Vi har flere gange skrevet om, hvordan vores teknologier hjælper og endog behandle information fra alle typer dokumenter og indtaste data i regnskabssystemer. I dag vil vi fortælle dig, hvordan vi implementerede в - den største leverandør af varme og varmt vand i Moskva.
Forestil dig, at du er i stedet for en almindelig revisor. Vi ved, at det ikke er let, men prøv det alligevel. Hver dag modtager du et enormt antal papirfakturaer, fakturaer, attester og så videre. Og især meget - i dagene før indsendelse af rapporter. Alle detaljer og beløb skal hurtigt og omhyggeligt kontrolleres, gentastes og indtastes i regnskabssystemet, foretages manuelt transaktioner og sendes til arkivet, så de senere kan indsendes til verifikation hos interne revisorer, skattevæsenet, takstregulerende myndigheder og andre. Svært? Men dette er en langvarig forretningspraksis, der findes i mange virksomheder. Sammen med MIPC har vi forenklet dette omhyggelige arbejde og gjort det mere bekvemt. Hvis du er interesseret i, hvordan det var, velkommen under kat.
På billedet ses Moskva CHPP-21, Europas største producent af termisk energi. Varmen, der genereres på denne station, leveres af MIPC til 3 millioner indbyggere i den nordlige del af Moskva. .
MIPC har et dusin og en halv filialer i Moskva. De betjener 15 km varmenetværk, 811 termiske stationer og kedelhuse, 94 varmepunkter og 10 pumpestationer og bygger og tilpasser også nye varmeforsyningssystemer. Virksomheden køber en række udstyr og tjenester til forretningsaktiviteter: . Dokumenter i hver underafdeling-initiativtager af købet håndteres af særlige medarbejdere - kuratorer af kontrakter.
Hvordan er udførelsen af kontrakter i en stor virksomhed indrettet? Når kuratorer indgår en aftale, modtager de mange vigtige papirdokumenter fra modparter: fragtbreve, servicehandlinger, fakturaer, certifikater osv. Normalt scanner kurator forretningspapirer og vedhæfter derefter scanningerne til ordren i virksomhedens ressourcestyringssystem. Den finansielle controller kontrollerer manuelt alle data. Herefter tager kuratoren de originale dokumenter med til regnskabsafdelingen. Eller kureren gør dette, og så kan overførslen af dokumenter tage længere tid - fra flere timer til et par dage.
Og alt ville være fint, men som i mange andre virksomheder:
- Papirer kan komme til regnskabsafdelingen få dage før indberetning. Så skal revisorer dag og nat på arbejdspladsen. Du skal manuelt kontrollere, om alle fakturaer, fakturaer osv. er udfyldt korrekt, og hvis alt er korrekt, gentaster medarbejderen dataene ind i regnskabssystemet og laver posteringer. Samtidig går 90 % af revisorens tid med at genoptrykke data – detaljer, beløb, datoer, varenumre mv. På grund af dette er der risiko for at begå fejl.
- Dokumenter kan allerede komme med fejl. Og nogle gange mangler nogle fakturaer eller attester. Nogle gange bliver dette tydeligt i de sidste dage før indberetningen indsendes. På grund af dette kan tidspunktet for dokumentgodkendelse blive forsinket.
- Efter bogføring opbevarer revisorer fakturaer, fakturaer og handler i uensartede papir- og elektroniske arkiver. Hvorfor er det svært? For eksempel arbejder MIPC med tariffer, så det er forpligtet til løbende at rapportere om sine omkostninger til de udøvende myndigheder. Og når den næste stats- eller skatterevision kommer til regnskabsafdelingen, skal medarbejderne lede efter dokumenter i lang tid.
Sådan så arbejdsplanen for MIPC's regnskabsafdeling ud før:
MOEK var den første i energibranchen, der besluttede at genopbygge og forenkle denne ordning for hurtigt at lukke transaktioner og indsende rapporter, bedre vurdere markedsændringer i indkøb og planlægge sin finansielle strategi. Det var ikke let at ændre regnskabsafdelingens mangeårige arbejdssystem alene, så virksomheden besluttede at omdanne det sammen med sin partner - ABBYY.
Ikke før sagt end gjort
Et team af ABBYY-specialister implementerede en universel platform til intelligent informationsbehandling i MIPC og konfigureret:
- fleksible beskrivelser (dataudtræksskabeloner) til dokumentbehandling. Om hvad det er, og hvad det er til, talte vi detaljeret om Habré и . MIPC behandler mere end 30 typer dokumenter ved hjælp af løsningen (for eksempel en handling af installeret udstyr eller en handling mod et agentgebyr) og udtrækker mere end 50 attributter fra dem (dokumentnummer, samlet beløb med moms, navn på køber, sælger, entreprenør, mængde af varer osv. .);
- forbindelse til udførelse af kontroller og upload af data, som forbandt ABBYY FlexiCapture, SAP og OpenText. Takket være stikket blev det muligt automatisk at kontrollere dataene fra ordren og kontrakten mod forskellige mapper. Vi vil tale om dette nedenfor;
- eksport af dokumenter til et elektronisk arkiv baseret på OpenText. Nu er alle dokumentscanninger gemt ét sted;
- udkast til regnskabsposteringer i SAP ERP med links til scannede dokumenter.
Derefter udviklede ABBYY- og MIPC-medarbejdere en søgeformular, så revisoren kunne finde vigtige fakturaer ved enhver attribut i det elektroniske arkiv på få sekunder og indsende dem til skattekontrol.
Søgningen er mulig efter 26 forskellige kriterier (billedet er klikbart):
Efter at MIPC havde testet hele systemet med succes, blev det sat i drift. Hele projektet inklusive godkendelser, præciseringer og forbedringer blev implementeret på 10 måneder.
Arbejdsplan efter implementeringen af ABBYY FlexiCapture:
Føler du, at intet har ændret sig? Ja, forretningsprocessen er forblevet den samme, det er bare det, at de fleste funktioner nu udføres af maskinen.
Ledninger, kom så!
Hvordan er tingene nu? Antag, at kontraktens kurator modtog et sæt primære dokumenter til en aftale om levering af pumper til termiske kraftværker, eller for eksempel opførelse af varmenetværk. Specialisten behøver ikke længere selv at kontrollere fuldstændigheden og indholdet af dokumenterne, ringe til en kurer og sende de originale dokumenter til regnskabsafdelingen. Kuratoren scanner blot det underskrevne sæt primære dokumenter, og så tager teknologierne over.
Ved hjælp af netværksscanningssystemet sender medarbejderen scanninger i TIFF- eller PDF-format til sig selv i en hot folder eller med posten. Han åbner derefter ABBYY FlexiCapture Capture Web Station og vælger den type dokumentsæt, der skal behandles. F.eks. "køb af værker/ydelser med et agenthonorar", "modtagelse af materielle og tekniske ressourcer (MTR)", eller "regnskab for ejendom".
Typen af sæt bestemmer antallet og typerne af nødvendige dokumenter og data, som systemet skal klassificere, genkende og verificere.
Kuratoren uploader scanninger til genkendelse. Systemet kontrollerer automatisk tilgængeligheden af alle dokumenter, indholdet af hvert papir, og detaljerne genkendes på serveren - datoen for kontrakten, beløb, adresse, TIN, KPP og andre data. MIPC er i øvrigt det første energiselskab i Rusland, der bruger denne tilgang.
Hvis kurator ikke har uploadet alle dokumenter, eller hvis en faktura ikke indeholder alle data, bemærker systemet dette og beder straks medarbejderen om at rette fejlen:
Systemet bander og beder om at tilføje manglende dokumenter (herefter kan skærmbilleder klikkes):
Systemet har bemærket, at dokumentet er udløbet:
Medarbejderen behøver således ikke længere at afgøre, om dokumentet er korrekt udført. Hvis alt er korrekt, så foregår de fleste datakontroller automatisk direkte på webinputstationen. Det er nok at indtaste ordrenummeret angivet i SAP ERP. Derefter sammenlignes de anerkendte data med de oplysninger, der behandles i SAP: TIN og KPP for modparten, kontraktnumre og beløb, moms, nomenklatur for varer eller tjenesteydelser. Behandling og kontrol af ét dokument tager kun et par minutter.
Ved hjælp af detaljerne - INN og KPP - kan du vælge den ønskede virksomhed fra biblioteket:
Hvis der er en fejl i fakturaen eller fragtbrevet, vil det ikke tillade, at dokumentet eksporteres til arkivet. Hvis et dokument for eksempel er forkert udformet, eller et af tegnene er forkert genkendt, vil systemet angive dette og bede medarbejderen om at rette alle unøjagtigheder. Her er et eksempel:
Systemet opdagede, at CJSC Vasilek ikke er inkluderet på listen over MIPC-leverandører.
Dette giver medarbejderne mulighed for at spore fejl, allerede inden dokumentet er kommet ind i regnskabsafdelingen.
Hvis alle kontroller er bestået, sendes med et enkelt klik en scannet kopi af dokumentet til OpenText elektroniske arkiv, og et link og et kort med dets metadata vises i SAP. En revisor eller en kurator kan altid søge i det elektroniske arkiv for en liste over dokumenter for den påkrævede rækkefølge og oplysninger om, hvem, inden for hvilken tidsramme og med hvilket resultat, der behandlede dokumenterne.
Pyotr Petrovich kiggede i det elektroniske arkiv, ...
…for at se, hvem der har uploadet dokumenter til ordre #1111.
Efter upload af data og scanninger fra ABBYY FlexiCapture til SAP, vises et udkast til transaktion med forududfyldte data og links til scannede dokumenter.
Ledningstræk:
Herefter modtager revisor en e-mail notifikation med et link til den færdige kladde og scanninger. Specialisten behøver ikke længere døje med papir. Alt han skal gøre er at kontrollere det endelige beløb for transaktionen i scanningerne, tilstedeværelsen af et segl, underskrift og foretage transaktionen. Revisoren bruger nu mindre end et minut på det.
Projektresultater
- Ved hjælp af ABBYY-teknologier har MIPC forenklet og fremskyndet ikke kun regnskabsføring, men også økonomisk kontrol. For at lave ledningerne behøver medarbejderne ikke længere at vente på kureren med de originale dokumenter - det er nok at modtage en scanning med allerede verificerede data fra det elektroniske arkiv med et enkelt klik. Sandt nok er der stadig brug for et papirdokument. Men nu kan den sendes til regnskab senere. Når han ankommer der, vil medarbejderen sætte kryds i afkrydsningsfeltet "Original modtaget" i regnskabssystemet.
- Medarbejderne modtager straks alle nødvendige data om transaktionen fra scanninger, foretager transaktioner til tiden og forbereder alle dokumenter til rapportering på forhånd. Nu er de ikke bange for hverken intern eller ekstern kontrol.
- Revisorer udfører finansielle transaktioner 3 gange hurtigere, og MIPC lukker rapporteringsperioden 10 dage tidligere.
- Alle MIPC filialer gemmer regnskabsbilag i et enkelt elektronisk arkiv. Takket være dette kan du finde enhver faktura, kontrakt eller færdiggørelsesattest samt eventuelle attributter fra dem (beløb, moms, nomenklatur for varer eller tjenester) 4 gange hurtigere end før.
- Løsningen behandler mere end 2,6 millioner sider med dokumenter om året.
I stedet for en konklusion
MOEK bruger i 2 år og i denne tid indsamlede jeg statistik. Det viste sig, at revisorer laver 95 % af bogføringerne uden at lave ændringer i kladder. Og det betyder, at sådanne opslag i fremtiden kan springes over helt automatisk. Det skete sådan, at dette produkt faktisk blev virksomhedens første skridt på vejen til at introducere elementer af "kunstig intelligens" i virksomhedens forretningsprocesser: MIPC er ved at udvikle et passende program.
Andre russiske virksomheder automatiserer også arbejdet med regnskab: de gør det enklere og mere bekvemt. For eksempel ved hjælp af ABBYY-teknologier, økonomistyringstjenesten "» Få kritiske forretningsoplysninger op til 2 gange hurtigere, og brug 20 % mindre tid på at søge efter de rigtige fakturaer og følgesedler. Intelligente informationsbehandlingsteknologier hjælper medarbejdere i bedriftens regnskabsafdeling "» øjeblikkeligt finde de nødvendige økonomiske dokumenter under masseskatterevisioner. I 2019 planlægger virksomhedens specialister at behandle omkring 10 millioner sider med dokumenter.
Kunne du tænke dig at lære mere om MIPC- og ABBYY-projektet? Den 3. april kl. 11:00 vil Vladimir Feoktistov, vicechef for MIPC Information Technology Center, tale om detaljerne i sagen på en gratis . Deltag, hvis du vil stille spørgsmål.
Elizabeth Titarenko,
ABBYY corporate blog redaktør
Kilde: www.habr.com