Ved implementering af færdige ERP-systemer oplever 53 % af virksomhederne Begrebet ERP-system stammer fra USA og oversættes bogstaveligt som planlægning af virksomhedens ressourcer — Enterprise Resource Planning. Akademisk ser det således ud: "ERP er en organisatorisk strategi for integration af produktion og operationer, håndtering af arbejdsressourcer, finansiel styring og aktivledelse, der er rettet mod kontinuerlig afstemning og optimering af virksomhedens ressourcer ved hjælp af en specialiseret integreret pakke af applikationssoftware (AS), der sikrer en fælles datamodel og processer for alle områder af aktivitet."
Hver leverandør kan forstå det system, de har udviklet, på sin egen måde, afhængigt af dets fokus og de opgaver, der løses. For eksempel vil et ERP-system være mere velegnet til detailhandel, men ikke til et olieforarbejdningsanlæg. Desuden repræsenterer hver virksomhed og dens medarbejder, der bruger platformen, den på sin egen måde, baseret på den del, de interagerer med i det daglige arbejde.
Essensen af ERP er et informationssystem til at styre alle virksomhedens forretningsprocesser og ressourcer baseret på en fælles database.
Formålet med et ERP-system
Som enhver informationssystem arbejder ERP med data. Hver medarbejder og afdeling skaber konstant hundreder af megabyte information. I en lille organisation har lederen direkte adgang til al information og tid til at overvåge processerne. Hvis der skabes et stort datavolumen inden for en eller to forretningsprocesser, er det tilstrækkeligt for lederen at digitalisere dem med punktløsninger. Som regel køber organisationen software til bogføring og for eksempel CRM.
Как и любая информационная система, ERP работает с данными. Каждый сотрудник и отдел постоянно создают сотни мегабайт информации. В небольшой организации руководитель обладает непосредственным доступом ко всем сведениям и временем для отслеживания процессов. Если большой объем данных создается в рамках одного-двух бизнес-процессов, то руководителю достаточно цифровизовать их точечными ИТ-решениями. Как правило, организация покупает ПО для бухгалтерии и, например, CRM.
I takt med virksomhedens vækst bliver de enkelte processer, som tidligere tog minimalt med tid, forvandlet til store informationsmængder. I forbindelse med andre forretningsprocesser kræver de adskilte informationsstrømme en enorm administrativ stab for at sammenflette og analysere dem. Derfor er et ERP-system nødvendigt for mellemstore og store virksomheder.
Hvordan man forstår, at en virksomhed har brug for et ERP-system
Den almindelige historie blandt vores kunder ser således ud. På et tidspunkt bliver det klart, at alle de vigtigste processer er automatiserede, men at effektiviteten ikke stiger.
Det viser sig, at hver proces findes i sit eget separate informationssystem. For at binde dem sammen indtaster medarbejderne manuelt data i hvert system, hvorefter ledelsen manuelt indsamler de dublerede data til at analysere hele virksomhedens aktiviteter. I princippet er en sådan arbejdsmetode produktiv indtil et vist punkt. Det vigtigste er at bestemme det tidspunkt, hvor maksimal effektivitet nås, før det sker, og ikke når man skal ændre processerne i en krisesituation.
Ingen af informationssystemerne vil nogensinde fortælle, at det er tid til, at virksomheden er nået det niveau, hvor et ERP-system er nødvendigt. Verdens erfaring viser fire hovedtegn, der vil tillade dette:
Data til at træffe velovervejede ledelsesbeslutninger bliver utilstrækkelige.
Enhver beslutning i forretning har konsekvenser, som i sidste ende resulterer i økonomiske tab eller tværtimod indtægter. Kvaliteten af beslutningen afhænger af den information, den bygger på. Hvis dataene er forældede, ufuldstændige eller ukorrekte, vil beslutningen være forkert eller ubalanceret.
De væsentligste årsager til modstridende information:
kritisk vigtig information er spredt blandt forskellige medarbejdere og afdelinger;
der mangler regler for dataindsamling;
dataindsamlingen udføres af medarbejdere med forskellige roller og på forskellige tidspunkter.
Med en ERP-platform, der passer til dine forretningsprocesser, kan du centralisere alle data. Al information skabes af hver medarbejder og afdeling i et samlet system i realtid. Det betyder, at de data, du og andre i virksomheden måtte få brug for, altid er så præcise og opdaterede som muligt.
Manglen på integration mellem IT-systemer fører til driftsforstyrrelser og hindrer virksomhedens vækst.
Hver IT-system stiller sine egne krav til dataformatet, er bygget på forskellige tidspunkter og på forskellige teknologier, principper og programmeringssprog. Dette afspejles i medarbejdernes arbejde, som interagerer, som om de taler forskellige sprog, og i hastigheden af interaktionen.
ERP-systemet samler separate funktioner i et integreret og forståeligt rum. ERP-systemet fungerer som en oversætter, der taler flere programmeringssprog for at sikre samarbejde og sammenhæng.
Dine kunder er utilfredse med servicen.
Hvis kunderne klager eller forlader, er det værd at overveje effektiviteten. Dette skyldes en efterspørgsel, der overstiger udbuddet, forsinkelser i levering, langsom service eller blot en generel følelse af, at virksomheden ikke har ressourcerne eller tiden til at tage sig af hver enkelt kunde.
Når virksomheden vokser til et mellemstort eller stort niveau, forvandler ERP utilfredse kunder til loyale. Kunderne begynder at mærke forbedringen i servicen og opleve forandringer sammen med virksomheden.
Du bruger forældede systemer.
Ifølge Ifølge Veeam 2020 Data Protection Trends Report er den største hindring for digital transformation i virksomheder forældet teknologi. Hvis en virksomhed stadig arbejder med manuelle systemer eller papirarbejde, vil den i den post-pandemiske periode helt klart falde bagud.
Derudover kan IT-systemerne i virksomheden være ret moderne, men desintegrerede. I så fald skaber hver afdeling sin egen informationsbunker, hvis data kun kommer frem i begrænsede mængder eller ukorrekt. Hvis integrationen af de enkelte systemer er ekstremt kostbar eller umulig, er det nødvendigt at erstatte dem med et ensartet ERP-system.
Hvilke fordele giver ERP-systemet til virksomheden?
ERP-systemen er et produkt, som virksomheden køber for egen regning. Dens implementering betragtes som en investering, der bør give overskud. Ingen producent af ERP-systemer garanterer, at det vil føre til vækst i virksomhedens indtægter. Og dette gælder ikke kun ERP-systemer, men også enhver IT-løsning. Dog påvirker alle fordelene ved implementeringen indirekte profit:
Besparelser på IT-systemer
I stedet for at bruge ressourcer på flere adskilte systemer, som hver kræver specialiseret support, infrastruktur, licenser og træning af medarbejdere, kan alle omkostninger koncentreres på én ERP-platform. Den består af moduler, der erstatter adskilte systemer med integrerede dele.
Hvis ERP-systemet udvikles fra bunden efter specifikationer fra en konkret virksomhed, kan det inkludere tredjepartssystemer og -tjenester, som vil være praktiske for forretningspartnere, leverandører, kunder og andre kontrahenter.
Fuld gennemsigtighed
ERP giver ledelsen fuld adgang til hver forretningsproces i enhver afdeling døgnet rundt. For eksempel kan man dagligt overvåge lagrene, inklusive planlagte leveringer og leverancer undervejs. Med et fuldt overblik over lagermængderne kan man mere præcist kontrollere arbejdskapitalen.
Automatisering af rapporter og stærk planlægning
ERP skaber et ensartet og standardiseret rapporteringssystem for alle processer. Det genererer automatisk nyttige rapporter og analyser til enhver tid. Ledelsen slipper for at samle regneark og e-mails manuelt.
Dermed frigør platformen tid til strategisk planlægning, mere kvalitativ analyse og sammenligning af afdelingers præstationer. ERP-systemet hjælper med at opdage de tendenser i analysen, som man før ikke have set og ikke engang havde en chance for at bemærke.
Effektivitetsvækst
Selv om ERP ikke er en universalløsning. Det er ikke kun vigtigt at matche virksomhedens specifikationer, men også at implementere det korrekt. Ifølge 315 leverandører af færdige ERP-systemer vurderes andelen af implementeringer, hvis succes kun har været delvis, til at ligge mellem 25 og 41 procent afhængig af branchen. Den rette ERP reducerer betydeligt den tid og de ressourcer, der bruges på rutineopgaver.
Kundebetjening
Kundeservice er en nøglekomponent i forretningen. ERP-systemet skifter medarbejdernes fokus fra at føre kunderegistre til at opbygge og vedligeholde relationer med kunderne.
Statistikken viser, at 84 procent af kunderne over virksomheden, hvis de ikke får tilstrækkelige svar på deres henvendelser. ERP giver medarbejderen alle nødvendige oplysninger og kundens historik i det øjeblik, henvendelsen sker. Med det kan medarbejderne fokusere på at tiltrække og fastholde kunder i stedet for bureaukrati. Kunderne mærker fordelene ved implementeringen, selv uden at være klar over ændringerne i virksomheden.
Databeskyttelse
Der findes næppe et informationssystem, der kan give en absolut garanti for databeskyttelse. Personlige data om kunder og medarbejdere, e-mails, intellektuel ejendom, finansielle oplysninger, fakturaer, kontrakter – jo flere systemer der behandler disse oplysninger, desto sværere bliver det at spore risici. ERP-systemet indfører ensartede standarder for adgang, indtastning og udtrækning af data samt centraliseret opbevaring af information.
Men jo større markedsandel den færdige ERP-løsning har, jo oftere udsættes den for hackerangreb. Det vil være at foretrække at udvikle et eget ERP-system, hvor adgangen til kodebasen kun er åben for dig. Hvis ERP-systemet til din virksomhed er udviklet fra bunden, vil hackere ikke kunne finde kopier af systemet for at teste det for sårbarheder.
Produktivitet i samarbejdet
Interessen for samarbejde mellem afdelinger eller medarbejdere svinder ofte, fordi dataoverførsel kræver mange rutinemæssige operationer eller på grund af den psykologiske atmosfære i virksomheden. Et samlet system automatiserer adgangen til information, fjerner den negative indflydelse fra menneskelige faktorer og fremskynder kommunikationen internt i virksomheden.
Ensartede forretningsprocesser
Færdige ERP-systemer udvikles i overensstemmelse med branchens bedste praksis. Dette giver virksomhederne mulighed for at standardisere deres egne processer.
Men i praksis står virksomheden over for et vanskeligt valg: enten at bruge lang tid og ressourcer på at tilpasse og justere ERP-systemet til virksomhedens standarder, eller smertefuldt at tilpasse deres egne forretningsprocesser til ERP-systemets standarder.
Der er en tredje vej - at udvikle systemet under hensyntagen til egne forretningsprocesser fra starten.
Skalering
Uanset om du udvider din kundebase, går ind på nye markeder, implementerer nye processer, afdelinger eller produkter, eller på anden måde skalerer din virksomhed, tilpasser den rigtige ERP-udbyder platformen til ændringerne.
Da ERP-systemet implementeres i alle virksomhedens processer, kan listen over fordele blive større afhængigt af specifikationen. På markedet er der udviklet dusinvis af klar-til-brug-løsninger, der presser købere ind i rammerne af abonnementer, opdateringshastigheder og support, lukket funktionalitet og arkitektur – inden for én udbyder. Kun udvikling af et eget ERP-system giver de maksimale muligheder uden begrænsninger.
Om hvordan man vælger en producent af ERP-systemer, hvilke spørgsmål man skal stille for ikke at miste penge, og hvad der skal tages hensyn til ved planlægning af implementering, læs i de næste artikler.
Kilde: habr.com
