Ved implementering af færdige ERP-systemer er 53 % af virksomhederne alvorlige udfordringer, der kræver ændringer i forretningsprocesser og organisatoriske tilgange, og 44 % af virksomhederne står over for betydelige tekniske problemer. I en række artikler vil vi forklare, hvad et ERP-system er, hvordan det er fordelagtigt, hvordan man bestemmer behovet for dets implementering, hvad du skal vide, når du vælger en platformudbyder, og hvordan du implementerer det.
Konceptet med et ERP-system kommer fra USA og er bogstaveligt talt oversat til enterprise resource planning - Enterprise Resource Planning. Fagligt ser det sådan ud: “ERP er en organisatorisk strategi til integration af produktion og drift, arbejdskraftsstyring, økonomistyring og asset management, fokuseret på kontinuerlig afbalancering og optimering af virksomhedens ressourcer gennem en specialiseret, integreret applikationssoftwarepakke (software), der giver en fælles datamodel og processer for alle aktivitetsområder."
Hver leverandør kan forstå det system, den har udviklet, på sin egen måde, ud fra dens fokus og opgaver, der skal løses. For eksempel er ét ERP-system mere egnet til detailhandel, men ikke egnet til et olieraffinaderi. Desuden forestiller hver virksomhed og dens medarbejder, der bruger platformen, det forskelligt, baseret på den del, de kommer i kontakt med i deres arbejde.
I sin kerne er ERP et informationssystem til styring af alle forretningsprocesser og virksomhedens ressourcer baseret på en enkelt database.
Hvorfor har du brug for et ERP-system?
Som ethvert informationssystem arbejder ERP med data. Hver medarbejder og afdeling skaber konstant hundredvis af megabyte information. I en lille organisation har lederen direkte adgang til al information og tid til at overvåge processer. Hvis der skabes en stor mængde data inden for rammerne af en eller to forretningsprocesser, så mangler lederen kun at digitalisere det med målrettede it-løsninger. Typisk køber en organisation regnskabssoftware og for eksempel CRM.
Efterhånden som virksomheden vokser, bliver de individuelle processer, der tidligere tog minimal tid at styre, omdannet til store mængder information. I forbindelse med andre forretningsprocesser kræver uensartede informationsstrømme et stort administrativt personale til at kombinere og analysere dem. Derfor kræves et ERP-system ikke af små, men af mellemstore og store virksomheder.
Sådan forstår du, at en virksomhed har brug for et ERP-system
En typisk historie for vores kunder lyder sådan her. På et tidspunkt bliver det klart, at alle hovedprocesserne er automatiserede, og arbejdseffektiviteten øges ikke.
Det viser sig, at hver proces er placeret i sit eget separate informationssystem. For at forbinde dem indtaster medarbejderne manuelt data i hvert system, og derefter indsamler ledelsen manuelt de duplikerede data for at analysere hele virksomhedens aktiviteter. I princippet er en sådan arbejdsmekanik produktiv indtil et vist punkt. Det vigtigste er at bestemme tidspunktet for at opnå maksimal effektivitet, før det opstår, og ikke når det er nødvendigt at ændre processernes mekanismer i nødtilstand.
Ingen af informationssystemerne vil nogensinde rapportere, at det øjeblik er kommet, hvor virksomheden er vokset til det niveau, hvor der er behov for et ERP-system. Verdenserfaring viser 4 hovedtegn, der giver dig mulighed for at forstå dette:
Der er ikke nok data til at træffe en informeret ledelsesbeslutning.
Enhver beslutning i erhvervslivet har konsekvenser, der i sidste ende resulterer i økonomiske tab eller omvendt i indkomst. Kvaliteten af en beslutning afhænger af de oplysninger, den er baseret på. Hvis dataene er forældede, ufuldstændige eller ukorrekte, vil beslutningen være forkert eller ubalanceret.
De vigtigste årsager til inkonsistens af oplysninger:
-
kritisk information er spredt blandt individuelle medarbejdere og afdelinger;
-
der er ingen regler for dataindsamling;
-
Oplysninger indsamles af medarbejdere med forskellige roller og på forskellige tidspunkter.
Med en ERP-platform, der passer til dine forretningsprocesser, kan du centralisere alle dine data. Al information skabes af hver medarbejder og afdeling i et enkelt system i realtid. Det betyder, at de data, du og alle andre i virksomheden kan få brug for, altid er så nøjagtige og opdaterede som muligt.
Manglende integration mellem it-systemer fører til driftssvigt og hæmmer virksomhedens vækst.
Hvert it-system har sine egne krav til dataformat, bygget på forskellige tidspunkter og ved hjælp af forskellige teknologier, principper og programmeringssprog. Dette afspejles i medarbejdernes arbejde, der interagerer som på forskellige sprog, og i interaktionens hastighed.
Et ERP-system kombinerer individuelle funktioner til ét integreret og letforståeligt rum. ERP-systemet fungerer som en oversætter, der taler flere programmeringssprog for at sikre samarbejde og konsistens.
Dine kunder er utilfredse med servicen.
Hvis kunder klager eller går, bør du tænke på effektivitet. Dette skyldes efterspørgsel, der opvejer udbuddet, sene leveringer, langsom service eller blot en generel følelse af, at virksomheden ikke har ressourcer eller tid til at tage sig af hver enkelt kunde.
Når en virksomhed er vokset til en mellemstor eller stor størrelse, gør ERP utilfredse kunder til loyale kunder. Kunder begynder at mærke forbedringen i service og oplever ændringerne sammen med virksomheden.
Du bruger forældede systemer.
Ifølge Veeam 2020 Data Protection Trends Report, den største barriere for digital forretningstransformation er forældede teknologier. Hvis en virksomhed stadig arbejder med manuelle indtastningssystemer eller papirdokumenter, vil det helt sikkert blive efterladt i den post-pandemiske periode.
Derudover kan en virksomheds it-systemer være ret moderne, men desintegrerede. I dette tilfælde opretter hver afdeling sin egen informationsbunker, hvorfra dataene kommer ud i doser eller forkert. Hvis integrationen af individuelle systemer er ekstremt dyr eller umulig, så er det nødvendigt at ændre dem til et enkelt ERP-system.
Hvilke fordele giver et ERP-system til en virksomhed?
Et ERP-system er et produkt, som en virksomhed køber for egen regning. Dens implementering ses som en investering, der skal give overskud. Ingen producent af ERP-systemer garanterer, at det vil bringe omsætningsvækst til virksomheden. Og det gælder ikke kun ERP-systemer, men også eventuelle IT-løsninger. Imidlertid påvirker alle fordelene ved implementering indirekte profitten:
Besparelser på IT-systemer
I stedet for at bruge ressourcer på flere forskellige systemer, som hver især kræver specialiseret support, infrastruktur, licenser og medarbejderuddannelse, kan du koncentrere alle omkostninger på én ERP-platform. Den består af moduler, der erstatter forskellige systemer med integrerede dele.
Hvis et ERP-system er udviklet fra bunden for at imødekomme en specifik virksomheds behov, kan det omfatte tredjepartssystemer og tjenester, som vil være praktiske for forretningspartnere, leverandører, kunder og andre modparter at arbejde med.
Fuld gennemsigtighed
ERP giver ledelsen fuld adgang til alle forretningsprocesser i enhver afdeling 24/7. For eksempel kan du spore lagerbeholdning på daglig basis, herunder planlagte leverancer og leveringer i transit. At have et komplet billede af lagerniveauer giver dig mulighed for mere præcist at kontrollere arbejdskapitalen.
Automatiserede rapporter og kraftfuld planlægning
ERP skaber et enkelt, samlet rapporteringssystem for alle processer. Det genererer automatisk nyttige rapporter og analyser til enhver tid. Med det behøver ledelsen ikke manuelt at indsamle regneark og breve.
Dermed frigiver platformen tid til strategisk planlægning, bedre analyse og sammenligning af afdelingernes præstationer. Et ERP-system hjælper med at finde trends i analyser, som ikke blev bemærket før og ikke engang havde en chance for at bemærke.
Øget effektivitet
ERP i sig selv er ikke et vidundermiddel. Det er vigtigt ikke kun at overholde virksomhedens detaljer, men også at implementere det korrekt. Ifølge Med 315 hyldeleverandører af ERP-systemer blev andelen af implementeringer, der kun lykkedes delvist, anslået til mellem 25 og 41 procent, afhængigt af branchen. Den rigtige ERP reducerer markant den tid og indsats, der bruges på rutinearbejde.
Kundeservice
Kundeservice er en vigtig del af forretningen. Et ERP-system flytter medarbejdernes fokus fra at vedligeholde kunderegistre til at opbygge og vedligeholde relationer til kunder.
Statistikker viser, at 84 procent af kunderne i virksomheden, hvis de ikke får nok svar på forespørgsler. ERP giver medarbejderen al den nødvendige information og kundehistorik lige i kontaktøjeblikket. Med det beskæftiger medarbejderne sig ikke med bureaukrati, men med at tiltrække og fastholde kunder. Kunder føler fordelene ved implementeringen, selv uden at kende til ændringerne i virksomheden.
Databeskyttelse
Der findes næppe et informationssystem, der kan give en absolut garanti for datasikkerhed. Personlige data om kunder og medarbejdere, e-mails, intellektuel ejendom, finansielle data, fakturaer, kontrakter - jo flere systemer, der behandler disse oplysninger, jo sværere er det at spore risici. ERP-systemet introducerer ensartede standarder for adgang, datainput og -output og centraliseret lagring af information.
Men jo større markedsandel et færdiglavet ERP-system har, jo oftere bliver det udsat for hackerangreb. Det vil være at foretrække at udvikle dit eget ERP-system, hvis kodebase kun du har adgang til. Hvis din virksomheds ERP-system er udviklet fra bunden, vil hackere ikke være i stand til at finde kopier af systemet for at teste det for sårbarheder først.
Samarbejde Produktivitet
Ofte forsvinder interessen for samarbejde mellem afdelinger eller medarbejdere, fordi dataoverførsel kræver mange rutineoperationer eller på grund af det psykologiske klima i virksomheden. Et samlet system automatiserer adgangen til information, eliminerer den negative oplevelse af den menneskelige faktor og fremskynder kommunikationen i virksomheden.
Forenede forretningsprocesser
Forudbyggede ERP-systemer er udviklet i overensstemmelse med industriens bedste praksis. Dette giver virksomheder mulighed for at standardisere deres egne processer.
Men i virkeligheden skal en virksomhed træffe et vanskeligt valg: enten tager det lang og dyr tid at opsætte og ændre ERP-systemet, så det lever op til virksomhedens standarder, eller også er det smertefuldt at tilpasse sine egne forretningsprocesser til standarder for ERP-systemet.
Der er en tredje måde - at indledningsvis udvikle systemet til dine egne forretningsprocesser.
Skalerbarhed
Uanset om du udvider din kundebase, udvider til nye markeder, introducerer nye processer, afdelinger eller produkter eller på anden måde skalerer din virksomhed, med den rigtige leverandør, kan din ERP-platform tilpasse sig ændringer.
Da ERP-systemet implementeres i alle virksomhedens processer, kan listen over fordele stige afhængigt af detaljerne. Der er dusinvis og hundredvis af færdige løsninger udviklet på markedet, der tvinger købere ind i rammerne af abonnementer, hastighed på opdateringer og support, lukket funktionalitet og arkitektur – inden for rammerne af en enkelt leverandør. Kun udviklingen af dit eget ERP-system giver maksimale muligheder uden begrænsninger.
Læs følgende artikler for at lære, hvordan du vælger en ERP-systemproducent, hvilke spørgsmål du skal stille for ikke at tabe penge, og hvad du skal overveje, når du planlægger implementering.
Kilde: www.habr.com