Hej!
Vi håber, du læser dette indlæg i arbejdstiden, allerede blevet overført til fjernarbejde af din arbejdsgiver.
Vi har formået at overføre medarbejderne til fjernarbejde ret hurtigt af én simpel grund — siden 2016 har vi haft BeeFREE, vores strategiske projekt for fjernarbejde, som gør det muligt for ansatte at arbejde hjemmefra.
Under dette indlæg vil du finde information om, hvordan vi arbejder, hvorfor programmer til overvågning af medarbejdernes skriveborde er en skud i foden, hvorfor vi overhovedet indførte alt dette for 4 år siden, samt nogle råd til dem, for hvem det midlertidige fjernarbejde blev en pludselig begivenhed, herunder tre fælder ved fjernarbejde.
Og en lille undersøgelse.
BeeFREE
BeeFREE blev tænkt som et projekt, der skulle have en positiv indflydelse både på virksomhedskulturen som helhed og på tilstanden (og humøret) hos den enkelte medarbejder. Uanset hvor stor en virksomhed er, består den altid af mennesker, som hver især har deres egne forestillinger om det gode liv og deres omgivelser, herunder arbejdsmiljø, arbejdstid, en behagelig temperatur til arbejde, (u)acceptabiliteten af at opvarme fisk i det fælles køkken og andre ting.
Nogle elsker at arbejde på kontoret, at kommunikere med kolleger ansigt til ansigt og (ja, ja) deltage i møder. Andre er enige med dem, der mener, at åbne kontorer er en af helvedes cirkler, hvor det blot er lidt højere støjniveau end de andre. Tredje gruppe er overbeviste om, at et veludformet brev med et klart spørgsmål kan opnå langt mere end at indkalde til tre møder på forskellige tidspunkter for samme formål. Og ofte også hurtigere.
Kort sagt, i 2016 blev det besluttet at starte dette som et pilotprojekt og derefter se, om det ville finde sin plads, eller om det ikke var værd at skalere. Som den opmærksomme læser allerede har forstået, har det klaret sig ganske godt og fortsætter med at fungere.
Så hvordan fungerer det, og hvad kræves der for at overføre en medarbejder til BeeFREE.
- Diskutere alt med den nærmeste leder, som afhængigt af situationen vil give tilladelse eller fortælle, hvorfor det ikke er muligt. Antag, at en person allerede mere eller mindre har vist, at han er i stand til at arbejde selvstændigt og løse opgaver; så er det okay, lad ham prøve at gøre det hjemmefra. Men hvis en person derimod bliver det klareste eksempel på en medarbejder, som man konstant skal holde øje med, rette op på, fixe noget eller minde om, at det er muligt (og nødvendigt) at bruge tre timer på sociale medier i sin fritid, så er det en anden historie.
Og selvfølgelig er der en række stillinger, som simpelthen ikke muliggør fjernarbejde. Det vil være lidt vanskeligt at sende en fiberinstallatør til at arbejde hjemme. Selvfølgelig kan han støtte kollegerne moralsk via videoopkald, men det er ikke helt det samme. Eller medarbejdere i telekommunikationsbutikker. Generelt er det ret indlysende — en specialist, der arbejder godt ved en bærbar og udfører alle sine opgaver fra computeren, kan også arbejde lige så godt uden for kontoret.
- Informere kollegerne om, at du ikke er på kontoret på bestemte dage. BeeFREE er fleksibelt, og for eksempel hvis det under et møde med lederen blev besluttet, at du arbejder hjemme i 3 dage, og i kontoret, lad os sige, om tirsdage og onsdage (eller mandage og fredage), så ville det være godt, at de nærmeste kolleger vidste det og straks skrev til dig via e-mail eller chat i stedet for at lede efter dig over hele kontoret.
- Engang om ugen forene dine nuværende opgaver med lederen og prioritere dem. Det lyder som en ret banal ting, men det hjælper faktisk med at sætte fokus og fjerner den mærkelige ledelsesmæssige spænding som 'Hvad laver denne fyr egentlig, og på hvilket trin er alt?'. Til dette formål er der en særlig todo-liste i medarbejderens og lederens personlige afdeling, men som praksis viser, er det vigtigste bare at blive enige. Hvordan, hvor og hvem der fører optegnelse over opgaver og fremskridt er en anden sag. Det vigtigste er, at det bare eksisterer. Og ikke kun i mundtlig form.
Hovedprincipperne — ved sådan et fjernarbejde vurderer vi resultatet, og ikke en proces. Groft sagt, det værste man kan gøre i en sådan situation er at forsøge konstant at kontrollere medarbejderen ved at spørge, hvad de laver lige nu, om de rent faktisk arbejder eller laver noget andet. I de mest ekstreme tilfælde beder arbejdsgivere nogle gange om at installere særligt software til overvågning (læs: spionage) af medarbejderens skrivebord. Der er en mærkelig opfattelse af, at dette motiverer medarbejderen til hele tiden at fokusere på arbejdet, og ikke på noget distraherende.
I virkeligheden burde dette motivere meget til at opdatere sit CV og finde et job uden sådanne kontrolmisforhold.
Og det var det. Herefter arbejder vi som før, ved hjælp af følgende.
Vores værktøjer
En række virksomhedressourcer er kun tilgængelige fra det interne netværk, så problemet med adgangen til dem løses gennem VDI. For at begynde at nyde fordelene ved fjernarbejde, er der noget, der kræves.
- Opret de nødvendige anmodninger. Måske den eneste fase, som på en eller anden måde er forbundet med bureaukrati og formaliteter. Men når du er en stor virksomhed, er det svært at gøre det anderledes.
- Efter at alle disse anmodninger er blevet udført på medarbejderens bærbare computer (privat eller arbejdsrelateret), installeres VDI, vi bruger .
- Til brugergodkendelse anvendes oplysninger fra deres konto + indtastning af en unik token (det håndteres af , appen kan installeres på en smartphone med Android / iOS).
- Virksomhedens e-mail og kalender - Microsoft Outlook.
Forresten, dette er den komplette liste over den obligatoriske software; hvad angår kommunikation og opgavesætning, har vi overladt alt til lederne og medarbejderne selv. Nogle foretrækker at kommunikere i Slack - vær så god. Mangler der klistermærker til at udtrykke følelser - der er altid Telegram. Ingen har annulleret WhatsApp og Skype.
En gang om ugen har mange afdelinger et statusmøde. Under normale epidemiologiske forhold var det et stort mødelokale med videokonference, fordi vi har medarbejdere i hovedkvarteret i Moskva, fjernarbejdere, folk fra området og regionalt, så det blev afholdt i formatet 'Personligt fremmøde eller Bluejeans'. Nu afholdes alle møder og forhandlinger kun online, via Bluejeans eller Zoom.
Og lidt mere nyttig software til behageligt fjernarbejde
Det kan være, at din virksomhed er afhængig af en enkelt leverandør, eller at du allerede bruger deres produkter. Eller omvendt, at sikkerhedspolitikken i virksomheden af en række årsager forbyder at bruge software fra en bestemt virksomhed, hvilket betyder, at der er behov for alternativer.
Videokonferencer
(gratis op til 100 deltagere og 40 minutter pr. konference, derefter fra 15$ om måneden)
(op til 50 deltagere fra 12$ om måneden, mere herefter)
(i forbindelse med GSuite, fra 5,5$ om måneden pr. bruger, op til 100 deltagere, 14 dages gratis prøveperiode)
(i forbindelse med Office 365)
Chats og vidensbaser
— produktet bliver snart 7 år gammelt, og i denne tid har det fået en masse nyttige integrationer (Dropbox, Asana, Google Drive osv.). Fra at være en simpel arbejdschat er Slack blevet en platform, hvor man kan oprette en kanal for hver afdeling i virksomheden, dele filer, hurtigt tilføje de nødvendige bots, overvågning af begivenheder, alarmer for testere, kort sagt, der er masser af funktioner.
— hjælper med at skabe brugervenlige vidensbaser (how-to, onboarding-guide for nye medarbejdere, brugervenlige skemaer, opgaver med statusser, og selvfølgelig noter).
— en klassiker inden for opgavefordeling, deadlines, ansvarlige, prioriteter og meget mere. Mange nyttige integrationer.
— for fans af tavler og Atlassian.
Om mennesker
Det virker så simpelt, du er gået over til hjemmearbejde og arbejder fra hjemmet. Uden tvivl er der mange fordele — du bruger ikke tid på at pendle til arbejde (og så også dine nerver), sparer penge på rejsekort og benzin og andre dejlige ting. Men der er også en række farer, der lurker for den person, der beslutter at træde ind på denne sti. Den mest kendte handler om forkert selvorganisering. Egentlig følger alle andre problemer heraf.
Fælden #1. Hjemlige forhold
Hvis du ikke bor alene, men sammen med en partner, børn eller forældre, eller endnu farligere, med en kat, så vil dit hjemmearbejde i starten blive opfattet af dem ret entydigt — fedt, du er hjemme, så de kan anmode om alt muligt. At gå i butikken, lave te, skifte ble, give katten en reprimande for en ulige kamp med en ficus, rydde op derhjemme, skifte ble igen.
Generelt set, selv hvis du beslutter dig for, at du arbejder lige så ansvarligt og dedikeret hjemmefra, skal du klart kommunikere til dem derhjemme, at du ikke bare sidder ved computeren derhjemme, men at du arbejder.
Det hjælper med at afgrænse den klare tid, hvor du ikke må blive forstyrret. Så de derhjemme forstår, at fra kl. 10 til 18 (for eksempel) er det bedst ikke at henvende sig til dig med spørgsmål, forstyrrelser eller bede dig om at gøre noget, bare fordi du "alligevel er hjemme".
Selvfølgelig skal man tage hensyn til det, og hvis der pludselig kun er 20 minutter tilbage af arbejdet, og dit perifere syn afslører, at barnet er kommet ud af legegrinden og er gået hen for at udforske et andet rum alene, så er det bedre at rejse sig og tage affære. Eller hvis du får lyst til at tage en halv time i parken i nærheden — så skal du tage af sted og gå en tur.
Fælde #2. Illusorisk tid
Det kan begynde at virke, som om fordi du sidder hjemme, computeren er lige ved hånden, softwaren fungerer godt, og du nu bogstaveligt talt er et klik væk fra arbejdet, så vil du nu helt sikkert kunne klare det hele og tage det med ro, hvilket gør, at du arbejder tre gange langsommere.
Overhovedet ikke. Og her er hvorfor.
Sandsynligvis vil der være flere opgaver. Der er en høj sandsynlighed for, at den samlede og sædvanlige arbejdshastighed i din afdeling vil falde lidt. For at arbejde inden for et fjernteam i et helt år og arbejde fjern i to uger — det er to meget forskellige situationer. Nogle har forberedt sig på dette i de sidste 20 eller 30 år. For andre kan en pludselig afslapning have en negativ indvirkning på produktiviteten.
Selv hvis du, ja, hurtigt kan skifte gear, være ansvarlig og altid være tilgængelig, og lukke dine opgaver dobbelt så hurtigt, vil der altid være nogen, der bremser arbejdet. Enten er der en reparation hos nogen, strømmen er blevet afbrudt, eller naboen med en borehammer har besluttet, at tiden er kommet. Og nu er enhver videokonference en kollektiv udgave af menneskelighed.
Generelt set opfordrer vi ikke til at presse sig selv ind i alt for strenge rammer og straks at svare på enhver indgående besked, men husk — den første fase af overgangen for et team, der er nyt til fjernarbejde, vil være præget af en smule bremse.
Fælde #3. Manglende kontrol
Som vi allerede har nævnt, er det værste, en arbejdsgiver kan gøre, at indføre overvågning og forsøge at holde sig ajour med hvert eneste af dine skridt: på hvilket stadie opgaven er, hvorfor ikke alle er sat på kopi af e-mailen, hvor lang tid du har siddet ved computeren i dag, hvilken slags bore der er hos naboen, hvorfor du har så mærkelige baggrunde på skrivebordet, og så videre.
Her er det vigtigt ikke at begynde at tro, at fordi du er uden for kontoret, så er alle pludselig ligeglade med, hvor du er, og hvad du laver. At alle dine opgaver er blevet gemt i et eller andet mappe uden deadlines, og at det generelt ikke er nødvendigt at udføre dem.
Den vigtigste kontrol for en remote arbejder er selvkontrol. Ingen kender dine bedste arbejdstider bedre end dig selv. Måske er det i dit tilfælde bedre og mere nyttigt at slappe af og se serier indtil kl. 15.00, og at din produktivitet er helt i top fra 16.00 til midnat, og at du på en dag kan få gjort så meget, som en kontorentusiast gør på tre. Kontorsystemet med åbne kontorer, der ignorerer menneskers rytmer, kan ikke forstå dette.
Remote arbejde er både en mulighed for arbejdsgiveren til at vurdere, hvor godt du arbejder, når du sidder hjemme, og en mulighed for dig til at bevise med handling, at folk faktisk kan lave imponerende ting uden for tidsrammen fra 10 til 18. Og hvis du ikke har fået noget gjort inden middag, siger det kun, at du ikke har fået noget gjort inden middag.
Og en ting mere
Vi hos Beeline har i årenes løb testet BeeFREE grundigt, indsamlet mange tilbagemeldinger fra både medarbejdere og deres ledere, trukket konklusioner, foretaget et par rettelser, og vi fortsætter aktivt med at anvende tilgangen i dag.
Nu hjælper vi aktivt andre virksomheder med at implementere BeeFREE. Både hvad angår hardware og software, samt rådgivning. For eksempel kan vi hjælpe dig med hurtigt at opsætte VDI til opgaver af enhver art, uanset om dine medarbejdere arbejder med dagligdags opgaver eller laver 3D-modellering fra afstand. Vi har løsninger til lyd- og videokonferencer, og du kan læse mere om BeeFREE: WorkPlace-as-a-Service . Derudover kan det være nyttigt for virksomheder at deltage i vores , som man skal tilmelde sig på forhånd .
Her er et detaljeret webinar om organisering af fjernarbejde med Olga Filatova (executive vice president for HR, organisatorisk udvikling og support) og Alina Dragun (manager for organisatorisk udvikling hos Beeline, kurator for projektet BeeFREE).
Kun registrerede brugere kan deltage i undersøgelsen. , please.
Og en lille undersøgelse for virksomheder om fjernarbejde (du kan vælge flere svarmuligheder)
11,3%Jeg har flyttet medarbejderne til fjernarbejde, det fungerer fint, og efter normaliseringen af situationen vil jeg lade dem, der vil, forblive i fjernarbejde.
7,6%Jeg har flyttet medarbejderne til fjernarbejde, mine indtryk er blandede.
1,9%Jeg har flyttet medarbejderne til fjernarbejde, jeg kunne ikke lide det, og jeg vil returnere alle til open space.
69,8%Jeg tror, at fremtiden tilhører fjernarbejdet, mennesker kan arbejde godt hjemme og ikke i open spaces.
20,8%Jeg tror ikke på fjernarbejde som en fuld tidsbeskæftigelse, uden kontrol på kontoret arbejder alle dårligere.
53 brugere har stemt. 29 brugere har undladt at stemme.
Kilde: habr.com
