På trods af populariteten af emnet elektronisk dokumenthåndtering, i russiske banker og i den finansielle sektor generelt, udføres størstedelen af enhver transaktion på den gammeldags måde, på papir. Og pointen her er ikke så meget bankernes og deres kunders konservatisme, men manglen på passende software på markedet.
Jo mere kompleks transaktionen er, jo mindre sandsynlig er det, at den vil blive gennemført inden for rammerne af EDI. For eksempel er en leasingtransaktion kompleks, idet den involverer mindst tre parter - banken, leasingtageren og leverandøren. Dertil kommer ofte en kautionist og en pantsætter. Vi besluttede, at sådanne transaktioner kan digitaliseres fuldstændigt, hvilket vi skabte E-Leasing-systemet til - den første tjeneste i Rusland, der fuldt ud leverer EDI i sådanne scenarier. Som følge heraf går 2019 % af det samlede antal leasingtransaktioner i begyndelsen af juli 37 gennem E-Leasing. Under snittet vil vi analysere E-Leasing ud fra funktionalitet og teknisk implementering.
Vi begyndte at udvikle systemet i begyndelsen af 2017. Det sværeste var at komme i gang: at formulere kravene til produktet, omdanne ideer til specifikke tekniske specifikationer. Dernæst er søgningen efter en entreprenør. Udarbejdelse af tekniske specifikationer, konsultationer - alt dette tog omkring fire måneder. Yderligere fire måneder senere, i november 2017, blev den første udgivelse af systemet frigivet, hvilket er ret hurtigt for et så ambitiøst projekt. Den første version af E-Leasing havde funktionerne at rekvirere og underskrive dokumenter - ikke kun de vigtigste, men også kautionsaftalen og andre yderligere aftaler, der måtte være påkrævet i processen med at arbejde under en leasingaftale. I marts 2018 tilføjede vi muligheden for at rekvirere dokumenter som led i overvågningen, og i juli samme år tilføjede vi muligheden for at sende elektroniske fakturaer.
Hvordan fungerer e-leasing?
Vi begyndte at udvikle systemet i begyndelsen af 2017. Hele vejen fra formulering af kravene til produktet til valg af entreprenør og udgivelse af den første udgivelse tog mindre end et år – vi dimitterede i november.
Anmodninger om en pakke med dokumenter fra modparter sker fra vores forretningssystem baseret på Corus SQL-databasen og Microsoft Dynamics NAV 2009. Alle dokumenter, som deltagerne har leveret som led i transaktionen, sendes også dertil til opbevaring. Frontend er en E-Leasing-portal, der giver leverandører og kunder mulighed for at anmode om, downloade, udskrive dokumenter og underskrive dem ved hjælp af ECES (enhanced qualified electronic signature).
Lad os nu se på systemets drift mere detaljeret i henhold til diagrammet ovenfor.
En anmodning genereres fra "Modpartskortet" eller "Projekt"-enheden. Når en anmodning sendes, genereres poster i anmodningstabellen. Den indeholder en beskrivelse af anmodningen og parametre. Codeunit-objektet er ansvarlig for at generere anmodningen. Der oprettes en post i tabellen med status Klar, hvilket betyder, at anmodningen er klar til at blive sendt. Forespørgselstabellen indeholder en beskrivelse af anmodningsorganet. Alle ønskede dokumenter findes i dokumenttabellen. Når du anmoder om et dokument, er feltet "EDS Status" sat til "Requested".
Et job på CORUS-serveren, der kører på SQL-agenten, overvåger poster med Klar-statusser i forespørgselstabellen. Når en sådan post er fundet, sender opgaven en anmodning til E-Leasing-portalen. Hvis afsendelsen lykkedes, er posten markeret i tabellen med statussen Besvaret; hvis ikke, med Fejlstatus. Resultatet af svaret registreres i forskellige tabeller: svarkoden fra serveren og fejlbeskrivelsen, hvis anmodningen ikke kunne sendes, i én tabel; poster, der beskriver svarlegemet - ind i en anden og til den tredje - poster med filer modtaget som følge af anmodningen, med Opret værdi i feltet Status og Check værdi i feltet Scanningsstatus. Derudover overvåger opgaven hændelser fra E-Leasing-portalen og genererer forespørgsler i forespørgselstabeller, som den selv behandler.
Et andet job overvåger indtastninger i tabellen over modtagne dokumenter med værdien Opret i feltet Status og værdien Verificeret i feltet Scanningsstatus. Opgaven kører en gang hvert 10. minut. Antivirussen er ansvarlig for feltet Scanningsstatus, og hvis scanningen lykkedes, registreres Verified-værdien. Denne funktion er relateret til informationssikkerhedstjenesten. Codeunit-objektet er ansvarlig for at behandle poster. Hvis indtastningen i tabellen over accepterede dokumenter blev behandlet med succes, markeres den i statusfeltet med værdien Succes, og det ønskede dokument i feltet "EDS Status" i bilagstabellen får statussen "Modtaget". Hvis det ikke var muligt at behandle en post i tabellen over accepterede dokumenter, markeres den i feltet Status med værdien Fail og en beskrivelse af fejlen skrives i feltet "Fejltekst". Intet ændres i dokumenttabellen.
Den tredje opgave overvåger alle poster i dokumenttabellen, der har en status, der ikke er tom eller "Accepteret". Opgaven kører én gang dagligt kl. 23 og tilbagekalder al kontraktlig dokumentation, der ikke er underskrevet i løbet af den aktuelle dag. Opgaven genererer en anmodning om at slette kontraktlig dokumentation i anmodnings- og svartabellerne og ændrer feltet "Status" til værdien "Tilbagetrukket" i bilagstabellen.
E-leasing fra brugersiden
For brugeren starter det hele med at modtage en invitation til at deltage i EDF fra vores kundeansvarlige. Kunden modtager et brev og gennemgår en simpel registreringsprocedure. Der kan kun opstå vanskeligheder, hvis brugerens arbejdsplads ikke er klar til at arbejde med elektroniske signaturer. En betydelig del af opkald til teknisk support er forbundet med dette. Systemet giver modparten mulighed for at give adgang til sin personlige konto til sine medarbejdere – fx revisorer til at arbejde med fakturaer mv.
Tilmeld dig
Det videre arbejde er også så enkelt som muligt for hver af parterne. Anmodning af dokumenter til en transaktion, samt underskrivelse af kontraktlig dokumentation, udføres gennem fastsættelse af opgaver i vores interne system.
Anmodning om dossier
Efter at have sendt kunden enhver anmodning eller dokumenter til underskrift, sendes en meddelelse til hans e-mailadresse om, at den tilsvarende aktivitet er blevet genereret på hans personlige konto. Fra sin grænseflade uploader klienten en pakke med dokumenter til systemet, sætter en elektronisk signatur, og vi kan gennemgå transaktionen. Herefter underskrives kontraktdokumentationen langs ruten "Leverandør - Kunde - Sberbank Leasing".
Gældende aftale
Elektronisk dokumenthåndtering i vores tilfælde indebærer ikke nødvendigvis nogen handlinger fra klientens side fra start til slut. Du kan oprette forbindelse til systemet på et hvilket som helst tidspunkt af transaktionen. For eksempel leverede en klient et dossier på papir og besluttede derefter at underskrive en aftale i EDI - dette scenarie er ganske muligt at implementere. På samme måde kan kunder, der har en gyldig leasingaftale med Sberbank Leasing, oprette forbindelse til E-Leasing for at modtage fakturaer elektronisk.
Efter at have beregnet den økonomiske effekt af at bruge E-Leasing, tilbød vi kunderne en ekstra rabat for at bruge tjenesten. Det viste sig, at der ikke var behov for at gå til kunden og leverandøren for at underskrive, samt printe og hæfte kontrakter, til sidst reducerer omkostningerne ved transaktionen (oprettelse og support) med 18 %.
Hvordan projektet vil udvikle sig
I øjeblikket fungerer E-Leasing stabilt, dog ikke fejlfrit. Mekanismen til at sende elektroniske fakturaer til vores medarbejdere er endnu ikke brugervenlig nok. Problemet forklares ved, at denne procedure i sig selv er ret kompleks, da en EDF-operatør konstant er involveret i den. Han udsteder en kvittering på, at han har udstedt en faktura, og lederen underskriver denne kvittering. Derefter underskriver brugeren på den anden side (klienten) meddelelsen og kvitteringerne, som igen går gennem den elektroniske dokumenthåndteringsoperatør. I fremtidige versioner vil vi forsøge at gøre denne proces mere bekvem. "Udviklingszonen" omfatter også funktionaliteten til at rekvirere overvågningsdokumenter, hvilket er ret relevant for store kunder.
I løbet af de næste seks måneder planlægger vi at flytte systemet til en ny platform, som vil give os mulighed for at optimere arbejdet med elektronisk dokumenthåndtering, gøre grænsefladen mere forståelig og brugervenlig og udvide funktionaliteten af den personlige konto. Og tilføj også nye funktioner - fra generering af en anmodning til visning af dokumenter på alle transaktioner, som kunden har udført gennem E-Leasing. Vi håber, at systemet, som kunder, leverandører og garanter allerede aktivt tilslutter sig, bliver endnu mere bekvemt for alle.
Kilde: www.habr.com