Mange virksomheder har allerede været i stand til at værdsætte fordelene ved at behandle opkald ved hjælp af MegaFons virtuelle PBX. Der er også mange, der bruger Bitrix24 som et bekvemt og tilgængeligt CRM-system til salgsautomatisering.
MegaFon opdaterede for nylig sin integration med Bitrix24, hvilket udvidede dets muligheder betydeligt. I denne artikel vil vi se på, hvilke funktioner der vil være tilgængelige for virksomheder efter integration af disse to systemer.
Årsagen til at skrive denne artikel er, at mange virksomheder bruger tjenester separat, uden at de kender fordelene, som deres gensidige integration kan give. Vi vil analysere integrationsmulighederne i detaljer og vise, hvordan den præcist er konfigureret.
Lad os først se på, hvilke systemer vi skal integrere. Virtual PBX fra MegaFon er en tjeneste, der gør det muligt at styre alle firmaopkald. Virtual PBX fungerer både med stationære IP-telefoner og -enheder, samt med mobiltelefoner og direkte fra CRM-systemet gennem opkaldsbehandling i browseren.
CRM Bitrix24 er et system, der hjælper med at organisere automatiseret registrering af data om transaktioner og kunder, samt effektivt optimere arbejdsprocesser. Funktionalitet, enkelhed og tilgængeligheden af en gratis plan gjorde det til et af de mest populære CRM'er i Rusland. Et andet træk ved systemet er dets alsidighed; Bitrix24 bruges i vid udstrækning af en lang række handels- og servicevirksomheder.
Integration kan konfigureres både til boxed office-versionen med installation på virksomhedens servere, og til cloud-versionen af Bitrix24, som er tilgængelig via et WEB-interface fra det offentlige internet. Det er vigtigt at huske, at i det andet tilfælde fungerer integrationen direkte mellem to cloud-tjenester; tjenesterne vil fortsætte med at interagere, selvom elektriciteten eller internettet går ud på dit kontor.
Lad os se nærmere på integrationsmulighederne.
1. Pop-up kundekort ved indgående opkald
I mangel af integration er en medarbejder tvunget til at bruge tid og kræfter på at oprette et kundekort eller transaktion manuelt, hvor det sker, at kontakter og transaktioner går tabt, og i bedste fald skal kunden kontaktes igen, i i værste fald vil ordren gå tabt. Når et indgående opkald modtages, vil medarbejderen se, at opkaldet kom fra en klient, der ikke er bekendt med Bitrix24. Pop-up-kortet viser nummeret, som opkaldet kom fra, og gennem hvilket nummer det kom. Vi ser, at der ikke er nogen transaktioner eller kommentarer til kunden endnu. Alexey Belyakov tildeles automatisk en ansvarlig leder for klienten.
Hvis en kontakt eller transaktion allerede eksisterer, vil lederen kende kundens navn, selv før han tager telefonen.
Du kan komme ind i den tilsvarende aftale ved at klikke på dens navn.
Hvordan opretter man en kontakt manuelt?
Hvis du har mulighed for automatisk at oprette en kontakt deaktiveret, og du modtager et opkald fra en klient, hvis nummer ikke er i Bitrix24, kan du oprette en ny kontakt i et pop-up vindue, og der oprettes også automatisk leads og deals, hvilket vil vi tale om lidt senere. Hvis der ikke er nogen integration, vil der ikke være et pop-up vindue, og klienten skal oprettes helt manuelt, hvilket tager meget tid fra administratoren.
I CRM-indstillingerne kan du vælge en af to driftstilstande:
- Enkel (ingen kundeemner)
- Klassisk (med ledninger)
Hvordan laver man aftaler?
I Simple CRM-tilstand oprettes aftaler med det samme uden at oprette kundeemner.
Hvordan skaber man leads?
I klassisk CRM-tilstand oprettes først leads, som derefter kan konverteres til kontakter og aftaler.
2. Automatisk oprettelse af kundeemner, kontakter og aftaler
Når du modtager et indgående opkald, vil muligheden for automatisk at oprette en kontakt sikre, at du ikke mister en enkelt klient. Efter afslutningen af samtalen vil en optagelse af samtalen automatisk blive tilføjet til aftalen. Ledet eller kontakten oprettes, selvom ingen medarbejder besvarer opkaldet og kan behandles senere.
Kontakten beholder det nummer, han ringede fra, og en ny transaktion vil blive tildelt; kontaktens navn vil ikke blive angivet.
Hvis lederen under en samtale med en klient, hvis nummer ikke er på kontaktlisten, ikke har oprettet en kontakt, kan denne kontakt oprettes automatisk. For at gøre dette skal du aktivere muligheden for automatisk at oprette kontakter eller kundeemner, når du ringer til et nummer, der ikke er på din kontaktliste.
Hvorfor kan dette være nødvendigt? Lad os forestille os, at en leder ringer til klienter ved hjælp af en database, der ikke er indlæst i Bitrix24, eller ringer til et nummer på et visitkort, men glemte at indtaste det i CRM. Kontakten oprettes automatisk, og medarbejderen skal kun udfylde de nødvendige oplysninger.
Denne kontakt vil have et nummer, og der oprettes en aftale, men der vil ikke blive angivet noget navn.
3. Automatisk oprettelse af opgaver
I integrationsindstillingerne kan du vælge til hvem og i hvilke situationer du vil tildele opgaver til efterfølgende opkaldsbehandling. Du kan tilføje en opgavebeskrivelse og titel. Du kan tilføje en ansvarlig person og en observatør til en opgave fra listen over medarbejdere.
Opgaver, der er oprettet ved et opkald, vil blive vist i kundeemnet, aftalen, kontaktkortet og i listen over opgaver i sektionen Opgaver og projekter.
4. Ring med et enkelt klik
Du behøver ikke længere at ringe til telefonnummeret på din softphone eller telefon. I stedet skal du blot klikke på håndsætikonet eller et gemt nummer.
Først ankommer opkaldet på din enhed (telefon eller softphone), du tager telefonen, hvorefter den virtuelle PBX ringer til kundens nummer. Og et klientkort vises på skærmen.
5. Gemmer alle opkald på klientkortet
Alle lead-, kontakt- og dealaktiviteter kan ses på kundekortet. Så lad os gå ind i aftalen.
I højre side af feedet vises opkald relateret til transaktionen. Her kan du lytte til ethvert opkald (for at gøre dette skal du aktivere "Opkaldsoptagelse"-indstillingen i den virtuelle PBX-personlige konto i Tarif-sektionen). Oplysninger med opkaldsregistreringer og historik kan ses på klientkortet direkte i Bitrix24.
Vi anbefaler at optage oplysninger om klienten og de indgåede aftaler i klientkortet efter hver samtale, samt oprette opgaver til videre aktiviteter.
6. Automatisk forbindelse mellem en klient og en personlig leder
Muligheden for automatisk at oprette forbindelse til en personlig leder vil give klienten mulighed for ikke at spilde tid på første linje og straks oprette forbindelse til en personlig leder. Derudover kan du i integrationsindstillingerne vælge en medarbejder eller afdeling, som opkaldet sendes til, hvis medarbejderen ikke svarer inden for 15 sekunder.
Denne indstilling vil blive vist i den virtuelle PBX-grænseflade som på skærmbilledet nedenfor:
Hvordan opsætter man Virtual PBX-integration med Bitrix24?
For at integrere VATS med Bitrix24 skal du aktivere muligheden "Integration with CRM" på MegaFon Virtual PBX-kontoen. Hvis du vil optage og lytte til opkald gennem Bitrix24, skal du også aktivere muligheden "Opkaldsoptagelse" der.
1. Først skal du installere , log først ind på CRM og gå til .
2. Gå til din personlige konto for Virtual PBX fra MegaFon.
3. Gå til "Indstillinger" - "Integration med CRM".
4. Klik på "Forbind".
Du kan konfigurere integration med både cloud- og boxed-versionen af Bitrix24. I det andet tilfælde skal du bruge et fungerende SSL-certifikat, ellers kan der være problemer på brugermatchningsstadiet.
5. Indtast Bitrix24-adressen og log ind på VATS som bruger med administratorrettigheder.
6. Dernæst åbnes en skærm med to grupper af integrationsindstillinger. I den første gruppe skal du sammenligne Bitrix24-brugere med virtuelle PBX-brugere. Uden dette vil systemet ikke være i stand til korrekt at vise hændelser i CRM og identificere medarbejdere.
Yderligere medarbejdere kan til enhver tid tilføjes. Det er vigtigt at huske at lave matchningen for medarbejdere, du tilføjer i fremtiden.
7. Den anden gruppe viser muligheder, der er ens for alle scenarier.
8. Dernæst skal du gå videre til integrationsscenarier. Hvert element i denne del er konfigureret separat for både indgående og udgående opkald.
Integration kan konfigureres for hvert nummer individuelt eller for alle numre på én gang. Opret arbejdsscenarier i den virtuelle PBX-grænseflade, og vælg numre, som et bestemt scenarie vil fungere for.
Nogle numre kan helt udelukkes fra scriptet, for eksempel lager-, revisor- eller ledernumre. Dette vil spare Bitrix24 for unødvendige transaktioner, kontakter og kundeemner. Lad os se nærmere på script-elementerne:
- Et indgående opkald fra et ukendt nummer kan automatisk oprette et nyt kundeemne, en kontakt og en aftale. / Den ansvarlige vil være den, der missede eller modtog opkaldet. I tilfælde, hvor et opkald afbrydes i IVR, hilsen, ved opkald til en afdeling, eller hvis den vagthavende modtager det, skal du vælge, hvem der skal være ansvarlig for denne aftale, lead eller kontakt.
- Et indgående opkald fra en eksisterende kunde kan automatisk generere et gentaget kundeemne og en aftale. / Et gentaget kundeemne eller en aftale vil blive oprettet, når en eksisterende kunde modtager et indgående opkald. Den ansvarlige leder fra Bitrix24 vil blive udpeget som ansvarlig. Proceduren for at tildele en ansvarlig person kan ændres i CRM-indstillingerne, for eksempel kan det være den person, der modtog opkaldet.
- Opkald fra eksisterende kunder vil blive omdirigeret til de ansvarlige ledere specificeret i Bitrix24. / I første omgang er indstillingen aktiveret for alle. Du kan vælge de numre, som muligheden skal virke for, og den medarbejder, som opkaldet skal omstilles til, hvis den ansvarlige ikke svarer.
- Når der er et indgående opkald fra et ukendt nummer, kan der oprettes en opgave for den medarbejder, der har modtaget opkaldet til et vellykket opkald, eller for den vagthavende medarbejder for et mislykket. / Ved opsætning af dette element skal du vælge aktive handlinger:
- Opret en opgave for en medarbejder, efter at han har modtaget et opkald. For at gøre dette skal du angive opgavens titel, opgavetekst og observatør.
- oprette en opgave for en medarbejder eller vagthavende for et ubesvaret opkald. Her skal du vælge vagthavende, opgavens titel, opgaveteksten og observatøren.
- Når der er et indgående opkald fra en eksisterende kunde, kan der oprettes en opgave for den ansvarlige leder eller den medarbejder, der har modtaget opkaldet. / I lighed med indstillingerne for det forrige element skal du vælge aktive handlinger:
- Efter et vellykket opkald skal du oprette en opgave til den medarbejder, der modtog opkaldet. For at gøre dette skal du angive opgavens titel, opgaveteksten og også vælge en observatør.
- Opret en opgave for en medarbejder eller vagthavende vedrørende et ubesvaret opkald. For at gøre dette skal du vælge den vagthavende ansvarlige, opgavens tekst, opgavens titel og observatøren.
Dernæst er indstillingerne for udgående opkald.
- Når du foretager et udgående opkald til et ukendt nummer, kan der automatisk oprettes et nyt kundeemne, en kontakt og en aftale. / Ingen yderligere indstillinger er nødvendige her.
- Når et udgående opkald foretages til en eksisterende kunde, kan der automatisk genereres et gentaget kundeemne og en aftale. / Det vil være nødvendigt at angive i indstillingerne, hvem der vil være ansvarlig for en gentagen transaktion eller lead i tilfælde af et vellykket opkald: den ansvarlige for kontakten eller den, der foretog opkaldet? Separat skal du vælge en ansvarlig i tilfælde af et mislykket opkald.
- Når et udgående opkald foretages til en eksisterende kunde, kan der automatisk genereres et gentaget kundeemne og en aftale. / I indstillingerne skal du angive den person, der er ansvarlig for den gentagne kundeemne eller aftale i tilfælde af et vellykket opkald: den, der foretog opkaldet, eller den person, der er ansvarlig for kontakten? Du skal også vælge en ansvarlig i tilfælde af et mislykket opkald.
- Når der foretages et udgående opkald til et ukendt nummer, kan der oprettes en opgave for den opkaldende medarbejder. / Du kan konfigurere opgaver for mislykkede og vellykkede opkald. Opgaven skal have en titel, tekst og vælge en observatør.
- Ved udgående opkald til en eksisterende kunde kan der oprettes en opgave for den ansvarlige leder eller den opkaldende medarbejder. / Vælg i indstillingerne, om der skal oprettes opgaver for mislykkede og vellykkede opkald. I begge tilfælde skal du vælge den person, der er ansvarlig for opgaven (den der foretog opkaldet eller den person, der er ansvarlig for kontakten), titlen på opgaven, teksten og vælge en observatør.
9. Og den sidste indstilling er opsætning af opkaldshistorikken for medarbejdere, der ikke er i Bitrix24. Historien om disse opkald kan gemmes under navnet på den medarbejder, du vælger.
Klik på "Gem", en grøn "Tilsluttet"-meddelelse vises på ikonet - det betyder, at integrationen er aktiveret og fungerer.
10. For at du kan foretage opkald ved at klikke på et telefonnummer, kræves der en indstilling mere.
Klik på Generelle indstillinger, og vælg MegaFon-applikationen som numre for udgående opkald.
Klik på "Gem".
Lad os opsummere.
Bitrix24 er et værktøj til at bygge effektive detailprojekter. Integration med telefoni vil give dig mulighed for at udvide funktionaliteten i CRM, som et resultat af, at du får adgang til at se opkaldsstatistik og lytte til opkaldsoptagelser direkte fra Bitrix24.
Når de modtager et indgående opkald, vil medarbejderne kunne se kundernes navne og vil spare tid ved oprettelse af leads, aftaler og kontakter, og distributionsfunktionen til en personlig leder vil give dig mange nye tilfredse kunder.
Alle indstillinger kan naturligvis klares på få minutter, mens integrationen åbner op for mange yderligere muligheder for både telefoni med en Virtuel PBX-forbindelse og CRM.
Kilde: www.habr.com