God dag til alle! I dag vil jeg gerne dele et lille eksempel på automatisering af processen med at oprette afslutningsanmodninger for nye medarbejdere ved hjælp af Microsoft SharePoint, PowerApps, Power Automate og Teams-produkter. Når du implementerer denne proces, behøver du ikke at købe separate PowerApps- og Power Automate-brugerplaner; et Office365 E1/E3/E5-abonnement vil være tilstrækkeligt. Vi vil oprette lister og kolonner på SharePoint-webstedet, PowerApps hjælper dig med at oprette en formular, og Power Automate giver mulighed for at tilpasse logikken i forretningsprocesser. Vi vil forbinde den endelige proces med MS Teams-teamet. Lad os ikke spilde tid og se, hvad der sker.
I første fase opretter vi lister og detaljer. Vi har brug for lister:
- Anmodninger om udtrædelse af medarbejdere
- Underafdelinger
- HR fordelt på afdeling
- Administratorer
Hver liste vil spille sin rolle i fremtiden, og vi vil se hvilken. Opret detaljer og konfigurer navigationsmenuen:
PowerApps
Lad os nu lave en formular til listen "Anmodninger om udgang af medarbejdere" ved hjælp af PowerApps. I den endelige form vil det se sådan ud:
I feltet "Medarbejder" vælger du fra listen over Office 365-brugere, "Udgangsdato" er angivet fra kalenderen, "Afdeling" er angivet fra afdelingskataloget, og "HR" er valgt fra "HR efter afdeling" vejviser:
Men det er nødvendigt at sikre, at listen over HR, der er tilgængelig for udvælgelse, filtreres af den afdeling, der er angivet på formularen. Lad os bruge en formel til at filtrere data i PowerApps. For egenskaben "Items" i "HR"-feltet skriver vi:
Derudover kan du foretage små justeringer af standardværdien for feltet Status på formularen. For egenskaben "Standard" i feltet "Status" skriver vi:
Hvis formularen til oprettelse af et element åbner, vil værdien "Ny" blive skrevet i "Status"-feltet, ellers vil værdien fra SharePoint-kolonnen for det aktuelle element blive erstattet i statusfeltet på formularen.
Et af problemerne med PowerApps er manglende evne til nemt at hente data fra SharePoint-grupper. På grund af dette er det ikke muligt nemt at konfigurere synligheden/tilgængeligheden af felter eller objekter på formularen, hvis du ville stole på, at brugeren er medlem af en SharePoint-gruppe. Men du kan lave en løsning. Specielt til dette formål har vi på forhånd oprettet en liste over administratorer:
Denne liste indeholder et "Medarbejder"-felt med typen "Bruger eller gruppe", kun vist på formularen, og et "Navn"-felt, hvor navnet på den valgte medarbejder er skrevet, kun vist i listevisningen. Lad os nu prøve et lille trick i PowerApps. For eksempel kan du konfigurere tilgængeligheden af ethvert felt, hvis den aktuelle bruger er på administratorlisten. Find egenskaben "Display Mode" i feltet "Release Date" og skriv:
Ifølge denne formel, hvis der er mindst én medarbejder på administratorlisten, hvis login matcher den aktuelle brugers login, vil feltet være tilgængeligt til redigering, ellers til visning. For større pålidelighed reducerer vi login til små bogstaver, ellers kan alle mulige tilfælde ske.
Du har måske bemærket, at der i formularens overskrift er en knap "Handlinger på applikationen":
Denne knap vil gå til en anden skærm, hvor alle mulige handlinger på applikationen samles for nemheds skyld:
Efter at have klikket på hver knap åbnes et ekstra handlingsvindue, for eksempel hvis handlingen "Annuller applikation" er valgt, åbnes et ekstra vindue med mulighed for at indtaste en kommentar:
Efter at have klikket på knappen "Bekræft", ændres applikationens status, og dette kan gøres selv uden at starte Power Automate-flowet. Lad os bruge "Patch"-funktionen til "OnSelect"-egenskaben for knappen:
Ved hjælp af Patch-funktionen opdaterer vi ordrelisteelementet ved at filtrere det efter ID'et for det aktuelle element. Vi ændrer værdien af "Status"-feltet og går til hovedskærmen. For andre handlingsknapper er logikken den samme.
Tilbage er kun at konfigurere godkendelsesflowet. Lad os gøre det i den enkleste form.
Power Automate
Vores godkendelsesflow kører automatisk, når en billet oprettes. Under udførelsen vil status på ansøgningen ændres, afdelingslederen modtager den, og der sendes en e-mailbesked om den nye ansøgning til lederen. For at bestemme lederen har vi en mappe "Divisioner":
Opret et Power Automate-flow:
Under udførelsen af dette flow modtager afdelingslederen en e-mail notifikation om oprettelse af en ny ansøgning og kan følge linket for at træffe en beslutning ved at klikke på knappen:
Ved at klikke på knappen "Acceptér" eller "Afvis" starter også et Power Automate-flow, som ændrer applikationens status og sender en e-mail-meddelelse til HR-specialisten:
Processen er klar.
Teams
Og den sidste touch er organiseringen af samarbejdet med denne proces. For at gøre dette skal du forbinde processen til MS Teams-kommandoen:
Nu har alle MS Teams teammedlemmer adgang til den nye medarbejders log-out-proces på en separat fane.
Selvfølgelig kan du give flertrinsgodkendelser i din flowlogik, plus du kan bruge komponenten Godkendelser til at tildele Power Automate-opgaver. Du kan også tilpasse rapporter og generere meddelelser, der sendes til Microsoft Teams chatbot. Men mere om det i fremtidige artikler. Tak for jeres opmærksomhed og god dag allesammen!
Kilde: www.habr.com