I dag er virkeligheden, at på grund af karantæne og coronavirus er mange virksomheder nødt til at tænke over, hvordan de kan levere fjernarbejde til deres medarbejdere. Næsten hver dag dukker der artikler op, der afslører både tekniske og psykologiske aspekter af problemet med at skifte til fjernarbejde. Samtidig er der allerede oparbejdet stor erfaring med sådant arbejde, f.eks. af freelancere eller de it-virksomheder, der i lang tid har arbejdet med medarbejdere og kunder, der bor over hele verden.
Det er måske ikke en nem opgave at skifte en stor it-virksomhed til fjernarbejde. Dog kan man i mange tilfælde klare sig med velkendte værktøjer og teknikker. I denne artikel vil vi se på vores erfaring med fjernarbejde fra den tekniske side. Vi håber, at denne information vil hjælpe virksomheder med at tilpasse sig nye forhold. Jeg vil være taknemmelig for eventuelle kommentarer, forslag og tilføjelser.
Fjernadgang til virksomhedens ressourcer
Hvis en it-virksomhed arbejder på et kontor, så er der som udgangspunkt systemenheder, bærbare computere, servere, printere og scannere samt telefoner. Alt dette er forbundet til internettet via en router. I de første år af sin eksistens placerede vores virksomhed netop sådant udstyr på kontoret.
Forestil dig nu, at du hurtigt skal sende alle dine medarbejdere hjem inden for 1-2 dage, og så arbejdet med projekter ikke stopper. Hvad skal man gøre i dette tilfælde?
Alt er klart med bærbare computere - medarbejderne kan simpelthen tage dem med. Systemenheder og monitorer er sværere at transportere, men det kan stadig lade sig gøre.
Men hvad skal man gøre med servere, printere og telefoner?
Løsning af problemet med adgang til servere på kontoret
Når medarbejderne flytter hjem, men serverne forbliver på kontoret, og der er nogen til at passe dem, så er der kun tilbage at løse problemet med at organisere sikker fjernadgang for medarbejderne til din virksomheds servere. Dette er et job for en systemadministrator.
Hvis Microsoft Windows Server er installeret på kontorservere (som vi havde i de første år af arbejdet), så så snart administratoren konfigurerer terminaladgang via RDP-protokollen, vil medarbejderne kunne arbejde med serveren hjemmefra. Det er muligt, at du bliver nødt til at købe yderligere licenser til terminaladgang. Under alle omstændigheder har medarbejderne brug for en computer, der kører Microsoft Windows derhjemme.
Servere, der kører Linux OS, vil være tilgængelige hjemmefra og uden at købe nogen licenser. Administratoren af din virksomhed skal kun konfigurere adgang via protokoller som SSH, POP3, IMAP og SMTP.
Hvis dette ikke allerede er gjort, så giver det for at beskytte servere mod uautoriseret adgang, at administratoren som minimum installerer en firewall (firewall) på kontorservere, samt opsætter fjernadgang for dine medarbejdere ved hjælp af VPN. Vi bruger OpenVPN-software, tilgængelig til næsten enhver platform og operativsystem.
Men hvad skal man gøre, hvis kontoret er helt lukket med alle servere slukket? Der er fire muligheder tilbage:
- Skift om muligt helt til cloud-teknologier - brug et cloud CRM-system, gem delte dokumenter på Google Docs osv.;
- transportere serverne til systemadministratorens hjem (han vil være glad ...);
- transportere serverne til et datacenter, der vil acceptere at acceptere dem;
- leje serverkapacitet i et datacenter eller i skyen
Den første mulighed er god, fordi du ikke behøver at overføre eller installere nogen servere. Resultaterne af overgangen til cloud-teknologier vil fortsat være nyttige for dig; de vil give dig mulighed for at spare penge og kræfter på support og vedligeholdelse.
Den anden mulighed skaber problemer derhjemme for systemadministratoren, da serveren vil være døgnet rundt og temmelig støjende. Hvad hvis en virksomhed ikke har én server på sit kontor, men et helt rack?
Det er heller ikke nemt at transportere servere til et datacenter. Som regel kan kun servere, der er egnede til rackinstallation, placeres i et datacenter. Samtidig bruger kontorer ofte Big Tower-servere eller endda almindelige stationære computere. Det vil være svært for dig at finde et datacenter, der accepterer at være vært for sådant udstyr (selvom sådanne datacentre findes; for eksempel hostede vi dem i PlanetaHost-datacentret). Du kan selvfølgelig leje det nødvendige antal stativer og montere dit udstyr der.
Et andet problem ved at flytte servere til et datacenter er, at du højst sandsynligt skal ændre servernes IP-adresser. Dette kan til gengæld kræve omkonfiguration af serversoftwaren eller ændringer af eventuelle softwarelicenser, hvis de er bundet til IP-adresser.
Muligheden for at leje serverkapacitet i et datacenter er enklere i forhold til, at man ikke skal transportere servere nogen steder. Men din systemadministrator bliver nødt til at geninstallere al softwaren og kopiere de nødvendige data fra de servere, der er installeret på kontoret.
Hvis dine kontorteknologier er baseret på brugen af Microsoft Windows OS, kan du leje en Microsoft Windows-server med det nødvendige antal terminallicenser i datacentret. Tag en sådan licens for hver af dine medarbejdere, der arbejder med serveren eksternt.
At leje fysiske servere kan være 2-3 gange billigere end at leje virtuelle servere i skyen. Men hvis du har brug for meget lidt strøm og ikke en hel server, så kan cloud-muligheden være billigere.
Den øgede pris på cloud-ressourcer er en konsekvens af at reservere hardwareressourcer i skyen. Som et resultat kan skyen fungere mere pålideligt end en lejet fysisk server. Men her skal du allerede nu vurdere risici og tælle pengene.
Hvad angår vores virksomhed, som er engageret i oprettelsen af onlinebutikker, har alle de nødvendige ressourcer længe været placeret i datacentre og er tilgængelige på afstand. Disse er ejede og lejede fysiske servere, der bruges til at hoste butikker, samt virtuelle maskiner til softwareudviklere, layoutdesignere og testere.
Overførsel af arbejdsstationer fra kontoret til hjemmet
Som vi allerede har sagt, kan medarbejderne blot tage deres arbejdscomputere med - bærbare computere eller systemenheder med skærme. Hvis det er nødvendigt, kan du købe nye bærbare computere til medarbejderne og få dem leveret hjem til dig. Selvfølgelig skal du installere den nødvendige software på nye computere, hvilket vil medføre ekstra tid.
Hvis medarbejderne allerede har hjemmecomputere, der kører Microsoft Windows, kan de bruge dem som Microsoft Windows Server-terminaler eller til at få adgang til servere, der kører Linux. Det vil være nok til at konfigurere VPN-adgang.
Vores medarbejdere arbejder på både Windows og Linux. Vi har meget få Microsoft Windows-servere, så der er ingen grund til at købe terminallicenser til dette operativsystem. Med hensyn til adgang til ressourcer placeret i datacentre, er den organiseret ved hjælp af en VPN og er desuden begrænset af firewalls installeret på hver server.
Glem ikke at give medarbejdere, der arbejder hjemmefra, headset (hovedtelefoner med mikrofoner) og et videokamera. Dette vil give dig mulighed for at kommunikere eksternt med stor effektivitet, næsten som på kontoret.
Mange mennesker forsøger at kontrollere, hvad medarbejderne laver derhjemme i arbejdstiden ved at installere forskellige specialiserede skærme på deres computere. Vi gjorde aldrig dette, vi kontrollerede kun resultaterne af arbejdet. Som regel er dette ganske nok.
Hvad skal man gøre med printeren og scanneren
Udviklere af webstedssoftware har sjældent brug for printere og scannere. Men hvis sådant udstyr er nødvendigt for medarbejderne, vil der opstå et problem ved skift til fjernarbejde.
Typisk har et kontor en netværksforbundet MFP installeret, som er hurtig, stor og tung. Ja, den kan sendes hjem til den medarbejder, der oftest skal printe og scanne. Hvis denne medarbejder selvfølgelig har mulighed for at være vært for det.
Men hvis mange af dine medarbejdere ofte scanner og udskriver dokumenter, bliver du nødt til at købe en MFP og installere den i deres hjem, eller ændre virksomhedens forretningsprocesser.
Som et alternativ til transport og køb af nye MFP'er er der en fremskyndet overgang til elektronisk dokumenthåndtering, hvor det er muligt.
Arbejde med papir og elektroniske dokumenter
Det er bedst, hvis du inden du skifter til fjernarbejde formår at overføre al dokumentflow til elektronisk form. For eksempel bruger vi DIADOK til at udveksle regnskabsbilag, og betale regninger gennem klientbanken.
Ved implementering af et sådant system vil det være nødvendigt at forsyne alle medarbejdere, der er involveret i elektronisk dokumenthåndtering (f.eks. revisorer) med nøglebrikker med en forbedret kvalificeret elektronisk signatur. Det kan tage lidt tid at modtage sådanne nøgleringe, så det er bedre at overveje dette problem på forhånd.
I DIADOK (som i lignende tjenester) kan du opsætte roaming med andre elektroniske dokumenthåndteringsoperatører. Dette vil være påkrævet, hvis modparter bruger andre dokumentstyringssystemer end dit.
Hvis du eller nogle af dine modparter arbejder med dokumenter på gammeldags måde, bliver du nødt til at sende og modtage almindelige papirbreve ved at besøge et posthus eller ringe til kurerer. I tilfælde af karantæne vil sådanne operationer skulle reduceres til et minimum.
Hvad skal man gøre med telefoni
I de første driftsår brugte vores virksomhed fastnet- og mobiltelefoner. Men vi indså meget hurtigt, at med et stort antal medarbejdere og kunder havde vi brug for en mere passende løsning.
Den mest bekvemme mulighed for os var den virtuelle PBX fra MangoTelecom. Med dens hjælp slap vi for forbindelsen til byens telefonnumre (og dermed kontorets fysiske placering). Vi fik også mulighed for at integrere PBX'en med vores CRM, optage kundesupportsamtaler med kunder, opsætte viderestilling mv.
Dernæst kan du installere den virtuelle PBX-applikation på din smartphone, bærbare eller stationære computer. Dette giver dig mulighed for at ringe til russiske numre eller modtage opkald til indenlandske takster, selv fra udlandet.
En virtuel PBX giver dig således mulighed for at gøre flytningen af medarbejdere fra kontoret til hjemmet næsten umærkelig ud fra et forretningskontinuitetssynspunkt.
Hvis du bruger en kontor-PBX, og det er uundgåeligt at lukke den ned, når du flytter, kan du overveje at skifte til en virtuel PBX. Spørg din telefonudbyder for at se, om det er muligt at aktivere viderestilling fra fastnet-PBX-numre til indgående virtuelle PBX-numre. I dette tilfælde, når du skifter til en virtuel PBX, mister du ikke indgående opkald.
Med hensyn til opkald mellem medarbejdere, når du arbejder med en virtuel PBX, opkræves sådanne opkald som regel ikke.
Fjernvalg og oplæring af medarbejdere
Ved genopfyldning af vores personale inviterede vi i de første år af vores virksomheds drift altid kandidater til kontoret, gennemførte klassiske interviews og gav opgaver. Dernæst sørgede vi for individuel træning for nytilkomne på kontoret.
Men med tiden gik vi helt over til fjernrekruttering.
Primær udvælgelse kan udføres ved hjælp af test, der er knyttet til den ledige stilling på HH's hjemmeside eller enhver anden rekrutteringstjeneste. Det skal siges, at når de er designet korrekt, kan disse test bortfiltrere et betydeligt antal kandidater, som ikke opfylder kravene.
Og så er alt simpelt – vi bruger Skype. Ved at bruge Skype og altid med videokameraet tændt kan du gennemføre et interview ikke mindre effektivt, end hvis kandidaten sad ved siden af dig ved bordet.
Selvom der er visse ulemper, har Skype også meget vigtige fordele i forhold til lignende systemer. Først og fremmest kan du via Skype organisere en demonstration af din computers skrivebord, og det er meget nødvendigt, når du underviser og diskuterer arbejdsspørgsmål. Dernæst er Skype gratis, tilgængeligt på alle større platforme og nemt at installere på din computer eller smartphone.
Skal du organisere et møde eller en uddannelse for flere medarbejdere, så skal du blot oprette en gruppe på Skype. Ved at dele deres skrivebord kan en oplægsholder eller lærer give mødedeltagere alt det nødvendige materiale. I chatvinduet kan du udgive links, tekstbeskeder, udveksle filer eller føre dialoger.
Udover undervisning på Skype forbereder vi undervisningsfilm (ved hjælp af programmet Camtasia Studio, men du kan bruge det, du er vant til). Hvis disse film kun er til internt brug, så lægger vi dem op på vores servere, og hvis det er for alle, så på YouTube.
I de fleste tilfælde giver denne kombination af undervisningsfilm, klasser i Skype-grupper med dialog og desktop-demonstrationer, samt individuel kommunikation mellem læreren og eleverne os mulighed for at udføre træning helt eksternt.
Ja, der er tjenester designet til at demonstrere et skrivebord til en gruppe brugere, til at gennemføre webinarer og endda platforme til træning (inklusive gratis). Men for alt dette skal du betale enten med penge eller tid brugt på at lære at arbejde med platformen. Gratis platforme kan i sidste ende blive betalt. Samtidig vil Skype-kapaciteter være tilstrækkelige i mange tilfælde.
Samarbejde om projekter
Når vi arbejder sammen om projekter, holder vi daglige og ugentlige møder, bruger parprogrammering og kodegennemgange. Der er oprettet Skype-grupper til møder og kodegennemgang, og desktop-demonstrationer bruges om nødvendigt. Hvad angår koden, så er den gemt i vores GitLab-server, som er placeret i datacenteret.
Vi organiserer fælles arbejde med dokumenter ved hjælp af Google Docs.
Ud over alt dette har vi en intern Klondike-videnbase, integreret med ansøgningsbehandlings- og ressourceplanlægningssystemet (vores CRM og ERP). Vi har skabt og forbedret disse værktøjer, hostet på servere i datacentret, gennem årene. De giver os mulighed for effektivt at behandle adskillige forespørgsler fra vores kunder, udpege eksekutører, føre diskussioner om ansøgninger, registrere arbejdstider og gøre meget mere.
Mest sandsynligt bruger din virksomhed allerede noget lignende, og når du flytter til fjernarbejde for medarbejdere, vil det være nok til at give fjernadgang til de relevante ressourcer.
Fjernbrugersupport
Vores brugere er ejere og ledere af onlinebutikker, der opererer i næsten alle regioner i Rusland. Selvfølgelig giver vi dem support på afstand.
Vores supportteam arbejder gennem et billetsystem, besvarer spørgsmål via e-mail og telefon og chatter via den administrative hjemmeside for onlinebutikken og vores virksomheds hjemmeside.
På det stadie, hvor vi diskuterer opgaver, bruger vi alle instant messengers, som er tilgængelige for klienten, for eksempel Telegram, WhatsApp, Skype.
Nogle gange er der behov for at se, hvad klienten laver på sin computer. Dette kan gøres via Skype i desktop-demotilstand.
Om nødvendigt kan du arbejde eksternt på brugerens computer ved hjælp af værktøjer som TeamViewer, Ammee Admin, AnyDesk osv. For at bruge disse værktøjer skal klienten installere den relevante software på sin computer.
Opsætning af VPN-adgang
Vi har OpenVPN-servere installeret på virtuelle maskiner placeret i forskellige datacentre (ved hjælp af Debian 10 OS). OpenVPN-klienten er installeret på vores medarbejderes arbejdscomputere i Debian, Ubuntu, MacOS og Microsoft Windows.
På internettet kan du finde mange instruktioner til installation af OpenVPN-serveren og -klienten. Du kan også bruge min .
Det skal siges, at den manuelle procedure for oprettelse af nøgler til medarbejdere er meget kedelig. For at sikre, at tilslutning af en ny bruger ikke tager mere end ti sekunder, bruger vi et script, der ligner det nedenfor under spoileren.
Script til oprettelse af nøgler
#!/bin/bash
if [ -z "$1" ]
then
echo "============================================================="
echo "VPN -- Generate crt key pair"
echo "============================================================="
echo "Usage: bash gen.sh username"
exit
fi
echo "============================================================="
echo "VPN -- Generate crt key pair for user: $1"
echo "============================================================="
ADMIN_EMAIL="[email protected]"
USER=$1
RSA="/home/ca/easy-rsa-master/easyrsa3/"
PKI="$RSA"pki/
PKI_KEY="$PKI"private/
PKI_CRT="$PKI"issued/
USR_CRT="/home/ca/cert_generation/user_crt/"
USR_DISTR="/home/ca/cert_generation/user_distr/"
# If user key does not exists, create it
if [ ! -f "$PKI_KEY$USER.key" ]
then
echo "File $PKI_KEY$USER.key does not exists, creating..."
cd "$RSA"
./easyrsa build-client-full $USER nopass
fi
# Removing user folder, if exists
if [ -e "$USR_CRT$USER/" ]
then
echo "Already exists, removing user folder $USR_CRT$USER..."
rm -r -f "$USR_CRT$USER/"
fi
# Create user folder for key and other files
mkdir $USR_CRT/$USER/
# Copy OpenVPN key, cert and config files to user folder
cp "$PKI_KEY$USER.key" "$USR_CRT$USER/$USER.key"
cp "$PKI_CRT$USER.crt" "$USR_CRT$USER/$USER.crt"
cp "$PKI"ca.crt "$USR_CRT$1"
cp "$USR_DISTR"ta.key "$USR_CRT$USER"
cp "$USR_DISTR"openssl.cnf "$USR_CRT$USER"
# Copy Manual files
cp "$USR_DISTR"readme_vpn_win.txt "$USR_CRT$USER"
# Replace string "change_me" in configuration files whis user name $USER
cp "$USR_DISTR"server.conf "$USR_CRT$USER"/server.conf.1
cp "$USR_DISTR"mycompany_vpn.ovpn "$USR_CRT$USER"/mycompany_vpn_$USER.ovpn.1
cp "$USR_DISTR"readme_vpn_win.txt "$USR_CRT$USER"/readme_vpn_win.txt.1
sed "s/change_me/$USER/g" "$USR_CRT$1"/server.conf.1 > "$USR_CRT$1"/server.conf
rm "$USR_CRT$USER"/server.conf.1
sed "s/change_me/$USER/g" "$USR_CRT$1"/mycompany_vpn_$USER.ovpn.1 > "$USR_CRT$1"/mycompany_vpn_$USER.ovpn
rm "$USR_CRT$USER"/mycompany_vpn_$USER.ovpn.1
sed "s/change_me/$USER/g" "$USR_CRT$1"/readme_vpn_win.txt.1 > "$USR_CRT$1"/readme_vpn_win.txt
rm "$USR_CRT$USER"/readme_vpn_win.txt.1
# Create tar.gz and send it to administrator e-mail
tar -cvzf "$USR_CRT$USER/$USER.tar.gz" "$USR_CRT$USER/"
echo "VPN: crt, key and configuration files for user $USER" | mutt $ADMIN_EMAIL -a $USR_CRT/$USER/$USER.tar.gz -s "VPN: crt, key and configuration files for user $USER"
echo "---------> DONE!"
echo "Keys fo user $USER sent to $ADMIN_EMAIL"
Når dette script startes, sendes bruger-id'et (ved hjælp af latinske bogstaver) som en parameter.
Scriptet anmoder om Certificate Authority-adgangskoden, som oprettes ved installation af OpenVPN-serveren. Dernæst opretter dette script en mappe med alle de nødvendige certifikater og konfigurationsfiler til OpenVPN-klienter, samt en dokumentationsfil til installation af OpenVPN-klienten.
Ved oprettelse af konfigurations- og dokumentationsfiler erstattes change_me af bruger-id'et.
Derefter pakkes mappen med alle de nødvendige filer og sendes til administratoren (adressen er angivet direkte i scriptet). Det eneste, der er tilbage, er at videresende det resulterende arkiv til brugeren til dennes e-mailadresse.
Vi håber, at du med fordel kan bruge perioden med tvangsfængsling derhjemme. Efter at have mestret teknikkerne til at arbejde uden et kontor, kan du fortsætte med aktivt at bruge fjernmedarbejdernes arbejde.
Held og lykke med din flytning og frugtbart arbejde hjemmefra!
Kilde: www.habr.com