Habr, hej! Mit navn er Oleg, og jeg er ansvarlig for IT-servicen i ABBYY-koncernen. For mere end en måned siden begyndte ABBYY-medarbejdere rundt om i verden at arbejde og kun bo hjemme. Ikke flere åbne områder eller forretningsrejser. Har mit job ændret sig? Ingen. Selvom generelt ja, ændrede det sig for 2-3 år siden. Og nu sikrer vi teknisk set driften af kontorer i 13 lande på samme måde som tidligere. Det er bare, at nu gør vi det, mens vi sidder derhjemme - i køkkenet, i sofaen eller på altanen, og på kontoret er der kun én person på vagt. Her er den forresten:
I dag vil jeg tale om, hvilke problemer ABBYY IT-tjenesten nu skal løse, hvordan kontorassistenter redder os, hvorfor MS Teams og Zoom nu er vores alt, og meget mere. Velkommen til kat.
For lang tid siden, før karantæne...
For 5-7 år siden var ABBYY en virksomhed, der fokuserede på udvikling af intern infrastruktur. Vi brugte lidt cloud-produkter - vi forsøgte at implementere applikationer internt, og derfor var det svært at få adgang til dem udefra. Men tiderne har ændret sig...
Cloud-produkter udviklede sig meget hurtigere, de tilbød mere fleksibilitet og variation i funktionalitet. Og nu er det ofte simpelthen umuligt at finde analoger med on-premise-kapaciteter.
Medarbejderne havde brug for mobilitet. Sælgere og marketingfolk er konstant på forretningsrejser, rejser rundt i verden, tager til møder – de har simpelthen brug for adgang til virksomhedens systemer når som helst og hvor som helst.
Generationen af mennesker har også ændret sig. Nye unge medarbejdere foretrækker at arbejde i coworking spaces, cafeer eller hjemmefra. Mobilitet er vigtigt for dem. Derfor har vi rent teknisk skabt et arbejdsmiljø, der ligner det, der findes i hverdagen. Kolleger bliver meget mere komfortable, når de ikke skal skifte mellem kontoret og et andet sted, hvor de kan arbejde.
I øjeblikket har ABBYY internationale kontorer åbne i 13 lande fra USA til Australien. Og det er meget mere bekvemt at have en fælles cloud-infrastruktur end at være "bundet" til en bestemt placering af interne tjenester.
For flere år siden reviderede vi vores strategi og begyndte aktivt at bruge cloud-applikationer til vores arbejde. For eksempel kan vi rigtig godt lide Office 365-pakken - MS Teams, OneDrive, SharePoint og andre.
Det betyder ikke, at alle medarbejdere er afhængige af cloud-løsninger. ABBYY har en rig intern infrastruktur; for eksempel bruger udviklere lokale faciliteter til at træne neurale netværk. Jeg vil sige, at vi bruger cloud-produkter og vores egen interne infrastruktur omkring 50/50.
Om populariteten af RDP
Vi har altid tilladt at arbejde med det interne netværk eksternt, og alle valgte den metode, der var praktisk for dem. De, der oftere er på kontoret, foretrækker RDP (remote desktop). Som regel har alle deres eget udstyr derhjemme: det er ikke altid stærkt, og hele familien kan bruge det. Og på arbejdet er der en moderne computer, der er konfigureret og forbundet til alt. Derfor er det mere bekvemt at oprette forbindelse til RDP hjemmefra og arbejde uden at være opmærksom på, hvad der er på din personlige computer.
For kontoret, som er placeret i Moskva (R&D-centret, ABBYY Rusland og ABBYY Emerging Markets-kontorer er placeret her), havde vi normalt altid to remote desktop-gateways (RD Gateway) til fjernforbindelse, det klarede de. Men nu er denne forbindelsesmetode blevet meget populær. For at balancere belastningen implementerede it-tjenesten to ekstra gateways. Dette er formentlig den eneste infrastrukturændring, vi har foretaget siden marts.
Herefter vil jeg levere statistik om ABBYY's Moskva-kontor, da mere end 800 mennesker arbejder her, og dataene er de mest vejledende.
VPN
Der er kolleger, der er vant til at arbejde med VPN. Nu har mange taget virksomhedens udstyr med hjem. For det meste tog vi bærbare computere og skærme med. Når du konstant arbejder eksternt, er en anden stor skærm meget mere praktisk. Vi købte ikke ekstra udstyr til vores medarbejdere.
Vagtbetjente
Selv under karantæne er det umuligt at undvære folk på kontoret. Vi udpegede to systemadministratorer på vagt - Yura og Stas. Hver af dem arbejder på kontoret i en uge og hjemmefra i en uge. Drengene har en normal tidsplan - fra 10 til 19.
De hjælper med at fejlfinde tekniske problemer, som medarbejdere står over for. Vi har meget udstyr, og nogle gange går det i stykker. Oftere end ikke fryser en andens computer. Et par gange om ugen går harddisken i stykker, noget brænder ud og skal udskiftes eller repareres.
Der har været flere tilfælde af strømafbrydelser, hvilket betyder, at nogen skal genstarte computere, fordi medarbejderne ikke kan gøre det eksternt. Generelt går 90 % af deres tid med at holde kontorudstyr tændt.
Der er også flere usædvanlige opgaver, som vagthavende officerer begyndte at udføre under karantæne.
- Indsæt papir i printere og fjern udskrevne dokumenter. Dette er nødvendigt for medarbejdere, der behandler indgående dokumenter og udskriver dem fra hjemmecomputere på en arbejdsprinter. Når de vender tilbage til kontoret, vil de straks afhente alle dokumenter i stedet for at udskrive 100500 sider. Det var selvfølgelig muligt at gøre det senere, men vi hjælper vores kollegaer med ikke at ændre den sædvanlige proces – nu er der så mange usædvanlige ting.
- Vi pakkede og leverede scannere og printere til kolleger, der skulle bruge dem til arbejdet. En af de ansatte, som havde afsondret sig i sin hytte, fik hjælp til at tilslutte et kabel, så han kunne få stabilt internet.
ABBYY FineScanner AI-mobilapplikationen hjælper i øvrigt også med at scanne dokumenter, samt genkende tekst i dem, tilføje signaturer, konvertere filer til 12 populære formater og meget mere. Indtil 31. juli inklusive vi premium adgang til ABBYY FineScanner AI.
Hvad med i weekenden?
Der er ingen ansatte på kontoret i weekenden. Vi aftalte med vores systemadministrator, som bor i Otradny (hvor vores kontor ligger), at hvis der sker noget, så kommer han og hjælper. Og hans hjælp kom godt med: Der var flere tilfælde af strømafbrydelser i weekenden, og det var nødvendigt at genoprette driften af udstyret.
Består
Tilbage i marts udstedte vi pas til mos.ru til alle medarbejdere, der skal på kontoret under karantæne. Hvis du nu skal på arbejde, udsteder medarbejderen også et pas med en QR-kode. Men muligheden for at komme på kontoret betyder ikke, at kollegerne går der hver dag. Der er normalt kun én person på vagt i bygningen. Resten må kun komme i nødstilfælde.
På kontorer i andre lande
Situationen på andre ABBYY-kontorer er generelt den samme - de er lukkede, og medarbejderne arbejder hjemmefra og bruger de samme værktøjer. For eksempel er der ikke engang en vagthavende på et amerikansk kontor. Den lokale systemadministrator tog noget af udstyret fra lageret inden karantænen, og når der kommer en ny medarbejder, sender han blot den konfigurerede bærbare med posten.
Sådan holder du forbindelsen
Nu er belastningen på kommunikationskanaler endda faldet i forhold til dengang, hvor folk arbejdede på kontoret. Hovedtrafikken - download af filer og visning af videoer - er nu hos hjemmeudbydere. Der var ingen grund til at udvide kanalerne, selvom vi planlagde det i år.
Under karantæne var det første, vi gjorde, omhyggeligt at gennemgå reglerne for genoprettelse af kommunikation - vi tilføjede adskillige overvågningstests, udarbejdede en ordning for at skifte til backup-kanaler og så på belastningsbalanceringsreglerne.
Hvordan sikrede du sikkerheden eksternt?
Det vigtigste var uden tvivl at sikre sikkerheden. Men det har vi også forberedt os på. For et år siden blev to-faktor autentificering introduceret. Jeg tror, det er en af de obligatoriske ting, når folk arbejder meget uden for virksomhedens miljø. Og det er den slags ting, du ikke kan installere hurtigt. I dag kræver adgang til enhver virksomheds ressourcer to-faktor. Hvis nogen planlægger at skifte til fjernarbejde, så er dette et must-have ud fra et informationssikkerhedssynspunkt.
Vi ser, hvordan svindlere er blevet mere aktive og forsøger at få deres legitimationsoplysninger. Disse er hovedsageligt phishing-angreb. Og selvom e-mail er beskyttet, kan phishing teknisk set ikke fuldstændigt forhindres. Det er vigtigt, at medarbejderne selv forstår, at de ikke skal klikke på mistænkelige links eller åbne filer fra beskeder, som de ikke havde forventet. For at gøre dette afholdt vi et webinar for medarbejdere og mindede dem om, hvad de skulle gøre i sådanne situationer. Nu er et meget godt tidspunkt for sådanne webinarer, fordi folk, der er i en usædvanlig situation, er indsamlede, fokuserede, mere åbne over for information og opfatter den bedre.
Vi var også opmærksomme på enkle regler for at arbejde hjemmefra, for eksempel behovet for at slukke for arbejdssessionen, låse computeren, når du forlader, separate konti: du arbejder under en, barnet leger under en anden. Dette er meget vigtigt, fordi barnet ser far eller mor trykke på tastaturet, og han vil også gerne gøre det. Han vil komme og banke på, men vi ved ikke, hvad han vil banke på der, og i hvilket program han vil slette eller erstatte dataene.
Vi bad også vores kolleger om at tjekke, hvordan deres hjemmeinternet er konfigureret, hvad adgangskoden er, og om der overhovedet er en. Selvfølgelig lavede de en reservation: Hvis en person ikke forstår, hvad han skal gøre, er det bedre ikke at gøre det. At forblive forbundet er meget vigtigere. De bad medarbejderne også tjekke deres hjemme-Wi-Fi-routere. Nogle blev endda anbefalet at købe noget andet, fordi de havde så gammelt udstyr, der ikke tillod dem at arbejde med udbydernes nuværende hastigheder.
Om de mest populære fjernprogrammer
Du har sikkert allerede gættet, at det er kommunikationsværktøjer. Da vi bruger Office 365, kommunikerer medarbejderne via Teams messenger både med hinanden og med eksterne personer. Han har bevist sig meget godt.
Antallet af gruppebeskeder sendt i Teams af medarbejdere på alle kontorer er steget:
- Fra 21. februar til 20. marts sendte vi >689 tusinde beskeder.
- Fra 21. marts til 19. april sendte vi >1 million beskeder.
Antallet af opkald (én til én) er også steget:
- Fra 21. februar til 20. marts var der 11,5 tusinde.
- Fra 21. marts til 19. april – >16 tusinde.
Udover Teams bruger vi også Zoom, da lyd- og videokvaliteten på denne tjeneste er en af de bedste på markedet. Derudover giver Zoom dig mulighed for at "ringe ind" til konferencen og oprette forbindelse via telefon.
Indtil den 15. marts oversteg antallet af Zoom-møder næsten ikke 100 pr. dag, og fra anden halvdel af måneden begyndte vi hos ABBYY at bruge denne tjeneste mere aktivt:
I april var der næsten hver arbejdsdag 100 eller flere møder på Zoom:
Der er nu mange rapporter på internettet om Zooms upålidelighed. Det er slet ikke overraskende, at det mest populære instrument nu får så stor opmærksomhed. Vi er i kontakt med vores repræsentanter fra Zoom og ser, hvor seriøst virksomheden tager alle resultater. Vi tog også flere foranstaltninger. Den enkleste og mest effektive af dem er et forbud mod at gemme mødeoptagelser til skylager.
Internetsikkerhed er først og fremmest medarbejderens opmærksomhed. Vi tror på, at Zoom vil klare sig, og denne situation vil kun gøre denne service stærkere.
Grafen viser, hvordan antallet af deltagere i Zoom-møder begyndte at vokse fra anden halvdel af marts. Samt antal minutter.
Tendensen fortsatte i april, hvor flere og flere medarbejdere deltog i webinarer og Zoom-møder.
For os er Zoom og Teams tjenester, der dublerer hinanden. Men at have to værktøjer til kommunikation er nok nu obligatorisk, da belastningen på telekommunikation er enorm. Der var tilfælde, hvor en af tjenesterne begyndte at svigte på det mest uhensigtsmæssige tidspunkt, så ringede medarbejderne hurtigt til en anden tjeneste og fortsatte med at arbejde.
Derudover er der tale om værktøjer til kommunikation. Det er vigtigt for folk at forblive forbundet nu. De fleste opkald til ABBYY foretages med tændte kameraer. Da jeg arbejdede på kontoret, tror jeg ikke, jeg tændte for kameraet. Nu, uanset hvilken form du er i, tænder du det altid. Næsten altid.
I stedet for en konklusion
Teknisk forberedelse af en virksomhed til fjernarbejde er ikke noget, der kan klares på få dage. Det er bedre at forberede sig på dette på forhånd. Vi begyndte overgangen til cloud-tjenester for længe siden, fordi vi ønskede at hjælpe vores medarbejdere med at blive mere mobile. Men som det viste sig, er denne mobilitet også nyttig i en situation, hvor der annonceres karantæne.
Sandsynligvis, nu har vi fået alle vores lønomkostninger tilbage til overgangen og ændringen af infrastrukturen fra intern til mere ekstern, fordi folk tog deres udstyr, forlod deres kontorer, gik til deres hjem og hytter... og intet har ændret sig.
Tak til vores systemadministrator Yura Anikeev for billederne i dette indlæg.
Kilde: www.habr.com