Vi har flere gange skrevet om, hvordan vores teknologier hjælper og endda med at behandle information fra alle typer dokumenter og indtaste data i regnskapssystemer. I dag vil vi fortælle om, hvordan vi implementerede i – den største leverandør af varme og varmt vand i Moskva.
Forestil dig at være en almindelig revisor. Vi forstår, at det ikke er nemt, men prøv stadig. Hver dag modtager du et stort antal papirregninger, fragtbreve, certifikater osv. Og især mange – i dagene før indberetning. Alle oplysninger og beløb skal hurtigt og omhyggeligt tjekkes, genindtastes og indtastes i regnskabssystemet, transaktioner skal udføres manuelt og dokumenter skal arkiveres for senere at blive præsenteret til interne revisorer, skatteforvaltningen, tarifreguleringsmyndighederne og andre. Er det svært? Men det er en årelang forretningspraksis, der eksisterer i mange virksomheder. Sammen med MOEK har vi forenklet dette krævende arbejde og gjort det mere bekvemt. Hvis du er interesseret i, hvordan det blev gjort, er du velkommen til at læse videre.
På billedet – Moskva TETs-21, Europas største producent af varmeenergi. Den varme, der produceres på denne station, leverer MOEK til 3 millioner indbyggere på den nordlige del af Moskva. .
MOEK har i Moskva halvandet dusin datterselskaber. De betjener 15.811 km varmeledninger, 94 varmeværker og kedelanlæg, 10.000 varmepunkter og 24 pumpestationer, og de bygger og etablerer nye varmesystemer. Virksomheden køber mange udstyr og tjenester til sine driftsaktiviteter: . Håndteringen af dokumenter i hver afdeling, der initierer indkøb, udføres af specielle medarbejdere – aftaleledere.
Hvordan er aftaleindgåelsen struktureret i en stor virksomhed? Når kuratorer indgår en kontrakt, modtager de mange vigtige papirarbejder fra modparter: vareregnskaber, tjenesterklæringer, fakturaer, certifikater osv. Normalt scanner kuratoren de forretningsdokumenter og vedhæfter derefter scannede kopier til ordren i virksomhedens ressourcestyringssystem. Den finansielle controller tjekker manuelt alle data. Herefter afleverer kuratoren de originale dokumenter til regnskabsafdelingen. Eller dette håndteres af en kurér, hvilket kan tage længere tid for dokumenterne at blive flyttet — fra flere timer til et par dage.
Og alt dette ville være fint, men ligesom i mange andre virksomheder:
- Papirerne kan komme til regnskabsafdelingen flere dage før aflevering af rapporteringen. Så må revisorerne være på arbejde døgnet rundt. De skal manuelt kontrollere, om alle fakturaer, vareregnskaber osv. er korrekt udfyldt. Derefter, hvis alt er korrekt, indtaster medarbejderen dataene i regnskabssystemet og laver posteringer. Her tager 90% af revisorens tid at omlægge data — oplysninger, beløb, datoer, varekoder osv. Dette medfører risiko for fejl.
- Dokumenterne kan allerede være kommet med fejl. Nogle gange mangler der fakturaer eller certifikater. Nogle gange opdages dette i de sidste dage før afleveringen af rapporteringen. Dette kan forsinke dokumentets godkendelsestid.
- Efter posteringerne opbevarer revisorerne vareregnskaber, fakturaer og erklæringer i forskellige papir- og elektroniske arkiver. Hvorfor medfører dette vanskeligheder? For eksempel arbejder MOEK med takster, så de skal regelmæssigt rapportere om deres omkostninger til de udøvende myndigheder. Når en ny statslig eller skatteinspektion ankommer til regnskabsafdelingen, skal medarbejderne ofte bruge lang tid på at finde dokumenter.
Sådan så skemaet for MOEKs regnskabsafdeling ud før:
MOEK var den første i energisektoren, der besluttede at omstrukturere og forenkle dette skema, for hurtigere at kunne lukke handler og aflevere rapporter, bedre vurdere markedets ændringer ved indkøb og planlægge sin finansielle strategi. At ændre en mangeårig etableret arbejdsgang i regnskabsafdelingen alene var ikke nemt, så virksomheden besluttede at transformere den sammen med en partner – ABBYY.
Klar, gjort
ABBYY's team af specialister har implementeret en universel platform til intelligent informationsbehandling i MOEK og har konfigureret:
- fleksible beskrivelser (skabeloner til dataudtræk) til behandling af dokumenter. Vi har grundigt forklaret, hvad det er, og hvorfor det er nødvendigt, på Хабре og . MOEK behandler mere end 30 forskellige dokumenttyper ved hjælp af løsningen (f.eks. akt for monteret udstyr eller akt for agenthonorar) og udtrækker over 50 attributter fra dem (dokumentnummer, totalbeløb inklusive moms, navn på køberen, sælgeren, entreprenøren, mængde af varer osv.);
- en connector til at udføre kontroller og eksportere data, der forbinder ABBYY FlexiCapture, SAP og OpenText. Takket være connectoren er det blevet muligt automatisk at kontrollere data fra bestillingen og kontrakten mod forskellige registre. Vi vil fortælle om dette lidt senere;
- eksport af dokumenter til det elektroniske arkiv baseret på OpenText. Nu opbevares alle scannede dokumenter på ét sted;
- kladder til regnskabsføring i SAP ERP med links til scan-billeder af dokumenter.
Derefter udviklede medarbejderne fra ABBYY og MOEK en søgeformular, så revisoren hurtigt kan finde vigtige fakturaer i det elektroniske arkiv baseret på hvilken som helst attribut og fremlægge dem til kontrol af skattelovgivningen.
Søgning er mulig efter 26 forskellige kriterier (billedet er klikbart):
Efter at MOEK har testet systemet med succes, blev det sat i drift. Hele projektet, inklusive godkendelser, afklaringer og arbejdet med tilpasninger, blev gennemført på 10 måneder.
Arbejdsgangen efter implementeringen af ABBYY FlexiCapture:
Mener du, at intet har ændret sig? Ja, forretningsprocessen forblev den samme; blot udfører maskinen nu det meste af funktionerne.
Bogføring, sket!
Hvordan står det nu til? Lad os sige, at kontraktkuratoren har modtaget et sæt af primære dokumenter til en ordre om levering af pumper til TESS, eller for eksempel til byggeri af fjernvarmenet. Speciellisten behøver ikke længere selv at kontrollere fuldstændigheden og indholdet af dokumenterne, kalde en kurer og sende originaldokumenterne til regnskabsafdelingen. Kuratoren scanner blot det underskrevne sæt af primære dokumenter, og herefter tager teknologierne over.
Med netværksscanningssystemet kan medarbejderen sende scanninger i TIFF- eller PDF-format til sin hotfolder eller e-mail. Herefter åbner han Web-indtastningsstationen ABBYY FlexiCapture og vælger den type dokumentpakke, som skal behandles. F.eks. "indkøb af arbejde/tjenester med provision", "modtagelse af materiel- og teknisk levering (MTR)" eller "ejendomshåndtering".
Afhængigt af typen af dokumentpakke varierer antallet og typerne af nødvendige dokumenter og data, som systemet skal klassificere, genkende og verificere.
Kuratoren uploader scanningerne til genkendelse. Systemet kontrollerer automatisk, om alle dokumenter er til stede og indholdet af hvert dokument, og på serveren sker der genkendelse af data – aftaledatoer, beløb, adresser, CVR- og SE-numre samt andre oplysninger. For øvrig er MOEK det første energiselskab i Rusland, som bruger en sådan tilgang.
Hvis kuratoren ikke har uploadet alle dokumenter, eller der mangler data i en fraktseddel, bemærker systemet dette og beder straks medarbejderen om at rette fejlen:
Systemet giver en advarsel og beder om at tilføje de manglende dokumenter (her og fremad er skærmbillederne klikbare):
Systemet har bemærket, at dokumentet er forfaldent:
Dermed behøver medarbejderen ikke længere at bestemme, om dokumentet er korrekt udfyldt. Hvis alt er i orden, sker de fleste datakontroller automatisk på web-indtastningsstationen. Det er tilstrækkeligt at indtaste bestillingsnummeret, der er angivet i SAP ERP. Herefter sker der en sammenligning af de genkendte data med informationerne, der behandles i SAP: CVR- og SE-nummer på modparten, nummer og beløb på aftalen, moms, og varens eller tjenesteydelsens nomenklatur. Behandling og kontrol af ét dokument tager kun et par minutter.
Ud fra dataene – CVR- og SE-nummer – kan man vælge den relevante virksomhed fra opgavelisten:
Hvis der er en fejl på fakturaen eller fraktsedlen, vil systemet forhindre dokumentet i at blive eksporteret til arkivet. For eksempel, hvis dokumentet er ukorrekt udarbejdet, eller hvis et af tegnene er blevet genkendt forkert, vil systemet påpege dette og bede medarbejderen om at rette alle unøjagtigheder. Lad os give et eksempel:
Systemet har opdaget, at ZAO "Vasilak" ikke er på listen over leverandører for MOEK.
Dette giver medarbejderne mulighed for at spore fejl, inden dokumentet ankommer til regnskabsafdelingen.
Hvis alle kontroller er vellykkede, bliver en scan-kopi af dokumentet sendt til det elektroniske arkiv i OpenText med et enkelt klik, og der oprettes et link og et kort med metadata i SAP. Bogholderen eller kurator kan altid se listen over dokumenter for den relevante ordre i det elektroniske arkiv og finde information om, hvem der har behandlet dokumenterne, hvornår og med hvilket resultat.
Petr Petrovich kiggede ind i det elektroniske arkiv, …
…for at se, hvem der har uploadet dokumenter for ordre nr. 1111.
Efter overførslen af data og scanninger fra ABBYY FlexiCapture oprettes et udkast til bogføringen i SAP med forudfyldte data og links til scan-afbilder af dokumenterne.
Udkast til bogføring:
Derefter modtager bogholderen en meddelelse via e-mail med et link til det færdige udkast og scanninger. Specialisten behøver ikke længere at kæmpe med papirarbejde. Han skal blot kontrollere den endelige sum af handlen i scanningerne, sikre sig at der er et stempel, en underskrift, og foretage bogføringen. Nu bruger bogholderen mindre end et minut på det.
Projektets resultater
- Ved hjælp af ABBYY-teknologi har MOEK gjort regnskab og finansiel kontrol både enklere og hurtigere. For at udføre bogføringen behøver medarbejderne ikke længere at vente på en bud med originaldokumenterne – det er nok at få et scan med allerede kontrollerede data fra det elektroniske arkiv med et enkelt klik. Sandt at sige er det papirbaserede dokument stadig nødvendigt. Men nu kan det sendes til bogføringen senere. Når det ankommer der, sætter medarbejderen et kryds i regnskabssystemet for 'Original modtaget'.
- Medarbejderne modtager straks alle nødvendige data om handlen fra scanningerne, foretager rettidige bogføringer og forbereder alle dokumenter til rapportering på forhånd. Nu er hverken interne eller eksterne kontroller skræmmende for dem.
- Bogholdere udfører finansielle operationer tre gange hurtigere, og MOEK afslutter rapporteringsperioden 10 dage tidligere.
- Alle filialer af MOEK opbevarer regnskabsdokumenter i et fælles elektronisk arkiv. Takket være dette kan man finde enhver faktura, kontrakt eller udført arbejde, samt alle attributter derfra (beløb, moms, eller varer og tjenester) fire gange hurtigere end før.
- Løsningen behandler mere end 2,6 millioner dokumentpages om året.
Afslutning
MOEK bruger Vi har allerede i 2 år samlet statistik. Det viste sig, at bogholdere foretager 95% af transaktionerne uden at ændre udkastene. Det betyder, at sådanne transaktioner i fremtiden helt kan springes over automatiseret. Det endte med, at dette produkt reelt blev det første skridt for virksomheden hen imod at implementere elementer af "kunstig intelligens" i virksomhedens forretningsprocesser: МОЭК udvikler et passende program.
Andre russiske virksomheder automatiserer også arbejdet i bogholderiet: de gør det mere enkelt og bekvemt. For eksempel, ved hjælp af ABBYY-teknologier, får finanskontroltjenesten "" to gange hurtigere vigtig forretningsinformation og bruger 20% mindre tid på at finde de nødvendige fakturaer og vareleveringsdokumenter. Teknologier til intelligent informationsbehandling hjælper medarbejderne i bogholderiet i holdingselskabet "" med øjeblikkeligt at finde de nødvendige finansielle dokumenter under massive skattekontroller. I 2019 planlægger virksomhedens specialister at behandle omkring 10 millioner dokumenter.
Vil du vide mere om МОЭК og ABBYY-projektet? Den 3. april kl. 11:00 vil Vladimir Feoktistov, vicechef for МОЭК's Center for Information Technology, fortælle om detaljerne i casen på et gratis Deltag, hvis du ønsker at stille spørgsmål.
Elizaveta Titarenko,
redaktør for ABBYY's corporate blog
Kilde: habr.com
