Hvordan man fuldfører 70 opgaver på en dag: livet i task-trackere — et godt liv

Jeg har prøvet at føre opgaver systematisk, sikkert omkring 20-25 gange. Og hver eneste gang er det, som jeg nu forstår, blevet afbrudt af to grunde.

For det første, for at kunne afsætte tid til at føre opgaver, skal man forstå, hvorfor det gøres.
Du begynder at føre opgaver, bruger tid på det, laver færre opgaver, og alt dette begynder at hobe sig op - i hvilket formål?

Det er svært at udføre ethvert arbejde, når man ikke forstår, hvad formålet er. "At organisere livet" er ikke et særlig passende mål, da "et organiseret liv" er et ret uklart fænomen. Men "at mindske angst ved at mindske usikkerheden" - det er et meget mere konkret og bedre mål, som man sagtens kan bruge en time om dagen på.

For det andet beskriver alle metodologier, jeg har læst, straks den endelige tilstand af processen. "Du skal tage ToDoIst, opdele i projekter, integrere med kalenderen, lave en ugentlig opgavegennemgang, prioritere dem..." Det er svært at gå i gang med det hele med det samme. Ligesom i softwareudvikling mener jeg, at man skal bruge metoden for progresivt jpeg - iterativt.

Derfor vil jeg gennemgå mine "iterationer", og måske vil dette format også være nyttigt for dig. Trods alt, hvorfor ikke udnytte de majferiedage til at komme tilbage til arbejdet ved at bruge et (relativt) nyt paradigme?

Hvordan jeg kom til dette, kan du læse om her.

Trello, en liste over lister

Vi opretter kun 4 lister og bruger desktop- og mobilappen.

Lister:

• Opgaver - alle opgaver, der kommer i tankerne, skal skrives her. Og skriv dem straks, så snart de kommer i tankerne. "At smide affaldet ud" - en opgave. "At vaske op" - en opgave. "At planlægge et møde" - en opgave. Ja, osv. Selv de mest åbenlyse eller vigtige ting kan blive glemt, hvis noget uventet sker, eller man har bare haft en hård dag.
• Opgaver for i dag - hver aften flytter jeg opgaverne fra "Opgaver"-tavlen til "Opgaver for i dag"-tavlen. Hvis der til aften stadig er opgaver tilbage der, er det helt i orden, som beskrevet lige nedenfor. Med tiden begynder man at forstå, hvor mange opgaver der kan være på listen, så størstedelen kan gennemføres på den planlagte dag.
• Gennemført i dag. Denne tavle er den primære måde at reducere angsten for "jeg har ikke gjort noget i dag" og en god måde at reflektere over selvorganisering. Jeg skriver her de opgaver, jeg har udført i dag, selvom de ikke er på min planlagte liste. "Ringede til Vaska angående dokumenterne" – skrevet ned. "Blev bedt om at underskrive papirerne" – skrevet ned. "Diskuterede kontrakten med Anton" – skrevet ned. På denne måde vil du ved dagens slut forstå, hvad du faktisk har brugt tid på, og hvilke opgaver du kunne have undgået kun for at opfylde planen.
• Færdig – liste over alle gennemførte opgaver. I starten eller slutningen af dagen overfører jeg dem fra "Gennemført i dag" til "Færdig". Det er i bund og grund en skraldespand, hvor man bare kan finde udførte opgaver, og derfor kræver den regelmæssig oprydning.

Trello, "mini-kalender"

På et tidspunkt bliver det klart, at nogle opgaver er bundet til bestemte tidspunkter, og man vil ikke glemme dem i løbet af ugen for at sikre, at man ikke planlægger noget andet i den tid. Jeg har altid haft udfordringer med kalendere, så jeg tilføjede et par tavler med titlerne "Opgaver til mandag", "Opgaver til tirsdag" osv., hvor jeg begyndte at notere de tidshåndterede opgaver.

Så når folk spørger: "Kan vi tale torsdag kl. 16:00?" – går jeg bare ind på den relevante tavle og ser, hvad der er noteret på det tidspunkt. Og jeg skal ikke glemme at flytte opgaver mellem listerne i løbet af ugen: for eksempel "opgaver til torsdag", når torsdag kommer – til "opgaver i dag".

Hvorfor ikke en kalender? For mig er det ekstremt svært at bruge to værktøjer samtidigt. Hvis jeg skulle bruge en kalender til det, ville jeg være nødt til at logge ind, udfylde den, regelmæssigt tjekke, om jeg har glemt noget…

På dette tidspunkt nåede jeg grænserne for Trello. Det primære problem var, at jeg dagligt noterede mere end 50 opgaver, og der var en ret stor pulje af opgaver, der var knyttet til både den overordnede liste og listerne, der var knyttet til dagene. Hvordan ved jeg, om en opgave, jeg skal udføre, allerede er noterede? Der begyndte at opstå dubletter. Hvordan kan jeg prioritere alle opgaverne for et af projekterne på samme tid? Hvordan kan jeg give andre mulighed for at se dine kalenderplaner?

Jeg havde brug for et system, der, mens det forbliver relativt let,

1. kunne gruppere opgaver efter projekter.
2. Havde kalenderintegrering (melde det færdigt i morgen), og automatisk flytte det til dagens opgaver, når dagen kom.
3. Integrerede med Google Kalender.

Her kom jeg tilbage til ToDoist, og på dette tidspunkt viste det sig at være den mest egnede løsning.

Den nuværende strøm i ToDoist

Indbakke

Jeg skriver alle indgående opgaver i Indbakke, som jeg prøver at gennemgå med det samme. Gennemgang indebærer:

• At fastsætte datoen, hvornår opgaven skal udføres (for korte opgaver sætter jeg oftest 'I dag', og så forstår jeg om aftenen, hvornår jeg faktisk kan gøre det).
• At bestemme det projekt, som opgaven kan relateres til (for statistikkens og muligheden for at ændre prioritet for alle opgaver i projektet).

Opgaver, der opstod i tankerne og som ikke nødvendigvis skal gøres i den nærmeste fremtid, går til projekter Uden kategorisering Personligt (“tage underkopperne med i bilen”) og Uden kategorisering Arbejde (“tænke over, hvornår vi kan afholde en strategisession om PR”). I ToDoist kan man tildele gentagne opgaver: så hver weekend har jeg opgaven “Gennemgå Uden kategorisering Personligt”, og hver mandag “Gennemgå Uden kategorisering Arbejde.”

Integration med kalenderen
ToDoist integreres perfekt med Google Kalender, og det i begge retninger. Kalenderen er delt med kolleger, så de kan se, hvornår jeg ikke lige kan træffes.

Samtidig overføres opgaver fra kalenderen også tilbage: jeg kan sige “Sergio, tjek min tid på fredag og book et møde der,” som vil dukke op både i kalenderen og i ToDoist. Således begyndte jeg faktisk for første gang at bruge kalenderen, uden at jeg behøvede at oprette begivenheder i den.

Behandling af ikke-operative indgående opgaver

Jeg kaster mig ikke over opgaver med det samme, medmindre der er en åbenlys brand. "Vi skal hurtigt kontakte ledelsen i virksomhed ABC, da serveren er nede og vi ikke har svar fra deres medarbejdere" - det er en åbenlys vigtig opgave, som ikke kan udsættes, men "Zhenya, kan jeg ringe til dig nu for at snakke om et nyt projekt" bliver til "Planlægge, hvornår jeg kan tale med X om Y", som derefter bliver til opgaven "Sige til X, at vi kan tale da og da" og opgaven "Tale med X om Y", som allerede er knyttet til et tidspunkt. Næsten enhver indkommende opgave bliver først til "Planlæg...".

Prioritering af opgaver
Det er umuligt at udføre alle opgaver, der er planlagt for dagen. Iagttager jeg mig selv, indser jeg følgende (hvert tal vil have sine egne, men det vigtigste er at nå frem til konklusioner).

1. Jeg skriver omkring 50-70 opgaver ned for hver dag.
2. Jeg kan komfortabelt klare op til 30 opgaver uden at føle mig totalt udmattet i slutningen af dagen.
3. Når jeg laver op til 50 opgaver, bliver jeg træt, men ikke kritisk.
4. Jeg kan lukke 70 opgaver, men derefter har jeg svært ved at komme ud af "arbejdsmaratonet", har svært ved at sove, og generelt vil jeg være lidt social.

Baseret på dette beslutter jeg, hvad jeg skal lave i dag. I ToDoist er der en prioritering af hver opgave, så om morgenen vælger jeg de kritiske opgaver at udføre, mens jeg tager de andre opgaver ud fra mine muligheder og behov. Jeg flytter hver dag omkring 40-20 opgaver til næste dag: det interessante er, at antallet af opgaver til næste dag igen bliver 60-70.

Statistikføring

Jeg vil meget gerne forstå, hvor meget tid der generelt er brugt i dag på arbejdsrelaterede opgaver, og hvilke præcist. Til dette bruger jeg appen RescueTime, som findes både på telefonen og bærbare computere samt Google Maps Location History (ja, jeg er ikke paranoid).

Vi bor på landet, så den tid, der bruges på transport, kan udnyttes effektivt. Nu, når jeg ikke er træt, lytter jeg til lydbøger på vej, for at bruge de 40 minutter på en fornuftig måde.

Jeg aggregerer endnu ikke data, da jeg laver en slags personlig Data Lake; det vil komme en tid — så tager jeg fat på det.

Der vil ikke være nogen konklusion

1. Den moderne menneskes liv er en stor strøm af indkommende opgaver. Det kan ikke reduceres; man skal lære at håndtere denne strøm.
2. De fleste bekymringer kommer fra usikkerheden om, hvad der venter os. Hvis vi forstår, hvad der vil ske i de kommende dage, vil vores bekymringer falde mærkbart.
3. Det er værd at bruge tid på at organisere sin dag. Jeg ved, hvad der vil ske i dag, hvad der vil ske i morgen, og jeg glemmer ikke de opgaver, jeg før har glemt.
4. At føre opgavetracking er ikke et mål i sig selv, men en form for selvdisciplin, hvis I vil. Opdelt opgaver, som jeg tidligere fandt besværlige eller som jeg ikke kom til, bliver meget lettere at tackle. Mange mennesker (og jeg blandt dem) føler sig generelt bedre tilpas, når opgaver bliver præsenteret fra omverdenen. Opgavetracking er en metode til at sætte opgaver for sig selv og lære at leve efter sine egne ønsker.
5. Arbejde er ikke et mål i sig selv. Målet er at organisere sin arbejdsplan på en måde, så der opstår forudsigelig fritid, hvor man kan fokusere på sig selv, sin familie og sine interesser.

Kilde: habr.com