Det var året 2013. Jeg begyndte at arbejde for et af de softwareudviklingsselskaber, der laver software til private brugere. Jeg hørte forskellige ting, men jeg forventede i hvert fald ikke at se det, jeg så: 32 ubrugte virtuelle maskiner på en lejet VDS, der dengang stadig var absurd dyrt, tre "frie" Photoshop-licenser, 2 Corel, betalt og ubenyttet kapacitet til IP-telefoni og lidt andet. I den første måned "nede jeg" infrastrukturen med 230.000 rubler, i den anden næsten 150.000 (rubler), så stoppede heltedåden, optimeringerne begyndte, og i sidste ende sparede vi en halv million på seks måneder.
Erfaringen inspirerede os, og vi begyndte at finde nye måder at spare penge på. Nu arbejder jeg et andet sted (gæt hvor), så jeg kan med god samvittighed dele min erfaring med verden. Og lad os dele, lad os gøre IT-infrastrukturen billigere og mere effektiv!
"Den sidste væske blev presset ud af dine omkostninger til servere, licenser, IT-aktiver og outsourcing," brokkede finansdirektøren og krævede planlægning og budgettering.
1. Vær en kedelig person - planlæg og budgetter.
Budgetplanlægning af IT-miljøet i din virksomhed er en kedelig opgave, og godkendelsen kan nogle gange være endda farlig. Men selve det at have et budget beskytter dig næsten garanteret mod:
- nedskæringer i udgifterne til udviklingen af hardware og software (selvom der kan være kvartalsvise optimeringer, men der kan man forsvare sin position),
- utilfredshed fra finansdirektøren eller bogholderiet i øjeblikket, hvor et nyt element til infrastrukturen købes eller lejes,
- ledelsens vrede over uplanlagte udgifter.
Budgettet skal ikke kun laves i store virksomheder - det gælder for stort set alle. Indsaml krav til software og hardware fra alle afdelinger, beregn de nødvendige ressourcer, tag højde for ændringer i personalets størrelse (for eksempel, hvis du har et callcenter eller support, hvor der er flere ansatte i højden og færre i lavsæsonen), begrund udgifterne og udarbejd en budgetplan med opdeling efter perioder (ideelt set - efter måneder). På den måde ved du præcis, hvor mange penge du får til dine ressourcekrævende opgaver, og du kan optimere omkostningerne.
2. Brug budgettet korrekt.
Når budgettet er godkendt og underskrevet, opstår der en fristelse til at omfordele udgifterne og for eksempel investere hele budgettet i en dyr server, som kan håndtere hele DevOps med overvågning og gateways 🙂 I så fald kan du ende med at mangle ressourcer til de øvrige opgaver og overskride budgettet. Derfor bør du kun fokusere på de reelle behov og forretningsopgaver, der kræver computerkraft.
3. Opgrader serverne rettidigt
Forældede fysiske servere, ligesom virtuelle, gavner ikke organisationen – de rejser spørgsmål omkring sikkerhed, hastighed og effektivitet. Du bruger mere tid, kræfter og penge på at kompensere for manglende funktionalitet, løse sikkerhedsproblemer og finde hurtige løsninger. Opgrader derfor dine fysiske og virtuelle ressourcer – du kan for eksempel gøre det nu med vores kampagne , priser, som det ikke er pinligt at vise på Habr.
Forresten, jeg har flere gange mødt situationer, hvor en fysisk server på kontoret var en helt ubegrundet beslutning: de fleste små og mellemstore virksomheder kan løse alle opgaver med virtuelle ressourcer og spare en hel del penge.
4. Optimer arbejdet for almindelige brugere
Lær alle dine brugere at spare strøm og bruge infrastrukturen forsvarligt. Her er eksempler på typisk overforbrug på brugersiden:
- Installation af unødvendige applikationer efter princippet "til hele afdelingen" – brugere beder om at få installeret software som hos naboen, fordi det er nødvendigt, eller der oprettes anmodninger som "7 lisenser til Photoshop til designafdelingen". Men i designafdelingen arbejder kun fire med Photoshop, mens de øvrige tre er layoutfolk, der bruger det én gang hver sjette måned. I så tilfælde er det bedre at købe 4 licenser og løse 1-2 opgaver om året med hjælp fra kolleger. Men oftere sker denne historie med kontorsoftware (især MS Office-pakken, som alle har brug for i fuldt omfang). Faktisk kan langt de fleste medarbejdere klare sig med open source-redaktører eller praktisk Google Docs.
- Brugerne optager virtuelle ressourcer og systematisk udnytter al lejet kapacitet - for eksempel elsker testere at oprette belastede virtuelle maskiner og glemme at slukke dem, og udviklere har ikke noget imod dette. Opskriften er simpel: husk at slukke dem, når I går 🙂
- Brugerne bruger virksomhedens servere som et globalt filopbevaringssted: de uploader fotos (i RAW), videoer, deler gigabyte af musik, de mest ihærdige kan endda oprette en lille spillerserver på arbejdskraften (dette blev kritiseret på virksomhedens portal i en humoristisk tone - det fungerede rigtig godt).
- Dyre ansatte fører piratsoftware med til arbejde, og det medfører bøder, problemer med politiet og leverandører. Arbejd med adgangsretter og politikker, for de vil alligevel tage det med, selvom du holder gribende taler i kantinen og skriver motiverende plakater.
- Brugerne mener, at de har ret til at kræve det værktøj, der passer dem bedst. Jeg havde for eksempel lejet Trello, Asana, Wrike, Basecamp og Bitrix24. Hver projektleder valgte det produkt, der var bekvemt eller velkendt for deres afdeling. Resultatet blev 5 løsninger at supportere, 5 forskellige prisskilt, 5 fakturaer, 5 forskellige markedspladser, tuning osv. Ingen integration, ingen ensartethed eller end-to-end automatisering - kun ren cerebral hovedpine. Til slut besluttede jeg at lukke forretningen i samråd med direktøren, valgte Asana, hjalp med at migrere dataene, lærte mine utrættelige kolleger, og sparede en del, inklusive tid og nerve.
Sammenfattende, forhandl med brugerne, uddan dem, hold oplysninger og stræb efter at lette både deres og dit arbejde. I sidste ende vil de takke dig for orden i sagerne, og ledelsen for nedsatte omkostninger. Og måske har du, mine kære proffer fra Habr, bemærket, at løsningen på de nævnte problemer ikke er andet end opbygning af virksomhedens informationssikkerhed. For det skal der lyde en særlig tak til systemadministratoren (man skal jo ikke glemme sig selv…).
5. Kombiner cloud- og desktopløsninger
Som grundlaget for at jeg arbejder hos en hostingudbyder, og i slutningen af artiklen har lyst til at fortælle dig om et fantastisk udsalg på serverkraft til virksomheder af enhver størrelse, skal jeg vifte med flaget og råbe "Alle til skyerne!". Men så vil jeg synde imod min ingeniørkompetence og se ud som en marketer. Derfor opfordrer jeg dig til at nærme dig spørgsmålet fornuftigt og kombinere sky- og desktop-løsninger. For eksempel kan du leje en cloud-baseret CRM-system som en tjeneste (SaaS), og ifølge brochuren koster det 1000 kr. pr. bruger om måneden — det er jo peanuts (jeg vil undlade at nævne implementeringen, det har været diskuteret på Habr). Så på tre år vil du bruge 360.000 rubler for 10 medarbejdere, 480.000 for 4, 600.000 for 5 osv. I mellemtiden kan du implementere en desktop-CRM og betale konkurrenceprægede licenser (+100 til besparelsen) for omkring 250.000 rubler og vedligeholde den som en Photoshop. Nogle gange er besparelsen over en periode på 2-5 år virkelig imponerende.
Og omvendt, giver cloud-teknologier ofte mulighed for at spare på hardware, ingeniørlønninger, databeskyttelse (men spar aldrig på dem!), skalering. Cloud-værktøjer kan let tilsluttes og frakobles, omkostningerne ved skyen falder ikke ind under virksomhedens kapitalomkostninger — generelt er der mange fordele. Vælg cloud-løsninger, når det er berettiget med hensyn til skalering, hastighed og fleksibilitet.
Beregn, kombiner og vælg vindende kombinationer — jeg giver ikke en universel opskrift, de varierer for hver virksomhed: nogen afviser helt skyen, mens andre bygger hele deres virksomhed i skyen. For øvrigt, aldrig afvis softwareopdateringer (selv betalbare) — som regel lancerer udviklerne af erhvervssoftware mere stabile og funktionelle versioner.
Og endnu en regel for software: slip af med gammel software, der bruger mere på vedligeholdelse og support, end den giver. Der findes helt sikkert en erstatning på markedet.
6. Undgå at duplikere software
Jeg har allerede nævnt fem projektstyringssystemer i min IT-zoo, men jeg vil tage dette punkt separat. Hvis I har droppet et bestemt software og valgt et nyt, så glem ikke at stoppe med at betale for det gamle. Har I fundet nye hostingtjenester, så opsig kontrakten med den gamle udbyder, medmindre der er særlige grunde. Hold øje med, hvordan medarbejderne bruger softwaren, og slip af med ubrugte og dublerede programmer.
Det er ideelt, hvis I har et system til overvågning og analyse af installeret software — så kan I se arbejdsduplikater og problemer automatisk. For at nævne det, hjælper sådan et arbejde virksomheden med at undgå dublering og gentagelse af data — nogle gange tager det alt for lang tid at finde ud af, hvem der har lavet fejlene.
7. Ryd op i den anvendte infrastruktur og periferiudstyr
Hvem tæller på de forbrugsvarer: patroner, USB-stik, papir, opladere, UPS'er, printere og andre disk- og rørformer? Det er synd. Start med papir og printere — analyser printprofilerne, og opret et netværk af printere eller MFP'er med offentlig adgang. Du vil blive overrasket over, hvor meget papir og patroner der kan spares, og hvor meget omkostningerne pr. side kan falde. Og nej, det er ikke småligt, det er en optimering af en vigtig proces. Ingen forbyder at printe kursusopgaver og rapporter på kontorets udstyr, men at printe bøger, man ikke har lyst til at købe eller læse på skærmen, er for meget.
Derudover — hav altid et lager af forbrugsvarer, som I køber fra leverandører med rabat, så I ikke skal betale overpris i den nærmeste elektronikbutik, hvis der opstår problemer med teknikken. Hold øje med afskrivning og slid, før regnskab og dannelse af en reservemasse — det er også en god idé at have en reservemasse for basis kontorudstyr. Bare fordi I ikke får ros for nedetid på arbejdet, er det stadig et tab af penge, især i handels- og servicevirksomheder.
Når det kommer til den praktiske infrastruktur, er der to hovedudgifter: internet og kommunikation. Når du vælger en udbyder, skal du kigge på pakke tilbud, læse stjernerne ved taksterne, og være opmærksom på kvaliteten af forbindelsen og SLA. Nogle administratorer vælger at gøre det nemt og køber f.eks. IP-telefoni i en pakke med en betalt virtuel PBX, som også kræver en månedlig abonnementsbetaling. Lad være med at være doven, køb kun trafik og lær at arbejde med Asterisk — det er det bedste, der er blevet skabt inden for IP-telefoni og næsten et problemfrit valg til forretningsopgaver for små og mellemstore virksomheder (hvis du er en dygtig bruger).
8. Dokumentér og lav instruktioner til medarbejderne
Det er vigtigt, og det er nødvendigt. For det første vil det gøre dit arbejde lettere, for det andet vil integrationen af nye medarbejdere være problemfri. Endelig vil du selv vide, at din infrastruktur er aktuel, helhedsorienteret og i orden. Udarbejd sikkerhedsinstrukser, korte manualer til brugerne, FAQ, og beskriv regler og retningslinjer for brug af kontorudstyr. En fysisk tilgængelig instruktion er meget mere overbevisende end ord; den kan altid konsulteres. På den måde kan du sende et link til dokumentet ved relevante spørgsmål og undgå argumentet 'Jeg blev ikke advaret'. Du vil spare betydeligt på fejlrettelser.
9. Brug outsourcing-tjenester
Selv hvis din virksomhed har en hel IT-afdeling eller derimod en lille infrastruktur, er det ikke skamfuldt at bruge outsourcing-tjenester. Hvorfor ikke få tjenester fra dygtige fagfolk, der er specialiserede i noget komplekst, til en lav pris, uden at skulle ansætte sådanne specialister internt. Outsource dele af DevOps, printerservice, administration af en belastet hjemmeside, hvis du har en sådan, support og call-center. Din værdi vil ikke falde af dette, tværtimod, du vil få ekstra ekspertise inden for samarbejde med eksterne leverandører.
Hvis din leder mener, at outsourcing er dyrt, så forklar ham, hvad han skal betale en dedikeret specialist. Det virker.
10. Lad være med at involvere dig i open source og egen udvikling
Jeg er ingeniør, jeg har tidligere arbejdet som udvikler, og jeg tror helhjertet på, at det er open source, der redder verden — tænk på biblioteker, overvågningssystemer, serveradministrationssystemer osv. Men hvis din virksomhed beslutter at købe open source CRM, ERP, ECM osv., eller hvis chefen på mødet råber, at du skal udvikle din billing fra bunden, så red skibet, det er på vej mod klipperne. Her er argumenterne, du bør fremføre overfor en inspireret leder med ild i øjnene:
- Open source er dårligt understøttet, hvis det er et offentligt repository, eller det er meget dyrt at vedligeholde, hvis det er open source fra virksomheder (DBMS, kontorpakker osv.) — du vil bogstaveligt talt betale for hvert spørgsmål, anmodning og ticket;
- En intern specialist til implementering af et internt open source produkt vil være meget dyrt på grund af sin sjældenhed;
- Tilpasninger af open source kan være stærkt begrænset af viden, færdigheder eller endda licenser;
- Med open source vil du tage lang tid om at komme i gang, og det vil være alt for svært at tilpasse det til forretningsprocesser.
Er det nødvendigt at sige, at egenudvikling er en langsommelig og kostbar affære? Fra min erfaring kan jeg sige, at det tager mindst tre år at få en fungerende prototype, der opfylder forretningskravene og kan give brugerne mulighed for at arbejde i den. Og det, hvis du har et godt programmeringsteam (du kan se lønninger på 'Min cirkel' — konklusionerne taler for sig selv).
Så jeg vil være banal og gentage mig selv: overvej alle muligheder.
For at opsummere kort og sikre mig, at jeg ikke glemmer noget:
- overvej økonomien — sammenlign forskellige muligheder, tag hensyn til faktorer, sammenlign;
- stræb efter at reducere tiden til vedligeholdelse og brugerskoling, minimer risikoen for 'dumhedens indblanding';
- stræb efter at konsolidere og integrere teknologier — en strømlinet arkitektur og end-to-end automatisering er løsningen;
- investér i udviklingen af IT, lev ikke med forældede teknologier — de vil tære på pengene;
- forhold efterspørgsel til forbrug af IT-ressourcer.
Du kan spørge — hvorfor skal jeg spare på andres penge, når firmaet betaler? Et logisk spørgsmål! Men din evne til at optimere omkostninger og effektivt administrere IT-aktiver definerer først og fremmest din erfaring og dit omdømme som professionel. Vi er alle i stand til at lave 'guld' af tilgængelige materialer 🙂
Ved som en fremragende anledning til at opgradere virtuelle ressourcer. Kom ind, se, vælg - der er ikke lang tid tilbage til den 30. april.
For de andre - den traditionelle på 10% med kampode habrahabr10.
Kilde: habr.com
