Ceisiais reoli tasgau yn systematig fwy na thebyg 20-25 o weithiau. A methodd pob ymgais, fel y deallaf yn awr, am ddau reswm.
Yn gyntaf, er mwyn neilltuo amser i gwblhau tasgau, mae angen i chi ddeall pam mae hyn yn cael ei wneud.
Rydych chi'n dechrau rheoli tasgau, treulio amser arnyn nhw, gwneud llai o dasgau, mae'r cyfan yn dechrau cronni - am beth?
Mae unrhyw waith yn anodd i'w wneud pan nad ydych chi'n deall pam. Nid “trefnu eich bywyd” yw’r nod mwyaf digonol, gan fod “bywyd trefnus” yn ffenomen braidd yn annelwig. Ond mae “lleihau lefel y pryder trwy leihau lefel yr ansicrwydd” yn nod llawer mwy penodol a gwell, y gellir yn hawdd ei dreulio awr y dydd arno.
Yn ail, mae’r holl fethodolegau yr wyf wedi’u darllen ar unwaith yn disgrifio cyflwr terfynol y broses. “Mae angen i chi gymryd ToDoIst, ei rannu'n brosiectau, integreiddio â'r calendr, adolygu tasgau'r wythnos, eu blaenoriaethu...” Mae'n anodd dechrau gwneud hyn ar unwaith. Fel ym maes datblygu meddalwedd, credaf fod angen i chi ei ddefnyddio - iteraidd.
Felly, af trwy fy “iteriadau”, ac efallai yn yr un ffurf y bydd yn ddefnyddiol i chi. Wedi'r cyfan, beth sy'n rheswm da dros ddefnyddio gwyliau mis Mai i fynd yn ôl i'r gwaith gan ddefnyddio patrwm newydd (cymharol)?
Gallwch ddarllen sut y deuthum i hyn .
Trello, cwpl o restrau
Rydyn ni'n creu 4 rhestr yn unig, yn defnyddio cymwysiadau bwrdd gwaith a symudol.
Rhestrau:
- I'w wneud - ysgrifennwch yr holl dasgau sy'n dod i'r meddwl yma. Ac ysgrifenna nhw i lawr cyn gynted ag y dônt i'r meddwl. Mae “taflu'r sbwriel allan” yn dasg. Tasg yw “golchwch y llestri”. Tasg yw “trefnu cyfarfod cynllunio”. Wel, ac ati. Gellir anghofio hyd yn oed y pethau mwyaf amlwg neu bwysicaf os bydd rhywbeth annisgwyl yn digwydd neu os cawsoch ddiwrnod caled.
- Pethau i’w gwneud heddiw – bob nos dwi’n symud pethau o’r bwrdd “To-Do” i’r bwrdd “To-Do for Today”. Os bydd rhywfaint o’ch gwaith yn aros yno gyda’r nos, mae hynny’n normal; mwy am hynny isod. Dros amser, rydych chi'n dechrau deall faint o dasgau all fod ar y rhestr fel y gellir cwblhau'r rhan fwyaf ohonynt ar y diwrnod a gynlluniwyd.
- Wedi'i wneud heddiw. Y bwrdd hwn yw’r brif ffordd o leihau’r pryder o “Wnes i ddim gwneud dim byd heddiw” ac mae’n ffordd dda o fyfyrio ymhellach am hunan-drefnu. Rwy’n ysgrifennu yma’r holl dasgau a wnes i heddiw, hyd yn oed y rhai nad ydynt ar y rhestr arfaethedig. “Galwais Vasya am y dogfennau,” ysgrifennodd ef i lawr. “Fe wnaethon nhw ofyn i mi lofnodi papurau,” ysgrifennais i lawr. “Fe wnaethon ni drafod y cytundeb gydag Anton,” ysgrifennodd i lawr. Fel hyn, ar ddiwedd y dydd, byddwch yn deall yr hyn y gwnaethoch dreulio'ch amser arno mewn gwirionedd a'r hyn y gallech fod wedi'i adael allan o'r tasgau hynny dim ond er mwyn cwblhau'r cynllun.
- Wedi'i wneud - rhestr o'r holl dasgau a gwblhawyd. Ar ddechrau neu ddiwedd y dydd, rwy'n eu symud o "Done Today" i "Done." Yn y bôn, tun sbwriel ydyw lle gallwch ddod o hyd i dasgau sydd wedi'u cwblhau, ac felly mae angen ei lanhau'n rheolaidd.
Trello, "calendr bach"
Ar ryw adeg, mae'n dod yn amlwg bod rhai tasgau wedi'u cyfyngu gan amser yn union, ac nid ydych chi am anghofio amdanyn nhw yn ystod yr wythnos, er mwyn peidio â chynllunio rhywbeth arall ar gyfer yr amser hwn. Rydw i wastad wedi cael amser caled gyda’r calendr, felly ychwanegais sawl bwrdd gyda’r enwau “To-dos for Monday”, “To-dos for Tuesday”, ac ati, a dechreuais restru amser-gyfyngedig i- dos.
Felly, pan fydd pobl yn gofyn imi, “A allwn ni siarad ddydd Iau am 16:00 pm?” - Fi jyst yn mynd at y bwrdd priodol a gweld yr hyn yr ydym wedi ysgrifennu i lawr yno ar gyfer y tro hwn. A rhaid i ni beidio ag anghofio trosglwyddo tasgau rhwng rhestrau ar amser yn ystod yr wythnos: er enghraifft, “to-dos for Thursday” pan ddaw dydd Iau - i “to-dos for today”.
Beth am galendr? I mi, mae'n ofnadwy o anodd defnyddio dau gyfleustodau ar yr un pryd. Os byddaf yn defnyddio calendr ar gyfer hyn, bydd angen i mi fynd i mewn iddo, ei lenwi, ei wirio'n rheolaidd i wirio a wyf wedi anghofio rhywbeth ...
Ar y pwynt hwn rydw i wedi cyrraedd terfynau Trello. Y brif broblem oedd bod mwy na 50 o dasgau'n cael eu cofnodi bob dydd, ac roedd cronfa weddol fawr o dasgau ynghlwm wrth y rhestr gyffredinol a rhestrau'n gysylltiedig â dyddiau. Sut ydw i'n deall fy mod i eisoes wedi ysgrifennu'r dasg sydd angen i mi ei gwneud? Dechreuodd dyblyg ymddangos. Sut i flaenoriaethu'r holl dasgau ar gyfer un o'r prosiectau ar yr un pryd? Sut i roi cyfle i bobl eraill weld eich cynlluniau calendr?
Roeddwn angen system a oedd, tra'n cynnal rhwyddineb cymharol:
- Roeddwn i'n gallu grwpio tasgau fesul prosiectau.
- Sicrhewch fod gennych ddolen calendr (gwnewch yfory), a throsglwyddwch hwn yn awtomatig i dasgau ar gyfer heddiw, pan ddaw'r diwrnod.
- Byddai'n integreiddio â chalendr Google.
Dyma lle dychwelais i ToDoist, ac ar hyn o bryd dyma'r ateb mwyaf addas.
Edau cyfredol yn ToDoist
Mewnflwch
Rwy'n ysgrifennu unrhyw dasgau sy'n dod i mewn i'r Mewnflwch, a byddaf yn ceisio eu datrys ar unwaith. Mae dosrannu yn golygu:
- Penderfynu ar y dyddiad pan fydd y dasg yn cael ei chwblhau (ar gyfer tasgau byr, yr wyf yn fwyaf aml yn gosod Heddiw, ac erbyn y nos rwy'n deall pryd, mewn gwirionedd, y gellir ei wneud).
- Pennu'r prosiect y gellir priodoli'r dasg iddo (ar gyfer ystadegau a'r gallu i rywsut newid blaenoriaeth holl dasgau'r prosiect).
Mae tasgau sy'n dod i'r meddwl ac nad oes angen eu gwneud yn y dyfodol agos yn mynd i mewn i brosiectau Personol heb Gategori (“cymerwch ddeiliaid cwpanau i mewn i’r car”) a Gwaith Heb Gategori (“meddyliwch pryd y gallwn drefnu sesiwn cysylltiadau cyhoeddus strategol”). Mae ToDoist yn caniatáu ichi aseinio tasgau cylchol, felly bob penwythnos mae gen i dasg o'r enw “Personol Heb Gategori” a phob dydd Llun “Gwaith Heb Gategori.”
Integreiddio calendr
Mae ToDoist yn integreiddio'n berffaith â Google Calendar, i'r ddau gyfeiriad. Rwy'n rhannu fy nghalendr gyda fy nghydweithwyr fel y gallant weld pan na allant fy nghyrraedd yn bendant.
Ar yr un pryd, mae tasgau o'r calendr yn cael eu trosglwyddo i'r cyfeiriad arall: gallaf ddweud "Seryoga, edrychwch ar fy amser ar gyfer dydd Gwener ac ysgrifennu cyfarfod yno," a fydd yn ymddangos yn y calendr ac yn ToDoist. Felly, mewn gwirionedd, dechreuais ddefnyddio calendr am y tro cyntaf heb orfod creu digwyddiadau ynddo.
Prosesu tasgau anweithredol sy'n dod i mewn
Nid wyf yn rhuthro i wneud tasgau ar unwaith, ac eithrio'r tasgau hynny lle mae'r tân yn amlwg. “Mae angen i ni gysylltu ar frys â rheolwyr y cwmni ABC, gan fod y gweinydd i lawr ac nad oes ymateb gan ei weithwyr” yn amlwg yn dasg enbyd na ellir ei gohirio, ond “Zhenya, a allaf eich ffonio nawr i siarad am a prosiect newydd” yn troi yn “Atodlen pryd y gallwch siarad ag X am Y,” a fydd eisoes yn troi i mewn i'r dasg “Dywedwch wrth X y gallwn siarad wedyn” a'r dasg “Siarad ag X am Y,” eisoes â chyfyngiad amser. Mae bron unrhyw dasg sy'n dod i mewn yn troi'n “Atodlen...” yn gyntaf.
Blaenoriaethu tasgau
Ni ellir cwblhau pob tasg a gynhwysir yn y diwrnod. Wrth arsylwi fy hun, sylweddolais y canlynol (bydd pob rhif yn wahanol, ond y prif beth yw dod i gasgliadau).
- Am bob dydd rwy'n ysgrifennu tua 50-70 o dasgau.
- Gallaf wneud hyd at 30 o dasgau yn gyfforddus (heb deimlo’n hollol flinedig ar ddiwedd y dydd).
- Ar ôl cwblhau hyd at 50 o dasgau, byddaf yn blino, ond nid yn feirniadol.
- Gallaf gwblhau 70 o dasgau, ond ar ôl hynny byddaf yn cael anhawster i ddod allan o “lif workaholism”, yn cael anhawster cwympo i gysgu ac, yn gyffredinol, byddaf ychydig yn gymdeithasol.
Ar sail hyn, fi sy'n penderfynu beth i'w wneud heddiw. Mae gan ToDoist flaenoriaeth ar gyfer pob tasg, felly yn y bore rwy'n dewis y tasgau hanfodol i'w cwblhau, ac yn cwblhau'r gweddill yn seiliedig ar fy ngalluoedd a'm dymuniadau. Bob dydd rwy'n trosglwyddo tua 40-20 o dasgau i'r nesaf: yr hyn sy'n ddiddorol yw bod tasgau'r diwrnod nesaf eto yn dod yn 60-70.
Cynnal ystadegau
Rwyf wir eisiau deall yn gyffredinol faint o amser a dreuliwyd heddiw ar faterion yn ymwneud â gwaith, ac ar ba rai. Ar gyfer hyn rwy'n defnyddio'r cais , sydd ar y ffôn a'r gliniadur, a Google Maps Location History (ydw, dydw i ddim yn baranoiaidd).
Rydym yn byw y tu allan i'r ddinas, felly gellir defnyddio'r amser a dreulir ar y ffordd yn ddoeth. Nawr, pan nad ydw i wedi blino, rwy'n gwrando ar lyfrau sain wrth fynd fel y gallaf ddefnyddio'r 40 munud hyn rywsut.
Nid wyf yn agregu’r data eto, gan greu rhyw fath o Lyn Data personol; Pan ddaw'r amser, fe gyrhaeddaf.
Ni fydd unrhyw gasgliad
- Mae bywyd person modern yn ffrwd fawr o dasgau sy'n dod i mewn. Ni fydd yn bosibl ei leihau; rhaid inni ddysgu rheoli’r llif hwn.
- Daw'r rhan fwyaf o bryder o'r anhysbys am y dyfodol. Os ydym yn deall beth sy'n ein disgwyl yn y dyddiau nesaf, bydd llawer llai o bryder.
- Am y rheswm hwn, gallwch chi dreulio amser yn trefnu'ch diwrnod. Rwy'n gwybod beth fydd yn digwydd heddiw, beth fydd yn digwydd yfory, a dwi ddim yn anghofio am y tasgau hynny roeddwn i'n arfer anghofio amdanyn nhw.
- Nid yw olrhain tasgau yn ddiben ynddo'i hun, ond, os mynnwch, yn ffordd o hunan-addysg. Mae pethau roeddech chi'n rhy ddiog i'w gwneud o'r blaen neu bethau nad oeddech chi erioed wedi cael cyfle i'w gwneud yn dod yn llawer haws i'w gwneud. Mae llawer o bobl (gan gynnwys fi) yn gyffredinol yn teimlo'n well pan fydd tasgau'n cael eu gosod o'r byd tu allan. Mae olrhain tasgau yn ffordd o osod tasgau i chi'ch hun a dysgu byw yn ôl eich dymuniadau.
- Nid yw gwaith yn ddiben ynddo'i hun. Y nod yw trefnu eich amserlen waith fel bod gennych amser rhydd rhagweladwy pan allwch chi ofalu amdanoch chi'ch hun, eich teulu, a'ch diddordebau.
Ffynhonnell: hab.com