Parkinsons lov og hvordan man kan bryde det

«Arbejdet fylder den tid, der er afsat til det».
Parkinsons love

Hvis du ikke er en britisk embedsmand fra 1958, skal du ikke følge denne lov. Intet arbejde skal optage al den tid, der er afsat til det.

Et par ord om loven

Cyril Northcote Parkinson – britisk historiker og strålende satiriker. Med citatet, som så ofte alvorligt kaldes en lov, begynder essayet, der blev offentliggjort den 19. november 1955 i tidsskriftet «The Economist».  

Essayet har ikke noget at gøre med projektledelse eller ledelse generelt. Det er en skarp satire, der håner den offentlige sektor, som i årtier hæver sine tal, men ikke bliver ét spor mere effektiv.

Parkinson forklarer lovens eksistens med to faktorer:

• Embedsmænd ønsker at have med underordnede at gøre, ikke med konkurrenter
• Embedsmænd skaber arbejde for hinanden

Jeg anbefaler stærkt at læse selve essayet, men i korte træk ser det således ud:

En embedsmand, der anser sig selv for overbelastet, ansætter to underordnede til at udføre sit arbejde. Han kan ikke dele det med allerede ansatte kolleger eller ansætte en enkelt underordnet og dele det med dem - ingen ønsker konkurrenter. Så sker det igen, hans medarbejdere ansætter medarbejdere til sig selv. Og nu er der 7 personer, der udfører arbejdet for én. Alle er meget optagede, men hverken hastigheden eller kvaliteten af arbejdet stiger.

Måske kender du præcis denne situation, men der er mange andre grunde til, at arbejdet fylder al tiden op til deadline og lidt mere. 
Hvordan man kan undgå dette:

1. Tænk ikke for andre

Forvent ikke, at nogen vil vise respekt, hvis du ikke viser det selv. Ønsker du, at dit team skal tage deadlines og arbejdet alvorligt – så prøv at opnå et reelt engagement, ikke en tvungen accept. 

2. Sæt ikke en deadline til «i går»

For det første gør det alle nervøse, og du vil ikke arbejde blandt psykopater. For det andet er det umuligt at nå «i går», hvilket betyder, at deadlines vil blive overskredet. De vil blive overskredet én gang, to gange. Og hvad vil du gøre så? Fyre alle? Sandsynligvis ikke. Og hvis der ikke sker noget bagefter, hvad så? Hvorfor forsøge at nå deadlines, især tidligere? Manana.

3. Forsøg ikke at opnå 100% udnyttelse

For 100% loading (though it's not actually a reality), we've created machines, and a person needs to rest. They also need to develop and clean the dust off the keyboard. Why rush to complete a task early when a new one will come immediately? Then there will definitely be no time for anything.

4. Don't pretend the world ends after the deadline.

Firstly, that's not true; refer to point 2. Secondly, no one wants to be reprimanded, so everyone plans for contingencies. The problem is that delays will still accumulate, but advancements won't. This is well explained by Eliyahu Goldratt in the book The Goal 2.

5. Don't try to fix everything. 

Don't draw the mythical triangle of constraints and attempt to fit your project into it. If you want to get the Sagrada Familia, be prepared to wait a hundred years. If you need it by Thursday, show some flexibility. 

6. Don't encourage multitasking.

Firstly, it's not productive. Secondly, everyone solves their own optimization problem. Getting 2 new tasks instead of sticking to one ready task doesn’t seem like a good idea.

7. Don’t delay the approval. 

Seriously. It takes 2 days to work, and then another 2 weeks to wait for the manager/client to review and provide feedback. Then we wonder why everyone is stretching until the deadline.

8. Avoid the big bang.

Don't delay with a single large delivery; work incrementally. It's not a fact that the work will be completed faster, but at least you can use something without waiting for months.
 
9. Don't inflate the team.

Unless you want to be like British officials 🙂.

Kilde: habr.com