod i arfer â dulliau newydd o weithio. Cymhlethwyd y sefyllfa gan y canfyddiad penodol o bresenoldeb gwe fel cerdded ar wefannau yn unig (ond nid gweithio ar y safleoedd hyn), sy'n gyffredin ymhlith gweithwyr nad ydynt yn TG. Nid oeddent yn deall sut i weithio ag ef.
Ar ochr Forex CLub, Dmitry Ostroverkhov oedd yn gyfrifol am weithredu'r prosiect. Roedd yn monitro camau gweithredu, yn casglu adborth defnyddwyr ac yn blaenoriaethu tasgau. Roedd paratoi ar y cyd, arolygon gweithwyr, ac esboniadau o reolau cwmni yn ei gwneud hi'n haws i ni ddechrau arni.
Prif dasg Softline yn y prosiect hwn oedd hyfforddi defnyddwyr a gweinyddwyr systemau a darparu cymorth technegol yn y cam cyntaf. Fe wnaethom esbonio sut y dylai'r cynnyrch weithio trwy gyfres o sesiynau hyfforddi. Cynhaliwyd cyfanswm o 15 o hyfforddiant o 4 awr yr un. Y cyntaf - cyn y peilot - ar gyfer gweinyddwyr systemau a oedd yn paratoi'r tir ar gyfer trawsnewid. Ac mae'r rhai dilynol ar gyfer gweithwyr cyffredin.
Fel rhan o'r brif raglen hyfforddi, pwysleisiwyd y manteision, a oedd yn gwneud iawn am anawsterau'r defnyddwyr terfynol wrth ddod i arfer â'r offeryn newydd. Ac ar ddiwedd pob hyfforddiant, gallai gweithwyr feddwl am eu cwestiynau eu hunain, a oedd yn dileu peryglon ar ddechrau'r gwaith.
Er bod Forex Club yn cynnal seminarau hyfforddi ar gyfer ei gleientiaid ei hun, ni allai'r cwmni lansio hyfforddiant ar G Suite ar ei ben ei hun oherwydd diffyg athrawon â'r cymwyseddau angenrheidiol. Er mwyn gwerthuso effaith ein sesiynau hyfforddi, cynhaliodd Forex Club arolygon myfyrwyr cyn yr hyfforddiant a pheth amser ar ôl hynny. Dangosodd yr arolwg cyntaf ganfyddiad negyddol ar y cyfan o'r newidiadau sydd i ddod. Yr ail, i'r gwrthwyneb, yw cynnydd mewn positifrwydd. Dechreuodd pobl sylweddoli bod hyn yn berthnasol i'w gwaith.
Swyddfa peilot
Dechreuodd y prosiect ar ddiwedd 2017, pan newidiodd deg gweinyddwr system i G Suite. Roedd yn rhaid i'r bobl hyn ddod yn arloeswyr a nododd fanteision ac anfanteision yr ateb a gosod y llwyfan ar gyfer trawsnewid. Fe wnaethom gymryd eu hadborth a’u hargymhellion i ystyriaeth ac ym mis Ionawr 2018 dewiswyd cangen ganolig gyda gweinyddwr system leol ar gyfer y cyfnod prawf cyntaf o drosglwyddo gweithwyr nad ydynt yn TG.
Gwnaethpwyd y trosglwyddiad ar yr un pryd. Ydy, mae'n anodd i bobl newid i offer newydd, felly o ystyried y dewis rhwng datrysiad cwmwl a chymhwysiad bwrdd gwaith, bydd defnyddwyr yn pwyso tuag at bwrdd gwaith mwy cyfarwydd ac yn arafu cynlluniau uwchraddio byd-eang. Felly ar ôl cwblhau'r hyfforddiant swyddfa peilot, fe wnaethom drosglwyddo pawb yn gyflym i G Suite. Yn ystod yr ychydig wythnosau cyntaf, bu rhywfaint o wrthwynebiad; deliwyd â hyn gan weinyddwr y system leol, a esboniodd a dangosodd yr holl bwyntiau anodd.
Yn dilyn y swyddfa beilot, trosglwyddwyd adran TG gyfan Clwb Forex yn gyfan gwbl i G Suite.
Newid rhwydwaith y canghennau
Ar ôl dadansoddi profiad y prosiect peilot, ynghyd ag adran TG y Clwb Forex, fe wnaethom ddatblygu cynllun pontio ar gyfer gweddill y cwmni. Y bwriad gwreiddiol oedd cynnal y broses mewn dau gam. Ar y cam cyntaf, roeddem am hyfforddi dim ond y gweithwyr Clwb Forex mwyaf ffyddlon i'r cynnyrch, a fyddai'n hyrwyddo'r prosiect yn eu swyddfeydd ac yn helpu cydweithwyr i symud i'r platfform newydd fel rhan o'r ail gam. I ddewis “efengylwyr” yn y cwmni, fe wnaethom gynnal arolwg, yr oedd ei ganlyniadau yn rhagori ar yr holl ddisgwyliadau: ymatebodd tua hanner y Clwb Forex cyfan. Yna fe wnaethom benderfynu peidio â llusgo'r broses allan a hepgor y cam “gweithredu trwy weithwyr”.
Fel yn y prosiect peilot, ymfudodd y prif swyddfeydd yn gyntaf, lle mae gweinyddwr system leol - fe helpodd i ymdopi ag anawsterau sy'n dod i'r amlwg. Ym mhob swyddfa, cyn trosglwyddo i offer newydd roedd hyfforddiant. Roedd yn rhaid cynllunio hyfforddiant yn unol ag amserlen hyblyg a oedd yn ystyried gwahanol barthau amser ac amserlenni gwaith. Er enghraifft, ar gyfer swyddfeydd yn Kazakhstan a Tsieina, roedd yn rhaid i hyfforddiant ddechrau am 5 am Moscow (gyda llaw, mae G Suite yn gweithio'n wych yn Tsieina, ni waeth beth).
Yn dilyn y prif swyddfeydd, newidiodd y rhwydwaith o ganghennau i G Suite - tua 100 o bwyntiau. Hynodrwydd cam olaf y prosiect oedd bod y canghennau hyn yn cael eu staffio'n bennaf gan werthwyr sy'n gweithio llawer gyda thaenlenni. Cynhaliom hyfforddiant ar eu cyfer am bythefnos i helpu i drosglwyddo data.
Ar yr un pryd, bu ein harbenigwyr yn gweithio “yn y cefn” o gefnogi Forex Club ei hun, oherwydd yn union ar ôl y newid i G Suite, cynyddodd nifer y galwadau i gymorth technegol yn ôl y disgwyl. Digwyddodd uchafbwynt y ceisiadau yn ystod cyfnod pontio'r rhwydwaith o ganghennau, ond yn raddol dechreuodd nifer y ceisiadau ostwng. Mae ceisiadau am gynnyrch swyddfa ac e-bost, rheoli trwyddedau meddalwedd, gwaith gyda gweinyddwyr ac offer rhwydwaith, yn ogystal â sianeli cyfathrebu wrth gefn wedi gostwng yn arbennig. Hynny yw, mae'r gweithredu wedi lleihau'r llwyth ar y llinell gymorth gyntaf a swyddfa gefn.
Yn gyfan gwbl, cymerodd trosglwyddo swyddfeydd tua dau fis: ym mis Chwefror 2018, cwblhawyd gwaith yn y prif adrannau, ac ym mis Mawrth - trwy'r rhwydwaith canghennau cyfan.
Camgymeriadau
Mae cyflymder mudo e-bost wedi dod yn broblem fawr. Cymerodd 1 eiliad i drosglwyddo un e-bost o Zimbra i Gmail gan ddefnyddio IMAP Sync. Mae tua 700 o weithwyr yn gweithio mewn cant o swyddfeydd Clwb Forex, ac mae gan bob un ohonynt filoedd o lythyrau (yn gyfan gwbl maent yn gwasanaethu mwy na 2 filiwn o gleientiaid). Felly, i gyflymu'r mudo, fe wnaethom ddefnyddio Offeryn Mudo G Suite; gydag ef, aeth y broses o gopïo e-byst yn gyflymach.
Nid oedd angen trosglwyddo data o galendrau a thasgau. Er bod rhai atebion yn yr hen seilwaith, ni chawsant eu defnyddio'n llawn gan weithwyr. Er enghraifft, gweithredwyd calendrau corfforaethol ar ffurf porth ar Bitrix, sy'n anghyfleus, felly roedd gan weithwyr eu hoffer eu hunain, a chynhaliodd gweithwyr drosglwyddo data ar eu pen eu hunain.
Hefyd, roedd trosglwyddo dogfennau gweithredol yn nwylo defnyddwyr (dim ond am ddata ar waith cyfredol yr ydym yn siarad - defnyddir datrysiad gwahanol ar gyfer sylfaen wybodaeth y cwmni). Nid oedd unrhyw gwestiynau yma. Dim ond bod llinell weinyddol wedi'i thynnu ar ryw adeg - trosglwyddwyd y cyfrifoldeb am wybodaeth a storiwyd yn lleol i'r defnyddwyr eu hunain, tra bod diogelwch data ar Google Drive eisoes yn cael ei fonitro gan yr adran TG.
Yn anffodus, nid oedd yn bosibl dod o hyd i analogau yn G Suite ar gyfer pob llif gwaith. Er enghraifft, nid oes gan flychau post cyffredinol, y mae gweithwyr Forex Club yn gyfarwydd â'u defnyddio, hidlwyr yn Gmail, felly mae'n anodd dod o hyd i lythyr penodol. Cafwyd anhawster tebyg gydag awdurdodiad SSO yn Google Chat, ond cafodd y broblem hon ei datrys trwy gais i gefnogaeth Google.
Roedd y prif broblemau i ddefnyddwyr yn ymwneud â'r ffaith nad oes gan wasanaethau Google rai o swyddogaethau cystadleuwyr eto, er enghraifft, Skype neu Office 365. Mae Hangouts ond yn caniatáu ichi wneud galwadau, nid oes gan Google Chat ddyfynnu, ac nid oes gan Google Sheets gefnogaeth ar gyfer macros Microsoft Excel.
Yn ogystal, mae cynhyrchion Microsoft a Google Cloud yn mynd at offer golygu tabl yn wahanol. Weithiau mae ffeiliau Word sy'n cynnwys tablau yn agor yn Google Docs gyda fformatio anghywir.
Wrth inni ddod i arfer â’r seilwaith newydd, cafodd rhai o’r anawsterau eu datrys drwy ddulliau amgen. Er enghraifft, yn lle macros mewn taenlenni, defnyddir sgriptiau, y mae gweithwyr Clwb Forex yn ei chael hyd yn oed yn fwy cyfleus. Nid oedd yn bosibl dod o hyd i analog yn unig ar gyfer adran ariannol Forex Club, sy'n delio ag adroddiadau 1C (gyda sgriptiau, fformatio cymhleth). Felly newidiodd i Google Sheet yn unig ar gyfer cydweithredu. Ar gyfer dogfennau eraill, mae'r pecyn swyddfa (Excel) yn dal i gael ei ddefnyddio.
Yn gyfan gwbl, cadwodd Forex Club tua 10% o drwyddedau Microsoft Office. Mae hyn yn arferol ar gyfer prosiectau o'r fath: mae lleiafrif o weithwyr yn defnyddio swyddogaethau uwch ystafelloedd swyddfa, felly mae'r gweddill yn derbyn y rhai newydd yn hawdd.
Dylid nodi na chyflawnwyd unrhyw drawsnewidiadau ar raddfa fawr ar weddill y seilwaith. Nid yw Forex Club wedi cefnu ar Jira a Confluence, er ei fod wedi gweithredu Google Keep ar gyfer tasgau gweithredol. Er mwyn integreiddio Jira a Confluence â G Suite, rydym wedi defnyddio ategion sy'n eich galluogi i drosglwyddo data yn gyflym. Mae'r system fonitro wedi'i chadw, yn ogystal â llawer o offer ychwanegol: Trello, Teamup, CRM, Metrics, AWS, ac ati Yn naturiol, arhosodd gweinyddwyr system yn y canghennau.
Arbrawf Chromebook
Wrth edrych am ffordd i dorri costau, roedd Forex Club yn rhagweld symud pawb i weithfannau symudol wedi'u pweru gan Chromebooks. Mae'r ddyfais ei hun yn rhad iawn, a gyda'r defnydd o wasanaethau cwmwl roedd yn bosibl gosod gweithfan arno yn gyflym.
Fe wnaethon ni brofi gweithfannau symudol ar grŵp bach o ddefnyddwyr o 25 o bobl yn yr adran werthu. Nid oedd gan y gweithwyr yn yr adran hon dasgau a fyddai'n eu hatal rhag gweithio trwy'r we yn unig, felly dylai'r mudo hwn fod wedi bod yn ddi-dor iddynt. Ond yn seiliedig ar ganlyniadau'r prawf, daeth i'r amlwg nad yw caledwedd Chromebook rhad yn ddigon ar gyfer gweithrediad cywir holl gymwysiadau corfforaethol Clwb Forex. Ac roedd modelau drutach a fyddai'n cyd-fynd â'r paramedrau technegol yn debyg o ran cost â gliniaduron clasurol Windows. O ganlyniad, penderfynasant roi'r gorau i'r prosiect.
Beth sydd wedi newid gyda dyfodiad G Suite
Yn groes i bob rhagfarn a diffyg ymddiriedaeth, eisoes dri mis ar ôl yr hyfforddiant, nododd 3% o weithwyr mewn arolygon bod G Suite yn ei gwneud hi'n haws iddynt weithio gyda dogfennau. Ar ôl y trawsnewid, cynyddodd symudedd gweithwyr a dechreuon nhw weithio mwy gan ddefnyddio dyfeisiau gwisgadwy:
Ystadegau defnydd dyfeisiau symudol yn ôl Clwb Forex
Mae Google Forms wedi ennill poblogrwydd mawr. O fewn adrannau, maent yn ei gwneud hi'n bosibl cynnal arolygon yn gyflym a oedd yn gofyn am ddefnyddio post yn flaenorol, gan gasglu canlyniadau â llaw. Y newid i Google Chat a Hangouts Meet achosodd y nifer fwyaf o gwestiynau a chwynion, gan fod ganddyn nhw lai o swyddogaethau yn gyffredinol, ond roedd eu defnydd yn ei gwneud hi'n bosibl rhoi'r gorau i lawer o negeswyr gwib o fewn y cwmni.
Lluniwyd canlyniadau'r prosiect gan Dmitry Ostroverkhov, y buom yn gweithio gydag ef: "Fe wnaeth y prosiect leihau costau'r Clwb Forex ar gyfer seilwaith TG a symleiddio ei gefnogaeth. Mae haen gyfan o dasgau cynnal a chadw prosesau wedi diflannu, gan fod y materion hyn yn cael eu datrys ar ochr Google. Nawr bod modd ffurfweddu pob gwasanaeth o bell, maen nhw'n cael eu cefnogi gan un neu ddau o weinyddwyr Google, ac mae'r adran TG wedi rhyddhau amser ac adnoddau ar gyfer pethau eraill."
Ffynhonnell: hab.com