Hej igen. Dette er en fortsættelse af artiklen om organisering af et hackathon for studerende.
Denne gang vil jeg fortælle dig om de problemer, der dukkede op lige under hackathonet, og hvordan vi løste dem, de lokale begivenheder, som vi føjede til standarden "kode en masse og spis pizza" og nogle tips om, hvilke applikationer du nemmest kan bruge arrangere arrangementer af denne skala.
Når alle økonomiske forberedelser er afsluttet, begynder den mest interessante fase: forberedelse af stedet. Her kan du finde det største antal problemer og problemer, som du ikke engang tænker over. Lad os starte med at bestille forskellige snacks og udstyr. Dette fører umiddelbart til to hovedproblemer: hvem vil modtage dem, og hvor skal det hele lægges? Lad mig endnu en gang minde om, at alle arrangørerne er studerende, og selve hackathonet fandt sted den 26.-27. januar, hvilket er præcis midt i trimesteret. For hver ordre havde vi brug for 4-5 personer (i betragtning af arrangementets omfang kunne vi sagtens modtage 20-30 kasser med drikkevarer ad gangen), og vores eneste mulighed var at søge frivillige blandt andre kurser. Du kan selvfølgelig bruge Facebook-grupper til at finde dem, men Slack er vores folks kandidat. Du kan oprette en separat kanal for hver levering, integrere dem i Trello (en applikation til oprettelse af handlingslister) og derefter tilføje dem, der accepterede at hjælpe og registrere alt, hvad der blev modtaget i Trello. Så alt er modtaget, lad os endda antage, at leveringen var til den korrekte universitetsbygning (et par gange leverede de den til andre bygninger, og okay, Imperial var næsten udelukkende i South Kensington, de kunne være blevet leveret til University of London ved en fejl), og at vi har nok folk og flere vogne til at transportere særligt tunge læs, hvad så? Hvor skal al denne last hen? Hvert stort universitetssamfund har sit eget lille lager til sådanne arrangementer. Desværre vil alt sandsynligvis ikke passe ind i et 2x3 værelse. Det var her, universitetssponsorer kom os til hjælp. Der blev leveret adskillige tons (!) drikkevarer og snacks til vores partner fra studenterforeningen. En lille digression. Hvert fakultet har sin egen fagforening: ingeniør, medicinsk, videnskabelig og geologisk. Vores ingeniørafdeling har omkring 2 ledige lokaler (men shhh, jeg ved ikke hvor meget dette selv følger universitetets regler) blev fuldstændigt (!) omdannet til varehuse til én begivenhed. Dernæst vil der være en timelapse af, hvordan vi fik disse ting ud derfra. Min ryg takkede mig overhovedet ikke bagefter.
Det er meget svært at finde, hvor man kan opbevare alle disse ting, og endnu sværere at distribuere dem korrekt. Til reference: der er 3 zoner i alt. Nedre og 2 øvre hackathons. Størrelserne er omtrent lige store og generelt er der ingen problemer med distributionen. Indtil folk med særlige kostpræferencer dukker op. Veganere, vegetarer og mange andre. Vi sender altid et spørgeskema ud på forhånd, så vi ved, hvor meget vi skal bestille. Naturligvis bliver e-mails glemt og tabt. Derfor tilføjer vi altid 20% til hovedordren i form af ekstra specialmuligheder, som margaritas med glutenfri dej. Dyrt? Utvivlsomt. Men det sidste, vi har brug for, er militante veganere, som ikke kan få nok af dyrefri mad. Moderne problemer kræver moderne løsninger.
Lad os sige, at alt mirakuløst passer. Magi, intet mindre. Selv at alt blev båret til sin plads natten over. Hvad er det næste? Kan du huske, hvad jeg sagde om "swag"? Ja, og forresten, hver sponsor har en. Og alle er designet til mindst 200 personer, og for store sponsorer er det generelt til 300. Det skal også opbevares, men det er ikke hovedsagen. Jeg sagde også, at vi har vores egen "swag". Og her er den til 500 personer. Og problemet er dens fragmentering. Der kom mange ting aftenen før hackathonet, og der var ingen chance for at være klar til det. Desuden skal alle disse ting pakkes omhyggeligt i poser. 500 stk. 500, Karl. Så vi var nødt til at organisere en improviseret transportør: der var kuponer til alkoholholdige drikkevarer i baren, T-shirts, sæt med tandpasta og børste, krus, klistermærker og jeg kan ikke engang huske hvor mange andre ting. Og på trods af at vi bestilte denne skønhed fra forskellige leverandører, og de ankom alle på forskellige tidspunkter. Jeg var nødt til at arbejde hårdt, så jeg som en bonus for selve arrangementet også arbejdede deltid på en fabrik. Spoiler: vi afsluttede forberedelsen kl. 4 om morgenen og startede kl. 8:30. Jeg blev kun til midnat, så jeg kunne være på vagt resten af natten. Så kommer den ret kedelige del med at arrangere borde, ordne forlængerledninger og andet obligatorisk skrald.
X-timen er kommet. Sponsorer kommer tidligt, sætter sig ind, lægger taktisk deres "swag" ud for at tiltrække flere studerende. Mindeværdig: en virksomhed under åbningen sagde, at der er to typer arbejdsgivere. De, der betaler godt, respekterer deres medarbejdere og giver dem mulighed for at udvikle sig kreativt. Såsom (firmanavn). Og alle andre sponsorer kan fortælle om sidstnævnte ved hjælp af deres eget eksempel. Denne sætning blev en kandidat til prisen for den bedste meme (om dens tildeling i slutningen af sidste artikel). Eleverne kommer så tidligt som muligt for at få fat i så mange ting, som de kan, gratis. Her er et par ord om, hvordan vi lukker dem ind. Billetter købes hos Eventbride og alle arrangører har en scanningsapp. Problemer begynder, når deltagerne ikke læser betingelserne: minimumsalderen er for eksempel 18 år eller medbring dit pas, eller endda billetter kan ikke overføres efter deadline (tre dage før hackathon). Mange må desværre have afslag. Men efter hvad jeg husker: to der glemte deres pas fra London, så de tog bare hjem og tog dem med. Vi lod dem, som fik billetterne, passere efter alle andre, de scannede billetterne, så deres ejer senere ikke ville forsøge at slippe igennem med en bonus.
Nu lidt om problemerne med selve billetterne: Dem er der kun omkring 400. Plus et par stykker til dimittender, som afskedsgave. I første omgang beholdt vi dem på universitetets hjemmeside, men det faldt støt 10 minutter før salgsstart indtil 30 minutter efter start, og de blev fordelt helt tilfældigt blandt deltagerne. Jeg er allerede tavs om løbsforholdene, på grund af hvilke vi i gennemsnit solgte 20-30 mere, end vi burde have. Løsningen blev Eventbride hjemmeside. Den håndterer belastningen perfekt, billetter flyver i gennemsnit væk på 1-3 sekunder pr. batch, og de udstedes nøjagtigt efter tidsplanen. Men her opstår et andet problem: deltagernes ærlighed. Fra det allerførste Google-link kan du downloade og konfigurere botten, og ideelt set forsøger vi at skræmme sådanne smarte mennesker til at annullere deres billetter. I virkeligheden er det næsten umuligt at bevise, at du ikke har brugt/brugt en bot. Billetter er til gengæld opdelt i Imperial/alle andre og (en lille forskel) for vores elever er der lidt flere af dem. For at afdelingen skal hjælpe, er disse regler.
Dernæst er mere specifikke forberedelsesproblemer. Et af de arrangementer, som vi holder tættere på midnat, er en åben bar. I hackathon-kulturen og mangel på søvn er dette naturligvis ikke altid en god idé. Det er derfor, de færreste besøger. Men de, der kommer, er altid glade, drikkevarer er gratis (op til 5 GBP inklusive), et ret stort udbud af kuponer, plus dette er en fantastisk måde at slappe af efter en hel dag med non-stop hackathon. Ulemperne er mere sandsynlige for arrangørerne: Mange, i det stille, mens arrangørerne er trætte af at se alting, formår at blive ret fulde. Det er selvfølgelig op til os at håndtere dem. Men det kom aldrig til alvorlige problemer. Det er vigtigt at bemærke, at aftenbaren ligesom et hackathon har en sponsor. Og i år havde de en brag, og købte "jaeger bomber" til alle tilstedeværende. Det var meget svært at forklare (hvilket jeg er helt for, hæld mere), at de halvdøde deltagere på campus er lidt anderledes end dem, de vil hyre ind i deres firma og stoppe dette kaos omkring den 30. cocktail. Derefter var der den legendariske Nandos kyllingelevering.
Det er legendarisk, fordi ejerne af lokale restauranter kom sammen med deres bud for at se, hvem der besluttede at bruge flere tusinde på kylling en lørdag aften. I alt tog det os 2 timer og 30 frivillige at læsse alt af og fordele det mellem zoner. Fotos er vedhæftet. Glem ikke at råbe "veganere her", ellers vil de spise vegetarisk mad i stedet for vegansk mad og så forbande dig. En anden mindeværdig begivenhed var karaoke. Alle festede allerede der, inklusive os. Forestil dig bare: 200 mennesker indtager en forelæsningssal kl. 2 og synger helt tilfældige sange (jeg sang Let It Go, min søster ville være stolt). Det var vidunderligt, men igen typiske problemer: at medbringe udstyr, sætte det op, forhandle med sikkerhedsvagten og biblioteket (lørdag aften er et meget populært besøgstidspunkt), så vi ikke blev smidt ud. Sikkerheden blev bedt om at synge, men de nægtede.
Det hele er selvfølgelig sjovt. Men. Hackathonet varer to dage: Deltagerne kan komme og gå. Det er arrangørerne ikke. I alt sov jeg 3.5 time på to dage og 5 timer dagen før. Og det er fordi andre frivillige tvang det (og det at gå i baren gjorde sig gældende). Du kunne sove enten i et separat rum med yogamåtter, eller hvor du nu kunne. Jeg sov på en stol, det er ikke forbudt ved lov, jeg sover hvor jeg vil. Det vigtigste er, at der skal være 3 personer vågne for hver hackzone. En anden opgave var at tjekke projektoren med jævne mellemrum, da den kunne blive overophedet, og vi absolut ikke havde ekstra penge til reparationer. For at sætte den op, havde vi brug for 6 personer og 2 vogne. Generelt havde mandlerne travlt næsten hele tiden. På et tidspunkt begyndte vi at dele popcorn og bolsjer ud, igen var det os, der lavede mad. Brandsikkerhedsvurderingen faldt markant, da jeg tog popcornene ud, mens jeg varmede op, "for nu skal de flyve ind, og jeg vil ikke have nogen tilbage."
Denne del gennemgik mange problemer i organisationen og deres løsninger. Ingeniører trods alt. Men en lang række ting forblev bag kulisserne: hvilke problemer der var under selve hackathonet, udvælgelsen af priser og priser, hvordan den "smarte" afstemning fungerede, anmeldelser fra sponsorer, og hvordan vi håndterede rengøringen af lokalerne en uge efter. begivenheden. Og også en lille flex: dette er det første studerende hackathon, der modtager dækning på BBC. Jeg vil også skrive om dette i næste afsnit af denne hackathon-saga. Jeg begynder snart at skrive, men lige nu er her min e-mail: [e-mail beskyttet] og projektets hjemmeside:
Kilde: www.habr.com