Migrering fra IBM Notes til Microsoft Exchange eller Office 365 giver et betydeligt antal fordele for en organisation, men selve migreringsprojektet ser skræmmende ud, og det er ikke helt klart, hvor man skal starte migreringen. Exchange selv inkluderer ikke sine egne værktøjer til fuld migrering eller sameksistens af Notes og Exchange. Faktisk er nogle migrations- og sameksistensopgaver ikke mulige uden tredjepartsprodukter. I denne artikel skitserer vi syv vigtige trin, der skal følges baseret på bedste praksis og vores erfaring med vellykkede migreringer.
En vellykket migrering omfatter følgende trin:
- Foreløbig migrationsvurdering.
- Etablering af sameksistens mellem Notes og Exchange.
- Planlæg for optimal migreringsnøjagtighed.
- Sikring af maksimal migrationseffektivitet.
- Kør en testmigrering.
- Planlægning af timingen af migration for at minimere påvirkningen af organisationen.
- Start migreringen og spor dens fremskridt.
I denne artikel vil vi se på, hvordan man forbereder sig på og fuldfører migrering ved hjælp af to løsninger fra Quest - и . Under snittet er der nogle detaljer.
Trin 1: Foreløbig migrationsvurdering
Opgørelse af dit nuværende miljø
Hvis du beslutter dig for, at Exchange er den rigtige platform for din organisation, skal du blot flytte dertil. Først skal du indsamle oplysninger om dit nuværende miljø, indsamle lageroplysninger om de data, du planlægger at migrere, bestemme, hvad der kan fjernes for at reducere diskpladsudnyttelsen, beregne den tilgængelige båndbredde mellem miljøer osv. Den foreløbige vurdering bør omfatte følgende spørgsmål:
- Hvor mange Notes-domæner og Domino-servere er der?
- Hvor mange postkasser har du? Hvor mange af dem bliver ikke brugt?
- Hvor meget diskplads fylder primære mailfiler? Hvor mange er der i arkiverne? Hvor mange er der i lokale replikaer?
- Hvor ligger arkiverne?
- Hvor mange brugere bruger kryptering? Skal krypteret indhold overføres?
- Hvor mange personlige mapper er der i miljøet?
- Hvilke brugere bruger dokumentlinks? Hvor mange brugere har modtaget links fra andre brugere og applikationer?
- Hvor meget data vil du overføre? For eksempel vil du kun overføre data for de sidste seks måneder.
- Vil indbyggede arkiver blive migreret til personlige Exchange-arkiver eller Outlook *.pst-filer?
- Hvad er båndbreddegrænserne? Hvor meget data kan overføres til
et bestemt tidsrum? - Hvor meget lagerplads kræves der efter migrering?
Hvordan migration vil påvirke forretning og drift
Projektet skal planlægges nøje for at minimere nedetid og minimere tabt produktivitet.
For eksempel er det vigtigt at overveje uddelegering mellem brugere - hvis en bruger migrerer, men hans eller hendes stedfortræder forbliver på den originale platform, hvordan vil det påvirke deres daglige arbejde? Mere generelt skal du overveje, hvordan et migreringsprojekt kan påvirke alle din virksomheds kritiske forretningsprocesser og arbejdsgange.
Det er også vigtigt at overveje kritiske berøringspunkter i Notes. Når du f.eks. beskæftiger dig med meddelelser, er det vigtigt at analysere applikationer og overveje interaktionen mellem e-mail-routing og applikationer for at undgå afbrydelse af forretningsprocesser under og efter migrering. Sørg for at stille følgende spørgsmål:
- Hvilke brugere har delegerede, og hvordan kan det påvirke forretningsprocesser at bryde dette forhold?
- Hvilke applikationer og forretningsprocesser er forbundet med e-mailmiljøet? Enhver nøgleintegration mellem applikationen og e-mail-tjenesten, såsom godkendelsesprocessen, vil være afgørende, når du planlægger din migrering.
- Hvilke komponenter og vigtige funktioner i applikationen skal bevares?
- Hvordan kan du bruge de indbyggede funktioner i den nye platform til at opnå den funktionalitet, du har brug for?
- Skal inaktivt indhold arkiveres til fremtidig opbevaring?
- Skal nogen applikationer genopbygges for at køre korrekt i det nye miljø?
- Hvordan vil succes blive målt?
Før du begynder din migrering, skal du definere kriterier for at måle succes. Især skal du forstå, at det er urimeligt at forvente 100 % dataoverførsel. Ikke alle Notes-elementtyper har en tilsvarende i Exchange (Active Mail er det mest uhyggelige eksempel). Derfor er virkeligheden, at ikke alle elementer i Notes vil eksistere i Exchange efter migrering. Et opnåeligt og målbart mål er, at 95 % af varerne flyttes til 95 % af postkasserne. Måling og dokumentation af resultater er afgørende for at sikre migreringssucces, og sande resultater er kun mulige, hvis succeskriterier er blevet defineret helt i begyndelsen af et e-mail-migreringsprojekt.
Trin 2: Etabler noter og udveksle sameksistens
For de fleste organisationer er migration en proces, ikke en begivenhed. Derfor bør postkassemigreringer og applikationsmigreringer følge en tidsplan, der passer bedst til virksomheden og driften og ikke er baseret på tekniske krav.
Udvikling af en sameksistensstrategi
For at maksimere værdien af migration skal en komplet sameksistensplan udvikles og implementeres tidligt i migrationsprocessen. Definitionen af "sameksistens" kan variere fra organisation til organisation. Nogle organisationer bruger aktivt ledig/optaget-data, andre bruger slet ikke denne funktionalitet. Nogle fokuserer på migrering af kalenderdata, mens andre fokuserer på finjustering af migrering af en komplet brugermappe. Det er vigtigt at arbejde med hver enkelt af interessenterne for at få et klart billede af, hvad der virkelig betyder noget og hjælpe alle med at forstå vigtigheden af en effektiv sameksistensstrategi.
Migrering fra Notes til Exchange og Office 365 kræver planlægning af postkasse- og applikationsmigrering på samme tid. Current Notes-applikationsfunktionalitet skal understøttes for alle brugere, uanset deres nuværende e-mail-platform. Når brugere migrerer til Exchange og Office 365, bør de kunne få adgang til og bruge Notes-apps som en del af deres eksisterende arbejdsgange. Denne funktion bør fortsætte, indtil Notes-applikationer er migreret til SharePoint eller en anden platform.
Ud over sameksistens af applikationer skal interaktion mellem brugere på forskellige platforme implementeres, før migrering påbegyndes. Dette inkluderer automatisk directory-routing og opdateringer, ledig/optaget-statusser og kalendere for alle brugere uanset deres nuværende platform.
Endelig skal du overveje samarbejdet mellem ikke kun din e-mail-tjeneste, men også dine kalendere og delte ressourcer, såsom mødelokaler. Brugere skal kunne downloade mødeplanlægningsoplysninger. Dette omfatter både engangs- og tilbagevendende møder. Uanset om aftaler blev planlagt før migreringen eller oprettet under migreringen, skal nøjagtigheden af kalenderdata opretholdes gennem hele projektet. Du skal sikre dig, at brugerne for eksempel kan ændre mødelokalet til det næste møde i et tilbagevendende møde eller aflyse et møde uden at skabe konflikt og forvirring i efterfølgende møder.
Trin 3: Plan for optimal migreringsnøjagtighed
Planlægning af en migrering fra Notes til Exchange eller Office 365 kræver forståelse af en række specifikke forskelle mellem platformene.
Email adresse
Notes-data indeholder typisk proprietære adresser, der vises flere steder: i meddelelsesoverskrifter, indlejret i arkiver, personlige kontakter og distribuerede lister. Som en del af migreringsprocessen skal disse proprietære adresser opdateres til SMTP-adresser for at sikre fuld funktionalitet i Exchange-miljøet. Mange organisationer vælger også at opdatere SMTP-domænet eller adressestandarden under migreringen. Hvis dette gælder for din organisation, er det vigtigt at forstå, at nogle migreringsløsninger automatisk opdaterer historiske SMTP-adresseforekomster for hver bruger.
Mappestruktur
I mange organisationer bruger brugerne deres egne postkasser og arkiver, så det er vigtigt at bevare disse data. Brugernes evne til at se deres komplette mappestruktur påvirker også brugeroplevelsen som et resultat af migreringen. Det er vigtigt at vælge løsninger og overgange, der opretholder integriteten af mappen og datastrukturerne.
Lokale replikaer og arkiver
For at kontrollere lageromkostninger og bedre styre datavækst sætter mange organisationer postkassekvoter. En utilsigtet konsekvens af denne politik er ofte en stigning i antallet og størrelsen af arkiver. Disse yderligere datakilder skal evalueres, og deres migrering skal overvejes under migrationsplanlægningen. Du kan give brugerne en selvbetjeningskomponent, der giver dem mulighed for kun at migrere vigtige data. For at optimere Exchange-lagring anbefaler vi at bruge et andet Quest-produkt - , den har især nyttig funktionalitet til deduplikering af vedhæftede filer, en analog af DAOS i Notes.
ACL og delegation
Adgangskontrollister (ACL'er) og delegering er nøgleelementer til drift i et Notes-miljø, og de er også afgørende for at beskytte integriteten. Som følge heraf er det vigtigt nøjagtigt at oversætte tilknyttede rettigheder og adgangsrettigheder til tilsvarende rettigheder i Exchange Server og Office 365. Ideelt set vil dette automatisk fremskynde processen og eliminere menneskelige fejl. For at bevare effektiviteten af beskyttelsen af en organisations informationsaktiver skal ACL'er og delegationskortlægning udføres samtidigt med maildata. Nogle organisationer forsøger at tildele tilsvarende rettigheder manuelt eller ved hjælp af scripts, efter at datamigreringen er fuldført. Denne tilgang kan dog påvirke produktiviteten negativt og tilføje sikkerhedshuller til en organisations data.
Noterer eget indhold
Den samme Active Mail. Et andet almindeligt problem ved migrering fra IBM Notes er at støde på en masse rig tekst. Exchange og Office 365 understøtter ikke integrerede fanetabeller, knapper, gemte formularer og andet proprietært indhold i Notes. Som følge heraf skal du enten forberede dig på tabet af denne funktionalitet eller investere i en migreringsløsning, der kan konvertere disse elementer til et format, der kan migreres. Lad os sige med det samme, at løsninger fra Quest ikke konverterer dette på nogen måde og kun kan overføre sådanne breve som vedhæftede filer, så brugeren derefter kan åbne dem gennem Notes-klienten.
Grupper og personlige adressebøger
Mange organisationer gør udstrakt brug af offentlige postlister til interne og
ekstern kommunikation. Derudover finder Notes-brugere det ofte vigtigt at opretholde forretningskontakter i personlige adressebøger. Disse datakilder er kritiske for forretningsdrift og skal transformeres effektivt under migreringen til Microsoft-platformen. Som et resultat er det vigtigt automatisk at forberede grupper til migrering til Active Directory og effektivt konvertere alle personlige adresser, selv dem, der er gemt på brugernes skriveborde.
Interagere med Notes-apps
Integrationspunkter mellem applikationer og posttjenesten, såsom afstemningsprocesser, er vigtige ved planlægning og planlægning af migreringer. IBM Notes har tættere integration mellem e-mail og applikationer end andre platforme. Disse integrationer kan omfatte alt fra simple doclinks til forretningsprocesser.
Ressourcer og maildatabaser
Mange organisationer bruger ressourcereservationsdatabaser, postdatabaser og andre delte databaser i Notes. Som et resultat spiller disse databaser en vigtig rolle i en organisations funktion. For at sikre forretningskontinuitet og medarbejderproduktivitet er det meget vigtigt at overveje tilgangen og tidspunktet for implementering for:
- Oprettelse af ressourcepostkasser i målmiljøet;
- Overførsel af data fra reservationsdatabasen til Exchange;
- Sikring af, at brugere af begge systemer kan samarbejde og bruge ressourcer i Notes og Exchange.
Trin 4: Maksimer migrationseffektiviteten
Udover at sikre datanøjagtighed er det også vigtigt at sikre, at migreringen er så effektiv som muligt givet organisationens krav. Effektiviteten af migration afhænger ikke kun af direkte omkostninger, men også af graden af indvirkning på virksomheden.
Migrationsløsningsarkitektur
En af de vigtigste faktorer, der påvirker effektiviteten, er migrationsløsningens arkitektur. Det er vigtigt at vælge en løsning med en flertrådsarkitektur, der gør det muligt for én migreringsserver at migrere flere brugere på samme tid. Flertrådet arkitektur reducerer migreringshardwarekrav og øger migreringshastigheden, hvilket dramatisk reducerer de samlede projektomkostninger. Lad dig ikke narre af migreringsløsninger, der hævder at være multi-threaded, men som faktisk kun migrerer én bruger ad gangen og kræver tilføjelse af arbejdsstationer for at migrere flere brugere ad gangen. Afhængigt af konfigurationen og miljøet er ægte flertrådede løsninger 30 til 5000 procent mere effektive, når der migreres data til Exchange og Office 365.
Migrationsproces
Migration involverer mange trin, og processerne skal ske på det rigtige tidspunkt for at sikre en glidende overgang. For at minimere forretningsforstyrrelser og maksimere fordelene ved migreringen skal alle processer integreres og kontrolleres af en enkelt applikation, der kan håndtere hvert trin af migreringen rettidigt.
Fleksibilitet og selvbetjening
Nogle brugere og afdelinger bliver nødt til at afvige fra standardmigreringsprocessen. For eksempel kan den juridiske afdeling have forskellige opbevaringskrav, eller ledere skal muligvis migrere hele deres postkasse og arkiver. Derfor er det vigtigt at vælge en fleksibel migreringsløsning, der gør det nemt for migrationsteamet at tilpasse sig disse krav. En af de mest effektive måder at give denne fleksibilitet på er at aktivere selvbetjening for nogle af dine brugere. For eksempel kan nogle brugere få lov til at overføre yderligere data fra deres primære mailfiler eller lokale data for senere at konvertere dem til et personligt arkiv på serveren.
Trin 5: Kør en testmigrering
Når præmigreringsvurderingen er afsluttet, sameksistensstrategien er færdiggjort, og optimeringsplaner er defineret, er det afgørende at få bekræftet strategien gennem en eller flere pilotmigreringer.
Formålet med pilotmigreringen er at teste de udviklede procedurer og identificere problemer, der kan opstå, efter at den fulde migrering er påbegyndt, hvilket giver dem mulighed for at løse dem, inden de påbegynder den levende migrering. Som følge heraf kan problemer under pilotmigrering forventes og endda hilses velkommen.
Bestemmelse af mængden af pilotmigrering
Pilotmigreringen bør være stor nok til at indsamle et repræsentativt udsnit af data og besvare relevante spørgsmål, der kan opstå under kampmigreringen. Hvis du migrerer flere tusinde postkasser, burde prøvestørrelsen være tilstrækkelig. For meget store migrationer kan procentdelen være mindre.
Udvælgelse af data og systemer
Under pilotmigreringsprocessen er det vigtigt at bruge kampdata og kampsystemer. Dette er meget vigtigt af flere grunde:
- Du skal forstå, hvordan kampmiljøet vil opføre sig. Et syntetisk genereret miljø vil ikke være repræsentativt for kampmiljøet.
- Du kan få flere oplysninger om krypterede meddelelser, hyppigheden af meddelelsestyper, der ikke findes i Exchange, og lagerkrav baseret på eksempeldata.
At sætte forventninger
Pilotmigreringsprocessen giver også en glimrende mulighed for at teste de succeskriterier, der er skitseret for projektet, og kalibrere forventningerne til den resterende migrering. Hvis der er behov for justeringer, skal de dokumenteres og tages i betragtning under kampmigrering.
Trin 6: Planlæg migreringstiden for at minimere indvirkningen på organisationen
Brugergruppering
For at minimere indvirkningen på brugerne og organisationen som helhed bør brugere, der arbejder sammen, migreres på samme tid. Nøglefaktorer at overveje, når disse grupper oprettes, omfatter delegering. Se efter en løsning, der kan anbefale samlinger til migrering baseret på oplysninger om brugerforhold i kildemiljøet.
Migration timing
Når gruppemigreringen er fuldført, skal du sørge for at planlægge tidspunktet
indvirkningen på disse brugere er minimal. Dette kan betyde, at man planlægger et migreringsvindue til et bestemt tidspunkt på dagen for at undgå migrering i arbejdstiden, i slutningen af en måned af året eller under vedligeholdelsesvinduer. For eksempel bør salgsteams sandsynligvis ikke migrere før i slutningen af kvartalet, og regnskabs- og juridiske afdelinger vil sandsynligvis have begrænsninger for, hvornår de kan migrere.
Trin 7: Start migreringen og spor dens fremskridt
Med pilotvaliderede datamigreringstilgange på plads, bør kampmigreringer blive rutinebegivenheder. Der vil sandsynligvis være små justeringer gennem hele processen for at imødekomme behovene hos visse grupper. Omhyggelig overvågning vil stadig være nødvendig for at sikre, at alle uforudsete forhold tages i betragtning under planlægnings- og pilotfasen. Processen skal dog blive mere og mere automatiseret. Udførelse af kampmigreringsplanen er vigtig for at dokumentere og kommunikere fremskridt i hele organisationen for at bekræfte, at forventningerne bliver opfyldt. Overvågning og feedback er fortsat nøgleaspekter af vellykket migrering gennem hele processen.
Konklusion
Vi har dækket de ting, du skal overveje, når du migrerer din posttjeneste. Hvis du lige nu er i gang med at vælge en migreringsløsning eller bare tænker på det, er det vigtigt at tage højde for alt dette. Vi arbejder med migreringsløsninger fra Quest og er klar til at anbefale dem som de mest effektive til at reducere antallet af manuelle trin og øge mængden af data, der overføres som følge af migrering.
Hvis du vil vide mere om effektive tilgange til migration, så send en anmodning til på vores hjemmeside eller bare ring, og du kan også læse yderligere materialer ved at bruge nedenstående links:
Kilde: www.habr.com