Mens coronavirus fejer over kloden, toilettet fører aktiemarkedet og hele lande er i karantæne, tvinges flere og flere virksomheder til at overføre medarbejdere til fjernarbejde. Vi hos RUVDS var ingen undtagelse og besluttede at dele vores erfaring med at organisere fjernarbejdsgange i hele virksomheden med Habr. Det er værd at nævne med det samme, at artiklen ikke vil indeholde kaptajnråd som "hvis du er hjemme, så tag bukserne på", kun barsk virkelighed og retningslinjer for handling.
For at undgå voldsomme smerter som følge af overflytning af medarbejdere til fjernarbejde, delte vi hele processen op i små faser.
Trin 1: Inddel virksomheden i grupper/retninger
Da vi har en lille virksomhed (op til 20 personer), er det lettere for os i denne forbindelse, fordi der ikke er et stort antal afdelinger, divisioner og mindre enheder af opdelingsfolk. I alt kan RUVDS skelne mellem 5 betingede grupper/retninger:
- Teknisk support;
- Systemadministratorer;
- Udviklere;
- Finansiel service (regnskab, betalinger og dokumentflow);
- Management og marketing service.
I vores tilfælde er opdelingen betinget, fordi strukturelt forskellige grupper af mennesker, som i vores sagsbehandling og markedsføring, har brug for ens adgangsrettigheder. Vi sympatiserer med dem, der ikke har 5, men meget flere grupper, som hver især kræver sit eget adgangsniveau.
Trin 2: Bestem arbejdsbehovene for grupper/retninger og opsæt adgang
- For at opretholde deres effektivitet har fyrene fra teknisk support - som vi har døgnet rundt - brug for adgang til vores interne billetsystem (OTRS) og evnen til at reagere hurtigt på kunder, hvilket betyder, at de skal viderestille opkald fra arbejde til medarbejdernes mobilnumre . På en god måde betyder placeringen af TP'en slet ikke noget, så længe supporten er kompetent og hurtig.
Så du kan oprette forbindelse til billetsystemet fra hvor som helst, det er baseret på en af de virtuelle servere og duplikeret i et andet datacenter; der er intet på kontoret. Hvis en server falder, stiger den anden inden for et minut; arbejdere bemærker ikke engang altid, at der er sket en udskiftning. - Systemadministratorer arbejder direkte med servere, der ikke er forbundet til kontoret, så for dem er overgangen til at arbejde hjemmefra den mest smertefrie. Desuden er alle vores servere udstyret med en speciel administrationsgrænseflade, meget mere funktionel end den klassiske KVM. Vores grænseflade giver administratorer mulighed for at arbejde med serveren selv fra Antarktis (dette var oplevelsen ).
- Udviklere har altid været i stand til at arbejde eksternt, og deres overførsel til arbejde hjemmefra vil overhovedet ikke påvirke produktiviteten.
- Betalinger, regnskab og dokumentflow er måske det mest forvirrende i forhold til fjernoverførsel, men også her er der en række løsninger, som vi bruger vores egne virtuelle servere til.
Betalinger, der kræver verifikation fra enkeltpersoner, kontrolleres således på virtuelle servicemaskiner placeret i to af vores datacentre. Betalinger modtaget fra juridiske enheder, der kræver tilslutning til en klientbank, indsamles og behandles igen på en virtuel maskine placeret i et af datacentrene. Checks behandles online og er ikke afhængige af vores kontor eller endda datacenter, og returneringer foretages manuelt og igen på en af de virtuelle servere.Regnskabsdatabaserne er placeret på en server i vores datacenter i Korolev på territoriet af Composite-forsvarsanlægget - i et tidligere bombeskjul - og er for pålideligheden duplikeret i M9-datacentret (et objekt af strategisk betydning for hele Rusland ). På et bestemt tidspunkt sker kopiering, hvilket gør det muligt, i tilfælde af tab af en af serverne, hurtigt at fortsætte arbejdet i regnskabsafdelingen med minimale omkostninger.
- Vi automatiserede også dokumentflowet - i den personlige konto kan klienten selv downloade kontrakten og afstemningserklæringer med segl, dette er normalt nok for enkeltpersoner. Men de fleste af vores kunder er juridiske enheder, der har brug for originale dokumenter. I dette tilfælde udskriver regnskabsafdelingen alt, hvad du har brug for derhjemme og sender det med post eller kurer overalt. Al indgående korrespondance indsamles af sikkerhedsstillelse og sendes med kurerservice til underskrift til regnskabsafdelingen, og derefter sendes dokumenterne tilbage til afsenderens kontor. Nå, en person fra ledelsen kommer på kontoret et par gange om ugen, for en sikkerheds skyld. Alligevel, hvor papirdokumenter er involveret, er et besøg på kontoret absolut umuligt.
- Den nemmeste måde at udføre fjernarbejde på er for ledelses- og marketingafdelinger, der arbejder fra bærbare computere, hvor du blot skal udrulle et certifikat for at få adgang til virksomhedens ressourcer, og du er færdig.
Trin 3: Forsikre mod risici, information og jern
En af de største vanskeligheder ved fjernarbejde er datalækage, hvorfor det bliver en smerte for mange sikkerhedsprofessionelle. Vi anvender de samme regler eksternt som på kontoret - adgang til følsomme ressourcer gives gennem to-faktor autentificering ved hjælp af et certifikat og login/adgangskode. På denne måde kan du med det samme nægte adgang til en bestemt medarbejder ved at tilbagekalde hans certifikat.
Som de siger, er det bedre at være sikker end undskyld, så vi brugte sådanne svære tider som en grund til en uplanlagt styrketest af infrastrukturens "hardware". Tre tjenester er ansvarlige for dets tilgængelighed i DC: vagthavende ingeniører, der er på deres poster døgnet rundt, teknisk support og systemadministratorer.
Alle nøgleknuder i vores datacentre er reserveret i henhold til N+1-ordningen i overensstemmelse med standarder, der ikke er lavere end Tier III, inklusive telekommunikationsudstyr og strømforsyning. Selvom der skal ske noget mere alvorligt end en generel karantæne for at begrænse strømforsyningen, gennemførte vi alligevel øvelser for at skifte strøm i datacentre til dieselgeneratorer. Aftaler om levering af brændstof til dem vil gøre det muligt for flagskibet RUCLOUD-datacenteret at fungere selvstændigt under en langvarig afbrydelse fra elnettet. Samtidig foretog vi en revision af alle reparationssæt, i tilfælde af problemer med levering af nye komponenter.
Da coronavirus-pandemien allerede er anerkendt som force majeure, hvilket gør det muligt at undlade at opfylde forpligtelser, har vi tjekket, hvem af modparterne der kunne drage fordel af dette og fejle i et vanskeligt øjeblik.
Baseret på erfaringerne fra Kina og Italien kan vi sige, at selv den udbredte spredning af sygdommen ikke direkte påvirker internetudbydere, især da hvert datacenter har mindst 2 uafhængige kommunikationskanaler, der duplikerer hinanden.
Trin 4: Foreskriv reglerne for fjernarbejde
Reglerne giver holdet mulighed for ikke at slappe af og skifte til fjernarbejde uden at miste kvaliteten af arbejdet. Vi har lavet en lille liste til os selv:
- Overholdelse af arbejdstid, selv under hensyntagen til, at arbejdet er fokuseret på resultatet, ikke processen. Dette er især vigtigt for teknisk support, som skal være tilgængelig døgnet rundt. Arbejdstiden er den konstant, inden for hvilken alle kan kommunikere med hinanden.
- Bestem hovedstedet for kommunikation (teamchat) om alle vigtige spørgsmål. Traditionelt er dette work Slack. For dem, der kan lide Slack, men ikke kan lide at donere for det, så prøv open source Mattermost.
- Brug videoopkald til komplekse opgaver og diskussioner (Zoom har ingen konkurrence). Alt, hvad der blev aftalt under videoopkaldet, skal optages og postes i den generelle teamchat eller i chattråden, hvis medlemmer er bekymrede for detaljerne i dit opkald. Denne fiksering gør det muligt for hele teamet at være i et enkelt informationsfelt.
- I forhold til langsigtet fjernarbejde er det nødvendigt at gennemføre regelmæssige team- og en-til-en videomøder. Eksempelvis to gange om ugen, med overblik over status på dine opgaver. Dette er igen nødvendigt, så der er en forståelse for, hvem der gør hvad.
Listen er så ensartet som muligt, men du kan tage den som udgangspunkt og foretage justeringer og tilføjelser baseret på de særlige forhold i dit arbejde.
Afslutningsvis vil jeg gerne bemærke, at tendensen til fjernarbejde ikke er stagnation, men snarere en udvikling, hvor kun de, der aktivt tilpasser sig miljøændringer, overlever. Derfor vil de, der lærer at arbejde uden konstant kontorkontrol, fokusere på resultatet og ikke på den brugte tid, kun drage fordel af den nuværende situation.
Hvilke skridt tages der for at skifte til fjernarbejde i dit team eller din virksomhed? Måske har vi noget at lære af hinanden.
Kilde: www.habr.com