Sådan udfører du 70 opgaver på en dag: livet på opgavesporing er et godt liv

Jeg forsøgte at styre opgaver systematisk sikkert 20-25 gange. Og hvert forsøg mislykkedes, som jeg nu forstår, af to grunde.

For det første, for at bruge tid på at udføre opgaver, skal du forstå, hvorfor dette bliver gjort.
Du begynder at styre opgaver, bruge tid på dem, lave færre opgaver, det hele begynder at samle sig – for hvad?

Alt arbejde er svært at udføre, når du ikke forstår hvorfor. "At ordne dit liv" er ikke det mest passende mål, da "ordnet liv" er et ret vagt fænomen. Men “reducer angstniveauet ved at mindske niveauet af usikkerhed” er et meget mere specifikt og bedre mål, som man sagtens kan bruge en time om dagen på.

For det andet beskriver alle de metoder, som jeg har læst, straks processens endelige tilstand. "Du skal tage ToDoIst, opdele det i projekter, integrere med kalenderen, gennemgå ugens opgaver, prioritere dem..." Det er svært at begynde med det samme. Som i softwareudvikling, tror jeg, at du skal bruge progressiv jpeg-metode - iterativt.

Derfor vil jeg gennemgå mine "iterationer", og måske i samme form vil det være nyttigt for dig. Når alt kommer til alt, hvad er en god grund til at bruge majferien til at vende tilbage til arbejdet med et (relativt) nyt paradigme?

Du kan læse, hvordan jeg kom til dette her.

Trello, et par lister

Vi opretter kun 4 lister, bruger desktop- og mobilapplikationer.

Lister:

• Gøremål - skriv alle de opgaver, der falder dig ind her. Og skriv dem ned, så snart de kommer til at tænke på. "Smide skraldet ud" er en opgave. "Vask opvasken" er en opgave. "Planlæg et planlægningsmøde" er en opgave. Nå, og så videre. Selv de mest åbenlyse eller vigtige ting kan blive glemt, hvis der sker noget uventet, eller du bare har haft en hård dag.
• Gøremål for i dag - hver aften flytter jeg ting fra "To-Do"-tavlen til "To-Do for Today"-tavlen. Hvis noget af dit arbejde forbliver der om aftenen, er det normalt; mere om det nedenfor. Med tiden begynder du at forstå, hvor mange opgaver der kan være på listen, så de fleste af dem kan løses på den planlagte dag.
• Lavet i dag. Denne tavle er den vigtigste måde at reducere angsten for "Jeg fik ikke gjort noget i dag" og en god måde til yderligere refleksion over selvorganisering. Jeg skriver her alle de opgaver, jeg lavede i dag, også dem, der ikke er på den planlagte liste. "Jeg ringede til Vasya om dokumenterne," skrev han det ned. "De bad mig om at underskrive papirer," skrev jeg ned. "Vi diskuterede aftalen med Anton," skrev han ned. På denne måde vil du ved udgangen af ​​dagen forstå, hvad du faktisk brugte din tid på, og hvad du kunne have udeladt af disse opgaver, bare for at fuldføre planen.
• Udført – en liste over alle udførte opgaver. I begyndelsen eller slutningen af ​​dagen flytter jeg dem fra "Done Today" til "Done". I bund og grund er det en skraldespand, hvor du blot kan finde udførte opgaver, og derfor har brug for regelmæssig rengøring.

Trello, "mini-kalender"

På et tidspunkt bliver det klart, at nogle opgaver netop er tidsbestemte, og du ønsker ikke at glemme dem i løbet af ugen, for ikke at planlægge noget andet for denne gang. Jeg har altid haft det svært med kalenderen, så jeg tilføjede adskillige tavler med navnene "To-Dos for Monday", "To-Dos for Tuesday" osv., hvor jeg begyndte at liste tidsbundne til- dos.

Når folk derfor spørger mig: "Kan vi snakkes på torsdag kl. 16?" - Jeg går bare hen til den rette bestyrelse og ser, hvad vi har skrevet ned der for denne gang. Og vi må ikke glemme at overføre opgaver mellem lister til tiden i løbet af ugen: for eksempel "to-dos for torsdag", når torsdagen kommer - til "to-dos for i dag".

Hvorfor ikke en kalender? For mig er det frygtelig svært at bruge to hjælpeprogrammer på samme tid. Hvis jeg bruger en kalender til dette, skal jeg gå ind i den, udfylde den, tjekke den jævnligt for at tjekke, om jeg har glemt noget...

På dette tidspunkt har jeg nået grænserne for Trello. Hovedproblemet var, at der blev registreret mere end 50 opgaver om dagen, og der var en ret stor pulje af opgaver knyttet til både den generelle liste og lister knyttet til dage. Hvordan forstår jeg, at jeg allerede har skrevet den opgave ned, jeg skal udføre? Dubletter begyndte at dukke op. Hvordan prioriterer man samtidig alle opgaver til et af projekterne? Hvordan giver man andre mennesker mulighed for at se dine kalenderplaner?

Jeg havde brug for et system, der, mens jeg bibeholdt relativ lethed:

1. Jeg kunne gruppere opgaver efter projekter.
2. Få et kalenderlink (gør det i morgen), og overfør dette automatisk til opgaver for i dag, når dagen kommer.
3. Ville integreres med Google kalender.

Det var her, jeg vendte tilbage til ToDoist, og på dette tidspunkt viste det sig at være den bedst egnede løsning.

Aktuel tråd i ToDoist

Indbakke

Jeg skriver alle indgående opgaver ind i Inbox, som jeg forsøger at ordne med det samme. Parsing betyder:

• Bestemmelse af datoen for, hvornår opgaven skal afsluttes (for korte opgaver sætter jeg oftest I dag, og om aftenen forstår jeg, hvornår det i virkeligheden kan lade sig gøre).
• Bestemmelse af det projekt, som opgaven kan henføres til (for statistik og evnen til på en eller anden måde at ændre prioriteringen af ​​alle opgaver i projektet).

Opgaver, der kommer til at tænke på, og som ikke skal udføres i den nærmeste fremtid, går ind i projekter Ikke kategoriseret personlig ("tag kopholdere ind i bilen") og Ukategoriseret arbejde ("tænk over, hvornår vi kan arrangere en strategisk PR-session"). ToDoist giver dig mulighed for at tildele tilbagevendende opgaver, så hver weekend har jeg en opgave kaldet "Ukategoriseret personlig" og hver mandag "Ukategoriseret arbejde."

Kalenderintegration
ToDoist integrerer perfekt med Google Kalender, i begge retninger. Jeg deler min kalender med mine kollegaer, så de kan se, hvornår de bestemt ikke kan nå mig.

Samtidig overføres opgaver fra kalenderen i den modsatte retning: Jeg kan sige "Seryoga, se på min tid til fredag ​​og skrive et møde ned der," som vil fremgå både i kalenderen og i ToDoist. Så faktisk begyndte jeg at bruge en kalender for første gang uden at skulle oprette begivenheder i den.

Behandling af ikke-operative indgående opgaver

Jeg tvangsmæssigt skynder mig ikke at udføre opgaver med det samme, bortset fra de opgaver, hvor branden er tydelig. "Vi har akut brug for at kontakte ledelsen af ​​ABC-virksomheden, da serveren er nede, og der ikke er noget svar fra dets medarbejdere" er naturligvis en presserende opgave, som ikke kan udsættes, men "Zhenya, må jeg ringe til dig nu for at tale om en nyt projekt" bliver til "Planlæg hvornår du kan tale med X om Y", som allerede bliver til opgaven "Fortæl X, at vi kan snakke da" og opgaven "Tal med X om Y", der allerede er tidsbestemt. Næsten enhver indgående opgave bliver først til "Schedule...".

Prioritering af opgaver
Alle opgaver, der indgår på dagen, kan ikke udføres. Da jeg observerede mig selv, indså jeg følgende (hvert tal vil være anderledes, men det vigtigste er at komme til konklusioner).

1. For hver dag skriver jeg omkring 50-70 opgaver ned.
2. Jeg kan udføre op til 30 opgaver komfortabelt (uden at føle mig helt træt sidst på dagen).
3. Efter at have gennemført op til 50 opgaver, vil jeg blive træt, men ikke kritisk.
4. Jeg kan klare 70 opgaver, men herefter vil jeg have svært ved at komme ud af “workaholismens flow”, have svært ved at falde i søvn og i det hele taget være lidt social.

Ud fra dette beslutter jeg, hvad jeg skal gøre i dag. ToDoist har en prioritering af hver opgave, så om morgenen udvælger jeg de kritiske opgaver, der skal udføres, og gennemfører resten ud fra mine evner og ønsker. Hver dag overfører jeg omkring 40-20 opgaver til den næste: Det interessante er, at næste dags opgaver igen bliver 60-70.

Vedligeholdelse af statistik

Jeg vil rigtig gerne forstå generelt, hvor meget tid der i dag blev brugt på arbejdsrelaterede spørgsmål, og på hvilke. Til dette bruger jeg applikationen RescueTime, som er på både telefonen og den bærbare computer, og Google Maps Location History (ja, jeg er ikke paranoid).

Vi bor uden for byen, så tiden på vejen kan bruges fornuftigt. Nu, når jeg ikke er træt, lytter jeg til lydbøger på farten, så jeg på en eller anden måde kan bruge disse 40 minutter.

Jeg samler ikke dataene endnu, hvilket skaber en slags personlig Data Lake; Når tiden kommer, vil jeg komme til det.

Der bliver ingen konklusion

1. Et moderne menneskes liv er en stor strøm af indkommende opgaver. Det vil ikke være muligt at reducere det; vi skal lære at styre dette flow.
2. Mest angst kommer fra fremtidens ukendte. Hvis vi forstår, hvad der venter os i de kommende dage, vil der være markant mindre angst.
3. Af denne grund kan du bruge tid på at organisere din dag. Jeg ved, hvad der vil ske i dag, hvad der vil ske i morgen, og jeg glemmer ikke de opgaver, som jeg plejede at glemme.
4. At udføre opgavesporing er ikke et mål i sig selv, men, hvis du vil, en måde at selvuddannelse på. Ting, som du tidligere var for doven til at gøre, eller ting, som du aldrig nåede at gøre, bliver meget nemmere at gøre. Mange mennesker (inklusive mig) har det generelt bedre, når opgaver stilles fra omverdenen. Opgavesporing er en måde at sætte opgaver for dig selv og lære at leve efter dine ønsker.
5. Arbejde er ikke et mål i sig selv. Målet er at tilrettelægge din arbejdsplan, så du har forudsigelig fritid, når du kan tage vare på dig selv, din familie og dine interesser.

Kilde: www.habr.com