Vigtigheden af at redigere dokumenter sammen i moderne erhvervsliv kan ikke overvurderes. Muligheden for at udarbejde kontrakter og aftaler med deltagelse af medarbejdere fra juridisk afdeling, skrive kommercielle tilbud under opsyn af ledelsen online osv., sparer virksomheden for tusindvis af arbejdstimer, som tidligere blev brugt på adskillige godkendelser. Netop derfor er en af de største innovationer i indførelsen af Zextras Docs - en løsning, der giver mulighed for en fuldbyrdet fælles arbejde med dokumenter direkte i webklienten Zimbra Collaboration Suite Open-Source Edition.
I øjeblikket understøtter Zextras Docs samarbejde omkring tekstdokumenter, regneark og præsentationer, og kan også håndtere et væld af filformater. Brugerfladen for løsningen adskiller sig ikke væsentligt fra brugerfladen i en hvilken som helst tekstbehandler, hvilket betyder, at virksomhedens ansatte ikke behøver at bruge meget tid på at lære at bruge Zextras Docs. Men det mest interessante, som altid, ligger "under motorhjelmen". Lad os tage et nærmere kig på, hvordan Zextras Docs er bygget op, og hvilke fordele denne løsning til samarbejde om dokumenter kan tilbyde.
Zextras Docs vil især glæde dem, der allerede bruger Zimbra OSE og Zextras Suite i deres virksomhed. Med denne løsning kan man implementere en ny service i produktionen uden at øge antallet af informationssystemer og dermed undgå at øge omkostningerne til ejerskab af IT-infrastrukturen. Det skal understreges, at Zextras Docs kun er kompatibel med Zimbra OSE version 8.8.12 og nyere. Derfor, hvis du stadig bruger forældede versioner af Zimbra, anbefaler vi kraftigt at opdatere til version 8.8.15 LTS. Med en lang supportperiode vil denne version forblive relevant og sikker i flere år fremover, og den vil også være kompatibel med alle aktuelle udvidelser.
Fordele ved Zextras Docs inkluderer også muligheden for fuldt ud at implementere det på virksomhedens infrastruktur. Dette forhindrer overførsel af information til tredjeparter, som ofte sker ved brug af hybrid- eller cloudtjenester. Derfor er Zextras Docs ideel til virksomheder med strenge politikker for informationssikkerhed og til systemadministratorer, der ønsker at have fuld kontrol over datastreams og processerne, der foregår i virksomheden. Derudover gør en lokalt implementeret samarbejdstjeneste for dokumenter det muligt at undgå risici forbundet med utilgængelighed af cloudtjenesten ved problemer med tjenesteudbyderen eller problemer med internetadgangshastigheden.
Zextras Docs består af tre dele: en autonom server, et plugin og en zimlet. Hver af disse tre dele udfører sin del af arbejdet:
- Zextras Docs-serveren er en version af LibreOffice, der er optimeret til samarbejde og integration med Zimbra OSE. Det er på Zextras Docs-serveren, at alle dokumenter åbnes, behandles og gemmes af brugerne. Den skal installeres på en dedikeret beregningsnode, der kører Ubuntu 16.04, Ubuntu 18.04 eller CentOS 7. Hvis belastningen på Zextras Docs-tjenesten bliver tilstrækkelig høj, kan der tildeles flere servere til den.
- Zextras Docs-plugin kræver ikke installation, da det er indbygget i Zextras Suite. Dette plugin forbinder brugeren med Zextras Docs-serveren og balancerer belastningen ved brug af flere servere. Desuden muliggør Zextras Docs-pluginet samtidig adgang for flere brugere til et enkelt dokument samt upload af filer fra lokal opbevaring til serveren.
- Zextras Docs-zimlet er også nødvendig for integration af tjenesten i webklienten. Det er takket være det, at Zimbra-webklienten får funktionerne til at oprette og forudse dokumenter fra Zextras Docs.
For at implementere Zextras Docs i virksomheden er det først nødvendigt at tildele en eller flere fysiske eller virtuelle servere til det. Derefter skal distributionspakkerne til serverapplikationen downloades fra Zextras’ hjemmeside til , eller , og derefter udpakke det og installere. I den afsluttende installationsfase vil serveren bede dig om at angive IP-adressen på LDAP-serveren samt et brugernavn/adgangskode, der skal bruges til at indsætte oplysninger om den nye server i LDAP. Bemærk, at efter installationen vil hver Zextras Docs-server være synlig for alle andre noder i infrastrukturen.
Da Zextras Docs-udvidelsen allerede er inkluderet i Zextras Suite, er det tilstrækkeligt blot at aktivere muligheden for de brugere og grupper, der skal have adgang til værktøjerne til samarbejde om dokumenter. Zextras Docs-zimlet kan aktiveres fra Zimbras administrationskonsol. Bemærk, at efter at Zextras Docs-serveren er tilføjet til Zimbra OSE-infrastrukturen, skal Zimbra Proxy-serverens konfiguration opdateres. For dette er det tilstrækkeligt at køre filen /opt/zimbra/libexec/zmproxyconfgen som Zimbra-bruger, og derefter udføre kommandoen zmproxyctl restart for at genstarte proxy-tjenesten.
For alle spørgsmål vedrørende Zextras Suite kan du kontakte repræsentanten for selskabet «Zextras», Katerina Triandafili, på e-mail katerina@zextras.com
Kilde: habr.com
