Det var 2013. Jeg kom til at arbejde for et af de udviklingsfirmaer, der laver software til private brugere. De fortalte mig forskellige ting, men det sidste, jeg forventede at se, var, hvad jeg så: 32 fremragende virtuelle maskiner på en lejet dengang uanstændigt dyr VDS, tre "gratis" Photoshop-licenser, 2 Corel, betalt og ubrugt IP-telefonikapacitet og andet små ting. I den første måned "reducerede jeg prisen" på infrastrukturen med 230 tusind rubler, i den anden med næsten 150 (tusind), så sluttede heltemodet, optimeringer begyndte, og i sidste ende sparede vi en halv million på seks måneder.
Oplevelsen inspirerede os, og vi begyndte at lede efter nye måder at spare på. Nu arbejder jeg et andet sted (gæt hvor), så med god samvittighed kan jeg fortælle verden om min oplevelse. Og du deler, lad os gøre it-infrastrukturen billigere og mere effektiv!
"Den sidste uld er blevet plukket med dine omkostninger til servere, licenser, it-aktiver og outsourcing," brokkede CFO'en og krævede planlægning og budgettering
1. Vær en nørd – planlæg og budgetter.
Budgetplanlægning for din virksomheds IT-miljø er kedelig, og koordinering er nogle gange endda farligt. Men selve det faktum at have et budget vil næsten garanteret beskytte dig mod:
- reducere omkostningerne til udvikling af en flåde af udstyr og software (selvom der er kvartalsvise optimeringer, men der kan du forsvare din position)
- utilfredshed hos økonomidirektøren eller regnskabsafdelingen på tidspunktet for køb eller leasing af et andet infrastrukturelement
- leders vrede på grund af uplanlagte udgifter.
Det er nødvendigt at udarbejde et budget ikke kun i store virksomheder - bogstaveligt talt i enhver virksomhed. Indsaml krav til software og hardware fra alle afdelinger, beregn den nødvendige kapacitet, tag højde for dynamikken i ændringer i antallet af personale (for eksempel stiger dit callcenter eller support i den travle sæson og falder i den ledige sæson), begrund udgifter og udvikle en budgetplan opdelt efter perioder (ideelt - efter måned). På denne måde ved du præcis, hvor mange penge du får til dine ressourcekrævende opgaver og optimerer omkostningerne.
2. Brug dit budget fornuftigt
Efter budgettet er aftalt og underskrevet, er der en helvedes fristelse til at omfordele omkostninger og f.eks. hælde hele budgettet ind på en dyr server, hvorpå du kan installere alle DevOps med overvågning og gateways :) I dette tilfælde kan du finde dig selv i en tilstand af ressourcemangel til andre opgaver og få en overskridelse. Fokuser derfor udelukkende på reelle behov og forretningsproblemer, som kræver computerkraft at løse.
3. Opgrader dine servere til tiden
Forældede hardwareservere, såvel som virtuelle, bringer ikke nogen fordel for organisationen - de rejser spørgsmål med hensyn til sikkerhed, hastighed og intelligens. Du bruger mere tid, kræfter og penge på at kompensere for manglende funktionalitet, på at fjerne sikkerhedsproblemer, på nogle patches for at fremskynde tingene. Opdater derfor din hardware og dine virtuelle ressourcer – det kan du for eksempel gøre lige nu med vores kampagne , det er ikke en skam at vise priser på Habré.
Jeg er i øvrigt mere end én gang stødt på situationer, hvor en jernserver på kontoret var en helt uberettiget løsning: De fleste små og mellemstore virksomheder kan løse alle problemer ved hjælp af virtuelle kapaciteter og spare mange penge.
4. Optimer den gennemsnitlige brugeroplevelse
Lær alle dine brugere at spare strøm og bruge infrastrukturen omhyggeligt. Her er eksempler på typiske overskridelser på brugersiden:
- Installation af unødvendige applikationsprogrammer på basis af "hele afdelingen" - brugere beder om at installere software som deres nabos, fordi de har brug for det, eller indsend blot en ansøgning som "7 Photoshop-licenser til designafdelingen." Samtidig arbejder fire personer i designafdelingen med Photoshop, og de resterende tre er layoutdesignere, og bruger det en gang hvert halve år. I dette tilfælde er det bedre at købe 4 licenser og løse 1-2 problemer om året med hjælp fra kolleger. Men oftere sker denne historie med kontorsoftware (især MS Office-pakken, som absolut alle har brug for fuldt ud). Faktisk kan langt de fleste medarbejdere klare sig med open source-editorer eller praktiske Google Docs.
- Brugere optager virtuelle ressourcer og spiser metodisk al den lejede kapacitet - for eksempel kan testere godt lide at skabe indlæste virtuelle maskiner og glemmer i det mindste at slukke for dem, og det foragter udviklere ikke. Opskriften er enkel: når du går, sluk alle :)
- Brugere bruger virksomhedens servere som en global fillagring: de uploader fotos (i RAW), videoer, uploader gigabyte musik, især inkarnerede servere kan endda oprette en lille spilserver ved hjælp af arbejdskapacitet (vi fordømte dette på virksomhedsportalen på en humoristisk måde måde - det fungerede meget godt).
- Kære medarbejdere medbringer i enhver forstand piratkopieret software på arbejde, og her er de bøder, problemer med politiet og leverandører. Arbejd med adgang og politikker, for de vil stadig trække dig ind, selvom du holder tårevædede taler i virksomhedens kantine og skriver motiverende plakater.
- Brugere mener, at de har ret til at kræve ethvert værktøj, de finder praktisk. Så i mit arsenal havde jeg leje af Trello, Asana, Wrike, Basecamp og Bitrix24. Fordi hver projektleder valgte et praktisk eller velkendt produkt til sin afdeling. Som følge heraf understøttes 5 løsninger, 5 forskellige prisskilte, 5 konti, 5 forskellige markedspladser og tunings osv. Ingen integration, forening eller ende-til-ende-automatisering for dig - komplette hjernehæmorider. Som et resultat, efter aftale med den daglige leder, lukkede jeg butikken, valgte Asana, hjalp med at migrere dataene, trænede selv mine hårde kolleger og sparede en masse penge, inklusive kræfter og nerver.
Generelt skal du forhandle med brugerne, uddanne dem, gennemføre uddannelsesprogrammer og stræbe efter at gøre deres arbejde og dit arbejde lettere. I sidste ende vil de takke dig for at holde orden i tingene, og ledere vil takke dig for at reducere omkostningerne. Nå, du, mine kære Habr-professionelle, har sikkert bemærket, at løsningen på de anførte problemer ikke er andet end dannelsen af virksomhedens informationssikkerhed. For dette en særlig tak til systemadministratoren (du kan ikke takke dig selv...).
5. Kombiner cloud- og desktopløsninger
Generelt, baseret på det faktum, at jeg arbejder for en hostingudbyder og i slutningen af artiklen er jeg fuld af lyst til at fortælle dig om et sejt salg af serverkapacitet til virksomheder af enhver størrelse, burde jeg vifte med flaget og råbe “ Helt til skyerne!" Men så vil jeg synde mod mine ingeniørkvalifikationer og ligne en marketingmedarbejder. Derfor opfordrer jeg dig til at gribe problemstillingen klogt an og kombinere cloud- og desktopløsninger. For eksempel kan du leje et cloud CRM-system som en tjeneste (SaaS), og ifølge hæftet koster det 1000 rubler. bruger pr. måned - kun øre (jeg vil udelade spørgsmålet om implementering, dette er allerede blevet diskuteret på Habré). Så om tre år vil du bruge 10 rubler til 360 ansatte, i 000 - 4, i 480 - 000 osv. På samme tid kan du implementere desktop CRM ved at betale for konkurrencedygtige licenser (+5 besparelser) for omkring 600 tusind rubler. og server det som samme photoshop. Nogle gange er fordelene over en periode på 000-100 år virkelig imponerende.
Og omvendt giver cloud-teknologier dig ofte mulighed for at spare på hardware, ingeniørers lønninger, databeskyttelsesproblemer (men spar slet ikke på dem!) og skalering. Cloud-værktøjer er nemme at forbinde og afbryde, cloud-omkostninger falder ikke ind i virksomhedens kapitaludgifter - generelt er der mange fordele. Vælg cloud-løsninger, når skala, smidighed og fleksibilitet giver mening.
Tæl, kombiner og vælg vindende kombinationer - jeg vil ikke give en universel opskrift, de er forskellige for hver virksomhed: nogle mennesker forlader skyerne fuldstændigt, andre bygger hele deres forretning i skyerne. Afvis forresten aldrig softwareopdateringer (selv betalte) - som regel udruller udviklere af forretningsapplikationssoftware mere stabile og funktionelle versioner.
Og en anden regel for software: Slip af med gammel software, der indbringer mindre, end den bruger til vedligeholdelse og support. Der er helt sikkert allerede en analog på markedet.
6. Undgå duplikering af software
Jeg har allerede talt om fem projektstyringssystemer i min IT-zoo, men jeg vil sætte dem i et separat afsnit. Hvis du afviser bestemt software, skal du vælge ny software - glem ikke at stoppe med at betale for den gamle, find nye hostingtjenester - ophæv kontrakten med den gamle udbyder, medmindre der er særlige hensyn. Overvåg medarbejdernes softwarebrugsprofiler, og slip for ubrugt og duplikeret software.
Det ville være ideelt, hvis du har et system til overvågning og analyse af installeret software - på denne måde kan du automatisk se dubletter og problemer. Denne form for arbejde hjælper i øvrigt virksomheden med at undgå duplikering og gentagelse af data – nogle gange tager det for lang tid at søge efter, hvem der har lavet fejlen.
7. Ryd op i din applikationsinfrastruktur og periferiudstyr
Hvem tæller disse forbrugsstoffer: patroner, flashdrev, papir, opladere, UPS'er, printere osv. rørskiver. Men forgæves. Start med papir og printere - analyser udskrivningsprofiler og opret et netværk af printere eller MFP'er med offentlig adgang, du vil blive overrasket over, hvor meget papir og patroner du kan spare, og hvor meget omkostningerne ved at udskrive ét ark vil falde. Og nej, det er ikke pengesugende, det er optimering af en vigtig proces. Ingen forbyder at udskrive eksamensopgaver og essays om kontorudstyr, men at trykke bøger, som du ville være ked af at købe eller ikke ønsker at læse fra skærmen, er for meget.
Dernæst skal du altid have en forsyning af forbrugsstoffer, som du køber hos leverandører med rabat, så du i tilfælde af problemer med udstyr ikke køber til ublu priser på det nærmeste tech-marked. Overvåg afskrivninger og slitage, registrer og opret en erstatningsfond - i øvrigt er det en god idé at have en erstatningsfond til grundlæggende kontorudstyr. Bare fordi du ikke får ros for nedetid på arbejdet, er dette også et tab af penge, især i handels- og servicevirksomheder.
Med hensyn til applikationsinfrastruktur er der to hovedomkostningsposter: Internet og kommunikation. Når du vælger en udbyder, skal du se på pakketilbuddene, læse stjernerne på taksterne, være opmærksom på kvaliteten af kommunikationen og SLA. Nogle administratorer beslutter sig for ikke at genere og køber for eksempel IP-telefoni i en pakke med en betalt virtuel PBX, hvortil der også udstedes et månedligt abonnement. Vær ikke doven, køb kun trafik og lær at arbejde med Asterisk - dette er det bedste, der er blevet skabt inden for moms og en næsten problemfri løsning til små og mellemstore virksomheders forretningsproblemer (hvis du har direkte hænder).
8. Dokumentér og opret medarbejderinstruktioner
Det er doven, og det er nødvendigt. For det første vil det være lettere for dig at arbejde, og for det andet vil tilpasningen af nytilkomne være problemfri. Endelig vil du selv vide, at din infrastruktur er opdateret, intakt og i perfekt orden. Sammensæt sikkerhedsinstruktioner, korte brugermanualer, ofte stillede spørgsmål, beskriv regler og forskrifter for brug af kontorudstyr. Materielt eksisterende instruktioner er meget mere overbevisende end ord; du kan altid henvende dig til dem. På denne måde kan du sende et link til dokumentet for ethvert relevant spørgsmål og ikke acceptere argumentet "Jeg blev ikke advaret". På denne måde vil du spare meget på at eliminere fejl.
9. Brug outsourcede tjenester
Selvom din virksomhed har en hel it-afdeling eller tværtimod en lille infrastruktur, er der ingen skam i at bruge outsourcernes tjenester. Hvorfor ikke få ydelser fra store fagfolk, specialiseret i noget komplekst, for få penge, det vil sige uden at ansætte en sådan specialist i personalet. Outsource nogle af DevOps, udskrivningstjenester, administration af en travl hjemmeside, hvis du har en, support og callcenter. Din værdi falder ikke på grund af dette, tværtimod vil du modtage yderligere ekspertise inden for kontakter med tredjepartsleverandører.
Hvis din leder mener, at outsourcing er dyrt, skal du bare forklare ham, hvor meget han skal betale den dedikerede specialist. Det virker virkelig.
10. Bliv ikke involveret i open source og din udvikling
Jeg er ingeniør, jeg er udvikler i fortiden, og jeg tror fuldt og fast på, at det er open source, der redder verden – hvad koster biblioteker, overvågningssystemer, serverstyringssystemer mv. Men hvis din virksomhed beslutter sig for at købe open source CRM, ERP, ECM osv. eller chefen råber på et møde, at du vil skrue op for din regning, redde skibet, det skal til revene. Her er argumenterne for at stå over for en inspireret leder med et brændende blik:
- open source er dårligt understøttet, hvis det er et offentligt lager eller er meget dyrt at understøtte, hvis det er open source fra virksomheder (DBMS, kontorpakker osv.) - du betaler bogstaveligt talt for hvert spørgsmål, anmodning og billet;
- en intern specialist til at implementere et internt open source-produkt vil være meget dyrt på grund af dets sjældenhed;
- forbedringer af open source kan være stærkt begrænset af viden, færdigheder eller endda licenser;
- Det vil tage dig lang tid at starte med open source, og det vil være for svært for dig at tilpasse det til forretningsprocesser.
Det er overflødigt at sige, at det er en meget lang og dyr opgave at udvikle din egen? Ud fra min egen erfaring kan jeg sige, at det tager mindst tre år at skabe en fungerende prototype, der opfylder forretningskrav og giver brugerne mulighed for at bruge den. Og kun hvis du har et godt team af programmører (du kan se lønningerne på "My Circle" - konklusionerne kommer til dig).
Så jeg vil være banal og gentage: overvej alle mulighederne.
Så lad mig opsummere kort for at sikre, at jeg ikke har glemt noget:
- tæl penge - sammenlign forskellige muligheder, tag hensyn til faktorer, sammenlign;
- bestræbe sig på at reducere tiden til servicering og træning af brugere, mindske risikoen for "intervention af et fjols";
- prøv at konsolidere og integrere teknologier - en sammenhængende arkitektur og end-to-end automatisering gør forskellen;
- invester i it-udvikling, lev ikke med forældede teknologier - de vil suge penge;
- korrelere efterspørgsel og forbrug af it-ressourcer.
Du kan spørge - hvorfor spare andres penge, da kontoret betaler? Logisk spørgsmål! Men din evne til at optimere omkostninger og administrere it-aktiver effektivt er primært din erfaring og dine karakteristika som professionel. Vi ved alle, hvordan man laver slik af skrotmaterialer her :)
У som en glimrende grund til at opgradere virtuelle kapaciteter. Kom ind, se, vælg – der er meget få tilbage indtil den 30. april.
For resten - traditionel 10% rabat ved at bruge rabatkoden habrahabr10.
Kilde: www.habr.com