E-mails historie går flere årtier tilbage. I løbet af denne tid er denne standard for virksomhedskommunikation ikke kun blevet forældet, men bliver mere og mere populær hvert år på grund af indførelsen af samarbejdssystemer på forskellige virksomheder, som som regel er baseret specifikt på e-mail. Men på grund af e-mails manglende effektivitet opgiver flere og flere brugere den til fordel for tekstchat, stemme- og videoopkald og videokonferencer. Sådanne metoder til virksomhedskommunikation hjælper medarbejderne med at spare en masse tid og som følge heraf være mere effektive og bringe flere penge til virksomheden.
Imidlertid fører brugen af chats og videokommunikation til at løse arbejdsproblemer ofte til fremkomsten af nye trusler mod en virksomheds informationssikkerhed. Faktum er, at i mangel af en passende virksomhedsløsning kan medarbejdere selvstændigt begynde at korrespondere og kommunikere i offentlige tjenester, hvilket kan føre til lækage af vigtig information. På den anden side er virksomhedsledelsen ikke altid villig til at allokere midler til implementering af virksomhedsplatforme til videokonferencer og chats, da mange er sikre på, at de distraherer medarbejderne fra arbejdet mere end øger deres effektivitet. En vej ud af denne situation kunne være implementeringen af virksomhedschat og videokonferencer baseret på eksisterende informationssystemer. De, der bruger Zimbra Collaboration Suite Open-Source Edition som en samarbejdsplatform, kan løse problemet med at skabe virksomhedschat og videokonferencer med Zextras Team, en løsning, der tilføjer en masse nye funktioner relateret til virksomhedens onlinekommunikation til Zimbra OSE.
Zextras Team kommer i to udgaver: Zextras Team Basic og Zextras Team Pro og adskiller sig i det sæt af funktioner, der leveres. Den første leveringsmulighed er helt gratis og giver dig mulighed for at organisere tekstchat i både en-til-en- og gruppechatformater, samt en-til-en videochat og lydopkald baseret på Zimbra OSE. I dette tilfælde vil alle disse funktioner være tilgængelige direkte fra Zimbra OSE-webklienten. Derudover kan Zextras Team Basic-brugere bruge mobilapplikationen, der er tilgængelig på iOS- og Android-platforme. Disse apps giver dig adgang til private chats og tekstchat, og vil i fremtiden også give dig mulighed for at foretage videoopkald. Lad os straks bemærke, at Zextras Team-brugere skal bruge et korrekt fungerende webcam og/eller mikrofon til videochat og lydopkald.
Men Zextras Team Pro giver meget rigere funktionalitet. Ud over de allerede nævnte muligheder vil Zextras Team-brugere have mulighed for at oprette videokonferencer for et stort antal medarbejdere. Dette giver mulighed for at afholde møder blandt medarbejdere, der geografisk er placeret forskellige steder og derved spare tid, der tidligere blev brugt på at samle mødedeltagere i ét rum, og bruge den på en mere dybdegående undersøgelse af problemstillinger eller på at løse konkrete arbejdsopgaver.
Zextras Team Pro giver dig også mulighed for at skabe virtuelle rum og virtuelle møder for medarbejdere. Rummet kan indeholde flere mødelokaler på én gang, hvor forskellige deltagere i rummet kan diskutere fælles emner. Overvej for eksempel en virksomhed, der har en salgsafdeling på 16 personer. Heraf arbejder 5 medarbejdere i b2c salg, 5 medarbejdere udfører b2b salg, og yderligere 5 medarbejdere arbejder i b2g. Hele afdelingen ledes af lederen af salgsafdelingen.
Da alle medarbejdere arbejder i samme afdeling, vil det være klogt at skabe et fælles rum, hvor de kan diskutere alle de emner, der vedrører den enkelte sælger. Samtidig opstår der ofte emner, som kun vedrører en afdeling, der for eksempel arbejder med b2b. Salgsafdelingens medarbejdere, der arbejder inden for andre områder, har naturligvis ikke behov for at deltage i diskussioner om sådanne emner, men afdelingslederen bør deltage i diskussioner af hver afdeling. Derfor er det muligt at tildele separate virtuelle møder for hver retning inden for den plads, der er afsat til salgsafdelingens behov, så medarbejderne i hver af dem kan kommunikere med hinanden og med afdelingslederen. Samtidig vil lederen selv have alle tre virtuelle møder bekvemt samlet i et separat rum. Og hvis du tænker på, at al kommunikation foregår på virksomhedens servere, og data ikke overføres nogen steder fra dem, så kan sådanne chats kaldes ganske sikre med hensyn til informationssikkerhed. Ud over salgsafdelingen kan konceptet med rum og virtuelle mødelokaler anvendes på hele virksomheden.
Ud over videomøder er lydopkald også tilgængelige for brugerne. Ud over at de indlæser kommunikationskanaler meget mindre, er mange medarbejdere ofte simpelthen flov over at kommunikere i videoformat og ofte endda dækker over webcam på deres bærbare computere.
Ud over videochat og lydopkald med medarbejdere giver Zextras Team dig mulighed for at oprette videochat og lydopkald med enhver bruger, der ikke er ansat i virksomheden, ved at generere og sende ham et særligt link for at deltage i mødet. Da Zextras Team kun kræver en moderne browser, kan du ved hjælp af denne funktion altid hurtigt kommunikere med en klient eller modpart i tilfælde, hvor regelmæssig korrespondance ville tage for lang tid. Derudover understøtter Zextras Team fildeling, som medarbejderne kan sende til hinanden direkte under et videoopkald eller tekstsamtale.
Det er umuligt ikke at nævne den specielle mobilapplikation Zextras Team, som giver medarbejdere mulighed for at deltage i virksomheds-chat, mens de ikke er på deres arbejdsplads. Appen er tilgængelig til iOS- og Android-platforme og giver i øjeblikket brugere mulighed for at:
- Foretag korrespondance ved at modtage og sende beskeder på din smartphone
- Opret, slet og deltag i private chats
- Opret, slet og deltag i gruppechat
- Deltag i virtuelle rum og samtaler, samt opret og slet dem
- Inviter brugere til virtuelle rum og samtaler, eller omvendt, fjern dem derfra
- Modtag push-beskeder og opret en sikker forbindelse med virksomhedens server.
I fremtiden vil applikationen tilføje muligheder for privat videokommunikation, samt videokonferencer og en fildelingsfunktion.
Et andet interessant træk ved Zextras Team er evnen til at udsende indholdet af computerskærmen i realtid, samt overføre kontrollen over det til en anden bruger. Denne funktion kan være meget nyttig, når der skal gennemføres træningswebinarer, hvor det er nødvendigt at gøre medarbejderne bekendt med den nye grænseflade. Denne funktion kan også hjælpe en virksomheds it-afdeling med at hjælpe medarbejderne med at løse problemer med deres computere uden fysisk tilstedeværelse af en it-person.
Således er Zextras Team en komplet løsning til at organisere bekvem online kommunikation mellem medarbejdere både inden for virksomhedens interne netværk og udenfor. På grund af det faktum, at Zextras Backup er i stand til fuldstændig at sikkerhedskopiere alle de oplysninger, der genereres i Zextras Team, vil information derfra ikke gå tabt nogen steder, og afhængigt af alvoren af sikkerhedspolitikker, vil systemadministratoren være i stand til selvstændigt at konfigurere forskellige begrænsninger for brugerne.
For alle spørgsmål relateret til Zextras Suite, kan du kontakte repræsentanten for Zextras Ekaterina Triandafilidi via e-mail [e-mail beskyttet]
Kilde: www.habr.com