Helo bawb, fy enw i yw Igor Tyukachev ac rwy'n ymgynghorydd parhad busnes. Yn y post heddiw byddwn yn cael trafodaeth hir a diflas o wirioneddau cyffredin. Rwyf am rannu fy mhrofiad a sôn am y prif gamgymeriadau y mae cwmnïau yn eu gwneud wrth ddatblygu cynllun parhad busnes.
1. RTO ac RPO ar hap
Y camgymeriad pwysicaf i mi ei weld yw bod amser adfer (RTO) yn cael ei dynnu allan o aer tenau. Wel, allan o awyr denau - er enghraifft, mae rhai niferoedd o ddwy flynedd yn ôl o'r CLG y daeth rhywun o'u man gwaith blaenorol. Pam maen nhw'n gwneud hyn? Wedi'r cyfan, yn ôl pob dull, yn gyntaf rhaid i chi ddadansoddi'r canlyniadau ar gyfer prosesau busnes, ac yn seiliedig ar y dadansoddiad hwn, cyfrifwch yr amser adfer targed a cholli data derbyniol. Ond weithiau mae'n cymryd amser hir i wneud dadansoddiad o'r fath, weithiau mae'n ddrud, weithiau nid yw'n glir iawn sut - pwysleisiwch yr hyn sydd angen ei wneud. A’r peth cyntaf sy’n dod i feddwl llawer yw: “Rydym ni i gyd yn oedolion ac yn deall sut mae busnes yn gweithio. Gadewch i ni beidio â gwastraffu amser ac arian! Gadewch i ni gymryd plws neu finws fel y dylai fod. Allan o'ch pen, gan ddefnyddio dyfeisgarwch proletarian! Gadewch i'r RTO fod yn ddwy awr.”
Beth mae hyn yn arwain ato? Pan fyddwch chi'n dod at reolaeth am arian ar gyfer gweithgareddau i sicrhau'r RTO / RPO gofynnol gyda niferoedd penodol, mae angen cyfiawnhad bob amser. Os nad oes cyfiawnhad, yna mae'r cwestiwn yn codi: o ble y cawsoch chi ef? Ac nid oes dim i'w ateb. O ganlyniad, collir hyder yn eich gwaith.
Ar ben hynny, weithiau mae'r ddwy awr hynny o adferiad yn costio miliwn o ddoleri. Ac mae cyfiawnhau hyd yr RTO yn fater o arian, ac yn rhai mawr iawn ar hynny.
Ac yn olaf, pan fyddwch chi'n dod â'ch cynllun BCP a/neu DR at y perfformwyr (a fydd yn rhedeg ac yn chwifio eu breichiau ar adeg y ddamwain), byddant yn gofyn cwestiwn tebyg: o ble daeth y ddwy awr hyn? Ac os na allwch esbonio hyn yn glir, yna ni fydd ganddynt hyder ynoch chi na'ch dogfen.
Mae'n troi allan i fod yn ddarn o bapur er mwyn darn o bapur, dad-danysgrifio. Gyda llaw, mae rhai yn gwneud hyn yn fwriadol, yn syml i fodloni gofynion y rheolydd.
Wel ti'n deall
2. Y gwellhad i bob peth
Mae rhai pobl yn credu bod cynllun BCP yn cael ei ddatblygu i amddiffyn pob proses fusnes rhag unrhyw fygythiadau. Yn ddiweddar, y cwestiwn “Beth ydyn ni am amddiffyn ein hunain rhagddi?” Clywais yr ateb: “Popeth a mwy.”
Ond y ffaith yw mai gwarchod yn unig yw bwriad y cynllun penodol prosesau busnes allweddol y cwmni o penodol bygythiadau. Felly, cyn datblygu cynllun, mae angen asesu risgiau a dadansoddi eu canlyniadau i'r busnes. Mae angen asesiad risg er mwyn deall pa fygythiadau y mae'r cwmni'n eu hofni. Mewn achos o ddinistrio adeilad bydd un cynllun parhad, rhag ofn y bydd pwysau sancsiwn - un arall, rhag ofn llifogydd - traean. Gall fod gan hyd yn oed dau safle union yr un fath mewn gwahanol ddinasoedd gynlluniau sylweddol wahanol.
Mae'n amhosibl amddiffyn cwmni cyfan gydag un BCP, yn enwedig un mawr. Er enghraifft, dechreuodd y Grŵp Manwerthu X5 enfawr sicrhau parhad â dwy broses fusnes allweddol (ysgrifennon ni am hyn ). Ac yn syml, afrealistig yw amgáu’r cwmni cyfan gydag un cynllun; daw hwn o’r categori “cyfrifoldeb ar y cyd”, pan fo pawb yn gyfrifol a neb yn gyfrifol.
Mae safon ISO 22301 yn cynnwys y cysyniad o bolisi, y mae'r broses ddilyniant yn y cwmni, mewn gwirionedd, yn cychwyn ag ef. Mae'n disgrifio'r hyn y byddwn yn ei amddiffyn a rhag beth. Os daw pobl i redeg a gofyn am ychwanegu hwn a hynny, er enghraifft:
— Gadewch i ni ychwanegu at BCP y risg y cawn ein hacio?
Neu
— Yn ddiweddar, yn ystod y glaw, roedd ein llawr uchaf dan ddŵr - gadewch i ni ychwanegu senario o beth i'w wneud rhag ofn llifogydd?
Yna eu cyfeirio ar unwaith at y polisi hwn a dweud ein bod yn diogelu asedau cwmni penodol a dim ond rhag bygythiadau penodol, y cytunwyd arnynt ymlaen llaw, oherwydd dyma'r flaenoriaeth yn awr.
A hyd yn oed os yw cynigion ar gyfer newidiadau yn wir yn briodol, yna cynigiwch eu cymryd i ystyriaeth yn fersiwn nesaf y polisi. Oherwydd bod amddiffyn cwmni yn costio llawer o arian. Felly rhaid i bob newid i'r cynllun BCP fynd drwy'r pwyllgor cyllideb a chynllunio. Rydym yn argymell adolygu polisi parhad busnes y cwmni unwaith y flwyddyn neu yn syth ar ôl newidiadau sylweddol yn strwythur y cwmni neu amodau allanol (gall darllenwyr faddau i mi am ddweud hynny).
3. Ffantasïau a realiti
Mae'n digwydd yn aml, wrth lunio cynllun BCP, bod yr awduron yn disgrifio rhyw ddarlun delfrydol o'r byd. Er enghraifft, “nid oes gennym ail ganolfan ddata, ond byddwn yn ysgrifennu cynllun fel pe bai gennym.” Neu nid oes gan y busnes ryw ran o’r seilwaith eto, ond bydd gweithwyr yn dal i’w ychwanegu at y cynllun yn y gobaith y bydd yn ymddangos yn y dyfodol. Ac yna bydd y cwmni'n ymestyn realiti i'r cynllun: adeiladu ail ganolfan ddata, disgrifiwch newidiadau eraill.
Ar y chwith mae'r seilwaith sy'n cyfateb i BCP, ar y dde mae'r seilwaith go iawn
Mae hyn i gyd yn gamgymeriad. Mae ysgrifennu cynllun BCP yn golygu gwario arian. Os byddwch chi'n ysgrifennu cynllun nad yw'n gweithio ar hyn o bryd, byddwch chi'n talu am bapur drud iawn. Mae'n amhosibl gwella ohono, mae'n amhosibl ei brofi. Mae'n troi allan i fod yn waith er mwyn gwaith.
Gallwch ysgrifennu cynllun yn eithaf cyflym, ond mae adeiladu seilwaith wrth gefn a gwario arian ar yr holl atebion amddiffyn yn hir ac yn ddrud. Gall hyn gymryd mwy na blwyddyn. Ac efallai y bydd gennych gynllun eisoes, a bydd y seilwaith ar ei gyfer yn ymddangos mewn dwy flynedd. Pam fod angen cynllun o'r fath? Beth fydd yn eich amddiffyn rhag?
Mae hefyd yn ffantasi pan fydd tîm datblygu BCP yn dechrau darganfod i'r arbenigwyr beth y dylent ei wneud ac ym mha amser. Mae'n dod o'r categori: “Pan welwch arth yn y taiga, mae angen i chi droi i'r cyfeiriad arall oddi wrth yr arth a rhedeg ar gyflymder sy'n fwy na chyflymder yr arth. Yn ystod misoedd y gaeaf, mae angen i chi orchuddio eich traciau.”
4. Tops a gwreiddiau
Y pedwerydd camgymeriad pwysicaf yw gwneud y cynllun naill ai'n rhy arwynebol neu'n rhy fanwl. Mae angen cymedr euraidd arnom. Ni ddylai'r cynllun fod yn rhy fanwl ar gyfer idiotiaid, ond ni ddylai fod yn rhy gyffredinol fel bod rhywbeth fel hyn yn dod i ben:
Yn hawdd yn gyffredinol
5. I Cesar — beth yw eiddo Cesar, i'r mecanydd — beth yw eiddo mecanydd.
Mae'r camgymeriad nesaf yn deillio o'r un blaenorol: ni all un cynllun gynnwys yr holl gamau gweithredu ar gyfer pob lefel o reolaeth. Mae cynlluniau BCP fel arfer yn cael eu datblygu ar gyfer cwmnïau mawr sydd â llifau ariannol mawr (gyda llaw, yn ôl ein , ar gyfartaledd, daeth 48% o gwmnïau mawr Rwsia ar draws sefyllfaoedd brys a oedd yn golygu colledion ariannol sylweddol) a system reoli aml-lefel. Ar gyfer cwmnïau o'r fath, nid yw'n werth ceisio ffitio popeth mewn un ddogfen. Os yw'r cwmni'n fawr ac yn strwythuredig, yna dylai fod gan y cynllun dair lefel ar wahân:
- lefel strategol - ar gyfer uwch reolwyr;
- tactegol level - ar gyfer rheolwyr canol;
- a'r lefel weithredol - ar gyfer y rhai sy'n ymwneud yn uniongyrchol â'r maes.
Er enghraifft, os ydym yn sôn am adfer seilwaith a fethwyd, yna ar y lefel strategol gwneir y penderfyniad i weithredu'r cynllun adfer, ar y lefel dactegol gellir disgrifio gweithdrefnau'r broses, ac ar y lefel weithredol mae cyfarwyddiadau ar gyfer comisiynu penodol. darnau o offer.
BCP heb gyllideb
Mae pawb yn gweld eu maes cyfrifoldeb a chysylltiadau â gweithwyr eraill. Ar adeg damwain, mae pawb yn agor cynllun, yn dod o hyd i'w rhan yn gyflym ac yn ei ddilyn. Yn ddelfrydol, mae angen i chi gofio ar gof pa dudalennau i'w hagor, oherwydd weithiau mae'r cofnodion yn cyfrif.
6. Chwarae rôl
Camgymeriad arall wrth lunio cynllun BCP: nid oes angen cynnwys enwau penodol, cyfeiriadau e-bost a gwybodaeth gyswllt arall yn y cynllun. Yn nhestun y ddogfen ei hun, dim ond rolau amhersonol y dylid eu nodi, a dylid rhoi enwau'r rhai sy'n gyfrifol am dasgau penodol i'r rolau hyn a dylid rhestru eu cysylltiadau yn yr atodiad i'r cynllun.
Pam?
Heddiw, mae'r rhan fwyaf o bobl yn newid swyddi bob dwy i dair blynedd. Ac os ysgrifennwch bawb sy'n gyfrifol a'u cysylltiadau yn nhestun y cynllun, yna bydd yn rhaid ei newid yn gyson. Ac mewn cwmnïau mawr, ac yn enwedig rhai'r llywodraeth, mae angen tunnell o gymeradwyaeth ar gyfer pob newid i unrhyw ddogfen.
Heb sôn, os bydd argyfwng yn digwydd a bod yn rhaid ichi fynd trwy'r cynllun yn wyllt a chwilio am y cyswllt cywir, byddwch yn colli amser gwerthfawr.
Hac bywyd: pan fyddwch chi'n newid cais, yn aml nid oes angen i chi hyd yn oed ei gymeradwyo. Awgrym arall: gallwch ddefnyddio systemau awtomeiddio diweddaru cynlluniau.
7. Diffyg fersiwn
Fel arfer maen nhw'n creu fersiwn cynllun 1.0, ac yna'n gwneud pob newid heb fodd golygu, a heb newid enw'r ffeil. Ar yr un pryd, mae'n aml yn aneglur beth sydd wedi newid o'i gymharu â'r fersiwn flaenorol. Yn absenoldeb fersiynau, mae'r cynllun yn byw ei fywyd ei hun, nad yw'n cael ei olrhain mewn unrhyw ffordd. Dylai ail dudalen unrhyw gynllun BCP nodi'r fersiwn, awdur y newidiadau, a rhestr o'r newidiadau eu hunain.
Ni all neb ei chyfrifo mwyach
8. Pwy ddylwn i ofyn?
Yn aml nid oes gan gwmnïau berson sy'n gyfrifol am y cynllun BCP ac nid oes adran ar wahân sy'n gyfrifol am barhad busnes. Mae’r cyfrifoldeb anrhydeddus hwn yn cael ei neilltuo i’r CIO, ei ddirprwy, neu yn ôl yr egwyddor “rydych chi’n delio â diogelwch gwybodaeth, felly dyma BCP yn ychwanegol.” O ganlyniad, mae'r cynllun yn cael ei ddatblygu, ei gytuno a'i gymeradwyo, o'r top i'r gwaelod.
Pwy sy'n gyfrifol am storio'r cynllun, ei ddiweddaru, a diwygio'r wybodaeth ynddo? Efallai na fydd hyn yn cael ei ragnodi. Mae llogi gweithiwr ar wahân ar gyfer hyn yn wastraffus, ond mae llwytho un o’r rhai presennol gyda dyletswyddau ychwanegol yn bosibl, wrth gwrs, oherwydd mae pawb bellach yn ymdrechu i sicrhau effeithlonrwydd: “Gadewch i ni hongian llusern arno fel y gall dorri yn y nos,” ond a yw'n angenrheidiol?
Rydym yn chwilio am y rhai sy'n gyfrifol am BCP ddwy flynedd ar ôl ei greu
Felly, mae'n aml yn digwydd fel hyn: datblygwyd cynllun a'i roi mewn blwch hir i'w orchuddio â llwch. Nid oes neb yn ei brofi nac yn cynnal ei berthnasedd. Yr ymadrodd mwyaf cyffredin rwy’n ei glywed pan fyddaf yn dod at gwsmer yw: “Mae yna gynllun, ond fe’i datblygwyd amser maith yn ôl, nid yw’n hysbys a gafodd ei brofi, mae yna amheuaeth nad yw’n gweithio.”
9. Gormod o ddŵr
Mae yna gynlluniau lle mae'r cyflwyniad yn bum tudalen o hyd, gan gynnwys disgrifiad o'r rhagofynion a diolch i bawb sy'n cymryd rhan yn y prosiect, gyda gwybodaeth am yr hyn y mae'r cwmni'n ei wneud. Erbyn i chi sgrolio i lawr i'r ddegfed dudalen, lle mae gwybodaeth ddefnyddiol, mae eich canolfan ddata eisoes wedi bod dan ddŵr.
Pan fyddwch yn ceisio darllen hyd at y foment, beth ddylech chi ei wneud os bydd llifogydd yn eich canolfan ddata?
Rhowch yr holl “ddŵr” corfforaethol mewn dogfen ar wahân. Rhaid i'r cynllun ei hun fod yn hynod benodol: mae'r person sy'n gyfrifol am y dasg hon yn gwneud hyn, ac yn y blaen.
10. Ar draul pwy y mae yr wledd ?
Yn aml, nid oes gan grewyr cynllun gefnogaeth uwch reolwyr y cwmni. Ond mae cefnogaeth gan reolwyr canol nad ydynt yn rheoli neu nad oes ganddynt y gyllideb a'r adnoddau angenrheidiol i reoli parhad busnes. Er enghraifft, mae'r adran TG yn creu ei chynllun BCP o fewn ei chyllideb, ond nid yw'r CIO yn gweld darlun cyfan y cwmni. Fy hoff enghraifft yw fideo-gynadledda. Pan na fydd fideo-gynadledda'r Prif Swyddog Gweithredol yn gweithio, pwy fydd yn ei ddiberfeddu? Y CIO “na ddarparodd.” Felly, o safbwynt y CIO, beth yw'r peth pwysicaf yn y cwmni? Yr hyn y mae pobl bob amser yn ei “garu” amdano: fideo-gynadledda, sy'n troi ar unwaith yn system fusnes-gritigol. Ac o safbwynt busnes - wel, dim VKS, meddyliwch, byddwn yn siarad ar y ffôn, fel o dan Brezhnev ...
Yn ogystal, mae'r adran TG fel arfer yn meddwl mai ei phrif dasg mewn achos o drychineb yw adfer gweithrediad systemau TG corfforaethol. Ond weithiau nid oes angen i chi wneud hyn! Os oes proses fusnes ar ffurf argraffu darnau o bapur ar argraffydd ofnadwy o ddrud, yna ni ddylech brynu ail argraffydd o'r fath fel sbâr a'i osod wrth ei ymyl rhag ofn y bydd methiant. Gall fod yn ddigon lliwio'r darnau papur â llaw dros dro.
Os ydym yn adeiladu amddiffyniad parhaus o fewn TG, rhaid inni sicrhau cefnogaeth uwch reolwyr a chynrychiolwyr busnes. Fel arall, ar ôl bod yn chwiler yn yr adran TG, gallwch ddatrys ystod benodol o broblemau, ond nid yr holl rai angenrheidiol.
Dyma sut olwg sydd ar y sefyllfa pan mai dim ond yr adran TG sydd â chynlluniau DR
10. Dim profi
Os oes cynllun, mae angen ei brofi. I'r rhai nad ydynt yn gyfarwydd â'r safonau, nid yw hyn yn amlwg o gwbl. Er enghraifft, mae gennych chi arwyddion “allanfa frys” yn hongian ym mhobman. Ond dywedwch wrthyf, ble mae eich bwced tân, bachyn, a rhaw? Ble mae'r hydrant tân? Ble ddylai'r diffoddwr tân gael ei leoli? Ond dylai pawb wybod hyn. Nid yw'n ymddangos yn rhesymegol o gwbl i ni ddod o hyd i ddiffoddwr tân wrth fynd i mewn i swyddfa.
Efallai y dylid crybwyll yr angen i brofi’r cynllun yn y cynllun ei hun, ond mae hwn yn benderfyniad dadleuol. Beth bynnag, dim ond os yw wedi'i brofi o leiaf unwaith y gellir ystyried bod cynllun yn gweithio. Fel y soniwyd uchod, rwy’n clywed yn aml iawn: “Mae yna gynllun, mae’r holl seilwaith wedi’i baratoi, ond nid yw’n ffaith y bydd popeth yn gweithio allan fel y’i hysgrifennwyd yn y cynllun. Achos wnaethon nhw ddim ei brofi. Byth".
I gloi
Gall rhai cwmnïau ddadansoddi eu hanes er mwyn deall pa fath o drafferthion sy'n debygol o ddigwydd a pha mor debygol ydynt. Mae ymchwil a phrofiad yn awgrymu na allwn amddiffyn ein hunain rhag popeth. Mae cachu, yn hwyr neu'n hwyrach, yn digwydd i unrhyw gwmni. Peth arall yw pa mor barod fyddwch chi ar gyfer y sefyllfa hon neu sefyllfa debyg ac a fyddwch chi'n gallu adfer eich busnes mewn pryd.
Mae rhai pobl yn meddwl bod a wnelo parhad â sut i ddileu pob math o risgiau fel nad ydynt yn gwireddu. Na, y pwynt yw y bydd risgiau'n dod i'r amlwg, a byddwn yn barod ar gyfer hyn. Mae milwyr yn cael eu hyfforddi i beidio â meddwl mewn brwydr, ond i weithredu. Mae'r un peth â chynllun BCP: bydd yn caniatáu ichi adfer eich busnes cyn gynted â phosibl.
Yr unig offer nad oes angen BCP arno
Igor Tyukachev,
Ymgynghorydd Parhad Busnes
Canolfan ar gyfer Dylunio Systemau Cyfrifiadurol
"Systemau Gwybodaeth Jet"
Ffynhonnell: hab.com