Helo i gyd. Wedi Mae chwe mis wedi mynd heibio, ac yn ystod y cyfnod hwnnw llwyddais i siarad mewn dwy gynhadledd arall a rhoi darlithoedd ar bwnc rheoli gwybodaeth mewn dau gwmni TG mawr. Wrth gyfathrebu â chydweithwyr, sylweddolais ei bod yn dal yn bosibl siarad am reoli gwybodaeth ar lefel “dechreuwyr” ym maes TG, neu yn hytrach, dim ond sylweddoli bod angen rheoli gwybodaeth ar unrhyw adran o unrhyw gwmni. Heddiw bydd lleiafswm o fy mhrofiad fy hun - hoffwn ystyried safonau rhyngwladol presennol ym maes rheoli gwybodaeth.
Gadewch i ni ddechrau gyda'r brand mwyaf poblogaidd yn y maes safoni yn ôl pob tebyg - ISO. Dychmygwch, mae safon gyfan gwbl ar wahân wedi'i neilltuo i systemau rheoli gwybodaeth (ISO 30401: 2018). Ond heddiw fyddwn i ddim yn aros arno. Cyn deall “sut” y dylai system rheoli gwybodaeth edrych a gweithio, mae angen i chi gytuno bod ei hangen, mewn egwyddor.
Gadewch i ni gymryd er enghraifft ISO 9001: 2015 (Systemau rheoli ansawdd). Fel y mae'r enw'n awgrymu, mae hon yn safon sy'n ymroddedig i systemau rheoli ansawdd. Er mwyn cael ei ardystio i'r safon hon, rhaid i sefydliad sicrhau bod ei brosesau busnes a'i gynhyrchion a/neu ei wasanaethau yn dryloyw ac yn ddi-dor. Mewn geiriau eraill, mae'r dystysgrif yn golygu bod popeth yn eich cwmni yn gweithio'n glir ac yn llyfn, rydych chi'n deall pa risgiau y mae trefniadaeth prosesau presennol yn eu hachosi, rydych chi'n gwybod sut i reoli'r risgiau hyn, ac rydych chi'n ymdrechu i'w lleihau.
Beth sydd gan reoli gwybodaeth i'w wneud ag ef? Dyma beth sydd ganddo i'w wneud ag ef:
7.1.6 Gwybodaeth sefydliadol
Bydd y sefydliad yn pennu'r wybodaeth sydd ei hangen i weithredu ei brosesau ac i sicrhau cydymffurfiaeth cynhyrchion a gwasanaethau.
Rhaid cynnal gwybodaeth a sicrhau ei bod ar gael i'r graddau sy'n ofynnol.
Wrth ystyried anghenion a thueddiadau newidiol, rhaid i'r sefydliad ystyried ei wybodaeth bresennol a phenderfynu sut i gael neu ddarparu mynediad i wybodaeth ychwanegol a'i diweddaru.
NODYN 1: Gwybodaeth sefydliadol yw gwybodaeth sy'n benodol i sefydliad; yn deillio yn bennaf o brofiad.
Gwybodaeth yw gwybodaeth a ddefnyddir ac a gyfnewidir i gyflawni nodau sefydliadol.
NODYN 2 Gall sylfaen wybodaeth sefydliad fod fel a ganlyn:
a) ffynonellau mewnol (e.e. eiddo deallusol; gwybodaeth a gafwyd o brofiad; gwersi a ddysgwyd o brosiectau a fethwyd neu brosiectau llwyddiannus; casglu a chyfnewid gwybodaeth a phrofiad heb eu dogfennu; canlyniadau gwelliannau i brosesau, cynnyrch a gwasanaeth);
b) ffynonellau allanol (ee safonau, y byd academaidd, cynadleddau, gwybodaeth a gafwyd gan gwsmeriaid a chyflenwyr allanol).
Ac isod, yn yr atodiadau:
Mae gofynion gwybodaeth sefydliadol wedi’u cyflwyno i:
a) diogelu’r sefydliad rhag colli gwybodaeth, er enghraifft oherwydd:
- trosiant staff;
- anallu i gael a chyfnewid gwybodaeth;
b) annog y sefydliad i gaffael gwybodaeth, er enghraifft trwy:
- dysgu trwy wneud;
- mentora;
- meincnodi.
Felly, mae safon ISO ym maes rheoli ansawdd yn nodi, er mwyn sicrhau ansawdd ei weithgareddau, bod yn rhaid i fenter gymryd rhan mewn rheoli gwybodaeth. Mae hynny'n iawn, nid oes dewis arall - "rhaid". Fel arall anghydffurfiaeth, a hwyl fawr. Mae'r ffaith hon yn unig yn awgrymu nad yw hon yn agwedd ddewisol yn y sefydliad, gan fod rheoli gwybodaeth mewn TG yn aml yn cael ei drin, ond yn elfen orfodol o brosesau busnes.
At hynny, mae'r safon yn disgrifio pa risgiau y mae rheoli gwybodaeth wedi'u cynllunio i'w dileu. Mewn gwirionedd, maent yn eithaf amlwg.
Gadewch i ni ddychmygu ... na, nid felly - cofiwch sefyllfa o'ch gyrfa pan oedd gwir angen rhywfaint o wybodaeth arnoch ar gyfer gwaith, a'i unig gludwr oedd ar y pryd ar wyliau / taith fusnes, rhoi'r gorau i'r cwmni yn gyfan gwbl, neu'n sâl. . Wyt ti'n cofio? Rwy'n meddwl bod bron pob un ohonom wedi gorfod delio â hyn. Sut oeddech chi'n teimlo ar y foment honno?
Os, ar ôl peth amser, mae rheolwyr yr adran yn ymchwilio i'r methiant i gwrdd â therfynau amser prosiectau, byddant, wrth gwrs, yn dod o hyd i rywun i'w feio ac yn ymdawelu â hynny. Ond i chi yn bersonol, ar hyn o bryd pan oedd angen gwybodaeth arnoch, y ddealltwriaeth mai “RM sydd ar fai, pwy aeth i Bali ac na adawodd unrhyw gyfarwyddiadau rhag ofn y bydd cwestiynau.” Wrth gwrs ef sydd ar fai. Ond ni fydd hyn yn helpu i ddatrys eich problem.
Os yw gwybodaeth wedi'i dogfennu mewn system sy'n hygyrch i bobl a allai fod ei hangen, yna mae'r stori "cyrchfan" a ddisgrifir bron yn amhosibl. Felly, sicrheir parhad prosesau busnes, sy'n golygu nad yw gwyliau, ymadawiadau gweithwyr a'r ffactor bws drwg-enwog yn fygythiad i'r fenter - bydd ansawdd y cynnyrch / gwasanaeth yn aros ar ei lefel arferol.
Os oes gan y cwmni lwyfan ar gyfer cyfnewid a storio gwybodaeth a phrofiad, a hefyd wedi ffurfio diwylliant (arfer) o ddefnyddio'r platfform hwn, yna nid oes rhaid i weithwyr aros sawl diwrnod am ymateb gan gydweithiwr (neu hyd yn oed chwilio am sawl diwrnod ar gyfer y cydweithiwr hwn) a gohirio eich tasgau.
Pam ydw i'n siarad am arfer? Oherwydd nid yw'n ddigon creu sylfaen wybodaeth i bobl ddechrau ei defnyddio. Rydym i gyd wedi arfer chwilio am atebion i'n cwestiynau ar Google, ac rydym yn aml yn cysylltu'r fewnrwyd â chymwysiadau gwyliau a hysbysfyrddau. Nid oes gennym yr arferiad o "chwilio am wybodaeth am fframweithiau Agile" (er enghraifft) ar y fewnrwyd. Felly, hyd yn oed os oes gennym y sylfaen wybodaeth fwyaf cŵl mewn un eiliad, ni fydd neb yn dechrau ei ddefnyddio yr eiliad nesaf (neu hyd yn oed y mis nesaf) - nid oes unrhyw arfer. Mae newid eich arferion yn boenus ac yn cymryd llawer o amser. Nid yw pawb yn barod am hyn. Yn enwedig os ydyn nhw'n “gweithio yr un ffordd” am 15 mlynedd. Ond heb hyn, bydd menter gwybodaeth y cwmni yn methu. Dyna pam mae arbenigwyr KM yn cysylltu rheoli gwybodaeth yn annatod â rheoli newid.
Mae’n werth rhoi sylw hefyd i’r ffaith “Wrth ystyried anghenion a thueddiadau newidiol, rhaid i sefydliad ystyried ei wybodaeth bresennol ...”, h.y. datblygu diwylliant o gyfeirio at brofiad blaenorol wrth wneud penderfyniadau mewn byd sy’n newid. A sylwch eto "rhaid".
Gyda llaw, mae'r paragraff bach hwn o'r safon yn dweud llawer am brofiad. Fel arfer, o ran rheoli gwybodaeth, mae stereoteipiau'n dechrau awgrymu darlun o sylfaen wybodaeth gyda channoedd o ddogfennau wedi'u gosod ar ffurf ffeiliau (rheoliadau, gofynion). Ond mae ISO yn sôn am brofiad. Gwybodaeth a gafwyd o brofiad blaenorol y cwmni a phob un o'i weithwyr yw'r hyn sy'n eich galluogi i osgoi'r risg o ailadrodd camgymeriadau, gwneud penderfyniadau mwy proffidiol ar unwaith a hyd yn oed greu cynnyrch newydd. Yn y cwmnïau mwyaf aeddfed ym maes rheoli gwybodaeth (gan gynnwys rhai Rwsiaidd, gyda llaw), mae rheoli gwybodaeth yn cael ei ystyried fel ffordd o gynyddu cyfalafu'r cwmni, creu cynhyrchion newydd, datblygu syniadau newydd a optimeiddio prosesau. Nid yw hon yn sylfaen wybodaeth, mae'n fecanwaith ar gyfer arloesi. Yn ein helpu i ddeall hyn yn fwy manwl Canllaw PMBOK PMI.
PMB Iawn yn ganllaw i'r corff o wybodaeth ar reoli prosiectau, llawlyfr PM. Cyflwynodd chweched argraffiad (2016) y canllaw hwn adran ar reoli integreiddio prosiectau, sydd yn ei dro yn cynnwys is-adran ar reoli gwybodaeth prosiect. Crëwyd y paragraff hwn "yn seiliedig ar sylwadau gan ddefnyddwyr y llawlyfr", h.y. Daeth yn gynnyrch profiad o ddefnyddio fersiynau blaenorol o'r canllaw mewn amodau real. Ac roedd realiti yn mynnu rheoli gwybodaeth!
Prif allbwn yr eitem newydd yw'r "Gofrestr o wersi a ddysgwyd" (yn y safon ISO a ddisgrifir uchod, gyda llaw, mae hefyd yn cael ei grybwyll). Ar ben hynny, yn ôl y rheolwyr, dylid llunio'r gofrestr hon trwy gydol gweithrediad y prosiect, ac nid ar ei gwblhau, pan ddaw'r amser i ddadansoddi'r canlyniad. Yn fy marn i, mae hyn yn debyg iawn i ôl-weithredol yn ystwyth, ond byddaf yn ysgrifennu post ar wahân am hyn. Mae'r testun gair am air yn PMBOK yn darllen fel hyn:
Rheoli gwybodaeth prosiect yw'r broses o ddefnyddio gwybodaeth bresennol a chreu gwybodaeth newydd i gyflawni nodau prosiect a hyrwyddo dysgu yn y sefydliad
Mae maes gwybodaeth rheoli integreiddio prosiect yn gofyn am integreiddio canlyniadau a gafwyd o bob maes gwybodaeth arall.
Mae tueddiadau sy’n dod i’r amlwg mewn prosesau integreiddio yn cynnwys, ond heb fod yn gyfyngedig i:
...
• Rheoli gwybodaeth prosiect
Mae natur gynyddol symudol a chyfnewidiol y gweithlu hefyd yn gofyn am broses fwy trwyadl ar gyfer diffinio gwybodaeth trwy gydol cylch oes y prosiect a'i throsglwyddo i gynulleidfaoedd targed fel nad yw gwybodaeth yn cael ei cholli.
***
Manteision allweddol y broses hon yw bod gwybodaeth y sefydliad a gaffaelwyd yn flaenorol yn cael ei defnyddio i gael neu wella canlyniadau prosiect, ac mae gwybodaeth a gafwyd o'r prosiect presennol yn parhau i fod ar gael i gefnogi gweithrediadau'r sefydliad a phrosiectau neu gamau o hynny yn y dyfodol. Mae'r broses hon yn parhau drwy gydol y prosiect.
Ni fyddaf yn copïo-gludo adran fawr gyfan y llawlyfr yma. Gallwch ymgyfarwyddo ag ef a dod i gasgliadau priodol. Mae'r dyfyniadau a gyflwynir uchod, yn fy marn i, yn eithaf digonol. Ymddengys i mi fod presenoldeb y fath fanylion yn nhasg y Prif Weinidog i reoli gwybodaeth am brosiectau eisoes yn dangos pwysigrwydd yr agwedd hon wrth weithio ar brosiectau. Gyda llaw, byddaf yn aml yn clywed y thesis: “Pwy sydd angen ein gwybodaeth mewn adrannau eraill?” Hynny yw, pwy sydd angen y gwersi hyn a ddysgwyd?
Mewn gwirionedd, gwelir yn aml fod uned yn ystyried ei hun fel “uned mewn gwactod.” Dyma ni gyda'n llyfrgell, ond mae gweddill y cwmni, ac nid yw gwybodaeth am ein llyfrgell o unrhyw ddefnydd iddi. Am y llyfrgell - efallai. Beth am y prosesau cysylltiedig?
Enghraifft ddibwys: yn ystod y gwaith ar y prosiect bu rhyngweithio gyda'r contractwr. Er enghraifft, gyda dylunydd. Trodd y contractwr allan i fod felly, methodd terfynau amser, a gwrthododd gwblhau'r gwaith heb dâl ychwanegol. Cofnododd RM yn y gofrestr gwersi a ddysgwyd nad oedd yn werth gweithio gyda'r contractwr annibynadwy hwn. Ar yr un pryd, rhywle ym myd marchnata roedden nhw hefyd yn chwilio am ddylunydd ac yn dod ar draws yr un contractwr. Ac ar hyn o bryd mae dau opsiwn:
a) os oes gan y cwmni ddiwylliant sefydledig o ailddefnyddio profiad, bydd cydweithiwr marchnata yn edrych yn y gofrestr o wersi a ddysgwyd i weld a oes unrhyw un eisoes wedi cysylltu â'r contractwr hwn, yn gweld adborth negyddol gan ein Prif Swyddog ac ni fydd yn gwastraffu amser a arian yn cyfathrebu â'r contractwr annibynadwy hwn.
b) os nad oes gan y cwmni ddiwylliant o'r fath, bydd y marchnatwr yn troi at yr un contractwr annibynadwy, yn colli arian ac amser y cwmni a gall amharu ar ymgyrch hyrwyddo bwysig a brys, er enghraifft.
Pa opsiwn sy'n ymddangos yn fwy llwyddiannus? A sylwch nad y wybodaeth am y cynnyrch sy'n cael ei ddatblygu oedd yn ddefnyddiol, ond am y prosesau sy'n cyd-fynd â'r datblygiad. Ac roedd yn ddefnyddiol nid i RM arall, ond i weithiwr o gyfeiriad hollol wahanol. Felly’r casgliad: ni ellir ystyried datblygiad ar wahân i werthiant, cymorth technegol gan ddadansoddeg busnes, a TG gan reolwyr gweinyddol. Mae gan bawb yn y cwmni brofiad gwaith a fydd yn ddefnyddiol i rywun arall yn y cwmni. Ac ni fydd y rhain o reidrwydd yn gynrychiolwyr meysydd cysylltiedig.
Fodd bynnag, gall ochr dechnegol y prosiect fod yn ddefnyddiol hefyd. Ceisiwch archwilio prosiectau yn eich cwmni dros yr ychydig flynyddoedd diwethaf. Byddwch chi'n synnu faint o feiciau sydd wedi'u dyfeisio i ddatrys problemau tebyg. Pam? Oherwydd nad yw prosesau rhannu gwybodaeth wedi'u sefydlu.
Felly, mae rheoli gwybodaeth, yn ôl llawlyfr PMI, yn un o dasgau PM. Fel y gallwn weld, mae dau sefydliad adnabyddus sy'n cynnal ardystiadau taledig yn unol â'u safonau yn cynnwys rheoli gwybodaeth yn eu rhestrau o offer hanfodol ar gyfer rheoli ansawdd a gwaith prosiect. Pam mae rheolwyr mewn cwmnïau TG yn dal i gredu mai dogfennaeth yw rheoli gwybodaeth? Pam mae'r oerach a'r ystafell ysmygu yn parhau i fod yn ganolfannau cyfnewid gwybodaeth? Mater o ddealltwriaeth ac arferion yw'r cyfan. Rwy'n gobeithio y bydd rheolwyr TG yn dod yn fwy ymwybodol yn raddol o faes rheoli gwybodaeth, ac ni fydd traddodiad llafar bellach yn arf ar gyfer cadw gwybodaeth yn y cwmni. Astudiwch eich safonau gwaith - mae llawer o bethau diddorol ynddynt!
Ffynhonnell: hab.com