Overgangen fra IBM Notes til Microsoft Exchange eller Office 365 giver en række betydelige fordele for organisationen, men selve migrationsprojektet kan virke skræmmende, og det er ikke helt klart, hvordan man skal begynde migreringen. Exchange indeholder ikke egne værktøjer til fuld migration eller etablering af coexistence mellem Notes og Exchange. Faktisk er det umuligt at udføre nogle migrations- og coexistence-opgaver uden tredjepartsprodukter. I denne artikel vil vi beskrive syv nøgletrin, der skal udføres i overensstemmelse med bedste praksis og vores erfaringer med at gennemføre succesfulde migrationer.
En succesfuld migration inkluderer følgende trin:
- Forberedende vurdering af migrationen.
- Etablering af coexistence mellem Notes og Exchange.
- Planlægning af den optimale migrationsnøjagtighed.
- Sikring af maksimal effektivitet under migrationen.
- Udførelse af en prøve-migration.
- Planlægning af migrationstidspunktet for at minimere indflydelsen på organisationen.
- Udførelse af migrationen og overvågning af dens fremdrift.
I denne artikel vil vi se på, hvordan man forbereder sig til migrationen og gennemfører den ved hjælp af to løsninger fra Quest — og . Nedenfor nogle detaljer.
Trin 1: Forberedende vurdering af migrationen
Udførelse af opgørelse af det nuværende miljø
Hvis du har besluttet, at Exchange er den rette platform for organisationen, er det tid til at flytte dertil. Først skal der indsamles information om det aktuelle miljø, opgøres modsætningen af de data, der skal overføres, fastlægges, hvad der kan fjernes for at reducere diskpladsforbruget, beregnes den tilgængelige båndbredde mellem miljøerne osv. Den forberedende vurdering bør inkludere følgende spørgsmål:
- Hvor mange Notes-domæner og Domino-servere findes der?
- Hvor mange postkasser har I? Hvor mange af dem er inaktive?
- Hvor meget plads på diske optager hovedmailfilerne? Hvor meget i arkiver? Hvor meget i lokale replikaer?
- Hvor ligger arkiverne?
- Hvor mange brugere bruger kryptering? Skal krypteret indhold overføres?
- Hvor mange personlige mapper findes der i miljøet?
- Hvilke brugere bruger links til dokumenter? Hvor mange brugere har modtaget links fra andre brugere og applikationer?
- Hvor mange data planlægger du at overføre? For eksempel, ønsker du at overføre data kun for det sidste halve år.
- Vil de native arkiver blive overført til personlige arkiver i Exchange eller til *.pst filer i Outlook?
- Hvad er begrænsningerne for båndbredde? Hvor mange data kan overføres på
et bestemt tidsinterval? - Hvor meget lagerplads vil der være behov for efter migreringen?
Hvordan vil migreringen påvirke forretningen og driftsaktiviteterne?
Det er nødvendigt at planlægge projektet omhyggeligt for at minimere nedetid og reducere tab af produktivitet.
For eksempel er det vigtigt at overveje delegation mellem brugerne – hvis en bruger migrerer, men hans eller hendes delegerede forbliver på den oprindelige platform, hvordan vil det påvirke deres daglige arbejde? I en bredere sammenhæng skal man overveje, hvordan migrationsprojektet kan påvirke alle vigtige forretningsprocesser og arbejdsgange i virksomheden.
Det er også vigtigt at tage højde for kritiske kontaktpunkter inden for Notes. For eksempel, når man arbejder med beskeder, er det vigtigt at analysere applikationer og tage højde for interaktionen mellem mailruting og applikationer, for at undgå forstyrrelser i forretningsprocesserne under og efter migreringen. Man skal bestemt stille følgende spørgsmål:
- Hvilke brugere har delegerede, og hvordan kan brud på disse forbindelser påvirke forretningsprocesserne?
- Hvilke applikationer og forretningsprocesser er relateret til e-mail-miljøet? Enhver nøgleintegration mellem en applikation og e-mailservice, for eksempel godkendelsesprocessen, vil være afgørende ved planlægningen af migreringen.
- Hvilke komponenter og vigtige funktioner i applikationen skal bevares?
- Hvordan kan de indbyggede funktioner i den nye platform udnyttes for at opnå den ønskede funktionalitet?
- Er det nødvendigt at arkivere inaktivt indhold til videre opbevaring?
- Vil det være nødvendigt at genopbygge nogle applikationer for at de kan fungere korrekt i det nye miljø?
- Hvordan vil succesen blive målt?
Før du begynder migrationen, skal du definere kriterier for måling af succes. Især skal du forstå, at det er urealistisk at forvente 100% datatransfer. Ikke alle typer Notes-elementer har en ækvivalent i Exchange (Active Mail er det mest åbenlyse eksempel). Derfor er virkeligheden, at ikke alle elementer i Notes vil eksistere i Exchange efter migrationen. Et opnåeligt og målbar mål er 95% af elementerne overført for 95 procent af postkasserne. Mål og dokumentation af resultater er afgørende for at sikre succes med migrationen, og reelle resultater er kun mulige, hvis kriterierne for succes var defineret i begyndelsen af e-mail migrationsprojektet.
Trin 2: Etablering af sameksistens mellem Notes og Exchange
For de fleste organisationer er migration en proces, ikke en begivenhed. Derfor skal migration af postkasser og overførsel af applikationer følge en tidsplan, der bedst passer til forretningen og driftsaktiviteterne og ikke være baseret på tekniske krav.
Udvikling af en sameksistensstrategi
For at maksimere værdien af migrationen skal en omfattende sameksistensplan udvikles og implementeres tidligt i migrationsprocessen. Definitionen af 'sameksistens' kan variere fra organisation til organisation. Nogle organisationer bruger aktivt Free/Busy data, mens andre slet ikke bruger denne funktionalitet. Nogle fokuserer på migrering af kalenderdata, mens andre er fokuseret på omhyggeligt at udarbejde overførslen af den fulde brugerkatalog. Det er vigtigt at arbejde med hver interessent for at få et klart billede af, hvad der virkelig betyder noget, og hjælpe alle med at forstå vigtigheden af en effektiv sameksistensstrategi.
Overgangen fra Notes til Exchange og Office 365 kræver planlægning af både migrationen af postkasser og applikationer samtidigt. Den nuværende funktionalitet af Notes-applikationer skal opretholdes for alle brugere, uanset deres nuværende mailplatform. Som brugere, der er overgået til Exchange og Office 365, skal de have adgang til og bruge Notes-applikationer som en del af de eksisterende arbejdsgange. Denne mulighed skal opretholdes, indtil Notes-applikationerne er migreret til SharePoint eller en anden platform.
Udover sameksistens af applikationer skal interaktionen mellem brugere på forskellige platforme implementeres før migrationen indledes. Dette inkluderer automatisk routing og opdatering af kataloger, statusser Free/Busy og kalendere for alle brugere uanset deres nuværende platform.
Endelig skal der tages højde for samarbejdet ikke kun for e-mailtjenesten, men også kalendere og delte ressourcer, såsom mødelokaler. Brugere skal have mulighed for at indlæse oplysninger om mødeplaner. Dette inkluderer både engangs- og gentagne møder. Uanset om møderne blev planlagt før migreringen eller oprettet under migreringen, skal kalenderdataenes nøjagtighed sikres gennem hele projektet. Der skal garanteres, at brugere for eksempel kan ændre mødelokalet for det nærtstående møde i en gentagen mødecyklus eller aflyse et enkelt møde uden at skabe konflikter og forvirring i efterfølgende møder.
Trin 3: Planlægning af optimal migrationsnøjagtighed
Planlægning af overgangen fra Notes til Exchange eller Office 365 kræver forståelse af en række specifikke forskelle mellem platformene.
E-mailadresser
Notes-data indeholder typisk proprietære adresser, som vises flere steder: i beskedoverskrifter, indlejret i arkiver, personlige kontakter og distributionslister. Som en del af migrationsprocessen skal disse proprietære adresser opdateres til SMTP-adresser for at sikre fuld funktionalitet i Exchange-miljøet. Mange organisationer foretrækker også at opdatere SMTP-domænet eller standardadresseformatet under migreringen. Hvis dette gælder for din organisation, er det vigtigt at forstå, at nogle migrationsløsninger automatisk opdaterer forekomster af den historiske SMTP-adresse for hver bruger.
Mappe-struktur
I mange organisationer bruger brugere deres postkasser og arkiver, så det er vigtigt at bevare disse data. Muligheden for at brugerne kan se deres komplette mappestruktur påvirker også brugeroplevelsen som følge af migreringen. Det er vigtigt at vælge løsninger og overgangsprocesser, der understøtter integriteten af mapperne og datastuktur.
Lokale replikaer og arkiver
For controlling storage costs and managing the growth of data volume, many organizations set quotas on mailboxes. An unintended consequence of this policy is often an increase in the number and size of archives. These additional data sources should be assessed, and their migration should be considered during planning. A self-service component can be provided to users, allowing them to move only important data. To optimize Exchange storage, we recommend using another Quest product — , which includes, among other things, useful functionality for deduplicating attached files, similar to DAOS in Notes.
ACL and Delegation
Access Control Lists (ACLs) and delegation are key elements for operation in a Notes environment; they are also critical for maintaining integrity. It is important to accurately convert associated rights and access permissions to their equivalent rights in Exchange Server and Office 365. Ideally, this should be done automatically to speed up the process and eliminate human error. To support the effective protection of an organization's information assets, ACL and delegation conversion should be performed simultaneously with the mail data. Some organizations attempt to assign equivalent rights manually or using scripts after data transfer is completed. However, this approach can negatively affect performance and create gaps in the organization’s data security.
Native Notes Content
That same Active Mail. Another common issue when migrating from IBM Notes is encountering a lot of formatted text. Exchange and Office 365 do not support embedded tables with tabs, buttons, saved forms, and other proprietary content in Notes. As a result, you will either need to prepare for the loss of this functionality or invest in a migration solution capable of converting these elements into a transferable format. It should be noted that Quest solutions do not convert these elements and can only transfer such emails as attachments, allowing users to subsequently open them through the Notes client.
Groups and Personal Address Books
Mange organisationer bruger offentlige mailinglister til intern og
ekstern kommunikation. Desuden anser brugere af Notes ofte det for vigtigt at føre forretningskontakter i personlige adresser. Disse datakilder er vigtige for forretningsdriften og skal effektivt konverteres under overgangen til Microsoft-platformen. Derfor er det vigtigt automatisk at forberede grupper til migration til Active Directory og effektivt konvertere alle personlige adresser, selv dem der er gemt på brugernes arbejdsstationer.
Interaktion med Notes-applikationer
Integrationspunkter mellem applikationer og e-mail-tjenesten, såsom godkendelsesprocesser, er væsentlige ved planlægning og udarbejdelse af migrationsplaner. IBM Notes har en tættere integration mellem e-mail og applikationer end andre platforme. Disse integrationer kan inkludere alt fra enkle doclinks til forretningsprocesser.
Ressourcer og e-mail databaser
Mange organisationer bruger databaser til ressourcebooking, e-mail databaser og andre fælles databaser i Notes. Som følge heraf spiller disse databaser en vigtig rolle i organisationens drift. For at sikre forretningskontinuitet og medarbejderproduktivitet er det meget vigtigt at overveje tilgang og tidsrammer for:
- Oprettelse af ressourceskabe i målmiljøet;
- Flytning af data fra bookingdatabasen til Exchange;
- At sikre, at brugerne af begge systemer kan samarbejde og anvende ressourcer i både Notes og Exchange.
Trin 4: sikre maksimal effektivitet i migrationen
Udover at sikre dataenes nøjagtighed er det også vigtigt at maksimere effektiviteten af migrationen. Effektiviteten af migrationen afhænger ikke kun af de direkte omkostninger, men også af graden af indvirkning på forretningen.
Migreringsløsningsarkitektur
En af de vigtigste faktorer, der påvirker effektiviteten, er arkitekturen i migrationsløsningen. Det er meget vigtigt at vælge en løsning med en flertrådet arkitektur, der gør det muligt for én migrationsserver at overføre flere brugere samtidig. Flertrådet arkitektur reducerer udstyrets krav til migration og øger hastigheden af migrationen, hvilket markant sænker de samlede omkostninger ved projektet. Lad dig ikke narre af migrationsløsninger, der påstår at være flertrådede, men rent faktisk kun udfører migration for én bruger ad gangen og kræver tilføjelse af arbejdsstationer for at overføre flere brugere samtidigt. Afhængigt af konfigurationen og miljøet er ægte flertrådede løsninger 30 til 5000 procent mere effektive, når de overfører data til Exchange og Office 365.
Migrationsproces
Migration omfatter mange trin, og processerne skal finde sted på det rette tidspunkt for at sikre en glidende overgang. For at minimere forstyrrelser i virksomheden og maksimere fordelene ved overgangen, skal alle processer være integrerede og kontrolleres af én applikation, der kan udføre hvert trin i migrationen rettidigt.
Fleksibilitet og selvbetjening
Nogle brugere og afdelinger kan have behov for at afvige fra den standardiserede migrationsprocedure. For eksempel kan den juridiske afdeling have forskellige krav til opbevaring, eller ledere kan have brug for at overføre hele postkasser og alle archiver. Derfor er det vigtigt at vælge en fleksibel migrationsløsning, der lader migrationsteamet tilpasse sig disse krav nemt. En af de mest effektive metoder til at sikre denne fleksibilitet betyder at bruge selvbetjeningsmuligheder for visse brugere. For eksempel kan nogle brugere få lov til at overføre supplerende data fra deres primære postfiler eller lokale data for derefter at omdanne dem til personlige arkiver på serveren.
Trin 5: start af prøvemigration
Efter afslutningen af vurderingen af den foreløbige migration, revidering af sameksistensstrategien og afklaring af planer for optimering, er det meget vigtigt at få bekræftelse på korrektheden af strategien gennem en eller flere pilotmigrationer.
Formålet med pilotmigrationen er at teste de udviklede procedurer og opdage eventuelle problemer, der kan opstå efter påbegyndelsen af den fulde migration, så de kan løses inden den reelle migration starter. Man bør forvente og endda tage imod problemer under pilotmigrationen.
Definition af omfanget af pilotmigrationen
Pilotmigrationen skal være stor nok til at samle et repræsentativt dataproblem og besvare de relevante spørgsmål, der kan opstå under den reelle migration. Hvis du migrerer flere tusinde postkasser, skal udvalget være tilstrækkeligt. For meget store migrationer kan procentdelen være lavere.
Valg af data og systemer
Under pilotmigrationen er det vigtigt at bruge produktionsdata og produktionssystemer. Dette er ekstremt vigtigt af flere årsager:
- Du skal forstå, hvordan produktionsmiljøet vil opføre sig. Et syntetisk oprettet miljø vil ikke være repræsentativt for produktionsmiljøet.
- Du kan få yderligere data om krypterede beskeder, hyppigheden af beskedtyper, der ikke findes i Exchange, og opbevaringskrav baseret på dataprøver.
Skabelse af forventninger
Pilotmigrationsprocessen giver også en glimrende mulighed for at teste de succeskriterier, der er beskrevet for projektet, og kalibrere forventningerne til den resterende migration. Hvis der er behov for justeringer, skal de dokumenteres og tages i betragtning ved den reelle migration.
Trin 6: planlægning af migrationstidspunkt for at minimere indvirkningen på organisationen
Gruppér brugere
For at minimere påvirkningen på brugerne og organisationen som helhed, bør brugere, der arbejder sammen, migreres samtidig. De vigtigste faktorer, der skal overvejes ved oprettelsen af disse grupper, omfatter delegering. Søg efter en løsning, der kan anbefale samlinger til migration baseret på oplysninger om brugerrelationer i det oprindelige miljø.
Migrationstidslinjer
Når migrationen af grupperne er afsluttet, skal du sørge for at indføre i tidsplanen det tidspunkt, hvor
Indflydelsen på disse brugere er minimal. Dette kan betyde planlægning af migrationsvinduet til et bestemt tidspunkt på dagen for at undgå migration i arbejdstiden, ved årets slutning eller under vedligeholdelsesvinduer. For eksempel bør salgsteams sandsynligvis ikke migrere tættere på slutningen af kvartalet, og regnskabs- og juridiske afdelinger vil uden tvivl have tidsbegrænsninger for deres migration.
Trin 7: Start migrationen og overvåg dens fremdrift
Med bekræftede pilotmetoder til dataoverførsel bør produktionsmigrationer blive rutinemæssige begivenheder. Der vil sandsynligvis være små justeringer i hele processen for at imødekomme behovene hos specifikke grupper. Omhyggelig overvågning vil stadig være nødvendig for at sikre, at alle uforudsete omstændigheder er taget i betragtning under planlægningen og pilotfasen. Processen bør dog blive stadig mere automatiseret. Det er vigtigt at dokumentere og kommunikere udførelsen af tidsplanen for produktionsmigrationer for at sikre bekræftelse af, at forventningerne indfries. Overvågning og feedback forbliver nøgledimensioner i en vellykket migration gennem hele processen.
Konklusion
Vi har talt om ting, der skal overvejes ved migration af mailtjenesten. Hvis du i øjeblikket er i gang med at vælge en migrationsløsning eller netop har overvejet det, er det vigtigt at tage alt dette i betragtning. Vi arbejder med migrationsløsninger fra Quest og er klar til at anbefale dem som de mest effektive til at reducere antallet af manuelle handlinger og øge mængden af data, der overføres som følge af migrationen.
Hvis du vil vide mere om effektive migrationsmetoder, kan du sende en forespørgsel i på vores hjemmeside eller blot ringe, og du kan også udforske yderligere materialer via nedenstående links:
Kilde: habr.com
