Die Veröffentlichung von SQLite ist erfolgt.

Es war das Jahr 2013. Ich begann in einem der Softwareentwicklungsunternehmen zu arbeiten, die Software für private Benutzer erstellen. Man sagte mir vieles, aber am wenigsten erwartete ich das, was ich sah: 32 ungenutzte virtuelle Maschinen auf einem damals noch unangemessen teuren VDS, drei "freies" Lizenzen von Photoshop, 2 Corel, bezahlte und ungenutzte Kapazitäten der IP-Telefonie und weiteres Kleinkram. Im ersten Monat habe ich die Infrastruktur um 230.000 Rubel "verbilligt", im zweiten Monat fast um 150.000 (Rubel), dann endete der Heldentum, es begannen die Optimierungen und letztendlich haben wir in einem halben Jahr eine halbe Million gespart.

Unsere Erfahrung hat uns inspiriert und wir begannen, neue Wege zur Einsparung zu suchen. Jetzt arbeite ich an einem anderen Ort (raten Sie, wo), weshalb ich mit reinem Gewissen meine Erfahrungen der Welt mitteilen kann. Und teilt auch ihr, lasst uns die IT-Infrastruktur günstiger und effizienter gestalten!

"Die letzte Wolle wurde mit euren Ausgaben für Server, Lizenzen, IT-Assets und Outsourcing herausgerissen", sagte der Finanzdirektor und forderte Planung und Budgetierung.

1. Seid vernünftig – plant und budgetiert.

Die Budgetplanung für die IT-Umgebung eures Unternehmens ist ein langweiliges Unterfangen, und die Abstimmung kann stellenweise sogar gefährlich sein. Aber allein die Tatsache, dass ein Budget existiert, schützt euch praktisch garantiert vor:

• Kürzungen bei Investitionen in Hardware und Software (auch wenn es vierteljährliche Optimierungen gibt, kann man für seine Position einstehen).
• Unzufriedenheit des Finanzdirektors oder der Buchhaltung beim Kauf oder der Miete eines weiteren Infrastrukturelements.
• Ärger des Vorgesetzten wegen ungeplanter Ausgaben.

Das Budget sollte nicht nur in großen Unternehmen erstellt werden – sondern in praktisch jedem. Sammeln Sie die Anforderungen an Software und Hardware aus allen Abteilungen, berechnen Sie die benötigten Kapazitäten, berücksichtigen Sie die Dynamik der Personalveränderung (z. B. wenn Sie ein Callcenter oder Support haben, die in Spitzenzeiten zunehmen und in ruhigen Zeiten zurückfahren), begründen Sie die Ausgaben und entwickeln Sie einen Budgetplan mit Aufschlüsselung nach Perioden (idealerweise nach Monaten). Auf diese Weise wissen Sie genau, wie viel Geld Sie für Ihre ressourcenintensiven Aufgaben erhalten werden, und optimieren die Kosten.

2. Nutzen Sie das Budget richtig.

Nachdem das Budget genehmigt und unterschrieben ist, entsteht die Versuchung, die Ausgaben umzuschichten und zum Beispiel das gesamte Budget in einen teuren Server zu investieren, auf dem alles DevOps mit Monitoring und Gateways betrieben werden kann 🙂 In diesem Fall besteht die Gefahr, in einen Ressourcenmangel für andere Aufgaben zu geraten und ein Überschreiten der Kosten zu erleben. Daher sollten Sie sich ausschließlich an den realen Bedürfnissen und geschäftlichen Anforderungen orientieren, für deren Lösung Rechenleistung erforderlich ist.

3. Modernisieren Sie Ihre Server rechtzeitig

Veraltete physische Server, ebenso wie virtuelle, bringen der Organisation keinerlei Nutzen – sie werfen Fragen bezüglich Sicherheit, Geschwindigkeit und Intelligenz auf. Sie investieren mehr Zeit, Mühe und Geld, um fehlende Funktionalitäten auszugleichen, Sicherheitsprobleme zu beheben und irgendwelche Patches zur Beschleunigung zu installieren. Deshalb sollten Sie Ihre physischen und virtuellen Ressourcen aktualisieren – Sie können das zum Beispiel gerade jetzt im Rahmen unserer Aktion tun. „Turbo VPS“, die Preise sind auf Habr nicht beschämend zu zeigen.

Übrigens habe ich mehrfach Situationen erlebt, in denen ein physischer Server im Büro eine vollkommen unjustifizierte Entscheidung war: Die meisten kleinen und mittelständischen Unternehmen können alle Aufgaben auf virtuellen Ressourcen lösen und dabei viel Geld sparen.

4. Optimieren Sie die Arbeit der normalen Benutzer

Gewöhnen Sie alle Ihre Benutzer daran, Strom zu sparen und die Infrastruktur sorgsam zu nutzen. Hier sind einige Beispiele für typischen Ressourcenverbrauch auf der Benutzerebene:

• Die Installation unnötiger Anwendungsprogramme nach dem Prinzip „für die gesamte Abteilung“ – Benutzer bitten darum, Software wie bei den Nachbarn zu installieren, weil es nötig ist oder es entsteht einfach eine Anfrage wie „7 Lizenzen Photoshop für die Designabteilung“. Dabei arbeiten in der Designabteilung nur vier mit Photoshop, während die anderen drei – Layoutmacher – es nur einmal im halben Jahr nutzen. In diesem Fall ist es besser, 4 Lizenzen zu kaufen und 1-2 Aufgaben pro Jahr mithilfe von Kollegen zu lösen. Solche Geschichten ereignen sich jedoch häufiger mit Bürosoftware (insbesondere dem MS Office-Paket, das für jeden in vollem Umfang erforderlich ist). In Wirklichkeit können die meisten Mitarbeiter mit Open-Source-Editoren oder dem praktischen Google Docs auskommen.
• Benutzer beanspruchen virtuelle Ressourcen und saugen systematisch alle angemieteten Kapazitäten aus – beispielsweise lieben Tester es, überlastete virtuelle Maschinen zu erstellen und vergessen zu mindestens diese abzuschalten; auch Entwickler scheuen sich nicht davor. Das Rezept ist einfach: Schalten Sie alle ab, wenn Sie gehen 🙂
• Benutzer verwenden die Server des Unternehmens als globalen Speicherplatz: Sie laden Fotos (im RAW-Format), Videos hoch, laden Gigabyte an Musik hoch, besonders hartgesottene können sogar einen kleinen Spieleserver auf den Arbeitsressourcen einrichten (solche haben wir in humorvoller Weise auf dem Unternehmensportal kritisiert – das hat sehr gut funktioniert).
• Teure Mitarbeiter bringen Raubkopien von Software zur Arbeit mit, und hier sind sie, die Bußgelder, Probleme mit der Polizei und den Anbietern. Arbeiten Sie mit Zugriffen und Richtlinien, denn sie werden sie trotzdem mitbringen, selbst wenn Sie im Unternehmensspeisesaal bewegende Reden halten und motivierende Plakate erstellen.
• Benutzer sind der Meinung, dass sie jede für sie bequeme Software verlangen dürfen. So hatte ich in meinem Arsenal Trello, Asana, Wrike, Basecamp und Bitrix24 zur Miete. Jeder Projektmanager wählte das für seine Abteilung bequemste oder vertrauteste Produkt. Am Ende fünf Lösungen in der Unterstützung, fünf verschiedene Preisschilder, fünf Rechnungen, fünf verschiedene Marktplätze und Anpassungen usw. Keine Integration, keine Vereinheitlichung und keine durchgängige Automatisierung – nur gesunder Menschenverstand. Schließlich habe ich in Absprache mit dem Geschäftsführer dicht gemacht, Asana ausgewählt, beim Migrieren der Daten geholfen, selbst die wilden Kollegen geschult und ordentlich Geld gespart, sowie Energie und Nerven.

Zusammenfassend gesagt, treffen Sie Vereinbarungen mit den Benutzern, schulen Sie sie, führen Sie Informationen ein und versuchen Sie, sowohl ihre als auch Ihre Arbeit zu erleichtern. Letztendlich werden sie Ihnen für Ordnung in den Angelegenheiten dankbar sein und die Führung wird Ihnen für die Senkung der Kosten danken. Und wahrscheinlich haben Sie, meine lieben Profis von Habr, bemerkt, dass die Lösung dieser Probleme nichts anderes ist als die Schaffung von unternehmensweiter Informationssicherheit. Dafür ein besonderes Dankeschön an den Systemadministrator (selbst kann man sich nicht danken…).

5. Kombinieren Sie Cloud- und Desktop-Lösungen

Im Allgemeinen, ausgehend davon, dass ich bei einem Hosting-Anbieter arbeite und am Ende des Artikels voller Begeisterung darüber berichten möchte, dass es einen tollen Rabatt auf Server-Kapazitäten für Unternehmen jeder Größe gibt, sollte ich die Fahne schwenken und schreien: „Alle in die Cloud!“. Aber dann würde ich gegen meine ingenieurtechnische Qualifikation verstoßen und wie ein Marketing-Mitarbeiter aussehen. Daher fordere ich Sie auf, die Angelegenheit vernünftig zu betrachten und eine Kombination aus Cloud- und Desktop-Lösungen zu wählen. Zum Beispiel können Sie eine Cloud-CRM-Lösung als Dienst (SaaS) mieten, die laut Broschüre 1000 R. pro Benutzer und Monat kostet – ein echtes Schnäppchen (ich lasse das Thema Implementierung weg, dazu gab es bereits Artikel auf Habré). Also, in drei Jahren werden Sie für 10 Mitarbeiter 360.000 Rubel ausgeben, für 4 – 480.000, für 5 – 600.000 usw. Dabei können Sie eine Desktop-CRM implementieren, indem Sie konkurrenzfähige Lizenzen (+100 zur Einsparung) für etwa 250.000 Rubel bezahlen und diese wie Photoshop warten. Manchmal ist der Vorteil im Zeitraum von 2-5 Jahren tatsächlich beeindruckend.

Umgekehrt ermöglichen es Cloud-Technologien oft, Kosten für Hardware, Ingenieursgehälter, Datenschutz (aber sparen Sie hier auf keinen Fall!) und Skalierung zu sparen. Cloud-Ressourcen lassen sich leicht anschließen und wieder abstellen, die Ausgaben für die Cloud belasten nicht die Investitionsausgaben des Unternehmens – insgesamt gibt es viele Vorteile. Wählen Sie Cloud-Lösungen, wenn sie hinsichtlich Skalierung, Geschwindigkeit und Flexibilität gerechtfertigt sind.

Berechnen, kombinieren und wählen Sie Gewinnmöglichkeiten – ich gebe Ihnen kein universelles Rezept, das für jedes Unternehmen passend ist: Einige verzichten ganz auf die Cloud, während andere ihr gesamtes Geschäft in der Cloud aufbauen. Übrigens, verzichten Sie niemals auf Software-Updates (auch nicht auf kostenpflichtige) – in der Regel bringen Softwareentwickler für Unternehmen stabilere und funktionalere Versionen heraus.

Und noch eine Regel für Software: Befreien Sie sich von alter Software, die weniger Nutzen bringt, als sie für Wartung und Support verbraucht. Auf dem Markt gibt es schon längst Alternativen.

6. Vermeiden Sie die Duplizierung von Software.

Ich habe bereits über fünf Projektmanagementsysteme in meinem IT-Zoo erzählt, aber ich möchte einen separaten Punkt hervorheben. Wenn Sie sich von einer bestimmten Software verabschieden, wählen Sie eine neue Software — vergessen Sie nicht, die Zahlungen für die alte einzustellen, haben Sie neue Hosting-Dienste gefunden — kündigen Sie den Vertrag mit dem alten Anbieter, es sei denn, es gibt besondere Gründe. Überwachen Sie die Nutzungsmuster der Software durch die Mitarbeiter und trennen Sie sich von ungenutzter und doppelter Software.

Es wäre ideal, wenn Sie ein System zur Überwachung und Analyse der installierten Software hätten — so können Sie Arbeitsduplikate und Probleme automatisch erkennen. Übrigens hilft diese Art von Arbeit dem Unternehmen, Dopplungen und Datenwiederholungen zu vermeiden — manchmal dauert die Suche nach demjenigen, der einen Fehler gemacht hat, viel zu lange.

7. Überprüfen Sie die Anwendungsinfrastruktur und Peripherie

Wer zählt schon diese Verbrauchsmaterialien: Toner, USB-Sticks, Papier, Ladegeräte, USVs, Drucker und andere Geräte? Zu Unrecht. Beginnen Sie mit Papier und Druckern — analysieren Sie die Druckprofile und erstellen Sie ein Netzwerk von Druckern oder Multifunktionsgeräten mit öffentlichem Zugang. Sie werden überrascht sein, wie viel Papier und Toner Sie sparen und wie sehr sich die Druckkosten pro Seite reduzieren. Und nein, das ist kein Geiz, sondern die Optimierung eines wichtigen Prozesses. Niemand verbietet es, Seminararbeiten und Referate an Bürogeräten drucken, aber Bücher zu drucken, die man sich nicht leisten kann oder die man nicht vom Bildschirm lesen möchte, ist zu viel.

Außerdem sollten Sie immer einen Vorrat an Verbrauchsmaterialien haben, die Sie bei Anbietern mit Rabatt kaufen, um im Falle technischer Probleme nicht in den nächsten Technikermarkt überteuert einzukaufen. Achten Sie auf Abnutzung und Verschleiß, führen Sie Buch und bilden Sie einen Ersatzbestand — es ist übrigens auch nicht schlecht, einen Ersatzbestand für grundlegende Bürotechnik zu haben. Einfach weil Sie für Arbeitsunterbrechungen nicht gelobt werden, ist das auch ein Geldverlust, insbesondere in Handels- und Dienstleistungsunternehmen.

Was die Anwendungsinfrastruktur betrifft, gibt es hier zwei Hauptkostenpunkte: Internet und Kommunikation. Achten Sie bei der Auswahl eines Anbieters auf Paketangebote, lesen Sie die Fußnoten zu den Tarifen, und achten Sie auf die Verbindungsqualität und den SLA. Einige Administratoren entscheiden sich dafür, es sich einfacher zu machen und kaufen beispielsweise IP-Telefonie im Paket mit einer kostenpflichtigen virtuellen PBX, für die ebenfalls ein monatliches Abonnement abgeschlossen wird. Seien Sie nicht faul, kaufen Sie nur den Datenverkehr und lernen Sie, mit Asterisk zu arbeiten – das ist die beste Lösung, die im Bereich der PBX geschaffen wurde, und eine nahezu problemlose Lösung für die geschäftlichen Anforderungen kleiner und mittlerer Unternehmen (vorausgesetzt, Sie haben geschickte Hände).

8. Dokumentieren Sie und erstellen Sie Anleitungen für die Mitarbeiter

Das ist Faulheit und das ist nötig. Erstens wird es Ihnen leichter fallen zu arbeiten, zweitens wird die Einarbeitung neuer Mitarbeiter nahtlos verlaufen. Schließlich wissen Sie selbst, dass Ihre Infrastruktur aktuell, vollständig und in einwandfreiem Zustand ist. Stellen Sie Sicherheitsanleitungen zusammen, kurze Handbücher für Benutzer, FAQs, beschreiben Sie die Regeln und Normen für die Nutzung von Bürotechnik. Eine materiell existierende Anleitung ist viel überzeugender als Worte, auf die man jederzeit zurückgreifen kann. So können Sie einen Link zum Dokument bei jeder relevanten Frage senden und das Argument "Ich wurde nicht gewarnt" zurückweisen. So sparen Sie erheblich bei der Behebung von Fehlern.

9. Nutzen Sie die Dienstleistungen von Outsourcern

Selbst wenn Ihr Unternehmen eine komplette IT-Abteilung hat oder umgekehrt eine kleine Infrastruktur, ist es nicht verwerflich, die Dienstleistungen von Outsourcern zu nutzen. Warum nicht die Dienste großartiger Fachleute in Anspruch nehmen, die auf etwas Komplexes spezialisiert sind, und das zu einem kleinen Preis, also ohne einen solchen Spezialisten fest anzustellen? Lagern Sie Teile von DevOps aus, den Druckdienst, die Administration einer stark frequentierten Website, falls Sie eine solche haben, Support und Call-Center. Ihr Wert wird dadurch nicht sinken, im Gegenteil, Sie erhalten zusätzliches Know-how im Bereich der Kontakte zu externen Auftragnehmern.

Wenn Ihr Vorgesetzter denkt, dass Outsourcing teuer ist, erklären Sie ihm einfach, wie viel er für einen festen Spezialisten bezahlen müsste. Es funktioniert tatsächlich.

10. Lassen Sie sich nicht auf Open Source und Ihre eigene Entwicklung ein.

Ich bin Ingenieur, ich war Entwickler und glaube fest daran, dass Open Source die Welt rettet – was wären Bibliotheken, Überwachungssysteme, Serververwaltungssysteme usw. ohne sie? Wenn Ihr Unternehmen jedoch beschließt, ein Open Source CRM, ERP, ECM usw. zu kaufen oder Ihr Chef in der Besprechung schreit, dass Sie Ihre Abrechnung in Eigenregie auf die Beine stellen sollen, dann retten Sie das Schiff, es steuert auf die Felsen zu. Hier sind die Argumente, die Sie gegenüber einem inspirierten Geschäftsführer mit brennendem Blick vortragen sollten:

• Open Source wird schlecht unterstützt, wenn es sich um ein öffentliches Repository handelt, oder es ist sehr teuer in der Wartung, wenn es sich um Open Source von Firmen handelt (Datenbanksysteme, Office-Pakete usw.) – Sie müssen buchstäblich für jede Frage, Anfrage und jedes Ticket bezahlen;
• Ein interner Spezialist für die Implementierung eines internen Open Source-Produkts wird sehr teuer sein, aufgrund seiner Rarität;
• Modifikationen an Open Source können stark durch das Wissen, die Fähigkeiten oder sogar durch die Lizenzierung eingeschränkt sein;
• Mit Open Source werden Sie sehr lange nicht in die Gänge kommen und es wird Ihnen zu kompliziert sein, es an Ihre Geschäftsprozesse anzupassen.

Sollte man da noch sagen, dass eigene Entwicklungen ein sehr langes und teures Unterfangen sind? Aus eigener Erfahrung kann ich sagen, dass für einen funktionierenden Prototypen, der den Geschäftsanforderungen entspricht und es ermöglicht, dass Nutzer darin arbeiten können, mindestens drei Jahre benötigt werden. Und das, wenn Sie ein gutes Team von Programmierern haben (die Gehälter können Sie auf „Mein Kreis“ einsehen – die Schlussfolgerungen liegen auf der Hand).

Ich werde also banal sein und mich wiederholen: Prüfen Sie alle Optionen.

Also fasse ich kurz zusammen, um sicherzustellen, dass ich nichts vergessen habe:

• Berücksichtigen Sie das Geld – vergleichen Sie verschiedene Optionen, berücksichtigen Sie Faktoren, machen Sie Vergleiche;
• Streben Sie an, die Zeit für Wartung und Schulung der Benutzer zu verkürzen, minimieren Sie das Risiko von »dummen Eingriffen«;
• Versuchen Sie, Technologien zu konsolidieren und zu integrieren – eine schlanke Architektur und durchgängige Automatisierung sind entscheidend;
• Investieren Sie in die Entwicklung von IT, leben Sie nicht mit veralteten Technologien – diese saugen Ihr Geld auf;
• Setzen Sie Angebot und Nachfrage nach IT-Ressourcen ins Verhältnis.

Sie könnten fragen – warum fremdes Geld sparen, wenn die Firma zahlt? Eine logische Frage! Aber Ihre Fähigkeit, Kosten zu optimieren und IT-Assets effektiv zu verwalten, ist vor allem Ihre Erfahrung und Ihr Profil als Profi. Wir alle können schließlich aus einfachen Materialien etwas Tolles machen 🙂

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Quelle: habr.com