Hej alle sammen, jeg er allerede stødt på artikler om hackathons flere gange: hvorfor folk deltager, hvad der fungerer, og hvad der ikke gør. Måske vil folk være interesseret i at høre om hackathons fra en anden vinkel: fra arrangørens synspunkt. Bemærk venligst, at dette handler om Storbritannien, arrangører fra Rusland kan have en lidt anden mening.
En lille baggrund: jeg er tredjeårs studerende ved Imperial College London, programmør, har boet her i 7 år (kvaliteten af den russiske tekst kan være påvirket), jeg har personligt deltaget i 6 hackathons, inklusive den, som vi nu skal tale om. Jeg har deltaget i alle arrangementer, så der er lidt subjektivitet. På det hackathon, det drejer sig om, har jeg været deltager to gange og arrangør en gang. Det kaldes IC Hack, skabt af studentervirksomheder og har slugt 70-80 timer af min fritid i år. og et par billeder.
Hackathons bliver normalt organiseret af enten virksomheder (hvor størrelsen på virksomheden ikke har nogen betydning) eller universiteter. I det første tilfælde er der betydeligt færre spørgsmål om organisering. Sponsorer tilvejebringes af selve virksomheden, og der hyres ofte et bureau til at organisere eventet (nogle gange håndterer medarbejderne selv hele organiseringen). Dommerne samles fra medarbejderne, og der gives ofte et emne, som der skal laves et projekt om. Det er en helt anden sag med universiterede hackathons, som også deles op i to kategorier. Den første er interessant for små universiteter med lidt erfaring med sådanne arrangementer. De organiseres gennem MLH (Major League Hacking), som påtager sig ansvaret for næsten hele processen.
Det er netop MLH, der står for sponsorer, besætter størstedelen af pladserne i dommerpanelet, og lærer studerende, hvordan man afholder hackathons i processen. Eksempler på sådanne events kan være HackCity, Royal Hackaway og andre. Den største fordel er stabiliteten. Alle hackathons organiseret på denne måde ligner hinanden meget, følger samme scenarie, har lignende sponsorer og kræver ikke særlig forberedelse fra de studerende, der afholder disse events. Ulemperne er åbenlyse: events adskiller sig ikke meget fra hinanden, selv når det kommer til præmiekategorier. En anden ulempe er den lille finansieringsstørrelse (fra Royal Hackaway 2018's officielle hjemmeside kan man se, at den gyldne sponsor giver dem 1500 GBP) og et meget begrænset udvalg af 'swag' (gratis merchandise, der er bragt af sponsorvirksomhederne). Af egen erfaring kan jeg sige, at sådanne arrangementer ikke er særlig store, er venlige over for nybegyndere, og man næsten altid kan få billetter (jeg overvejede, om jeg skulle tage afsted i tre dage, men selv halvdelen af billetterne var ikke solgt), og de har ofte lignende konkurrencehold (70-80% af alle projekter er relateret til webapplikationer). Derfor er det ikke særligt svært for 'hipster'-hold at skille sig ud i deres skygge.
P.S. Billetter er næsten altid gratis; det anses for dårlig stil at sælge billetter til en hackathon.
Nu, hvor jeg kort har omtalt alternativerne, lad os vende tilbage til hovedemnet for indlægget: hackathons organiseret af uafhængige studerende entusiaster. Først og fremmest, hvem er disse studerende, og hvad er fordelene ved at organisere en sådan event? De fleste af disse personer er selv hyppige deltagere i hackathons, ved hvad der fungerer godt, og hvad der ikke gør, og ønsker at skabe et hackathon med en præference for en perfekt oplevelse for deltagerne. Den største fordel her ligger i erfaringen, herunder personlig deltagelse/vindere fra andre hackathons. Alder og erfaring varierer fra 1. år af bacheloruddannelsen til 3. år som PhD. Fakulteterne er også forskellige: nogle er biokemikere, men størstedelen er studerende programmører. I vores tilfælde omfattede det officielle team 20 personer, men vi havde faktisk yderligere 20-25 frivillige, der hjalp med små opgaver efter behov. Nu til det mere interessante spørgsmål: hvordan lykkes det at organisere en event i størrelsesorden svarende til hackathons udført af industrigiganter (JP Morgan Hack-for-Good, Facebook Hack London — det er nogle af de hackathons, jeg personligt har deltaget i, og der blev udført kolossalt organisatorisk arbejde)?
Lad os starte med det første åbenlyse problem: budget. En lille spoiler: organisationen af sådanne events selv på ens eget universitet (hvor lejeomkostningerne er små/ikke eksisterer) kan nemt koste 50.000 GBP, og det er meget vanskeligt at finde et sådant beløb. Hovedkilden til disse penge er sponsorer. De kan være både interne (andre fællesskaber på universitetet, der ønsker reklame og at tiltrække nye deltagere) og virksomhedssponsorer. Processen med interne sponsorer er ret enkel: bekendte, professorer og tutorer, der administrerer disse fællesskaber. Desværre er deres budget begrænset, og i nogle tilfælde tilbyder de tjenester (at stille snacks til rådighed i deres skab, låne en 3D-printer osv.) i stedet for penge. Derfor er vi nødt til at håbe på virksomhedssponsorer. Hvad er fordelene for virksomhederne? Hvorfor ønsker de at investere penge i denne event? Ansættelse af nye talentfulde medarbejdere. I vores tilfælde var der 420 deltagere, hvilket er en rekord for Storbritannien. Heraf er 75% studerende ved Imperial College (som i øjeblikket er universitet nummer 8 i verdensranglisten).
Mange virksomheder praktiserer sommer-/årspraktik for studerende, og det er en fantastisk mulighed for at finde folk, der allerede har erfaring og lyst til at arbejde i denne industri. Som vores præsident sagde: hvorfor betale rekrutteringsbureauer 8000 for 2-3 potentielle kandidater, når man kan betale 2000 til os for 20 nye kandidater direkte? Priserne afhænger af størrelsen på hackathonet, arrangørernes omdømme og mange andre faktorer. Vores starter ved 1000 GBP for små startups og går op til 10.000 GBP for hovedsponsoren. Hvad sponsorerne får, afhænger helt af, hvor meget de er villige til at tilbyde: bronze-sponsorer får logo på hjemmesiden, mulighed for at tale ved åbningen, adgang til alle deltagernes CV'er og muligheden for at sende os deres merchandise, så vi kan give det til deltagerne. Alle statusser fra sølv og opefter giver mulighed for at sende sine ingeniører for at rekruttere på stedet, oprettelse af egne præmie-kategorier, workshops for deltagere som bonus til alle bronze-fordele. Af personlig erfaring kan jeg sige, at et af virksomhederne på sølvniveau rekrutterede 3 personer (2 til sommer og en til en fast stilling) direkte under hackathonet, og jeg har endda ikke tælt, hvor mange de måske kunne have ansat efter udsendelsen efterfølgende. Oprettelse af en egen præmie-kategori giver mulighed for at finde dem, der laver projekter, der ligner virksomhedens produkter. Eller se hvem der kan besvare et meget åbent spørgsmål på den mest kreative måde (Most Ethical Hack powered by Visa for eksempel). Det afhænger af virksomheden. Hvert år samler vi 15-20 sponsorer, herunder Facebook, Microsoft, Cisco, Bloomberg og andre. Vi arbejder med alle: fra startups til industrigiganter, den vigtigste regel er fortjeneste for vores studerende. Hvis vi må sige nej til en sponsor, fordi vores studerende har givet ikke de bedste anmeldelser af praktik/fast arbejde i denne virksomhed, er det sandsynligvis, fordi vi vil afslå.
Hvordan finder vi sponsorer? Det er en proces, der kunne fortjene en lille artikel, men her er en kort algoritme: Find en rekrutterer på LinkedIn / Find en person med kontakt i denne virksomhed; aftal med arrangementsudvalget, hvor stor en virksomhed det er, og hvor god dens omdømme er (vi forsøger at undgå dem med dårligt omdømme i studiekredse, uanset om det handler om deres forhold til praktikanter eller forsøg på at spare på deres løn) og hvem der vil være den primære kontaktperson. Derefter følger lange debatter om, hvor meget denne virksomhed kan tilbyde os, og der sendes et kommercielt tilbud. Vi har et meget fleksibelt sponsoreringssystem, og derfor kan forhandlingerne tage lang tid: Sponsoren skal forstå, hvad de betaler for, og derfor forbeholder vi os ret til at tilføje / fjerne nogle punkter fra tilbuddet, hvis sponsoren mener, at de ikke vil give virksomheden nogen væsentlig fordel. Efter forhandlingerne aftaler vi beløbet med universitetet, underskriver kontrakten og inviterer dem til mødet med arrangørerne for at diskutere, hvad de gerne vil have ud af eventet, og hvordan de ønsker at promovere sig selv over for de studerende. Der har været tilfælde, hvor virksomheder har betalt mindre end 3000 GBP og har fået et dusin potentielle medarbejdere til fuldtidsansættelse efter endt studie.
Hvorfor har vi overhovedet brug for disse penge? Er vi blevet for krævende, når vi kræver 3000 for sponsoreringsaftalen? Faktisk er det et meget beskedent beløb i betragtning af eventet. Pengene er nødvendige til et væld af nødvendige (lunch x2, snacks, middag x2, pizza, morgenmad og drikkevarer i 48 timer) og mindre nødvendige (vafler, bubble tea, leje af spillekonsoller, tre timers leje af bar, karaoke osv.) ting. Vi forsøger at gøre, så alle husker arrangementet for de gode oplevelser, så vi køber en kæmpe mængde lækker mad (Nandos, Dominos, Pret a Manger), et væld af snacks og drikkevarer, og hvert år tilføjer vi nye underholdningsmuligheder. I år lavede jeg popcorn til 500 personer, sidste år lavede jeg sukkeruld. Budgettet til dette, taget i betragtning af 420 deltagere, 50 arrangører og 60 sponsorer, kan let overstige 20.000 GBP.
Der er også elektricitet, sikkerhed og præmier (ret gode efter studerendes standarder: PS4 for eksempel) til alle teammedlemmer. Der er maksimalt 5 personer ad gangen. Derefter følger “swag” fra sponsorer og os. T-shirts, termokrus, rygsække og en masse andre nyttige ting. I betragtning af omfanget kan man nemt bruge flere tusinde. Selvom vi afholder IC Hack på universitetets område, betaler vi for leje. Mindre end et privatejet selskab, men stadig. Plus omkostninger til kokke til frokosten (universitetet forbyder at man laver frokost selv, og hvem ved hvorfor), leje af projektor (da dets pris er mange gange højere end selve hackathonens omkostninger) og andre udgifter, som mange ikke tænker over. Størstedelen af præmiekategorierne er opfundet af os, og præmierne vælges og købes også af os (mere om dette i næste del). Denne gang oversteg budgettet for præmier 7000 GBP. Jeg kan ikke nævne det præcise beløb, men jeg vil sige, at i år har udgifterne nemt oversteg 60.000 GBP. Her er et billede af præmietagerne.
Pengene er samlet, budgettet er godkendt, præmier og mad er bestilt. Hvad nu? Total kaos og dårskab, også kendt som forberedelse af stedet. Hele denne skønhed begynder 2 måneder før hackathonen. En enorm mængde møbler skal flyttes, risikoassessment skal udfyldes, lastning skal modtages, planer skal underskrives og så videre. Listen er lang. Derfor kalder vi mange frivillige til at hjælpe os med organiseringen. Og selv dem er der ikke altid nok af. Men det er et emne for næste artikel.
Dette er første del af min fortælling om organiseringen af IC Hack. Hvis der er nok interesse, vil jeg udgive endnu 2 dele om de største problemer og blokeringer ved at organisere selve stedet og lidt fortælle om præmier, kategorier og erfaringer fra sponsorer, arrangører og deltagere (herunder en direkte rapport fra BBC fra stedet). Hvis du er interesseret i at vide mere om IC Hack, er du velkommen til at kontakte mig på min mail du216@ic.ac.uk, eller hvis du er interesseret i at sponsorere den største hackathon i Storbritannien, er du velkommen. Jeg vender tilbage til arrangørernes hovedkvarter en gang til.
Kilde: habr.com
