I det 20. århundrede gik folks liv og arbejde efter planen. På arbejdet (forenklet - du kan forestille dig en fabrik) havde folk en klar plan for ugen, for måneden, for det kommende år. Forenkling: du skal skære 20 dele ud. Ingen vil komme og sige, at detaljerne nu skal klippes ud 37, og derudover skrive en artikel med refleksioner over, hvorfor formen på disse detaljer er præcis, som den er – og gerne i går.
I hverdagen var folk omtrent det samme: Force majeure var en ægte force majeure. Der er ingen mobiltelefoner, en ven kan ikke ringe til dig og bede dig om at "kom straks for at hjælpe med at løse problemet", du bor ét sted næsten hele dit liv ("bevæger dig som en ild"), og du tænkte generelt hjælp dine forældre med at "komme i december i en uge".
Under disse forhold er der dannet et kulturelt kodeks, hvor man føler sig tilfreds, hvis man har løst alle opgaverne. Og det var ægte. Manglende fuldførelse af alle opgaver er en afvigelse fra normen.
Nu er alt anderledes. Intellektet er blevet et arbejdsredskab, og i arbejdsprocesser er det nødvendigt at bruge det i forskellige afskygninger. En moderne leder (især en topleder) gennemgår dusinvis af forskellige typer opgaver i løbet af dagen. Og vigtigst af alt kan en person ikke administrere antallet af "indkommende beskeder". Nye opgaver kan annullere gamle, ændre deres prioritet, ændre selve indstillingen af gamle opgaver. Under disse forhold er det praktisk talt umuligt at lave en plan på forhånd og derefter udføre den i etaper. Du kan ikke sige til den opgave, der kom, "vi har en presserende anmodning fra skattekontoret, vi skal svare i dag, ellers er straffen" "Jeg planlægger det til næste uge."
Hvordan skal man leve med det – så der er tid til et liv uden for arbejdet? Og er det muligt at anvende nogle fungerende ledelsesalgoritmer i hverdagen? For 3 måneder siden ændrede jeg radikalt hele systemet med at sætte mål og overvåge dem. Jeg vil gerne fortælle dig, hvordan jeg kom til dette, og hvad der skete til sidst. Stykket bliver i 2 dele: i den første - lidt om så at sige ideologi. Og det andet handler udelukkende om praksis.
Det forekommer mig, at problemet for os ikke er, at der er meget flere opgaver. Problemet er, at vores sociokulturelle kodeks stadig er sat til at udføre "enhver opgave, der er planlagt til i dag." Vi bekymrer os, når planer går i stykker, vi bekymrer os, når vi ikke opfylder alt, hvad der var planlagt. Samtidig fungerer skoler og universiteter stadig inden for rammerne af den tidligere kodeks: der er et sæt lektioner, der er klart planlagte hjemmeopgaver, og der dannes en model i barnets hoved, der antager, at livet vil fortsætte med at være sådan her. Hvis du forestiller dig en hård version, begynder de i det virkelige liv i din engelsklektion at tale om geografi, den anden lektion tager halvanden time i stedet for fyrre minutter, den tredje lektion er aflyst, og i den fjerde lektion i midt i timen ringer din mor til dig og beder dig indtrængende om at købe og tage dagligvarer med hjem.
Denne sociokulturelle kode får en person til at håbe på, at det er muligt at ændre det indkommende flow - og på denne måde forbedre deres liv, og livet beskrevet ovenfor er ikke normalt, for der er ingen klar plan i det.
Dette er hovedproblemet. Vi er nødt til at indse og acceptere, at vi ikke kan kontrollere antallet af indgående beskeder, vi kan kun kontrollere, hvordan vi behandler det, og hvordan vi faktisk behandler indgående beskeder.
Vær ikke bekymret for, at flere og flere anmodninger om ændringer i planer kommer: vi arbejder ikke længere på maskiner (med sjældne undtagelser), breve går ikke efter måned (ja, jeg er optimist), og fastnettelefonen har blive en anakronisme. Derfor er det nødvendigt at ændre processen med at behandle beskeder, og at acceptere det nuværende liv, som det er, og at indse, at den gamle sociokulturelle kode ikke fungerer.
Hvad kan vi gøre for at gøre det nemmere? Det er meget svært at "lave en god hjemmeside", men med en klar teknisk opgave (eller i det mindste med en klarere beskrivelse af opgaven), bliver det meget nemmere at opnå det rigtige resultat (og i det hele taget at opnå i det mindste et resultat).
Det bedste eksempel er mit, så jeg vil prøve at nedbryde mine ønsker. Jeg forstår tydeligt, hvad der er galt med behandlingen af livs- og arbejdsplaner: nu er det "dårligt", men jeg vil gerne have, at det bliver "godt".
Hvad er "dårligt" og "godt" ved et "højt" niveau af nedbrydning?
Dårligt: Jeg føler angst på grund af usikkerheden om, at jeg kan gøre alt, hvad jeg har lovet at gøre mod andre mennesker eller mig selv, jeg bliver ked af det, fordi jeg ikke kan nå de ting, som jeg har planlagt i lang tid, fordi de skal være udskudt eller på grund af brændende opgaver, eller de er for svære at nærme sig; Jeg kan ikke gøre alt, der er interessant, fordi arbejde og liv fylder det meste af min tid, det er dårligt, fordi jeg ikke kan afsætte tid til familie og hvile. Et separat punkt: Jeg er ikke i konstant kontekstskiftetilstand, hvorfra alt ovenstående i mange henseender opstår.
Godt: Jeg føler ikke angst, fordi jeg ved, hvad jeg skal lave i den nærmeste fremtid, fraværet af denne angst giver mig mulighed for at bruge min fritid bedre, jeg føler ikke en regelmæssig følelse af træthed (ordet " konstant” er ikke egnet for mig, det er bare almindeligt), jeg behøver ikke at rykke og skifte til nogen indgående kommunikation.
Generelt kan meget af det, jeg har beskrevet ovenfor, opsummeres i en simpel sætning: "reducere usikkerhed og usikkerhed."
Den tekniske opgave bliver således noget i retning af:
- Ændring af behandlingen af indgående opgaver, så konteksten skiftes.
- Arbejde med et opgavesætsystem, så i det mindste aktuelle anliggender og ideer ikke bliver glemt, og en dag bliver de behandlet.
- Sætter forudsigeligheden i morgen.
Før jeg ændrer noget, skal jeg forstå, hvad jeg kan ændre og hvad ikke.
En svær og kæmpe opgave er at forstå og erkende, at jeg ikke kan ændre selve den indkommende strøm, og denne strøm er en del af mit liv, hvor jeg er havnet af egen fri vilje; Fordelene ved dette liv opvejer ulemperne.
Måske bør du på det første niveau af løsningen af problemet tænke: vil du overhovedet have det sted i livet, hvor du befinder dig, eller vil du noget andet? Og hvis det ser ud til, at du vil noget andet, så er det måske værd at finde ud af netop dette med en psykolog / psykoanalytiker / psykoterapeut / guru / kalder dem ved hvilket som helst navn - dette spørgsmål er så dybt og alvorligt, at jeg ikke vil gå her .
Så jeg er, hvor jeg er, jeg kan lide det, jeg har en virksomhed på 100 mennesker (jeg har altid ønsket at drive forretning), jeg laver interessant arbejde (dette er interaktion med mennesker, herunder for at nå arbejdsmål - og jeg har altid været interesseret i "social engineering" og teknologi), en virksomhed bygget på "problemløsning" (og jeg har altid kunnet lide at være en "fixer"), jeg har det godt derhjemme. Jeg kan godt lide det her, med undtagelse af "bivirkningerne", der er anført i den "dårlige" del.
Da det er det liv, jeg kan lide, kan jeg ikke ændre (med undtagelse af opgavedelegering, diskuteret nedenfor) den indgående strøm, men jeg kan ændre, hvordan den håndteres.
Hvordan? Jeg er tilhænger af konceptet om, at det er nødvendigt at gå fra mindre til mere – først løse de mest smertefulde, mens problemer, der kan løses ved simple ændringer, og træde mod større forandringer.
Alle de ændringer, jeg har foretaget, kan opsummeres i tre retninger; Jeg vil liste dem fra simple (for mig) ændringer til komplekse ændringer:
1. Behandling og lagring af opgaver.
Jeg har aldrig været i stand til ordentligt (og kan stadig ikke) føre papirdagbøger, skrive ned og formulere en opgave - en meget svær opgave for mig, og det at sidde regelmæssigt i en slags opgavesporing er så meget svært.
Jeg accepterede det, og mit hovedkoncept var, at de ting, jeg har i mit hoved, er de vigtigste.
Mine opgaver blev behandlet på følgende måde:
- den opgave, jeg husker, er at fuldføre den, så snart mine hænder når;
- en indgående opgave - hvis den udføres hurtigt, fuldfør så snart den er modtaget, hvis den er udført i lang tid - lover, at jeg vil gøre det;
- opgaver, som jeg har glemt - gør kun, når de bliver mindet om.
Dette var mere eller mindre normalt i et vist stykke tid, indtil "opgaver, jeg glemte" blev til et problem.
Dette er blevet et problem på to måder:
- Næsten hver dag ankom der glemte opgaver, som skulle klares i dag (den hårde kerne, som jeg afsluttede, var en sms fra fogeder om at afskrive penge fra konti til en bøde fra færdselspolitiet, før de fløj til staterne og et presserende behov for at finde ud af, om de ville lade mig flyve overhovedet).
- Et stort antal mennesker anser det for forkert at spørge igen om anmodningen og overlade det til sig selv. Folk bliver stødt over, at man har glemt noget, hvis det er en personlig henvendelse, og hvis det er en arbejdsanmodning, bliver det til sidst til en brand, der skal gøres i dag (se punkt et).
Det måtte der gøres noget ved.
Uanset hvor usædvanlige vi var, begyndte jeg at skrive alle sagerne ned. Generelt alt. Jeg var heldig at tænke på det selv, men generelt ligner hele ideen meget konceptet .
Det første skridt var simpelthen at tømme alle sagerne fra mit hoved til det mest simple system for mig. Hun viste sig : grænsefladen er meget hurtig, proceduren for at oprette en opgave er minimal i tid, der er en simpel app på telefonen (jeg skiftede så til Todoist, men mere om det i den anden, tekniske del).
Gudskelov har jeg beskæftiget mig med IT-ledelse på den ene eller anden måde i 10 år, og jeg forstår, at det at "oprette en applikation" er en dømt opgave, ligesom at "gå til lægen". Derfor begyndte jeg at bryde opgaver op i nedbrudte opgaver i form af handlinger.
Jeg forstår godt, at jeg er en person, der er meget afhængig af positiv feedback, som jeg kan give mig selv i form af feedback “se hvor meget du gjorde i dag” (hvis jeg ser det). Derfor bliver opgaven med at "gå til lægen" til opgaverne "vælg hvilken læge du skal til", "vælg tidspunkt, hvor du kan gå til lægen", "ring og bestil tid". Samtidig vil jeg ikke anstrenge mig: Hver af opgaverne kan udføres på en af ugens dage og være tilfreds med, at du allerede har bestået et trin i opgaven.
Nøglepunkt: nedbrydning af opgaver og registrering af opgaver i form af korte handlinger.
Så længe opgaven er i dit hoved, så længe du tænker, at den skal klares engang, bliver du ikke rolig.
Hvis det endnu ikke er skrevet ned, og du har glemt det, vil du blive pint, når du husker det og husker, at du har glemt det.
Det gælder alle forhold, også husholdningsforhold: At tage af sted på arbejde og undervejs huske, at man har glemt at smide skraldet ud, er slet ikke fedt.
Disse oplevelser er simpelthen unødvendige. Så jeg begyndte at skrive alt ned.
Målet er, at efter at have trænet dig selv i at uploade alle (absolut alle) sager til enhver tracker, er det næste skridt at begynde at stoppe med at tænke på de registrerede sager i dit hoved.
Når du forstår at alt hvad du tænkte på at gøre er skrevet ned og før eller siden kommer du til det, for mig personligt forsvinder angsten.
Du holder op med at rykke af, at du midt på dagen husker, at du ville skifte pærer på gangen, snakke med en medarbejder eller skrive et dokument (og straks skynde dig at skrive det).
Ved at minimere antallet af glemte (i denne sammenhæng uregistrerede) opgaver, minimerer jeg den angst, der opstår, når jeg husker disse mest glemte opgaver.
Du kan ikke skrive ned og huske alt, men hvis der tidligere var 100 sådanne opgaver, så er der på et bestemt tidspunkt 10 af dem, og der er simpelthen færre "hændelser" af angst.
Nøglepunkt: vi skriver alt ned, alt generelt, selvom vi er sikre på, at vi vil huske det.
Jeg kan ikke huske alt: Uanset hvor dumt det lyder, skriver jeg alt ned, helt ned til "at gå tur med hunden."
Hvad besluttede jeg på denne måde? Angsten for, at jeg hele tiden var bange for at glemme noget, aftog (jeg gennemgik planer, lovede opgaver osv.) i mit hoved, og i det hele taget det unødvendige skift i mit hoved om at "tænke på, hvad jeg ellers kunne love" forsvundet.
2. Nedsat reaktivitet.
Vi kan ikke reducere tilstrømningen, men vi kan ændre måden, vi reagerer på den.
Jeg har altid været en reaktiv person og fik en brummer fra det, besvarede straks en persons anmodning om at gøre noget i telefonen, forsøgte med det samme at fuldføre opgaven i livet eller i hverdagen, generelt var jeg så hurtig som muligt, Jeg mærkede summen fra dette. Dette er ikke et problem, men det bliver et problem, når sådan en reaktion bliver til et instinkt. Du holder op med at skelne mellem, hvor der virkelig er brug for dig lige nu, og hvor folk kan vente.
Problemet er, at negative følelser også udvikles af dette: For det første, hvis jeg ikke havde tid til at gøre noget eller glemte, at jeg lovede at svare, blev jeg igen meget ked af det, men dette var ikke kritisk individuelt. Det blev kritisk i det øjeblik, hvor antallet af opgaver, som jeg ville reagere på øjeblikkeligt instinktivt, blev mere end de fysiske muligheder for at udføre det.
Jeg begyndte at lære ikke at reagere på tingene med det samme. Først var det kun en rent teknisk løsning: for enhver indkommende forespørgsel "gør det venligst", "venligst hjælp", "lad os mødes", "lad os ringe", jeg blev den første, opgaven er simpelthen at behandle denne indkommende anmodning og tidsplan hvornår jeg vil opfylde det. Det vil sige, at den første opgave i trackeren ikke er opgaven at fuldføre det, der blev bedt om, men opgaven "I morgen skal jeg læse, hvad Vanya skrev i telegrammet, og forstå, om jeg kan gøre det, og hvornår jeg kan gøre det, hvis jeg kan ." Det sværeste her er at kæmpe med instinkter: et stort antal mennesker beder som standard om en hurtig reaktion, og hvis du er vant til at leve i rytmen af en sådan reaktion, føler du dig utilpas, hvis du ikke svarede personens anmodning med det samme.
Men der skete et mirakel: det viser sig, at 9 ud af 10 personer, der beder om at gøre noget "i går", godt kan vente til "i morgen", når du kommer til deres sag, hvis du bare fortalte dem, at du kommer til det i morgen. Dette, sammen med at skrive ting ned og holde løfter om at nå dertil, gør livet så meget lettere, at du begynder at føle, at du nu lever i en struktureret plan (og måske er du det). Selvfølgelig er der brug for en masse træning, men faktisk, under forhold, hvor du har vedtaget en sådan regel for dig selv, kan du hurtigt lære dette. Og dette løser i høj grad problemerne med kontekstskifte og manglende opfyldelse af de fastsatte planer. Jeg forsøger at sætte alle nye opgaver til i morgen, jeg sætter også alle anmodninger, som jeg reagerede reaktivt på til i morgen, og allerede "i morgen" om morgenen finder jeg ud af, hvad der kan gøres med det og hvornår. Planer for "i dag" bliver mindre svævende.
3. Prioritering og udbedring af pludselige sager.
Som jeg sagde i begyndelsen, indrømmede jeg over for mig selv, at strømmen af opgaver hver dag er mere, end jeg kan klare. Sættet af reaktive opgaver er stadig tilbage. Derfor beskæftiger jeg mig hver morgen med de opgaver, der er sat for i dag: hvilke der virkelig skal udføres i dag, hvilke kan flyttes til i morgen tidlig, for at beslutte hvornår de skal udføres, hvilke der skal uddelegeres, og hvilke kan smides helt ud. Men sagen er ikke begrænset til dette.
Kæmpe frustration opstår, når du om aftenen indser, at du ikke har udført de kritiske opgaver, der er planlagt i dag. Men oftest sker dette, fordi der i dag opstod uplanlagte forhold, som det på trods af den maksimale indsats for at forsinke reaktionen var nødvendigt at reagere på i dag. Jeg begyndte at skrive alle de ting ned, som jeg gjorde i dag, umiddelbart efter jeg havde gjort dem. Og om aftenen så jeg på listen over udførte opgaver. En advokat kom ind for at tale – han skrev det ned, klienten ringede – han skrev det ned. Der skete en ulykke, som det er nødvendigt at reagere på - skrev det ned. Jeg ringede til bilservicen og sagde, at bilen skulle medbringes i dag, så den kunne repareres til søndag, - jeg skrev det ned. Dette giver mig mulighed for både at forstå, hvorfor jeg ikke nåede de opgaver, der var stillet i dag, og ikke bekymre mig om det (hvis de pludselige opgaver var det værd), og rette op på, hvor jeg kunne behandle indgående opgaver mindre reaktivt (fortæl tjenesten, at jeg Det lykkes ikke, og jeg vil først bringe bilen i morgen, og finde ud af, at det stadig vil være muligt at gøre det på søndag, endda give det tilbage i morgen). Jeg forsøger at skrive absolut alt det udførte arbejde ned, ned til "underskrevet to papirer fra regnskabsafdelingen" og et minuts samtale med en kollega.
4. Delegation.
Det sværeste emne for mig. Og her er jeg endnu mere glad for at modtage end at give råd. Jeg er bare ved at lære, hvordan man gør det rigtigt.
Problemet med delegering er organiseringen af delegationsprocesser. Hvor disse processer er bygget, overfører vi nemt opgaver. Hvor processerne ikke fejlsøges, virker delegering enten for lang (i forhold til når du selv udfører opgaven), eller simpelthen umulig (ingen andre end mig kan helt sikkert fuldføre denne opgave).
Denne mangel på processer skaber en blokering i mit hoved: Tanken om, at det er muligt at uddelegere en opgave, falder ikke engang op for mig. For bare et par uger siden, da jeg besluttede at skifte fra Trello til Todoist, tog jeg mig selv i at overføre opgaver fra et system til et andet i tre timer uden overhovedet at tænke på, at en anden kunne gøre det.
Hovedeksperimentet for mig nu er at overvinde min egen blok med at bede folk om at gøre noget i tilfælde, hvor jeg er sikker på, at de ikke vil være enige eller ikke ved, hvordan de skal gøre det. Tag dig tid til at forklare. Accepter, at tingene vil tage længere tid at få gjort. Hvis du deler din oplevelse, vil jeg blive meget glad.
fælder
Alle ovenstående ændringer er beskrevet af ret tekniske anbefalinger til at arbejde med software, som jeg vil skrive om i næste del, og i afslutningen af denne - om to fælder, som jeg faldt i under hele denne omlægning af mit liv.
Begrebet træthed.
I lyset af, at vi ikke arbejder fysisk, men mentalt, opstår der et kæmpe og uventet problem - at forstå og fange det øjeblik, hvor man begynder at blive træt. Dette gør det muligt at holde en pause i tide.
Betingelsen bag maskinen havde principielt ikke et sådant problem. For det første er følelsen af fysisk træthed forståelig for os fra barndommen, og desuden er det ret svært at fortsætte med at gøre noget fysisk, når kroppen ikke er i stand til det. Vi kan ikke, efter at have lavet 10 sæt i fitnesscentret, lave 5 mere "fordi det er nødvendigt". Denne motivation virker ikke af åbenlyse biologiske årsager.
Med tænkning er situationen noget anderledes: vi holder ikke op med at tænke. Jeg har ikke krydset dette område, men generelt er hypoteserne som følger:
- En person, der er i konstant vanvid, bemærker ikke umiddelbart mental træthed. Det sker ikke i form af "Jeg kan ikke tænke mere, jeg lægger mig ned" - først påvirker det følelsesspektret, evnen til at tænke, derefter opfattelsen, kun et sted her kan du mærke, hvad der er kommet.
- For at slukke for flowet er det ikke nok bare at stoppe med at arbejde. Jeg lagde mærke til, at hvis jeg for eksempel holder op med at arbejde, lægger mig ned og stirrer på telefonen, jeg læser, ser og alligevel fortsætter hjernen med at arbejde, så slipper trætheden ikke. Det hjælper virkelig at ligge ned og tvinge sig selv til slet ikke at gøre noget (inklusive at stikke i telefonen). I de første 10 minutter er det meget svært at komme ud af aktivitetsstrømmen, i de næste 10 minutter kommer der en million ideer til, hvordan man gør alting rigtigt, men så er det allerede rent.
Det er vigtigt og nødvendigt at give hjernen hvile, og da det er meget svært at fange dette øjeblik, skal du bare gøre det regelmæssigt.
Tid til hvile/liv/familie.
Jeg er, som jeg allerede har skrevet, en person, der er afhængig af positiv feedback, men jeg kan selv generere det: det er både en bonus og et problem.
Fra det øjeblik jeg begyndte at spore alle opgaverne, roser jeg mig selv for de udførte. På et tidspunkt gik jeg fra tilstanden "afgjort mit arbejdsliv" til tilstanden "nu er jeg en superhelt, og jeg kan maksimalt ting", efter at have nået 60 opgaver om dagen.
Jeg balancerede arbejde og huslige pligter og sørgede for at få huslige pligter med på min daglige liste, men problemet er, at det er pligter. Og du har brug for tid til hvile og familie.
Arbejderen bliver smidt ud af butikken ved 6-tiden, og iværksætteren får også et sus, når han arbejder. Det viser sig at være omtrent det samme problem som med manglende evne til at fange øjeblikket af "mental træthed": i det højeste af de udførte opgaver glemmer du, at du faktisk skal leve.
At falde ud af åen, når alt fungerer, og du fanger summen fra det, er meget svært, du skal også tvinge dig selv.
Træthed kommer ikke fra et ønske om at "lægge sig ned", men fra en forstyrrelse af følelser ("alt er rasende fra morgenstunden"), kompleksiteten i at opfatte information og en forringelse af evnen til at skifte sammenhæng.
Det er yderst vigtigt at afsætte tid til hvile, selvom det er meget kedeligt. Det er vigtigt, at dette ikke påvirker dig senere. Det er ikke fedt at nyde sin præstation i to måneder, og så være i en tilstand, hvor alt er fucked up, og man ikke kan se folk.
Vi lever trods alt ikke kun for produktivitet, der er et stort antal interessante og fantastiske ting i verden 😉
Sådanne overvejelser er i det store og hele værd at (om)organisere arbejds- og ikke-arbejdsprocesser. I anden del vil jeg fortælle om, hvilke værktøjer jeg brugte til dette, og hvilke resultater jeg nåede at opnå.
PS Dette emne viste sig at være så vigtigt for mig, at jeg endda startede en separat telegramkanal, hvor jeg deler mine tanker om denne sag, deltag -
Kilde: www.habr.com