I det 20. århundrede gik livet og arbejdet for folk efter planen. På arbejdet (forenklet — man kan forestille sig en fabrik) havde folk en klar plan for ugen, måneden og året frem. Forenklet: Du skal fremstille 20 dele. Ingen vil komme og sige, at du nu skal fremstille 37 dele og derudover skrive en artikel med overvejelser om, hvorfor formen på disse dele er sådan — og helst i går.
I folks almindelige liv var det omtrent det samme: force majeure var en reel force majeure. Der var ingen mobiltelefoner, dine venner kunne ikke ringe og bede om, at du «skynd dig over for at hjælpe med at løse et problem», du boede næsten hele dit liv på ét sted («flytning som ved en brand»), og at hjælpe dine forældre tjekkede du overhovedet ikke — «komme i december i en uge».
Under disse omstændigheder blev der dannet en kulturel kode, hvor du føler dig tilfreds, hvis du har udført alle opgaver. Og det var reelt. Hvis ikke alle opgaver blev udført — var det en afvigelse fra normen.
Nu er alt anderledes. Redskabet til arbejde er blevet intelligens, og i arbejdsprocesserne er det nødvendigt at anvende det i forskellige former. Den moderne leder (især toplederen) gennemgår mange opgaver af forskellig art i løbet af dagen. Og det vigtigste — en person kan ikke styre mængden af «indkomne meddelelser». Nye opgaver kan annullere gamle, ændre deres prioritet, ændre selve formuleringen af gamle opgaver. Under disse omstændigheder er det næsten umuligt at danne en plan på forhånd og derefter følge den trin for trin. Du kan ikke sige til en opgave, der pludselig kommer ind «vi har en hastesag fra skat, vi skal svare i dag, ellers bøde» «jeg planlægger det til næste uge».
Hvordan lever man med det — så der stadig er tid til livet uden for arbejdet? Og kan man anvende nogle arbejdsalgoritmer fra ledelse i det daglige, private liv? For 3 måneder siden ændrede jeg radikalt hele systemet til opgaveformulering og kontrol over dem. Jeg vil gerne fortælle, hvordan jeg nåede til det, og hvad resultatet blev. Stykket vil bestå af 2 dele: den første — lidt om, hvis man kan sige det sådan, ideologien. Og den anden — udelukkende om praksis.
Jeg mener, at vores problem ikke er, at der er blevet væsentligt flere opgaver. Problemet er, at vores social-kulturelle kode stadig er indstillet til at udføre "alle opgaver, der er planlagt til i dag". Vi bliver bekymrede, når planerne bryder sammen, vi bliver bekymrede, når vi ikke gennemfører alt, hvad der var planlagt. Samtidig fungerer skoler og universiteter stadig inden for den tidligere kode: der er et fast sæt lektioner, der er klart planlagte hjemmearbejde, og barnet danner i sit sind en model, der antyder, at livet vil fortsætte sådan. Hvis man forestiller sig en stram version, så begynder man i engelskundervisningen at tale om geografi, den anden lektion tager i stedet for fyrre minutter halvanden time, den tredje lektion bliver aflyst, og i den fjerde lektion ringer ens mor midt under lektionen og beder om at købe og tage varer med hjem.
Denne social-kulturelle kode får folk til at håbe, at man kan ændre den indkommende strøm — og på den måde få sit liv på rette kurs, men livet, som beskrevet ovenfor, er unormalt, da der ikke er nogen klar plan.
Og det er det grundlæggende problem. Vi skal erkende og acceptere, at vi ikke kan styre mængden af indkommende beskeder, vi kan kun styre, hvordan vi forholder os til det, og hvordan vi egentligt behandler de indkommende beskeder.
Man bør ikke bekymre sig om, at der konstant kommer nye anmodninger om at ændre planer: vi arbejder ikke længere på maskiner (med få undtagelser), breve går ikke længere i en måne (ja, jeg er optimist), og fastnettelefonen er blevet en anomali. Derfor skal vi ændre processen for behandling af beskeder, og acceptere det nuværende liv som det er, og indse, at den tidligere social-kulturelle kode ikke fungerer.
Hvad kan vi så gøre for at gøre det lettere? Det er meget svært at "lave en god hjemmeside", men med en klar teknisk specifikation (eller i det mindste bare med en mere klar beskrivelse af den stillede opgave) bliver det meget lettere at opnå det rigtige resultat (og overhovedet at opnå et resultat).
Mit bedste eksempel er mit eget, så jeg vil forsøge at dekomponere mine ønsker. Jeg er helt klart klar over, at der ikke sker det rigtige i behandlingen af livs- og arbejdsplaner: lige nu er "dårligt", og jeg vil have, at det skal blive "godt".
Hvad betyder "dårligt" og "godt" på et "højt" niveau af dekomposition?
Dårligt: jeg føler angst over usikkerheden om, at jeg kan gøre alt det, jeg har lovet andre eller mig selv, jeg bliver frustreret over, at jeg ikke kan komme til de opgaver, jeg har planlagt i lang tid, fordi de bliver udskudt enten på grund af presserende opgaver eller fordi de er for svære at få fat i; jeg kan ikke beskæftige mig med alt, hvad der interesserer mig, da arbejdet og hverdagen tager det meste af min tid, det er dårligt, fordi jeg ikke kan bruge tid på familie og fritid. Et særskilt punkt: jeg er ikke i en tilstand af konstant kontekstskift, hvilket i høj grad bidrager til alt det ovenstående.
Godt: jeg føler ikke angst, fordi jeg ved, hvad jeg skal lave i den nærmeste fremtid, fraværet af denne bekymring gør, at jeg bedre kan nyde min fritid, jeg føler ikke regelmæssig træthed (ordet "konstant" passer ikke til mig, det er netop regelmæssigt), jeg behøver ikke at blive distraheret og skifte fokus til alle indkommende kommunikationer.
Generelt kan meget af det, jeg har beskrevet ovenfor, opsummeres med en simpel sætning: "reduktion af usikkerhed og ukendte faktorer".
Dermed bliver det tekniske krav noget i stil med:
- Modificering af processen til håndtering af indkommende opgaver — således at konteksten skifter.
- Arbejdet med opgavehåndteringssystemet — således at i hvert fald aktuelle sager og idéer ikke glemmes og en dag bliver behandlet.
- Regulering af forudsigeligheden af morgendagen.
Før jeg ændrer noget, skal jeg forstå, hvad jeg kan ændre, og hvad jeg ikke kan.
Den komplekse og enorme opgave består i at forstå og anerkende, at jeg ikke kan ændre den indkommende strøm, og at denne strøm er en del af mit liv, som jeg frivilligt er trådt ind i; fordelene ved sådan et liv opvejer ulemperne.
Måske bør du, på det første niveau af problemet, overveje: ønsker du overhovedet den plads i livet, du er i, eller ønsker du noget andet? Og hvis du mener, at du ønsker noget andet, så burde du måske samtidig arbejde med netop det med en psykolog/psykoanalytiker/psykoterapeut/guru/kalde dem hvad du vil — dette spørgsmål er så dybt og alvorligt, at jeg ikke vil gå nærmere ind i det.
Så jeg befinder mig der, hvor jeg er, jeg kan godt lide det, jeg har et firma med 100 ansatte (jeg har altid ønsket at drive forretning), jeg laver interessant arbejde (det handler om at interagere med mennesker, herunder at nå arbejdsrelaterede mål — og jeg har altid været interesseret i 'social engineering' og teknologi), forretningen er baseret på at 'løse problemer' (og jeg har altid været glad for at være en 'fixer'), jeg har det godt hjemme. Jeg kan godt lide her, bortset fra de 'negative aspekter', der er nævnt i delen 'dårligt'.
Under hensyn til at et sådant liv tiltaler mig, kan jeg ikke ændre (bortset fra at delegere opgaver, som nævnt nedenfor) den indgående strøm, men jeg kan ændre håndteringen af den.
Hvordan? Jeg er tilhænger af konceptet om at gå fra det lille til det store — først at løse de mest presserende problemer, der kan løses med enkle ændringer, og så bevæge sig hen imod større forandringer.
Alle de ændringer, jeg har foretaget, kan reduceres til tre retninger; jeg vil liste dem fra de enkle (for mig) ændringer til de komplekse:
1. Behandling og opbevaring af opgaver.
Jeg har aldrig været i stand til (og kan stadig ikke) at føre papirdagbøger normalt, at notere og formulere opgaver — det er en meget vanskelig opgave for mig, og at sidde regelmæssigt i en eller anden opgavetracker — det er helt umuligt.
Jeg har accepteret dette, og mit hovedkoncept var, at opgaverne i mit hoved er de vigtigste.
Opgavebehandlingen foregik for mig på følgende måde:
- opgave, som jeg husker — udfør, når jeg får tid;
- indgående opgave — hvis den kan gøres hurtigt, udfør den straks, når jeg får den, hvis den tager tid — lov at jeg vil gøre den;
- opgaver, som jeg har glemt — lav dem kun, når jeg bliver mindet om dem.
Det var mere eller mindre acceptabelt i et stykke tid, indtil 'opgaver, som jeg havde glemt' blev et problem.
Det blev til et problem i to former:
- Næsten hver dag kom der glemte opgaver, som skulle være færdige i dag (det hårde, der knækkede mig — en SMS fra fogedretten om at der skulle trækkes penge fra kontoen på grund af en bøde fra GIBDD lige før jeg skulle flyve til USA, og der var et presserende behov for at finde ud af, om jeg overhovedet kunne flyve).
- Mange mennesker finder det ubehageligt at spørge om en anmodning igen og holder det for sig selv. Folk bliver såret, når du glemmer noget, hvis det er en personlig anmodning, og hvis det er en arbejdsrelateret anmodning, udvikler det sig til en brændende situation, der skal løses i dag (se punkt ét).
Der måtte gøres noget ved det.
Selvom det var uvant for mig, begyndte jeg at skrive alle mine opgaver ned. Faktisk alle. Jeg var heldig at tænke på det selv, men generelt set er hele idéen meget relateret til konceptet .
Det første trin var simpelthen at få alle opgaver ud af hovedet og ind i det enkleste system for mig. Det viste sig at være : et interface, der er meget hurtigt, oprettelsesprocessen er minimal tidsmæssigt, og der findes en simpel app til telefonen (jeg gik senere over til Todoist, men det kommer jeg ind på i den anden, tekniske del).
Heldigvis har jeg i 10 år beskæftiget mig med ledelse inden for IT og forstår, at "at oprette en app" er en opgave, der er dømt til at fejle, ligesom "at gå til lægen". Derfor begyndte jeg at opdele opgaverne i nedbrydelige opgaver i form af handlinger.
Jeg er meget klar over, at jeg er en person, der er dybt afhængig af positiv feedback, som i form af feedback "se hvor meget du har lavet i dag" kan jeg selv give (hvis jeg ser det). Derfor bliver opgaven "at gå til lægen" til opgaverne "vælge hvilken læge jeg skal gå til", "vælge et tidspunkt, hvor jeg kan gå til lægen", "ringe og bestille en tid". På samme tid ønsker jeg ikke at presse mig selv: hver af opgaverne kan sagtens udføres en af ugens dage, og jeg kan være tilfreds med, at jeg allerede har fuldført et skridt i opgaven.
Hovedpointen: nedbrydning af opgaver og optagelse af opgaver i form af korte handlinger.
Så længe opgaven er i dit hoved, og du tænker, at du skal udføre den engang, vil du ikke være rolig.
Hvis den ikke er skrevet ned, og du har glemt den, vil du lide, når du husker den, og indser, at du har glemt den.
Dette gælder alle opgaver, inklusive huslige: at tage af sted til arbejde og pludselig huske, at jeg glemte at smide affaldet ud, er slet ikke godt.
Disse bekymringer er helt unødvendige. Derfor begyndte jeg at skrive alle mine opgaver ned.
Målet er at træne mig selv i at få alle (helt alle) opgaver ud i en hvilken som helst tracker, og det næste trin er at stoppe med at tænke på de skrevne opgaver i mit hoved.
Når du indser, at alt, hvad du har tænkt på at gøre, er nedskrevet, og at du før eller siden vil nå dertil — for mig forsvinder bekymringen.
Du stopper med at blive stresset over, at du midt på dagen husker, at du ville skifte pærer i gangen, tale med en medarbejder eller skrive et dokument (og straks kaster dig over at skrive det).
Ved at minimere antallet af glemte (i denne sammenhæng — ikke nedskrevne) opgaver, minimerer jeg den bekymring, der opstår, når jeg husker på netop disse glemte opgaver.
Alt kan ikke nedskrives og huskes, men hvis der før var 100 sådanne opgaver, er der på et givent tidspunkt kun 10 tilbage, og antallet af "incidencer" af bekymringer bliver derfor mindre.
Det vigtigste punkt: skriv alt ned, virkelig alt, selv hvis du er sikker på, at du vil huske det.
Det er ikke muligt at huske alt: hvor fjollet det end lyder, skriver jeg alt ned, helt ned til "lufte hunden".
Hvad har jeg opnået på den måde? Bekymringen over, at jeg konstant var bange for at glemme noget (gennemgik planer, opgaver, løfter osv. i mit hoved), er mindsket, og generelt er det ekstra mentale skift om "at tænke på, hvad jeg ellers kunne have lovet" forsvundet.
2. Reduktion af reaktivitet.
Vi kan ikke reducere den indkommende strøm, men vi kan ændre måden, vi reagerer på.
Jeg har altid været en reaktiv person og har nydt det, har straks svaret på en anmodning fra en person om at gøre noget over telefonen, har forsøgt at udføre de opgaver, der blev præsenteret i liv eller hverdag, og i det hele taget har jeg været maximal hurtig, følt glæde ved det. Det er ikke et problem, men det bliver et problem, når denne reaktion bliver til et instinkt. Du stopper med at skelne mellem, hvornår du rent faktisk er nødvendig lige nu, og hvornår folk sagtens kan vente.
Problemet er, at dette også medfører negative følelser: For det første, hvis jeg ikke har nået at gøre noget eller har glemt, at jeg ville reagere, blev jeg igen meget ked af det, men det var ikke kritisk i sig selv. Det blev kritisk i det øjeblik, hvor antallet af opgaver, som jeg instinktivt ønskede at reagere på, blev større end mine fysiske muligheder for at gøre det.
Jeg er begyndt at lære ikke at reagere på ting med det samme. I starten var det kun en teknisk løsning: for enhver indkommende anmodning som "venligst gør dette", "venligst hjælp mig", "lad os mødes", "lad os ringe", blev min første opgave at behandle denne indkommende anmodning og planlægge, hvornår jeg ville udføre den, i stedet for at reagere eller analysere, hvornår jeg ville gøre det. Det vil sige, at den første opgave i tracker ikke er at udføre det, der blev bedt om, men opgaven "læs i morgen, hvad Ivan skrev i Telegram, og forstå, om jeg kan gøre det, og hvornår jeg gør det, hvis jeg kan." Det sværeste her er at kæmpe mod instinkterne: et enormt antal mennesker beder som standard om hurtig reaktion, og du, hvis du er vant til at leve i en rytme af sådan reaktion, føler dig ubehageligt tilpas, hvis du ikke svarer personen straks.
Men der skete et mirakel: det viser sig, at 9 ud af 10 personer, der beder om noget gjort "i går", faktisk godt kan vente til "i morgen", når du når deres opgave, hvis du bare har sagt til dem, at du når det i morgen. Dette, sammen med at føre optegnelser over opgaver og holde løfter om at nå dem, gør livet så meget lettere, at du begynder at tro, at du nu lever i en struktureret plan (og måske er det faktisk sådan). Det kræver selvfølgelig en del træning, men i realiteten, når du har accepteret en sådan regel, kan du hurtigt lære det. Og det løser i høj grad problemerne med kontekstskift og uopfyldte planer. Jeg prøver at placere alle nye opgaver til i morgen, alle forespørgsler, som jeg før reagerede reaktivt på, placerer jeg også til i morgen, og allerede "i morgen" tager jeg mig af, hvad der kan gøres ved dette, og hvornår. Planer for "i dag" bliver mindre flydende.
3. Prioritering og håndtering af pludselige opgaver.
Som jeg sagde i starten, har jeg erkendt for mig selv, at mængden af opgaver hver dag er større, end jeg kan udføre. Mængden af reaktive opgaver forbliver dog. Derfor tager jeg hver morgen stilling til de opgaver, der er stillet til i dag: hvilke der faktisk skal gøres i dag, hvilke der kan flyttes til i morgen for at bestemme, hvornår de skal gøres, hvilke der bør delegeres, og hvilke der helt kan forkastes. Men arbejdet stopper ikke her.
Enorme frustration opstår, når man indser om aftenen, at man ikke har fået udført de kritiske opgaver, man havde planlagt til i dag. Men oftest opstår det, fordi der i dag opstod uplanlagte opgaver, som man, på trods af ens bedste forsøg på at udskyde reaktionen, måtte reagere på i dag. Jeg begyndte at skrive alle de opgaver ned, jeg udførte i dag, straks efter de var gjort. Og om aftenen gennemgik jeg listen over afsluttede opgaver. Besøgte en advokat — skrev det ned, ringede til en klient — skrev det ned. Der opstod en nødsituation, som krævede reaktion — skrev det ned. Ringt til autoværkstedet, og de sagde, at bilen skal bringes i dag for at blive repareret til søndag — skrev det ned. Dette hjælper både med at forstå, hvorfor jeg ikke nåede de opgaver, jeg havde sat mig for i dag, og at slippe for at bekymre mig over det (hvis de pludselige opgaver var værd at tage op), og det registrerer også, hvor jeg kunne have håndteret indkommende opgaver mindre reaktivt (fortalt værkstedet, at jeg ikke kunne komme, og at jeg kun ville bringe bilen i morgen, og finde ud af, at det måske faktisk kunne lade sig gøre til søndag, selvom jeg kom i morgen). Jeg forsøger at skrive absolut alle udførte opgaver ned, helt ned til "underskrevet to papirer fra regnskab" og et minutters samtale med en kollega.
4. Delegering.
Det emne, jeg finder sværest. Her er jeg endda mere glad for at modtage råd end at give dem. Jeg lærer stadig at gøre dette korrekt.
Problemet med delegering ligger i organiseringen af delegeringsprocesser. Der, hvor disse processer er velorganiserede, kan vi nemt overføre opgaver. Der, hvor processerne ikke er på plads, synes delegering enten at være for langsom (sammenlignet med, hvis man gør opgaven selv) eller simpelthen umulig (denne opgave kan ingen udføre, undtagen mig).
Manglen på processer skaber en blokering i hovedet: jeg får slet ikke tanken om, at jeg kan delegere en opgave. For blot et par uger siden, da jeg besluttede at skifte fra Trello til Todoist, indså jeg, at jeg allerede havde brugt tre timer på at overføre opgaver fra én system til en anden, uden at tænke på, at det kunne gøres af en anden.
Mit eksperimenterer jeg nu med at overvinde min egen blokering mod at bede folk om noget, når jeg er overbevist om, at de ikke vil acceptere det eller ikke ved, hvordan de skal gøre det. At bruge tid på at forklare. At acceptere, at tingene vil tage længere tid. Hvis du deler din erfaring, ville jeg være meget glad.
Fælder
Alle ovennævnte ændringer bliver beskrevet med ganske tekniske anbefalinger til arbejdet med softwaren, som jeg vil skrive om i den næste del, og i slutningen af denne vil jeg nævne to fælder, jeg faldt i under hele denne livsomstilling.
Begrebet træthed.
Da vi arbejder med sindet og ikke fysisk, opstår der et stort og uventet problem – at forstå og fange det øjeblik, hvor man begynder at føle sig træt. Dette giver mulighed for at tage en pause i tide.
En typisk arbejder ved maskinen har slet ikke dette problem. For det første er følelsen af fysisk træthed kendt for os fra barndommen, og desuden er det ret svært at fortsætte med at gøre noget fysisk, når kroppen ikke kan. Vi kan ikke, efter at have lavet 10 sæt i fitnesscentret, lave endnu 5 'fordi det skal gøres'. Denne motivation fungerer ikke af helt åbenlyse biologiske grunde.
Situationen med tænkning er lidt anderledes: vi stopper ikke med at tænke. Jeg har ikke forsket i dette område, men generelt er hypoteserne følgende:
- For en person, der konstant er i et højt tempo, bemærkes mental træthed ikke straks. Det sker ikke ved, at man tænker 'jeg kan ikke tænke mere, jeg lægger mig ned' - først påvirker det det følelsesmæssige spektrum, derefter tænkningsevnen og derefter opfattelsen; her kan man føle, at træthed sætter ind.
- For at koble fra strømmen er det ikke nok bare at stoppe med at arbejde. Jeg har bemærket, at hvis jeg for eksempel stopper med at arbejde, ligger ned og kigger på min telefon, læser eller ser, så arbejder mit sind stadig, og træthed slipper ikke. Det hjælper virkelig at lægge sig ned og tvinge sig selv til overhovedet ikke at lave noget (inklusive at tænde for telefonen). De første 10 minutter er det meget svært at komme ud af aktivitetsstrømmen, de næste 10 minutter kommer der en million ideer i hovedet om, hvordan man gør det hele rigtigt, men derefter – er der renhed.
Det er vigtigt at give hjernen pauser, og da det er meget svært at fange dette øjeblik — er det nødvendigt at gøre det regelmæssigt.
Tid til hvile/liv/familie.
Som jeg allerede har nævnt, er jeg afhængig af positiv feedback, men jeg kan generere det selv: det er både en fordel og et problem.
Fra det øjeblik jeg begyndte at holde styr på alle opgaver, roser jeg mig selv for dem, jeg har udført. På et tidspunkt gik jeg fra at 'regulere mit arbejdsliv' til 'nu er jeg en superhelt og kan gøre maksimalt antal ting', op til 60 opgaver om dagen.
Jeg balancerede mellem arbejdsopgaver og huslige pligter og sørgede for at inkludere huslige opgaver på min daglige liste, men problemet ligger i, at det netop er pligter. Der er virkelig brug for tid til hvile og tid til familien.
Arbejderen bliver sendt hjem kl. 18, mens iværksætteren også nyder det, når han arbejder. Det viser sig at være et lignende problem som med umuligheden af at fange øjeblikket med 'mental træthed': i euforien over de udførte opgaver glemmer man, at man faktisk skal leve.
At falde ud af strømmen, når alt går godt, og man nyder det, er meget svært, man må også tvinge sig selv.
Træthed kommer ikke fra ønsket om at 'ligge ned', men fra følelsesmæssig ubalance ('alt er irriterende fra morgenstunden'), vanskeligheder med at opfatte information og en forringelse af evnen til at skifte kontekst.
Det er kritisk vigtigt at afsætte tid til hvile, selvom det er irriterende. Det er vigtigt, at det ikke påvirker en senere. Det er ikke godt at glæde sig over sin produktivitet i to måneder og derefter være i en tilstand, hvor alt er trættende, og man ikke kan se folk.
I sidste ende lever vi ikke kun for produktivitet; der er en masse interessante og fantastiske ting i verden 😉
Generelt set sådan nogle overvejelser om, hvordan man (gen)organiserer arbejds- og fritidsprocesser. I den anden del vil jeg fortælle om de værktøjer, jeg brugte til dette, og hvilke resultater jeg kunne opnå.
P.S. Dette emne har vist sig at være så vigtigt for mig, at jeg endda har oprettet en separat Telegram-kanal, hvor jeg deler mine tanker om det, kom og deltag —
Kilde: habr.com
