Was bringt Rekrutierungssoftware in Geld?

Seit über 10 Jahren gibt es verschiedene professionelle Systeme zur Personalauswahl. Das ist nur natürlich. Spezialisierte Software wurde bereits für viele einzelne Berufe entwickelt. Was das Recruiting angeht, versteht jeder, welche Aufgaben die Software zu lösen hilft, von welcher Routine und Fehlern sie befreit, aber niemand versteht, wie man den wirtschaftlichen Effekt ihrer Nutzung messen kann. Mit anderen Worten, Unternehmen können berechnen, wie viel Geld sie für die Nutzung der Software ausgeben, verstehen aber nicht den ROI oder wie viel Geld die Software bringen oder sparen wird. Slogans wie "Schließen Sie Stellenangebote doppelt so schnell mit (dieser Software)" sind einfach weit hergeholt, sie sind schlichtweg falsch.

Das Unverständnis, was die Software im Recruiting in Geld wert ist, führt dazu, dass Unternehmen diese Investition jahrelang aufschieben und in dieser Zeit viel an Ergebnissen verlieren.
Ich habe beschlossen, zu berechnen, wie viel Geld und Zeit professionelle Software zur Personalauswahl spart. Um Sie nicht mit detaillierten Berechnungen zu belasten, beginne ich gleich mit den gewonnenen Ergebnissen. Wer tiefer eintauchen möchte, findet die detaillierten Berechnungen weiter unten.

Hier sind also meine Ergebnisse.

Mit professioneller Software zur Personalauswahl sparen Sie:

• Arbeitszeit 2 Monate und 1 Woche im Jahr pro Recruiter.
• Geld - in Äquivalenten 2,24 durchschnittliches Jahresgehalt eines Recruiters.Im April 2019 entsprach dies durchschnittlich $2.688 für IT-Recruiter in Russland, $1.904 für die Ukraine, $1.680 für Weißrussland, $1.232 für Kasachstan.
• Der ROI bei der Investition in Recruiting-Software liegt bei 390%.
• Für komplexe, hochbezahlte Positionen wird der Gewinn für den Arbeitgeber im Durchschnitt betragen von $2.184 bis $4.872 pro Jahr pro Recruiter, je nach Land;
• Für weniger gut bezahlte, schnell zu schließende Positionen wird der Gewinn für den Arbeitgeber im Durchschnittvon $1.680 bis $2.240 pro Jahr pro Recruiter ebenfalls je nach Land;
• 〜 Jede 5. Stelle kann der Recruiter aus seiner Datenbank schließen, das ist 54% schneller als bei der Suche nach neuen Kandidaten.

Berechnungen

Machen Sie es sich bequem, und lassen Sie uns mit den detaillierten Berechnungen beginnen. Ich habe beschlossen, die Personalauswahl "auf die Knochen zu zerlegen", um eine anschauliche Vorstellung davon zu bekommen, womit und in welchem Umfang sich der Recruiter beschäftigen muss.

Wie Software hilft, 2 Monate und 1 Woche im Jahr zu sparen.

Ein Recruiter benötigt im Durchschnitt etwa 33 Stunden für die Bearbeitung einer Stelle ohne den Einsatz von Software. Es war nicht einfach, diese Zahlen zu ermitteln. Wir haben Kollegen befragt und zudem die Normen und Standards in der Branche detailliert analysiert.

Um einen qualifizierten Mitarbeiter für eine Bürotätigkeit einzustellen, muss eine bestimmte Liste von Maßnahmen durchgeführt werden, wobei einige davon einmalig sind und andere täglich wiederholt werden müssen. In den meisten Fällen gelingt es, eine Standardstelle, wenn aktiv daran gearbeitet wird, innerhalb von 10 Tagen bis 3 Wochen zu besetzen. Für die Berechnung nehmen wir den Durchschnittswert: 15,5 Tage. Mit diesem Wert multiplizieren wir alle täglichen Arbeitsaufwände. Die Dauer und Anzahl einzelner Schritte entnehmen wir den empirisch von Experten festgelegten Normen (zum Beispiel hier). Für alle Berechnungen verwenden wir den arithmetischen Mittelwert zwischen minimalen und maximalen Werten – dieser ist am ehesten realistisch im Hinblick auf diverse unvorhergesehene Situationen.

Lassen Sie uns den Zeitaufwand eines Recruiters für jede Phase der Rekrutierung ohne Software und mit Software vergleichen und die tatsächliche Einsparung berechnen.

Wenn man die Dauer aller einzelnen Elemente des Rekrutierungsprozesses (berechnet anhand von Durchschnittswerten) zusammenzählt, kommt man darauf, dass der Spezialist für Personalbeschaffung fast 32 Stunden und 48 Minuten für die "manuelle" Auswahl eines Mitarbeiters aufwendet. Betrachtet man die Zeit, die benötigt wird, um dieselbe Stelle mit den Möglichkeiten des Rekrutierungssystems zu besetzen, hat sich die Zeit für alle erforderlichen Aufgaben auf 28 Stunden und 24 Minuten verkürzt. Das heißt, die Besetzung einer Stelle wird um 4,4 Stunden beschleunigt.

Laut Statistik bearbeitet ein Recruiter im Durchschnitt 5 Stellen pro Monat. Mit dem Einsatz von Software erhält er einen sehr wertvollen Bonus – eine "aufgebaute" interne Datenbank von Lebensläufen. Natürlich geht das Schließen von Stellen aus der internen Datenbank viel schneller, das ist ein Traum. Ich habe beschlossen, herauszufinden, wie viele solcher beschleunigten Einstellungen es gibt und um wie viel Zeit.
Dafür haben wir Daten über geschlossene Stellen im CleverStaff-System der letzten 2 Jahre herangezogen. Es stellte sich heraus, dass im Durchschnitt 4 von 5 Einstellungen neue Kandidaten sind, während jeder fünfte eingestellte Mitarbeiter aus der internen Datenbank kommt, und solche Stellen werden 54% schneller geschlossen. Durchschnittlich ergibt sich eine Einsparung von nicht weniger als 4,4 Stunden, sondern bereits 15,3 Stunden.

Wir machen weiter. Wenn ein Spezialist standardmäßig 176 Stunden im Monat arbeitet, beträgt die gesamte Einsparung an Arbeitszeit:

(4 Stellenangebote × 4,4 Stunden) + (1 Stellenangebot × 15,3 Stunden) = 32,9 Stunden im Monat.
32,9 Stunden Einsparung / 176 Arbeitsstunden im Monat = 18,7 % der Arbeitszeit im Monat.

Umgerechnet auf ein Jahr sind das:
18,7 % × 12 Monate = 2,24 Monate oder 2 Monate und 1 Woche

Dieser Wert ist universell und gilt für die Arbeit eines Recruiters in jedem Land und mit Stellenangeboten jeder Schwierigkeit. Lassen Sie uns herausfinden, wodurch solch eine Reduzierung entsteht.
Das ist möglich, weil professionelle Software diese zeitaufwändigen Prozesse optimiert:

• Die Veröffentlichung von Stellenangeboten — das System erstellt selbstständig die externe Seite des Stellenangebots aus den in die Datenbank eingetragenen Daten. Wenn in den Text des Stellenangebots, das auf einer speziellen Plattform veröffentlicht wird, ein Link zur externen Seite des Stellenangebots eingefügt wird, das von der Software generiert wurde, können Bewerber direkt auf dieser Seite auf das Stellenangebot antworten, was praktisch ist, da die Antworten sofort ins System gelangen und ihre Lebensläufe in die Datenbank.
• Das Speichern aller geeigneten Lebensläufe aus der Datenbank der Jobsuchseite. Professionelle Systeme haben eine Integration mit den beliebtesten Plattformen für die Beschäftigung, was bedeutet, dass die Benutzer Kandidaten von diesen Ressourcen mit einem Klick in ihre eigene Datenbank hinzufügen können, d.h. direkt im Prozess des Screenings der Suchergebnisse.
• Das Speichern von Lebensläufen der Bewerber, die täglich per E-Mail und in den Konten auf den Plattformen zur Veröffentlichung von Stellenangeboten eingehen. Das Parsen von Lebensläufen aus E-Mails erfolgt einmal täglich. Wenn in der Beschreibung des Stellenangebots auf externen Plattformen ein Link zur externen Seite des Stellenangebots, das vom System generiert wurde, eingefügt wird, können die Kandidaten ihre Antworten direkt von dort senden, d.h. sie werden sofort in die Datenbank aufgenommen und erscheinen im Stellenangebot in der Phase „Gefunden“.
• Benachrichtigung über Absagen an nicht geeignete Kandidaten. Mit Hilfe der Software kann dies direkt über die Benutzeroberfläche des Systems erfolgen: Das System fügt automatisch den Namen des Kandidaten in die Vorlage ein.
• Aber das Wichtigste ist die Bildung einer Arbeitsdatenbank von Kandidaten, mit deren Hilfe ein erfahrener Recruiter Stellenangebote ohne externe Quellen schließen kann.

Und wie viel ist das in Geld?

Alles, was die finanziellen Kennzahlen betrifft, kann erheblich variieren. Das Gehalt sowohl des Recruiters als auch des Kandidaten, den er sucht, hängt von dem Land, der Unternehmensgröße und dem Budget der Abteilung ab. Daher habe ich hier auf die durchschnittlichen Werte zurückgegriffen, die üblicherweise in professionellen Studien zu finden sind. Laut Statistik liegt das durchschnittliche Gehalt eines russischen IT-Recruiters bei 1.200 $ pro Monat. Im Gegenzug beträgt das durchschnittliche Gehalt eines ukrainischen IT-Recruiters 850 $ pro Monat (wie behauptet EvoTalents), während das von belarussischen Recruitern 750 $ und das von kasachischen Recruitern 550 $ beträgt. All diese Daten zu den Gehältern habe ich aus öffentlich zugänglichen Stellenangeboten auf Plattformen wie hh.ru, hh.kz und ähnlichen Quellen entnommen.

Ich habe diesen Wert mit der Einsparung an Arbeitszeit in Verbindung gebracht – 2 Monate und 1 Woche im Jahr (das entspricht 2,24 Monaten), die wir zuvor ermittelt haben.

• Für Russland – 1.200 $ × 2,24 Monate = $2 688
• Für die Ukraine – $1 904
• Für Weißrussland – $1 680
• Für Kasachstan – $1 232

Diese Beträge entsprechen der durchschnittlichen Einsparung an Gehältern jedes Recruiters pro Jahr. Genau genommen erwirtschaftet ein Recruiter in dieser Höhe zusätzliche Aufgaben, wenn er ein professionelles System verwendet.

Zusätzlich kann man den Nutzen für den Arbeitgeber durch zusätzliche Einstellungen berechnen, der gleich dem entgangenen Gewinn ist, wenn die Einstellung einen Monat später erfolgt. Nehmen wir an, das Unternehmen verdient am Arbeitskraft des Mitarbeiters 50 % des Gehalts. Ich denke, dieser Betrag kann nicht geringer sein, angesichts von Steuern, Miete und anderen Ausgaben. Daher betrachte ich 50 % des Gehalts als eine bescheidene, minimale Schätzung dessen, was das Unternehmen mit der Arbeitskraft eines Mitarbeiters verdient.

Berechnen wir nun, wie viel 50 % des durchschnittlichen Gehaltsfonds der eingestellten Mitarbeiter für 2 Monate und 1 Woche beträgt. Statistisch gesehen liegt das durchschnittliche Gehalt eines Senior IT-Spezialisten bei etwa 2.700 $ für Russland und etwa 2.900 $ pro Monat für die Ukraine, etwa 2.400 $ für Weißrussland und etwa 1.300 $ für Kasachstan.
Ein Recruiter besetzt im Durchschnitt 1,5 schwierige Stellen pro Monat.

Berechnen wir den Nutzen nach folgender Formel: durchschnittliches Gehalt × Anzahl der Stellenangebote pro Monat × 2,24 Monate × 50 % Nutzen.

• Für Russland: 2.700 $ × 1,5 Stellen pro Monat × 2,24 Monate × 50 % Nutzen = 4.536 $
• Für die Ukraine: 4.872 $
• Für Weißrussland: 4.032 $
• Für Kasachstan: 2.184 $

Insgesamt ergibt sich für schwierige, hochbezahlte Positionen ein Nutzen von von 2.184 $ bis 4.872 $ pro Jahr für jeden Recruiter.

Das durchschnittliche Gehalt eines Fachmanns in einer schnell zu besetzenden Position liegt bei etwa 540 $ für Russland, 400 $ für die Ukraine, 350 $ für Weißrussland und 300 $ für Kasachstan. Solche Positionen schließt ein Recruiter im Monat etwa 5.

• Für Russland: 540 $ × 5 Stellenangebote pro Monat × 2,24 Monate × 50 % Gewinn = 3 024 $
• Für die Ukraine: 2 240 $
• Für Weißrussland: 1 960 $
• Für Kasachstan: 1 680 $

Insgesamt ergibt sich für weniger bezahlte, schnell zu besetzende Stellen ein Gewinn von zwischen 1 680 $ und 2 240 $ pro Jahr und Recruiter.

Ich erinnere daran, dass ich die Ergebnisse am Anfang des Artikels kompakt zusammengefasst habe.

Braucht Ihr Unternehmen Recruiting-Software?

Das ist eine rein geschäftliche Frage. Es ist besser, Entscheidungen nicht intuitiv oder emotional zu treffen, sondern auf der Grundlage von Daten. Lassen Sie uns am Beispiel berechnen, welchen Gewinn die Einführung von Software für ein Team von 4 Recruitern bringen kann. Nehmen wir an, zwei verdienen 700 $, einer 850 $ und der letzte 1 100 $. Der monatliche Gehaltsfonds dieses Teams beträgt 3 350 $.

Zur Veranschaulichung, die Software kostet 40 $ pro Monat für jeden Recruiter. Das ist ein durchaus marktgerechter Preis.
Die jährlichen Kosten für die Software betragen 40 × 4 × 12 = 1 920 $.

Nach meinen obigen Berechnungen kann die Software jährlich 2 Monate und 1 Woche für jeden Recruiter einsparen. Für unser Team von 4 Recruitern sind das genau 9 Monate (von insgesamt 48 Arbeitsmonaten im Jahr).

Die Summe der jährlichen Einsparungen in Geld entspricht dem monatlichen Gehaltsfonds des Teams multipliziert mit 2 Monaten und 1 Woche:

• 3 350 $ × 2,24 = 7 504 $

Hier könnte man einwenden, dass 4 Personen mit oder ohne Software ihr gesamtes Gehalt erhalten und es keine Einsparungen geben wird. Tatsächlich bedeutet die Einsparung von 9 Arbeitsmonaten für Ihr Unternehmen eines der folgenden Szenarien:

• 4 Recruiter schließen mehr Stellenangebote, als ob sie im Jahr 9 Monate lang durch einen 5. Recruiter unterstützt würden.
• Die Arbeitslast für jeden Recruiter verringert sich, und Sie benötigen nur 3 Recruiter statt 4.

Das bedeutet, dass 4 Recruiter mit der Software im Jahr 7 504 $ mehr Arbeit leisten werden. Wenn Sie diese zusätzliche Arbeit nicht haben, reduzieren Sie einen Recruiter und sparen 7 504 $ pro Jahr. Wenn Sie genügend Stellenangebote für sie haben, sparen Sie 7 504 $ pro Jahr, indem Sie keinen 5. Recruiter einstellen, während die Arbeit ohne Mehrkosten erledigt wird.

ROI = Summe der Einsparungen / Summe der Investition (Softwarekosten) = 7 504 / 1 920 × 100 % = 391 %.
Einfacher gesagt, in unserem Beispiel wird sich die Investition in Software 4-mal innerhalb eines Jahres amortisieren.

Für Ihr Unternehmen können Sie meine einfachen Berechnungen wiederholen, indem Sie:

• Ihre Anzahl an Recruitern,
• Ihr jährlicher Gehaltsfonds,
• Die Kosten für Ihre Recruiting-Software,
• Die durchschnittliche Zeit, um eine Stelle in Ihrem Unternehmen zu besetzen,
• Die durchschnittliche Anzahl der im Monat besetzten Stellen.

Nach meiner Schätzung, wenn Ihre Recruiter gut mit der Personalbeschaffung ausgelastet sind, kann der ROI bei unterschiedlichen Werten dieser Variablen zwischen 300 % und 500 % liegen.

Sie können auch den Wert der eingestellten Mitarbeiter über 2 Monate und 1 Woche pro Recruiter schätzen. Nach meinen Berechnungen erhöht sich der ROI dadurch noch um das 2,5-Fache.

Die Nutzung professioneller Software durch Recruiter ist inzwischen eine unbestrittene Notwendigkeit. Es ist ein weltweiter Trend, dem alle seriösen Unternehmen früher oder später folgen werden.
Ich hoffe, meine Berechnungen und Ergebnisse helfen Ihren Unternehmen, sich für professionelle Recruiting-Software zu entscheiden, und dass sich diese für Sie mindestens so rentiert, wie in meinen Berechnungen 🙂

Autor: Wladimir Kurilo, Gründer und Ideologe eines professionellen Systems für das Recruiting.

Quelle: habr.com