En almindelig fejl hos nybegyndere er, at de ikke er opmærksomme nok på at indsamle og analysere data, optimere arbejdsprocesser og overvåge nøgleindikatorer. Dette resulterer i nedsat produktivitet og suboptimalt spild af tid og ressourcer. Når processer er dårlige, skal du rette de samme fejl flere gange. Efterhånden som antallet af kunder stiger, forringes servicen, og uden dataanalyse er der ingen klar forståelse af, hvad der skal forbedres. Som følge heraf træffes beslutninger på et indfald.
For at være konkurrencedygtig skal moderne forretning udover kvalitetsprodukter og -tjenester have gennemsigtige processer og indsamle analytiske data. Uden dette er det svært at forstå den reelle situation i erhvervslivet og træffe de rigtige beslutninger. Derfor er det vigtigt at have de nødvendige værktøjer i dit arsenal, som ikke kun er praktiske at bruge, men også giver dig mulighed for at forenkle dit arbejde og skabe de mest gennemsigtige processer som muligt.
I dag findes der et stort antal værktøjer og løsninger. Men de fleste iværksættere bruger dem ikke, fordi de enten ikke kan se værdien i dem, eller ikke forstår, hvordan de skal bruge dem, eller de er dyre eller komplicerede eller 100500 mere. Men dem, der har fundet ud af det, fundet eller skabt sådanne værktøjer til sig selv, har allerede en fordel på mellemlang sigt.
I mere end 10 år har jeg skabt it-produkter og -løsninger, der hjælper virksomheder med at øge indtjeningen gennem automatisering og digital transformation af processer. Jeg har hjulpet med at finde snesevis af startups og skabt snesevis af onlineværktøjer, der bruges af hundredtusindvis af mennesker rundt om i verden.
Her er et af de gode eksempler i min praksis, der viser fordelene ved digital transformation. For et lille amerikansk advokatfirma skabte mit team og jeg et værktøj til at generere juridiske dokumenter, det gjorde det muligt for advokater at generere dokumenter hurtigere. Og senere, efter at have udvidet funktionaliteten af dette værktøj, skabte vi en onlinetjeneste og transformerede virksomheden fuldstændigt. Nu betjener de kunder ikke kun i deres by, men i hele landet. Over tre år er virksomhedens kapitalisering vokset flere gange.
I denne artikel vil jeg dele en reel erfaring med at skabe et gennemsigtigt system til overvågning af vigtige forretningsindikatorer med dig. Jeg vil forsøge at indgyde værdien af at bruge digitale løsninger, jeg vil vise, at det ikke er svært og ikke altid dyrt. Så lad os gå!
Hvordan det hele begyndte
Hvis du vil have noget, du aldrig har haft, bliver du nødt til at gøre noget, du aldrig har gjort.
Coco Chanel
Min kone var træt af at være på barsel, og vi besluttede at åbne en lille virksomhed - et legerum for børn. Da jeg har min egen virksomhed, tager min kone sig helt af spillerummet, og jeg hjælper med strategiske spørgsmål og udvikling.
Detaljerne ved at åbne en virksomhed er en helt anden historie, men på tidspunktet for indsamling af data og analyse af konkurrenter, ud over at fremhæve de specifikke problemer i denne virksomhed, var vi opmærksomme på problemerne med interne processer, som de fleste konkurrenter ikke kæmpede med .
Til min overraskelse var der i det XNUMX. århundrede næsten ingen, der førte CRM i nogen form; mange førte optegnelser på skrift, i notesbøger. Samtidig klagede ejerne selv over, at medarbejderne stjæler, laver fejl ved beregningen, og de skal bruge meget tid på at genberegne og tjekke med posteringer i regnskabsbogen, data om reservationer og indskud går tabt, kunder tager af sted af ukendte årsager. dem.
Ved at analysere de indsamlede data indså vi, at vi ikke ønsker at gentage deres fejl, og vi har brug for et gennemsigtigt system, der vil reducere disse risici til et minimum. Først og fremmest begyndte vi at lede efter færdige løsninger, men vi kunne ikke finde dem, der fuldt ud opfyldte vores krav. Og så besluttede jeg at lave mit eget system, selvom det ikke er ideelt, men fungerende og billigt (næsten gratis).
Da jeg valgte et værktøj, tog jeg følgende kriterier i betragtning: det skulle være billigt, det skulle være fleksibelt og tilgængeligt, og det skulle være nemt at bruge. Jeg kunne skrive et fuldgyldigt, kraftfuldt og dyrt system til denne virksomhed, men vi havde lidt tid og et lille budget, plus vi forstod ikke helt, om vores projekt ville fungere, og det ville være urimeligt at bruge mange ressourcer på dette system. Derfor besluttede jeg, da jeg testede hypotesen, at starte med MVP (Minimum Viable Product - minimum viable product) og lave en fungerende version på kortest mulig tid med minimal investering, og over tid færdiggøre eller omarbejde den.
Som et resultat faldt mit valg på Google-tjenester (Drive, Sheets, Calendar). Den vigtigste kilde til input/output information er Google Sheets, da min kone har erfaring med at arbejde med regneark, kan hun foretage ændringer på egen hånd, hvis det er nødvendigt. Jeg tog også i betragtning, at værktøjet også vil blive brugt af medarbejdere, der måske ikke er særlig gode til at bruge en computer, og at lære dem at indtaste data i en tabel vil være meget nemmere end at lære dem at arbejde med nogle specialiserede program som 1C.
De data, der er indtastet i tabellerne, ændres i realtid, det vil sige, at du til enhver tid kan se situationen for virksomhedens anliggender, sikkerhed er indbygget, du kan begrænse adgangen til visse personer.
Udvikling af arkitektur og datastruktur
Børnenes legerum tilbyder flere grundlæggende tjenester.
- Standard besøg - når en klient køber tid brugt i sine børns legerum.
- Overvåget besøg - når en klient køber tid brugt i sine børns legerum og betaler ekstra for tilsyn. Det vil sige, at klienten kan forlade barnet og gå i gang med sin virksomhed, og værelsesarbejderen vil se og lege med barnet under forældrenes fravær.
- Åben fødselsdag — kunden lejer et separat bord til mad- og siddegæster og betaler for et standardbesøg i spillelokalet, mens lokalet fungerer som normalt.
- Lukket fødselsdag — kunden lejer hele lokalerne; i lejeperioden accepterer værelset ikke andre kunder.
Det er vigtigt for ejeren at vide, hvor mange mennesker der besøgte rummet, hvilken alder de var, hvor meget tid de brugte, hvor mange penge de tjente, hvor mange udgifter der var (det sker ofte, at administratoren skal købe noget eller betale for noget, for eksempel levering eller vand), hvor mange fødselsdage var der?
Som ethvert IT-projekt startede jeg med at gennemtænke det fremtidige systems arkitektur og udarbejde datastrukturen. Da konen er ansvarlig for forretningen, ved hun alt, hvad hun har brug for for at se, kontrollere og styre, så hun optrådte som kunde. Sammen gennemførte vi en brainstorm og udarbejdede krav til systemet, på baggrund af hvilket jeg gennemtænkte systemets funktionalitet og skabte følgende struktur af filer og mapper i Google Drev:
Dokumentet "Opsummering" indeholder generelle oplysninger om virksomheden: indtægter, udgifter, analyser
Udgiftsdokumentet indeholder oplysninger om virksomhedens månedlige udgifter. For større gennemsigtighed, opdelt i kategorier: kontorudgifter, skatter, personaleudgifter, reklameudgifter, andre udgifter.
månedlige udgifter
Oversigtstabel over årets udgifter
Indkomstmappen indeholder 12 Google Sheets-filer, én for hver måned. Dette er de vigtigste arbejdsdokumenter, som medarbejderne udfylder hver dag. De indeholder en obligatorisk dashboard-fane og faner for hver arbejdsdag. Dashboard-fanen viser alle nødvendige oplysninger for den aktuelle måned for en hurtig forståelse af affærer, og giver dig også mulighed for at indstille priser og tilføje tjenester.
Fanen Dashboard
Daglig fane
I processen med forretningsudvikling begyndte yderligere behov at dukke op i form af rabatter, abonnementer, yderligere tjenester og arrangementer. Vi har også implementeret alt dette over tid, men dette eksempel viser den grundlæggende version af systemet.
Oprettelse af funktionalitet
Efter at jeg havde fundet ud af hovedindikatorerne, udarbejdet arkitekturen og dataudvekslingen mellem enheder, begyndte jeg implementeringen. Det første, jeg gjorde, var at oprette et Google Sheet-dokument i min indkomstmappe. Jeg oprettede to faner i det: dashboard og den første dag i måneden, hvor jeg tilføjede følgende tabel.
Hovedarbejdsark
Dette er hovedregnearket, som administratoren vil arbejde med. Han skal blot udfylde de påkrævede felter (markeret med rødt), og systemet vil automatisk beregne alle de nødvendige indikatorer.
For at reducere inputfejl og bekvemmelighed blev feltet "Besøgstype" implementeret som en rulleliste over de leverede tjenester, som vi kan redigere på dashboard-siden. For at gøre dette tilføjer vi databekræftelse til disse celler og angiver det område, hvorfra dataene skal tages.
For at reducere menneskelige fejl i beregninger tilføjede jeg en automatisk beregning af de timer, klienten brugte på værelset og det skyldige beløb.
For at gøre dette skal Administratoren blot markere klientens ankomsttid (kolonne E) og afgangstid (kolonne F) i formatet TT:MM. For at beregne den samlede tid, en klient bruger i spillerummet, bruger jeg denne formel:
=IF(ISBLANK($F8); ""; $F8-$E8)For automatisk at beregne mængden af penge for at bruge tjenester, var vi nødt til at bruge en mere kompleks formel, da prisen på en time kan variere afhængigt af typen af tjeneste. Derfor var jeg nødt til at binde dataene til tjenestetabellen på dashboard-siden ved hjælp af QUERY-funktionen:
=ROUNDDOWN(G4*24*IFERROR(QUERY(dashboard!$G$2:$H$5; "Select H where G = '"& $D4 & "'");0)Udover hovedhandlingerne tilføjede jeg yderligere funktioner for at eliminere uønskede IFERROR eller ISBLANK fejl, samt ROUNDDOWN funktionen – for ikke at bøvle med de små ting, rundede jeg det endelige beløb ned, mod klienten.
Ud over hovedindtægten (lejetid) er der i et legerum for børn yderligere indtægter i form af serviceydelser eller salg af legetøj, og medarbejderne afholder nogle små udgifter, for eksempel at betale for drikkevand eller købe slik til komplimenter, alt dette skal også tages i betragtning.
Derfor tilføjede jeg yderligere to tabeller, hvori vi vil registrere disse data:
For at gøre det nemmere at arbejde med tegnene har jeg farvelagt dem og tilføjet betinget formatering til cellerne.
Hovedtabellerne er klar, nu skal du sætte hovedindikatorerne i en separat tabel, så du tydeligt kan se, hvor meget du har tjent på en dag, og hvor meget af disse penge, der er i kasseapparatet, og hvor meget der er på kortet.
For at summere pengene efter betalingstype brugte jeg igen QUERY-funktionen:
=QUERY(I8:J;"SELECT sum(J) WHERE I='Наличка'"» и «=QUERY(I8:J;"SELECT sum(J) WHERE I='Карта'")Ved arbejdsdagens afslutning skal administratoren kun dobbelttjekke omsætningen og skal ikke foretage manuel genberegning. Vi tvinger ikke en person til at udføre yderligere arbejde, og ejeren kan til enhver tid se på og kontrollere situationen.
Alle de nødvendige tabeller er klar, nu dublerer vi bare fanen for hver dag, nummererer den og får følgende.
Store! Næsten alt er klar, det eneste, der er tilbage, er at vise alle de vigtigste indikatorer for måneden på dashboard-fanen.
For at få den samlede indkomst for måneden kan du skrive følgende formel
='1'!D1+'2'!D1+'3'!D1+'4'!D1+'5'!D1+'6'!D1+'7'!D1+'8'!D1+'9'!D1+'10'!D1+'11'!D1+
'12'!D1+'13'!D1+'14'!D1+'15'!D1+'16'!D1+'17'!D1+'18'!D1+'19'!D1+'20'!D1+'21'!D1+
'22'!D1+'23'!D1+'24'!D1+'25'!D1+'26'!D1+'27'!D1+'28'!D1+'29'!D1+'30'!D1+'31'!D1hvor D1 er cellen med daglig omsætning, og '1', '2' og så videre er navnet på fanen. På nøjagtig samme måde får jeg data om merindtægter og udgifter.
For klarhedens skyld besluttede jeg at vise den samlede rentabilitet efter kategori. For at gøre dette var jeg nødt til at foretage en kompleks markering og gruppering fra alle fanerne og derefter filtrere og fjerne tomme og unødvendige linjer.
Rentabilitet efter kategori
Hovedindkomstregnskabsværktøjet er klar, nu dublerer vi bare filen for hver måned i året.
Efter at jeg lavede et værktøj til regnskab og overvågning af indtægter, gik jeg i gang med at lave en udgiftstabel, hvor vi tager højde for alle månedlige udgifter: husleje, løn, skatter, varekøb og andre udgifter.
I den aktuelle årsmappe oprettede jeg et Google Sheet-dokument og tilføjede 13 faner, et dashboard og tolv måneder til det.
Fanen Dashboard
For klarhedens skyld har jeg i dashboard-fanen opsummeret alle nødvendige oplysninger om årets finansielle udgifter.
Og i hver månedlig fane lavede jeg en tabel, hvor vi vil holde styr på alle virksomhedens kontante udgifter efter kategori.
Fanen Måned
Det viste sig at være meget praktisk, nu kan du se og kontrollere alle virksomhedens udgifter, og om nødvendigt se på historien og endda lave analyser.
Da oplysninger om indtægter og udgifter er placeret i forskellige filer og ikke er særlig praktisk at overvåge, besluttede jeg at oprette en fil, hvor jeg kompilerede alle relevante oplysninger, der er nødvendige for ejeren til at kontrollere og administrere virksomheden. Jeg kaldte denne fil "Oversigt".
drejetabel
I denne fil oprettede jeg en tabel, der modtager månedlige data fra tabeller, til dette brugte jeg standardfunktionen:
=IMPORTRANGE("url";"dashboard!$B$1")hvor jeg sender dokument-id'et som det første argument, og det importerede område som den anden parameter.
Så kompilerede jeg den årlige balance: hvor meget blev tjent, hvor meget blev brugt, hvad var overskuddet, rentabilitet. Visualiserede de nødvendige data.
Og for nemheds skyld, så virksomhedsejeren kan se alle data på ét sted og ikke køre gennem filer, integrerede jeg muligheden for at vælge en hvilken som helst måned af året og vise nøgleindikatorer i realtid.
For at gøre dette oprettede jeg et link mellem måned og dokument-id
Derefter oprettede jeg en rulleliste ved hjælp af "Data -> Datavalidering", specificerede rækkevidden af linket og konfigurerede import med et dynamisk link til dokumentet
=IMPORTRANGE("'"& QUERY(O2:P13;"SELECT P WHERE O ='"& K7 &"'") &"'"; "dashboard!$A1:$B8")Konklusion
Som du kan se, er det ikke så svært at forbedre processerne i din virksomhed, som det måske ser ud til, og du behøver ikke at have nogen superfærdigheder for at gøre det. Dette system har selvfølgelig en masse mangler, og efterhånden som virksomheden vokser, vil det være umuligt at bruge det, men for en lille virksomhed eller i starten, når man tester en hypotese, er dette en glimrende løsning.
Dette spillerum har arbejdet på denne løsning for tredje år, og først i år, hvor vi allerede tydeligt forstår alle processerne, kender vi vores klient og markedet. Vi besluttede at skabe et fuldgyldigt online virksomhedsstyringsværktøj.
PS
Det er ikke særlig praktisk at bruge Google Sheets til at overvåge din virksomhed, især fra din telefon. Så det gjorde jeg , som viser alle vigtige forretningsindikatorer i realtid i et praktisk format
Kilde: www.habr.com