Medierne er fulde af nyheder om den epidemiologiske situation og anbefalinger til selvisolering.
Men der er ingen simple anbefalinger vedrørende forretning. Virksomhedsledere blev stillet over for en ny udfordring - hvordan man kan overføre medarbejdere eksternt med minimale tab til produktivitet og strukturere deres arbejde, så alt var "som før."
Det, der fungerede på kontoret, virker ofte ikke eksternt. Hvordan kan distribuerede teams opretholde et effektivt samarbejde og kommunikation i og uden for teamet?
Tilgængeligheden af mobil kommunikation, hurtigt internet, praktiske applikationer og andre moderne teknologier hjælper generelt med at overvinde mange barrierer og opbygge produktivt arbejde med partnere eller kolleger.
Men vi skal forberede os.
Alt vil gå efter planen. Hvis han er det
Fjernarbejde kræver særlig opbygning af interne processer og kommunikation. Og den forberedende fase kan fjerne mange spørgsmål og problemer, før de opstår.
Både på kontoret og i fjernarbejdsforhold er alt bygget på fire søjler:
- planlægning
- Organisation
- Kontrol
- Motivation
Først og fremmest skal du og dit team sætte de rigtige mål, genopbygge rapporteringssystemet og korrekt kombinere asynkron og synkron kommunikation i teamet. Asynkron kommunikation omfatter breve, chats, opdateret rapportering og eventuelle kommunikationsmuligheder, der ikke kræver øjeblikkelig respons. Synkron kommunikation er realtidskommunikation med hurtig feedback.
Det er meget vigtigt at huske, at når man arbejder på afstand, kræver planlægning regelmæssighed. Det er nødvendigt at opretholde en balance mellem arbejdet med strategiske og operationelle opgaver, at sætte tempoet i arbejdet på prioriterede opgaver ugentligt eller endda dagligt. Korrekt planlægning og målsætning vil gøre arbejdet mere overskueligt og hjælpe med at undgå medarbejdernes udbrændthed. De vil ikke føle sig isolerede fra processen.
Videokonferencer: det bedste værktøj
Isoleringen af fjernmedarbejdere er mere informativ end social. De savner ikke at sidde ved siden af nogen så meget (selvom det varierer), at de for det meste bekymrer sig om manglen på hurtig adgang til information og kommunikation med kolleger. De har ikke mulighed for at stille en kollega et spørgsmål og få svar med det samme, fejre en lille sejr eller debrief, brainstorme eller bare snakke om planerne for weekenden.
Dette underskud kompenseres delvist af videokonferencetjenester.
Videokonferencer giver en eller flere personer mulighed for at føre en samtale i realtid, enten over telefonen eller gennem online videokonferenceplatforme. Opkald er en synkron kommunikationskanal, men kan også bruges, når kun én person taler til en gruppe - f.eks. . Eksempler på sådanne tjenester: , Zoom, BlueJeans, GoToMeeting.
Fordele:
- Videoopkald formidler samtalepartnerens intonation, følelser, ansigts- og andre verbale signaler og hjælper derved med at tydeliggøre og forstå hans humør.
- Yderligere oplysninger gør budskaber klarere, tilføjer følelsesmæssigt indhold og hjælper med at opbygge forbindelse og tillid.
Ulemper:
- Koordinering over tid. Opkald kan kun ske i realtid, hvilket gør kommunikation vanskelig for et team spredt på tværs af forskellige tidszoner.
- Kommunikationsforløbet er ikke dokumenteret på nogen måde. Udfordringer efterlader ikke et skriftligt resultat.
- Fortolkning. Kvaliteten af kommunikationen er ikke optimal for alle (især for dem, der er selvisolerende i landet). Ord opfattes ikke altid korrekt.
Hvornår skal man bruge videokonferencer?
- Regelmæssige møder, både en-til-en og gruppe
- Holdmøder
- Planlægning og brainstorming (bedst med video)
- Løsning af misforståelser eller håndtering af eskalerende eller følelsesmæssige situationer fra andre kanaler (såsom e-mail, chat)
Hvis du mener, at dit eksterne teamwork ikke er produktivt nok, så spild ikke tid - prøv at ændre situationen.
- Indfør daglige check-ins med teamet.
- Følg nøje tidspunktet og målene for mødet, skriv dem ned i invitationen og påmind dem helt i begyndelsen.
- Lav dine lektier. Forbered dig til mødet og skriv ned på papir, hvilke ideer der bragte dig til dette møde, hvilke forventninger har du til deltagerne, og hvad har de til dig?
- Bed deltagerne om at dele roller (at tage noter, præsentere information, fungere som mødeleder).
- Hold ikke møder for et stort team (mere end 8 personer).
- Husk at synkronisere dine møder med deltagernes tidszone.
Når alle er samlet: hvordan organiserer man generalforsamlinger
Møder med alle virksomhedens ansatte er blevet en populær måde at udveksle information på.
Der er flere tips til, hvordan du bedst organiserer dem:
- Tid. For virksomheder i Rusland er det bedst at holde sådanne møder kl. 11-12. Prøv at vælge et tidspunkt, der passer til så mange medarbejdere som muligt. Sørg for at optage mødet. På mange platforme, inklusive MegaFon, kan dette gøres med et enkelt klik og derefter uploades i mp4-format.
- Live stream. Dette er måske ikke nødvendigt for små virksomheder, men for store med et distribueret netværk af filialer giver det mening at gennemføre live-udsendelser.
- Spørgsmål og svar. Du kan bede folk om at stille spørgsmål, der vedrører dem på forhånd, så kan du forberede information, der er relevant for publikum.
- Glem ikke humor. Dette er ikke en opstilling på skolen, men en mulighed for at give en personlig forbindelse og hjælpe med at opbygge tillid mellem distribuerede hold.
Brainstorming: Fjern forvirring
Når det kommer til brainstorming, er det vigtigt for distribuerede teams at bruge et fælles digitalt værktøj. Det giver dig mulighed for at indsamle, gruppere og kategorisere ideer under brainstorming.
Her er nogle vigtige tips til at hjælpe dig med at storme effektivt:
- Fjernteamet kan vælge et samarbejdende projektstyringsværktøj, der understøtter kanban-board-funktionalitet, som mange teams allerede er bekendt med, såsom Trello.
- Et alternativ kunne være det, som platformen tilbyder. Værktøjet er et tegnebræt, som alle kan se og kan redigeres af enhver af deltagerne.
- Brug afstemningsmuligheden til at vurdere, hvilken idé der er mest interessant at implementere. Al statistik kan downloades senere i csv- eller xlsx-format.
- Erfaringen viser, at det er bedre at advare medarbejderne om overfaldet på forhånd, så de får tid til at tænke over idéer. Når gruppen samles, kommer deltagerne ikke længere tomhændede.
Synkron kommunikation, såsom videoopkald, kan, når den bruges korrekt, være et glimrende værktøj til at udføre teamwork, spore dets resultater og give følelsesmæssig støtte til alle teammedlemmer. Og når de kombineres med asynkrone værktøjer, hjælper de distribuerede deltagere i processen med at være lige så (og nogle gange mere) produktive end deres kolleger på kontoret.
Kilde: www.habr.com