Rydym wedi ysgrifennu sawl gwaith am sut mae ein technolegau yn helpu a hyd yn oed prosesu gwybodaeth o unrhyw fath o ddogfennau a mewnbynnu data i systemau cyfrifo. Heddiw byddwn yn dweud wrthych sut y gwnaethom weithredu в - y cyflenwr mwyaf o wres a dŵr poeth ym Moscow.
Dychmygwch eich hun yn lle cyfrifydd cyffredin. Rydyn ni'n gwybod nad yw'n hawdd, ond rhowch gynnig arni beth bynnag. Bob dydd rydych chi'n derbyn nifer enfawr o anfonebau papur, anfonebau, tystysgrifau ac ati. Ac yn enwedig llawer - yn y dyddiau cyn cyflwyno adroddiadau. Rhaid gwirio'r holl fanylion a symiau yn gyflym ac yn ofalus, eu haildeipio a'u cofnodi yn y system gyfrifo, cynnal trafodion â llaw a'u hanfon i'r archif, fel y gellir eu cyflwyno'n ddiweddarach i'w gwirio i archwilwyr mewnol, y gwasanaeth treth, awdurdodau rheoleiddio tariffau a eraill. Anodd? Ond mae hwn yn arfer busnes hirsefydlog sy'n bodoli mewn llawer o gwmnïau. Ynghyd â MIPC, rydym wedi symleiddio'r gwaith manwl hwn a'i wneud yn fwy cyfleus. Os oes gennych ddiddordeb mewn sut yr oedd, croeso o dan cath.
Yn y llun mae Moscow CHPP-21, cynhyrchydd ynni thermol mwyaf Ewrop. Mae'r gwres a gynhyrchir yn yr orsaf hon yn cael ei gyflenwi gan MIPC i 3 miliwn o drigolion gogledd Moscow. .
Mae gan MIPC ddwsin a hanner o ganghennau ym Moscow. Maent yn gwasanaethu 15 km o rwydweithiau gwresogi, 811 o orsafoedd thermol a thai boeler, 94 o bwyntiau gwresogi a 10 o orsafoedd pwmpio, a hefyd yn adeiladu ac yn addasu systemau cyflenwi gwres newydd. Mae'r cwmni'n prynu amrywiaeth o offer a gwasanaethau ar gyfer gweithgareddau busnes: . Mae dogfennau ym mhob israniad-cychwynnydd y pryniant yn cael eu trin gan weithwyr arbennig - curaduron contractau.
Sut mae gweithredu contractau mewn cwmni mawr yn cael ei drefnu? Pan fydd curaduron yn ymrwymo i gytundeb, maent yn derbyn llawer o ddogfennau papur pwysig gan wrthbartïon: cyfeirlyfrau, gweithredoedd gwasanaeth, anfonebau, tystysgrifau, ac ati. Fel arfer, mae'r curadur yn sganio papurau busnes ac yna'n atodi'r sganiau i'r archeb yn y system rheoli adnoddau menter. Mae'r rheolwr ariannol yn gwirio'r holl ddata â llaw. Ar ôl hynny, mae'r curadur yn mynd â'r dogfennau gwreiddiol i'r adran gyfrifo. Neu mae'r negesydd yn gwneud hyn, ac yna gall trosglwyddo dogfennau gymryd mwy o amser - o sawl awr i ychydig ddyddiau.
A byddai popeth yn iawn, ond, fel mewn llawer o gwmnïau eraill:
- Gall papurau ddod i'r adran gyfrifo ychydig ddyddiau cyn adrodd. Yna mae'n rhaid i gyfrifwyr ddydd a nos yn y gweithle. Mae angen i chi wirio â llaw a yw'r holl anfonebau, anfonebau ac ati wedi'u llenwi'n gywir Yna, os yw popeth yn gywir, mae'r gweithiwr yn aildeipio'r data i'r system gyfrifo ac yn postio. Ar yr un pryd, treulir 90% o amser y cyfrifydd yn ailargraffu data - manylion, symiau, dyddiadau, rhif eitemau, ac ati. Oherwydd hyn, mae perygl o wneud camgymeriad.
- Mae'n bosibl y bydd gwallau mewn dogfennau eisoes. Ac weithiau mae rhai anfonebau neu dystysgrifau ar goll. Weithiau mae'n troi allan yn y dyddiau olaf cyn adrodd. Oherwydd hyn, mae'n bosibl y bydd oedi gyda'r telerau cymeradwyo dogfennau.
- Ar ôl postio, mae cyfrifwyr yn storio anfonebau, anfonebau ac yn gweithredu mewn archifau papur ac electronig gwahanol. Pam ei fod yn anodd? Er enghraifft, mae MIPC yn gweithio ar dariffau, felly mae'n ofynnol iddo adrodd yn rheolaidd ar ei gostau i'r awdurdodau gweithredol. A phan ddaw'r archwiliad gwladwriaeth neu dreth nesaf i'r adran gyfrifo, mae'n rhaid i weithwyr chwilio am ddogfennau am amser hir.
Sut olwg oedd ar gynllun gwaith adran gyfrifo MIPC o’r blaen:
MIPC oedd y cyntaf yn y diwydiant ynni i ailgynllunio a symleiddio’r cynllun hwn er mwyn cau bargeinion a chyflwyno adroddiadau’n gyflymach, asesu newidiadau yn y farchnad ym maes caffael yn well a chynllunio ei strategaeth ariannol. Yn annibynnol, ar ei ben ei hun, nid oedd yn hawdd newid y cynllun gwaith cyfrifo hirdymor sefydledig, felly penderfynodd y cwmni ei drawsnewid ynghyd â phartner - ABBYY.
Nid cynt wedi dweud na gwneud
Gweithredodd tîm o arbenigwyr ABBYY lwyfan cyffredinol ar gyfer prosesu gwybodaeth ddeallus yn MIPC ac wedi'i ffurfweddu:
- disgrifiadau hyblyg (templedi echdynnu data) ar gyfer prosesu dogfennau. Am beth ydyw a beth ydyw, buom yn siarad yn fanwl am Habré и . Mae MIPC yn prosesu mwy na 30 math o ddogfennau gan ddefnyddio'r datrysiad (er enghraifft, gweithred o offer gosodedig neu weithred am ffi asiantaeth) ac yn tynnu mwy na 50 o nodweddion ohonynt (rhif y ddogfen, cyfanswm gyda TAW, enw'r prynwr, gwerthwr, contractwr, maint y nwyddau, ac ati.);
- cysylltydd ar gyfer cynnal gwiriadau a llwytho data i fyny, a oedd yn cysylltu ABBYY FlexiCapture, SAP ac OpenText. Diolch i'r cysylltydd, daeth yn bosibl gwirio'r data o'r archeb a'r contract yn awtomatig yn erbyn amrywiol gyfeiriaduron. Byddwn yn siarad am hyn isod;
- allforio dogfennau i archif electronig yn seiliedig ar OpenText. Nawr mae'r holl sganiau dogfen yn cael eu storio mewn un lle;
- cofnodion cyfrifo drafft yn SAP ERP gyda dolenni i ddogfennau wedi'u sganio.
Yna datblygodd gweithwyr ABBYY a MIPC ffurflen chwilio fel y gallai'r cyfrifydd ddod o hyd i anfonebau pwysig yn ôl unrhyw briodoledd yn yr archif electronig mewn eiliadau a'u cyflwyno ar gyfer archwiliadau treth.
Mae modd chwilio yn ôl 26 o feini prawf gwahanol (mae modd clicio ar y llun):
Ar ôl i MIPC brofi'r system gyfan yn llwyddiannus, fe'i rhoddwyd ar waith. Gweithredwyd y prosiect cyfan, gan gynnwys cymeradwyaethau, eglurhad a gwelliannau, mewn 10 mis.
Cynllun gwaith ar ôl gweithredu ABBYY FlexiCapture:
Ydych chi'n teimlo nad oes dim wedi newid? Ydy, mae'r broses fusnes wedi aros yr un fath, dim ond bod y rhan fwyaf o'r swyddogaethau bellach yn cael eu cyflawni gan y peiriant.
Gwifrau, dewch ymlaen!
Sut mae pethau nawr? Tybiwch fod curadur y contract wedi derbyn set o ddogfennau sylfaenol ar gyfer cytundeb ar gyfer cyflenwi pympiau ar gyfer gweithfeydd pŵer thermol, neu, er enghraifft, adeiladu rhwydweithiau gwresogi. Nid oes angen i'r arbenigwr wirio cyflawnder a chynnwys y dogfennau ei hun mwyach, galw negesydd ac anfon y dogfennau gwreiddiol i'r adran gyfrifo. Yn syml, mae'r curadur yn sganio'r set o brif ddogfennau wedi'u llofnodi, ac yna mae technolegau'n cymryd drosodd.
Gan ddefnyddio'r system sganio rhwydwaith, mae'r gweithiwr yn anfon sganiau ar ffurf TIFF neu PDF ato'i hun mewn ffolder poeth neu drwy'r post. Yna mae'n agor Gorsaf Gwe Dal ABBYY FlexiCapture ac yn dewis y math o ddogfen a osodwyd i'w phrosesu. Er enghraifft, “prynu gwaith/gwasanaethau gyda ffi asiantaeth”, “derbyn adnoddau materol a thechnegol (MTR)”, neu “cyfrifo am eiddo”.
Mae'r math o set yn pennu'r nifer a'r mathau o ddogfennau a data gofynnol y mae'n rhaid i'r system eu dosbarthu, eu hadnabod a'u gwirio.
Mae'r curadur yn uwchlwytho sganiau i'w hadnabod. Mae'r system yn awtomatig yn gwirio argaeledd yr holl ddogfennau, cynnwys pob papur, ac mae'r manylion yn cael eu cydnabod ar y gweinydd - dyddiad y contract, swm, cyfeiriad, TIN, KPP a data arall. Gyda llaw, MIPC yw'r cwmni ynni cyntaf yn Rwsia i ddefnyddio'r dull hwn.
Os na lanlwythodd y curadur yr holl ddogfennau neu os nad yw rhyw anfoneb yn cynnwys yr holl ddata, mae'r system yn sylwi ar hyn ac yn gofyn ar unwaith i'r gweithiwr gywiro'r gwall:
Mae'r system yn rhegi ac yn gofyn am ychwanegu dogfennau coll (gellir clicio ar sgrinluniau o hyn allan):
Sylwodd y system fod y ddogfen wedi dod i ben:
Felly, nid oes angen i'r gweithiwr benderfynu a yw'r ddogfen wedi'i gweithredu'n gywir mwyach. Os yw popeth yn gywir, yna mae'r rhan fwyaf o'r gwiriadau data yn digwydd yn awtomatig ar yr orsaf fewnbynnu gwe. Mae'n ddigon i nodi'r rhif archeb a nodir yn SAP ERP. Ar ôl hynny, mae'r data cydnabyddedig yn cael ei gymharu â'r wybodaeth a broseswyd yn SAP: TIN a KPP y gwrthbarti, niferoedd a symiau contract, TAW, enwau nwyddau neu wasanaethau. Dim ond ychydig funudau y mae prosesu a gwirio un ddogfen yn ei gymryd.
Yn ôl y manylion - TIN a KPP - gallwch ddewis y cwmni a ddymunir o'r cyfeiriadur:
Os oes gwall yn yr anfoneb neu'r bil, ni fydd yn caniatáu allforio'r ddogfen i'r archif. Er enghraifft, os caiff dogfen ei llunio'n anghywir neu os caiff un o'r nodau ei adnabod yn anghywir, bydd y system yn nodi hyn ac yn gofyn i'r gweithiwr gywiro pob gwall. Dyma enghraifft:
Canfu'r system nad yw CJSC Vasilek wedi'i gynnwys yn y rhestr o gyflenwyr MIPC.
Mae hyn yn caniatáu i weithwyr olrhain gwallau hyd yn oed cyn i'r ddogfen ddod i mewn i'r adran gyfrifo.
Os bydd pob siec yn cael ei phasio'n llwyddiannus, yna mewn un clic anfonir copi wedi'i sganio o'r ddogfen i'r archif electronig OpenText, ac mae dolen a cherdyn gyda'i fetadata yn ymddangos yn SAP. Gall cyfrifydd neu guradur bob amser edrych yn yr archif electronig am restr o ddogfennau ar gyfer y drefn ofynnol a gwybodaeth am bwy, o fewn pa amserlen, a gyda pha ganlyniad a brosesodd y dogfennau.
Edrychodd Pyotr Petrovich i mewn i'r archif electronig, ...
…i weld pwy uwchlwythodd dogfennau ar gyfer archeb #1111.
Ar ôl uwchlwytho data a sganiau o ABBYY FlexiCapture i SAP, mae trafodiad drafft yn ymddangos gyda data wedi'i lenwi ymlaen llaw a dolenni i ddogfennau wedi'u sganio.
Drafft gwifrau:
Yna mae'r cyfrifydd yn derbyn hysbysiad e-bost gyda dolen i'r drafft gorffenedig a'r sganiau. Nid oes angen i'r arbenigwr ddioddef papur mwyach. Y cyfan sy'n rhaid iddo ei wneud yw gwirio swm terfynol y trafodiad yn y sganiau, presenoldeb sêl, llofnod a gwneud y trafodiad. Mae'r cyfrifydd bellach yn treulio llai na munud arno.
Canlyniadau'r prosiect
- Gyda chymorth technolegau ABBYY, mae MIPC wedi symleiddio a chyflymu nid yn unig cyfrifo, ond hefyd rheolaeth ariannol. I wneud y gwifrau, nid oes angen i weithwyr aros am y negesydd gyda'r dogfennau gwreiddiol mwyach - mae'n ddigon derbyn sgan gyda data sydd eisoes wedi'i wirio o'r archif electronig mewn un clic. Gwir, mae angen dogfen bapur o hyd. Ond nawr gellir ei anfon at gyfrifeg yn ddiweddarach. Pan fydd yn cyrraedd yno, bydd y gweithiwr yn ticio'r blwch ticio "Derbyniwyd yn wreiddiol" yn y system gyfrifo.
- Mae gweithwyr yn derbyn yr holl ddata angenrheidiol am y trafodiad o sganiau ar unwaith, yn gwneud trafodion ar amser ac yn paratoi'r holl ddogfennau i'w hadrodd ymlaen llaw. Nawr nid ydynt yn ofni gwiriadau mewnol nac allanol.
- Mae cyfrifwyr yn cynnal trafodion ariannol 3 gwaith yn gyflymach, ac mae MIPC yn cau'r cyfnod adrodd 10 diwrnod ynghynt.
- Mae pob cangen MIPC yn storio dogfennau cyfrifyddu mewn un archif electronig. Diolch i hyn, gallwch ddod o hyd i unrhyw anfoneb, contract neu dystysgrif cwblhau, yn ogystal ag unrhyw briodoleddau ohonynt (symiau, TAW, enwau nwyddau neu wasanaethau) 4 gwaith yn gyflymach nag o'r blaen.
- Mae'r datrysiad yn prosesu mwy na 2,6 miliwn o dudalennau o ddogfennau'r flwyddyn.
Yn hytrach na i gasgliad
Defnyddiau MIPC am 2 flynedd ac yn ystod y cyfnod hwn casglais ystadegau. Mae'n ymddangos bod cyfrifwyr yn gwneud 95% o bostiadau heb wneud newidiadau i ddrafftiau. Ac mae hyn yn golygu y gellir hepgor postiadau o'r fath yn y dyfodol yn gwbl awtomatig. Digwyddodd felly bod y cynnyrch hwn mewn gwirionedd wedi dod yn gam cyntaf y cwmni ar y ffordd i gyflwyno elfennau o "ddeallusrwydd artiffisial" i brosesau busnes y cwmni: mae MIPC yn datblygu rhaglen briodol.
Mae cwmnïau Rwsia eraill hefyd yn awtomeiddio'r gwaith cyfrifo: maent yn ei gwneud yn symlach ac yn fwy cyfleus. Er enghraifft, gyda chymorth technolegau ABBYY, mae'r gwasanaeth rheolaeth ariannol "» Sicrhewch wybodaeth fusnes hanfodol hyd at 2 waith yn gyflymach a threuliwch 20% yn llai o amser yn chwilio am yr anfonebau a'r nodiadau dosbarthu cywir. Mae technolegau prosesu gwybodaeth deallus yn helpu gweithwyr adran gyfrifo'r daliad "» dod o hyd i'r dogfennau ariannol angenrheidiol ar unwaith yn ystod archwiliadau treth torfol. Yn 2019, mae arbenigwyr y cwmni'n bwriadu prosesu tua 10 miliwn o dudalennau o ddogfennau.
Hoffech chi ddysgu mwy am brosiect MIPC ac ABBYY? Ar Ebrill 3 am 11:00, bydd Vladimir Feoktistov, Dirprwy Bennaeth Canolfan Technoleg Gwybodaeth MIPC, yn siarad am fanylion yr achos am ddim . Ymunwch os ydych am ofyn cwestiynau.
Elizabeth Titarenko,
Golygydd blog corfforaethol ABBYY
Ffynhonnell: hab.com