Jeg tror på, at vi alle går på restaurant med venner eller kolleger. Og efter en sjov stund bringer tjeneren checken. Problemet kan derefter løses på flere måder:
- Metode et, "gentlemanly". Et 10-15 % "tip" til tjeneren lægges til checkbeløbet, og det resulterende beløb deles ligeligt mellem alle mænd.
- Den anden metode er "socialistisk". Checken deles ligeligt mellem alle, uanset hvor meget de har spist og drukket.
- Den tredje metode er "fair". Alle tænder for lommeregneren på deres telefon og begynder at beregne prisen på deres retter plus en vis mængde "tip", også individuelt.
Restaurantsituationen minder meget om situationen med it-omkostninger i virksomheder. I dette indlæg vil vi tale om fordelingen af udgifter mellem afdelinger.
Men før vi dykker ned i IT-afgrunden, så lad os vende tilbage til restauranteksemplet. Hver af de ovennævnte metoder til "omkostningsfordeling" har fordele og ulemper. Den åbenlyse ulempe ved den anden metode: den ene kunne spise en vegetarisk Cæsarsalat uden kylling, og den anden kunne spise en ribeye-bøf, så mængderne kunne variere betydeligt. Ulempen ved "fair" metoden er, at optællingsprocessen er meget lang, og det samlede beløb er altid mindre end det, der er i checken. Fælles situation?
Lad os nu forestille os, at vi hyggede os på en restaurant i Kina, og checken blev bragt på kinesisk. Det eneste der er klart der er beløbet. Selvom nogle måske har mistanke om, at det slet ikke er beløbet, men den aktuelle dato. Eller antag, at dette sker i Israel. De læser fra højre mod venstre, men hvordan skriver de tallene? Hvem kan svare uden Google?
Hvorfor er der behov for allokering til IT og forretning?
Så IT-afdelingen leverer tjenester til alle divisioner i virksomheden og sælger faktisk sine tjenester til forretningsdivisioner. Og selvom der måske ikke er formelle økonomiske relationer mellem afdelinger i en virksomhed, bør hver forretningsenhed som minimum forstå, hvor meget den bruger på IT, hvor meget det koster at lancere nye produkter, teste nye tiltag osv. Det er indlysende, at modernisering og udvidelse af infrastrukturen ikke betales af den mytiske "modernisator, protektor for systemintegratorer og udstyrsproducenter", men af virksomheder, som skal forstå effektiviteten af disse omkostninger.
Forretningsenheder varierer i størrelse såvel som i intensiteten af deres brug af it-ressourcer. At dele omkostningerne ved at opgradere IT-infrastrukturen ligeligt mellem afdelinger er således den anden metode med alle dens ulemper. Den "fair" metode er mere at foretrække i dette tilfælde, men den er for arbejdskrævende. Den mest optimale mulighed ser ud til at være den "kvasi-fair" mulighed, når omkostningerne ikke er allokeret til penny, men med en vis rimelig nøjagtighed, ligesom vi i skolegeometri bruger tallet π som 3,14, og ikke hele talrækken efter decimaltegnet.
Det er meget nyttigt at estimere omkostningerne ved it-tjenester i bedrifter med en enkelt it-infrastruktur, når en del af bedriften sammenlægges eller adskilles i en separat struktur. Dette giver dig mulighed for med det samme at beregne omkostningerne til IT-tjenester for at tage højde for disse beløb ved planlægningen. En forståelse af omkostningerne ved it-tjenester hjælper også med at sammenligne forskellige muligheder for at bruge og eje it-ressourcer. Når mænd i multi-tusind-dollar jakkesæt taler om, hvordan deres produkt kan optimere it-omkostningerne, øge det, der skal øges, og reducere det, der skal reduceres, giver en vurdering af de løbende omkostninger til it-tjenester, CIO'en kan ikke blindt stole på marketingløfter , men for nøjagtigt at vurdere den forventede effekt og kontrollere resultaterne.
For erhvervslivet er allokering en mulighed for at forstå omkostningerne ved it-tjenester på forhånd. Ethvert forretningskrav vurderes ikke som en stigning i det samlede IT-budget med så mange procent, men er fastsat som beløbet for et specifikt krav eller ydelse.
Virkelig sag
Den vigtigste "smerte" for CIO'en i en stor virksomhed var, at det var nødvendigt at forstå, hvordan man fordeler omkostningerne mellem forretningsenheder og tilbyder deltagelse i it-udvikling i forhold til forbrug.
Som en løsning udviklede vi en IT-serviceberegner, der var i stand til at allokere de samlede IT-omkostninger først til IT-services og derefter til forretningsenheder.
Der er faktisk to opgaver: Beregn omkostningerne ved en IT-service og fordel omkostningerne mellem forretningsenheder, der bruger denne service, i henhold til visse drivere (en "kvasi-fair" metode).
Ved første øjekast kan dette se simpelt ud, hvis IT-tjenester fra begyndelsen var korrekt beskrevet, information blev indtastet i CMDB-konfigurationsdatabasen og IT-aktiveringsstyringssystemet ITAM, ressource- og servicemodeller blev bygget og et katalog over IT-tjenester blev bygget. udviklede sig. Faktisk er det i dette tilfælde for enhver IT-tjeneste muligt at bestemme, hvilke ressourcer den bruger, og hvor meget disse ressourcer koster, under hensyntagen til afskrivninger. Men vi har at gøre med almindelig russisk forretning, og det pålægger nogle begrænsninger. Der er således ingen CMDB og ITAM, der er kun et katalog over IT-tjenester. Hver it-service repræsenterer generelt et informationssystem, adgang til det, brugersupport osv. IT-tjenesten anvender infrastrukturtjenester såsom "DB Server", "Application Server", "Data Storage System", "Data Network" osv. For at løse de tildelte opgaver er det derfor nødvendigt:
- bestemme omkostningerne ved infrastrukturtjenester;
- fordele omkostningerne ved infrastrukturtjenester til it-tjenester og beregne deres omkostninger;
- bestemme driverne (koefficienterne) for fordeling af omkostningerne til it-tjenester til forretningsenheder og allokere omkostningerne til it-tjenester til forretningsenhederne, hvorved størrelsen af omkostningerne for it-afdelingen fordeles på andre divisioner i virksomheden.
Alle årlige it-omkostninger kan repræsenteres som en pose penge. En del af denne taske blev brugt på udstyr, migrationsarbejde, modernisering, licenser, support, medarbejders løn osv. Kompleksiteten ligger dog i regnskabsproceduren for regnskabsføring af anlægsaktiver og immaterielle aktiver i IT.
Lad os tage et eksempel på et projekt til modernisering af SAP-infrastrukturen. Som en del af projektet indkøbes udstyr og licenser, og der arbejdes ved hjælp af en systemintegrator. Lederen skal ved afslutning af et projekt udarbejde papirer, således at regnskabsudstyr indgår i anlægsaktiver, licenser indgår i immaterielle aktiver, og andet projekterings- og idriftsættelsesarbejde afskrives som udskudte udgifter. Problem nummer et: Ved registrering som anlægsaktiver er kundens revisor ligeglad med, hvad den skal hedde. Derfor modtager vi i anlægsaktiver aktivet "UpgradeSAPandMigration". Hvis der som en del af projektet blev moderniseret et diskarray, som ikke har noget med SAP at gøre, komplicerer dette yderligere søgen efter omkostninger og yderligere allokering. Faktisk kan ethvert udstyr skjules bag "UpgradeSAPandMigration"-aktivet, og jo længere tid der går, jo sværere er det at forstå, hvad der faktisk blev købt der.
Det samme gælder for immaterielle aktiver, som har en meget mere kompleks beregningsformel. En yderligere kompleksitet tilføjes af det faktum, at tidspunktet for start af udstyret og indsættelse af det på balancen kan variere med omkring et år. Derudover er afskrivningen 5 år, men faktisk kan udstyret fungere mere eller mindre, alt efter omstændighederne.
Det er således teoretisk muligt at beregne omkostningerne ved IT-tjenester med 100 % nøjagtighed, men i praksis er det en lang og ret meningsløs øvelse. Derfor valgte vi en mere enkel metode: omkostninger, der nemt kan henføres til enhver infrastruktur eller IT-service, henføres direkte til den tilsvarende service. De resterende omkostninger fordeles på IT-tjenester efter visse regler. Dette giver dig mulighed for at få en nøjagtighed på cirka 85%, hvilket er ganske nok.
I den første fase Til fordeling af omkostninger til infrastrukturydelser anvendes økonomiske og regnskabsmæssige rapporter for IT-projekter og ”sund frivillighed” i de tilfælde, hvor det ikke er muligt at henføre omkostninger til nogen infrastrukturydelse. Omkostningerne allokeres enten direkte til it-tjenester eller til infrastrukturtjenester. Som et resultat af fordelingen af årlige omkostninger opnår vi mængden af udgifter for hver infrastrukturtjeneste.
I anden fase Fordelingskoefficienter mellem IT-tjenester bestemmes for sådanne infrastrukturtjenester som "Application Server", "Database Server", "Data Storage" osv. Nogle infrastrukturtjenester, for eksempel "Arbejdspladser", "Wi-Fi-adgang", "Videokonferencer" er ikke fordelt mellem IT-tjenester og allokeres direkte til forretningsenheder.
På dette stadium begynder det sjove. Som et eksempel kan du overveje en sådan infrastrukturtjeneste som "Application Servers". Det er til stede i næsten alle it-tjenester, i to arkitekturer, med og uden virtualisering, med og uden redundans. Den enkleste måde er at allokere omkostninger i forhold til de anvendte kerner. For at tælle "identiske papegøjer" og ikke forveksle fysiske kerner med virtuelle, under hensyntagen til overabonnement, antager vi, at en fysisk kerne er lig med tre virtuelle. Så ser omkostningsfordelingsformlen for infrastrukturtjenesten "Application Server" for hver it-tjeneste sådan ud:
,
hvor Rsp er de samlede omkostninger for infrastrukturtjenesten "Application Servers", og Kx86 og Kr er koefficienter, der angiver andelen af x86- og P-servere.
Koefficienterne bestemmes empirisk ud fra en analyse af IT-infrastrukturen. Omkostningerne til klyngesoftware, virtualiseringssoftware, operativsystemer og applikationssoftware beregnes som separate infrastrukturtjenester.
Lad os tage et mere kompliceret eksempel. Infrastrukturtjeneste "Databaseservere". Det inkluderer omkostninger til hardware og omkostninger til databaselicenser. Udgifterne til udstyr og licenser kan således udtrykkes i formlen:
hvor РHW og РLIC er henholdsvis de samlede omkostninger til udstyr og de samlede omkostninger til databaselicenser, og KHW og KLIC er empiriske koefficienter, der bestemmer andelen af omkostninger til hardware og licenser.
Yderligere, med hardware ligner det det forrige eksempel, men med licenser er situationen lidt mere kompliceret. En virksomheds landskab kan bruge flere forskellige typer databaser, såsom Oracle, MSSQL, Postgres osv. Formlen til beregning af allokeringen af en specifik database, for eksempel MSSQL, til en bestemt tjeneste ser således ud:
hvor KMSSQL er en koefficient, der bestemmer denne databases andel i virksomhedens it-landskab.
Situationen er endnu mere kompliceret med beregning og allokering af et datalagringssystem med forskellige array-producenter og forskellige typer diske. Men beskrivelsen af denne del er et emne for et separat indlæg.
Resultatet?
Resultatet af denne øvelse kan være en Excel-beregner eller et automatiseringsværktøj. Det hele afhænger af virksomhedens modenhed, de igangsatte processer, de implementerede løsninger og ledelsens ønske. En sådan lommeregner eller en visuel repræsentation af data hjælper med at fordele omkostningerne korrekt mellem forretningsenheder og vise hvordan og hvad IT-budgettet er allokeret. Det samme værktøj kan nemt demonstrere, hvordan en forbedring af en services pålidelighed (redundans) øger dens omkostninger, ikke med omkostningerne til serveren, men under hensyntagen til alle de tilhørende omkostninger. Dette giver virksomheden og CIO'en mulighed for at "spille på samme bord" efter de samme regler. Ved planlægning af nye produkter kan omkostninger beregnes på forhånd og gennemførlighed vurderes.
Igor Tyukachev, konsulent hos Jet Infosystems
Kilde: www.habr.com