Camgymeriad cyffredin gan ddynion busnes newydd yw nad ydynt yn talu digon o sylw i gasglu a dadansoddi data, optimeiddio prosesau gwaith a monitro dangosyddion allweddol. Mae hyn yn arwain at lai o gynhyrchiant a gwastraff amser ac adnoddau is-optimaidd. Pan fydd prosesau'n ddrwg, mae'n rhaid i chi gywiro'r un gwallau sawl gwaith. Wrth i nifer y cleientiaid gynyddu, mae'r gwasanaeth yn dirywio, a heb ddadansoddi data nid oes dealltwriaeth glir o'r hyn sydd angen ei wella. O ganlyniad, gwneir penderfyniadau ar fympwy.
I fod yn gystadleuol, rhaid i fusnes modern, yn ogystal â chynhyrchion a gwasanaethau o safon, gael prosesau tryloyw a chasglu data dadansoddol. Heb hyn, mae'n anodd deall y sefyllfa wirioneddol mewn busnes a gwneud y penderfyniadau cywir. Felly, mae'n bwysig cael yn eich arsenal yr offer angenrheidiol sydd nid yn unig yn gyfleus i'w defnyddio, ond sydd hefyd yn caniatáu ichi symleiddio'ch gwaith a chreu'r prosesau mwyaf tryloyw posibl.
Heddiw mae yna nifer fawr o offer ac atebion. Ond nid yw’r rhan fwyaf o entrepreneuriaid yn eu defnyddio oherwydd naill ai nad ydynt yn gweld y gwerth sydd ynddynt, neu nid ydynt yn deall sut i’w defnyddio, neu maent yn ddrud, neu’n gymhleth, neu 100500 yn fwy. Ond mae gan y rhai sydd wedi darganfod, darganfod neu greu offer o'r fath drostynt eu hunain fantais eisoes yn y tymor canolig.
Am fwy na 10 mlynedd, rwyf wedi bod yn creu cynhyrchion TG ac atebion sy'n helpu busnesau i gynyddu elw trwy awtomeiddio a thrawsnewid prosesau'n ddigidol. Rwyf wedi helpu i ddod o hyd i ddwsinau o fusnesau newydd ac wedi creu dwsinau o offer ar-lein sy'n cael eu defnyddio gan gannoedd o filoedd o bobl ledled y byd.
Dyma un o’r enghreifftiau da yn fy arfer sy’n dangos manteision trawsnewid digidol. Ar gyfer un cwmni cyfreithiol bach Americanaidd, creodd fy nhîm a minnau offeryn ar gyfer cynhyrchu dogfennau cyfreithiol, a oedd yn caniatáu i gyfreithwyr gynhyrchu dogfennau yn gyflymach. Ac yn ddiweddarach, ar ôl ehangu ymarferoldeb yr offeryn hwn, fe wnaethom greu gwasanaeth ar-lein a thrawsnewid y cwmni'n llwyr. Nawr maent yn gwasanaethu cwsmeriaid nid yn unig yn eu dinas, ond ledled y wlad. Dros dair blynedd, mae cyfalafu'r cwmni wedi tyfu sawl gwaith.
Yn yr erthygl hon byddaf yn rhannu gyda chi brofiad gwirioneddol o greu system dryloyw ar gyfer monitro dangosyddion busnes allweddol. Byddaf yn ceisio meithrin gwerth defnyddio atebion digidol, byddaf yn dangos nad yw'n anodd ac nad yw bob amser yn ddrud. Felly, gadewch i ni fynd!
Sut y dechreuodd i gyd
Os ydych chi eisiau cael rhywbeth nad ydych erioed wedi'i gael, bydd yn rhaid i chi wneud rhywbeth nad ydych erioed wedi'i wneud.
Coco Chanel
Roedd fy ngwraig wedi blino o fod ar gyfnod mamolaeth, a phenderfynon ni agor busnes bach - ystafell chwarae i blant. Gan fod gennyf fy musnes fy hun, mae fy ngwraig yn gofalu am yr ystafell gemau yn gyfan gwbl, ac rwy'n helpu gyda materion strategol a datblygiad.
Mae manylion agor busnes yn stori hollol wahanol, ond ar y cam o gasglu data a dadansoddi cystadleuwyr, yn ogystal â thynnu sylw at broblemau penodol y busnes hwn, fe wnaethom dalu sylw i broblemau prosesau mewnol nad oedd y mwyafrif o gystadleuwyr yn cael trafferth â nhw. .
Er mawr syndod i mi, yn yr XNUMXain ganrif nid oedd bron neb yn cadw CRM mewn unrhyw ffurf; roedd llawer yn cadw cofnodion ysgrifenedig, mewn llyfrau nodiadau. Ar yr un pryd, roedd y perchnogion eu hunain yn cwyno bod gweithwyr yn dwyn, yn gwneud camgymeriadau wrth gyfrifo a bod yn rhaid iddynt dreulio llawer o amser yn ailgyfrifo a gwirio gyda chofnodion yn y llyfr cyfrifo, mae data ar archebion ac adneuon yn cael eu colli, mae cleientiaid yn gadael am resymau anhysbys. nhw.
Wrth ddadansoddi’r data a gasglwyd, sylweddolom nad ydym am ailadrodd eu camgymeriadau ac mae arnom angen system dryloyw a fydd yn lleihau’r risgiau hyn i’r lleiaf posibl. Yn gyntaf oll, dechreuon ni chwilio am atebion parod, ond ni allem ddod o hyd i rai a oedd yn bodloni ein gofynion yn llawn. Ac yna penderfynais wneud fy system fy hun, er nad yn ddelfrydol, ond yn gweithio ac yn rhad (bron yn rhad ac am ddim).
Wrth ddewis offeryn, cymerais y meini prawf canlynol i ystyriaeth: dylai fod yn rhad, dylai fod yn hyblyg ac yn hygyrch, a dylai fod yn hawdd ei ddefnyddio. Gallwn i ysgrifennu system lawn, bwerus a drud ar gyfer y busnes hwn, ond nid oedd gennym lawer o amser a chyllideb fach, ac nid oeddem yn deall yn iawn a fyddai ein prosiect yn gweithio, a byddai'n afresymol gwario llawer o adnoddau ar y system hon. Felly, ar adeg profi'r ddamcaniaeth, penderfynais ddechrau gyda MVP (Isafswm Cynnyrch Hyfyw - lleiafswm cynnyrch hyfyw) a gwneud fersiwn weithredol yn yr amser byrraf posibl gydag ychydig iawn o fuddsoddiad, a thros amser, ei orffen neu ei ail-wneud.
O ganlyniad, disgynnodd fy newis ar wasanaethau Google (Drive, Sheets, Calendar). Prif ffynhonnell gwybodaeth mewnbwn/allbwn yw Google Sheets, gan fod gan fy ngwraig brofiad o weithio gyda thaenlenni, gall wneud newidiadau ar ei phen ei hun os oes angen. Cymerais i ystyriaeth hefyd y ffaith y bydd yr offeryn hefyd yn cael ei ddefnyddio gan weithwyr nad ydynt efallai'n dda iawn am ddefnyddio cyfrifiadur, a bydd eu haddysgu sut i fewnbynnu data i dabl yn llawer haws na'u haddysgu sut i weithio gyda rhai arbenigol. rhaglen fel 1C.
Mae'r data a roddir yn y tablau yn newid mewn amser real, hynny yw, ar unrhyw adeg gallwch weld sefyllfa materion y cwmni, mae diogelwch wedi'i gynnwys, gallwch gyfyngu mynediad i rai pobl.
Datblygu pensaernïaeth a strwythur data
Mae'r ystafell chwarae i blant yn darparu nifer o wasanaethau sylfaenol.
- Ymweliad safonol — pan fydd cleient yn prynu amser a dreulir yn ystafell chwarae ei blant.
- Ymweliad dan oruchwyliaeth — pan fydd cleient yn prynu amser a dreulir yn ystafell chwarae ei blant ac yn talu mwy am oruchwyliaeth. Hynny yw, gall y cleient adael y plentyn a mynd o gwmpas ei fusnes, a bydd y gweithiwr ystafell yn gwylio ac yn chwarae gyda'r plentyn yn ystod absenoldeb y rhiant.
- Penblwydd agored — mae'r cleient yn rhentu bwrdd ar wahân ar gyfer bwyd a seddau i westeion ac yn talu am ymweliad safonol â'r ystafell gemau, tra bod yr ystafell yn gweithredu fel arfer.
- Penblwydd caeedig — mae'r cleient yn rhentu'r adeilad cyfan; yn ystod y cyfnod rhentu nid yw'r ystafell yn derbyn cleientiaid eraill.
Mae'n bwysig i'r perchennog wybod faint o bobl sy'n ymweld â'r ystafell, beth oedd eu hoedran, faint o amser y gwnaethon nhw ei dreulio, faint o arian roedden nhw'n ei ennill, faint o dreuliau (mae'n aml yn digwydd bod angen i'r gweinyddwr brynu rhywbeth neu dalu am rywbeth, er enghraifft, danfoniad neu ddŵr), Sawl penblwydd oedd yna?
Fel unrhyw brosiect TG, dechreuais drwy feddwl am bensaernïaeth system y dyfodol a gweithio allan y strwythur data. Gan mai'r wraig sy'n gyfrifol am y busnes, mae hi'n gwybod popeth y mae angen iddi ei weld, ei reoli a'i reoli, felly hi oedd y cwsmer. Gyda'n gilydd fe wnaethom gynnal sesiwn taflu syniadau a llunio gofynion ar gyfer y system, ac ar sail hynny, meddyliais am ymarferoldeb y system a chreu'r strwythur ffeiliau a ffolderi canlynol yn Google Drive:
Mae'r ddogfen "Crynodeb" yn cynnwys gwybodaeth gyffredinol am y cwmni: incwm, treuliau, dadansoddiadau
Mae'r ddogfen Treuliau yn cynnwys gwybodaeth am dreuliau misol y cwmni. Ar gyfer mwy o dryloywder, wedi'i rannu'n gategorïau: treuliau swyddfa, trethi, treuliau personél, treuliau hysbysebu, treuliau eraill.
Treuliau misol
Tabl cryno o dreuliau am y flwyddyn
Mae'r ffolder Incwm yn cynnwys 12 ffeil Google Sheets, un ar gyfer pob mis. Dyma'r prif ddogfennau gwaith y mae gweithwyr yn eu llenwi bob dydd. Maent yn cynnwys tab dangosfwrdd gorfodol a thabiau ar gyfer pob diwrnod gwaith. Mae'r tab dangosfwrdd yn dangos yr holl wybodaeth angenrheidiol ar gyfer y mis cyfredol i gael dealltwriaeth gyflym o faterion, a hefyd yn caniatáu ichi osod prisiau ac ychwanegu gwasanaethau.
Tab dangosfwrdd
Tab dyddiol
Yn y broses o ddatblygu busnes, dechreuodd anghenion ychwanegol ymddangos ar ffurf gostyngiadau, tanysgrifiadau, gwasanaethau ychwanegol, a digwyddiadau. Fe wnaethom hefyd weithredu hyn i gyd dros amser, ond mae'r enghraifft hon yn dangos fersiwn sylfaenol y system.
Creu ymarferoldeb
Ar ôl i mi gyfrifo'r prif ddangosyddion, gweithio allan y bensaernïaeth a chyfnewid data rhwng endidau, dechreuais weithredu. Y peth cyntaf wnes i oedd creu dogfen Google Sheet yn fy ffolder Incwm. Creais ddau dab ynddo: dangosfwrdd a diwrnod cyntaf y mis, ac ychwanegais y tabl canlynol ato.
Prif daflen waith
Dyma'r brif daflen waith y bydd y Gweinyddwr yn gweithio gyda hi. Mae angen iddo lenwi'r meysydd gofynnol (wedi'u marcio mewn coch), a bydd y system yn cyfrifo'r holl ddangosyddion angenrheidiol yn awtomatig.
Er mwyn lleihau gwallau mewnbwn a hwylustod, gweithredwyd y maes “Math o Ymweliad” fel rhestr gwympo o'r gwasanaethau a ddarperir, y gallwn eu golygu ar dudalen y dangosfwrdd. I wneud hyn, rydym yn ychwanegu dilysu data at y celloedd hyn ac yn nodi'r ystod i gymryd y data ohono.
Er mwyn lleihau gwallau dynol mewn cyfrifiadau, ychwanegais gyfrifiad awtomatig o'r oriau a dreuliodd y cleient yn yr ystafell a'r swm o arian a oedd yn ddyledus.
I wneud hyn, rhaid i'r Gweinyddwr nodi amser cyrraedd y cleient (colofn E) a'r amser gadael (colofn F) yn y fformat HH:MM. I gyfrifo cyfanswm yr amser y mae cleient yn ei dreulio yn yr ystafell gemau, rwy'n defnyddio'r fformiwla hon:
=IF(ISBLANK($F8); ""; $F8-$E8)Er mwyn cyfrifo'r swm o arian ar gyfer defnyddio gwasanaethau yn awtomatig, roedd yn rhaid i ni ddefnyddio fformiwla fwy cymhleth, oherwydd gall pris awr amrywio yn dibynnu ar y math o wasanaeth. Felly, roedd yn rhaid i mi rwymo'r data i'r tabl gwasanaethau ar dudalen y dangosfwrdd gan ddefnyddio'r swyddogaeth QUERY:
=ROUNDDOWN(G4*24*IFERROR(QUERY(dashboard!$G$2:$H$5; "Select H where G = '"& $D4 & "'");0)Yn ogystal â'r prif gamau gweithredu, ychwanegais swyddogaethau ychwanegol i ddileu gwallau IFERROR neu ISBLANK diangen, yn ogystal â'r swyddogaeth ROUNDDOWN - er mwyn peidio â thrafferthu gyda'r pethau bach, talgrynnais y swm terfynol i lawr, tuag at y cleient.
Yn ogystal â'r prif incwm (amser rhentu), mewn ystafell chwarae i blant mae incwm ychwanegol ar ffurf gwasanaethau neu werthu teganau, ac mae gweithwyr yn gwneud rhai costau bach, er enghraifft, talu am ddŵr yfed neu brynu candy am ganmoliaeth, rhaid ystyried hyn oll hefyd.
Felly, ychwanegais ddau dabl arall lle byddwn yn cofnodi’r data hwn:
Er mwyn ei gwneud hi'n haws gweithio gyda'r arwyddion, fe wnes i eu lliwio ac ychwanegu fformatio amodol i'r celloedd.
Mae'r prif dablau'n barod, nawr mae angen i chi roi'r prif ddangosyddion mewn tabl ar wahân fel y gallwch chi weld yn glir faint rydych chi'n ei ennill mewn diwrnod a faint o'r arian hwn sydd yn y gofrestr arian parod a faint sydd ar y cerdyn.
I gyfanswm yr arian yn ôl math o daliad, defnyddiais y swyddogaeth QUERY eto:
=QUERY(I8:J;"SELECT sum(J) WHERE I='Наличка'"» и «=QUERY(I8:J;"SELECT sum(J) WHERE I='Карта'")Ar ddiwedd y diwrnod gwaith, dim ond gwirio'r refeniw y mae angen i'r gweinyddwr ei wirio ddwywaith a pheidio â gorfod ailgyfrifo â llaw. Nid ydym yn gorfodi person i wneud gwaith ychwanegol, a gall y perchennog edrych ar a rheoli'r sefyllfa ar unrhyw adeg.
Mae'r holl dablau angenrheidiol yn barod, nawr byddwn ni'n dyblygu'r tab ar gyfer pob diwrnod, ei rifo a chael y canlynol.
Gwych! Mae bron popeth yn barod, y cyfan sydd ar ôl yw arddangos yr holl brif ddangosyddion ar gyfer y mis ar y tab dangosfwrdd.
I gael cyfanswm yr incwm ar gyfer y mis, gallwch ysgrifennu'r fformiwla ganlynol
='1'!D1+'2'!D1+'3'!D1+'4'!D1+'5'!D1+'6'!D1+'7'!D1+'8'!D1+'9'!D1+'10'!D1+'11'!D1+
'12'!D1+'13'!D1+'14'!D1+'15'!D1+'16'!D1+'17'!D1+'18'!D1+'19'!D1+'20'!D1+'21'!D1+
'22'!D1+'23'!D1+'24'!D1+'25'!D1+'26'!D1+'27'!D1+'28'!D1+'29'!D1+'30'!D1+'31'!D1lle D1 yw'r gell gyda refeniw dyddiol, a '1', '2' ac yn y blaen yw enw'r tab. Yn union yr un ffordd rwy'n cael data ar incwm a threuliau ychwanegol.
Er eglurder, penderfynais arddangos cyfanswm y proffidioldeb yn ôl categori. I wneud hyn, roedd yn rhaid i mi wneud detholiad cymhleth a grwpio o'r holl dabiau, ac yna hidlo a thynnu llinellau gwag a diangen.
Proffidioldeb yn ôl categori
Mae'r prif offeryn cyfrifo incwm yn barod, nawr byddwn yn dyblygu'r ffeil ar gyfer pob mis o'r flwyddyn.
Ar ôl i mi greu offeryn ar gyfer cyfrifo a monitro incwm, es ati i greu tabl treuliau lle byddwn yn ystyried yr holl dreuliau misol: rhent, cyflogres, trethi, prynu nwyddau a threuliau eraill.
Yn ffolder y flwyddyn gyfredol, creais ddogfen Google Sheet ac ychwanegu 13 tab, dangosfwrdd a deuddeg mis ati.
Tab dangosfwrdd
Er eglurder, yn y tab dangosfwrdd rwyf wedi crynhoi'r holl wybodaeth angenrheidiol am dreuliau ariannol ar gyfer y flwyddyn.
Ac ym mhob tab misol creais dabl lle byddwn yn cadw golwg ar holl gostau arian parod y cwmni yn ôl categori.
Tab mis
Daeth yn gyfleus iawn, nawr gallwch weld a rheoli holl dreuliau'r cwmni, ac os oes angen, edrychwch ar yr hanes a hyd yn oed dadansoddi.
Gan fod gwybodaeth am incwm a threuliau wedi'i lleoli mewn gwahanol ffeiliau ac nad yw'n gyfleus iawn i'w monitro, penderfynais greu un ffeil lle casglais yr holl wybodaeth berthnasol sy'n angenrheidiol i'r perchennog reoli a rheoli'r cwmni. Enwais y ffeil hon yn “Crynodeb”.
bwrdd colyn
Yn y ffeil hon creais dabl sy'n derbyn data misol o dablau, ar gyfer hyn defnyddiais y swyddogaeth safonol:
=IMPORTRANGE("url";"dashboard!$B$1")lle rwy'n pasio ID y ddogfen fel y ddadl gyntaf, a'r ystod a fewnforiwyd fel yr ail baramedr.
Yna lluniais y balans blynyddol: faint a enillwyd, faint a wariwyd, beth oedd yr elw, proffidioldeb. Delweddu'r data angenrheidiol.
Ac er hwylustod, fel bod perchennog y busnes yn gallu gweld yr holl ddata mewn un lle a pheidio â rhedeg trwy ffeiliau, fe wnes i integreiddio'r gallu i ddewis unrhyw fis o'r flwyddyn ac arddangos dangosyddion allweddol mewn amser real.
I wneud hyn, creais ddolen rhwng mis a ID y ddogfen
Yna creais gwymplen gan ddefnyddio “Data -> Dilysu Data”, nodi ystod y ddolen a ffurfweddu mewnforio gyda dolen ddeinamig i'r ddogfen
=IMPORTRANGE("'"& QUERY(O2:P13;"SELECT P WHERE O ='"& K7 &"'") &"'"; "dashboard!$A1:$B8")Casgliad
Fel y gallwch weld, nid yw gwella'r prosesau yn eich busnes mor anodd ag y gallai ymddangos, ac nid oes angen i chi feddu ar unrhyw sgiliau gwych i'w wneud. Wrth gwrs, mae gan y system hon lawer o ddiffygion, ac wrth i'r busnes dyfu bydd yn amhosibl ei ddefnyddio, ond ar gyfer busnes bach neu ar y dechrau wrth brofi rhagdybiaeth, mae hwn yn ateb ardderchog.
Mae'r ystafell gêm hon wedi bod yn gweithio ar yr ateb hwn am y drydedd flwyddyn, a dim ond eleni, pan fyddwn eisoes yn deall yn glir yr holl brosesau, rydym yn adnabod ein cleient a'r farchnad. Fe benderfynon ni greu offeryn rheoli busnes ar-lein cyflawn.
PS
Nid yw defnyddio Google Sheets i fonitro'ch busnes yn gyfleus iawn, yn enwedig o'ch ffôn. Felly gwnes i , sy'n dangos yr holl ddangosyddion busnes allweddol mewn amser real mewn fformat cyfleus
Ffynhonnell: hab.com