10 Möglichkeiten, in der IT-Infrastruktur zu sparen

Es war im Jahr 2013. Ich begann, in einem Softwareunternehmen zu arbeiten, das Programme für Privatnutzer entwickelt. Man sagte mir vieles, aber am wenigsten erwartete ich, das zu sehen, was ich sah: 32 unbezahlte virtuelle Maschinen auf einem damals unverhältnismäßig teuren VDS, drei "freie" Lizenzen von Photoshop, zwei von Corel, bezahlte, aber ungenutzte IP-Telefonie-Leistung und diverses Kleingedöns. Im ersten Monat reduzierte ich die Infrastrukturkosten um 230.000 Rubel, im zweiten fast um 150.000. Dann endete das Heldentum, es begannen die Optimierungen und letztendlich haben wir in einem halben Jahr eine halbe Million eingespart.

Unsere Erfahrungen haben uns inspiriert, und wir haben nach neuen Einsparmöglichkeiten gesucht. Jetzt arbeite ich an einem anderen Ort (rate mal, wo), daher kann ich mit gutem Gewissen meine Erfahrungen mit der Welt teilen. Und ihr teilt auch, lasst uns die IT-Infrastruktur günstiger und effektiver gestalten!

„Die letzten Cent sind aus euren Ausgaben für Server, Lizenzen, IT-Assets und Outsourcing herausgepresst worden“, grummelte der Finanzdirektor und forderte Planung und Budgetierung.

1. Seien Sie akribisch – planen und budgetieren Sie.

Die Planung des IT-Budgets Ihres Unternehmens kann eine untreibbare Angelegenheit sein, und die Genehmigung ist manchmal sogar riskant. Doch allein die Existenz eines Budgets schützt Sie nahezu garantierten vor:

• Kürzungen bei der Entwicklung von Hard- und Software (obwohl es vierteljährliche Optimierungen geben kann, kann man dort seine Position verteidigen)
• Unzufriedenheit des Finanzdirektors oder der Buchhaltung zum Zeitpunkt des Kaufs oder der Miete eines weiteren Infrastruktur-Elements
• Zorn von Vorgesetzten wegen ungeplanter Ausgaben.

Ein Budget sollte nicht nur in großen Unternehmen aufgestellt werden – sondern in allen. Sammeln Sie die Anforderungen an Software und Hardware aus allen Abteilungen, berechnen Sie die erforderlichen Kapazitäten, berücksichtigen Sie die Dynamik der Personalveränderungen (z.B. wenn Ihr Callcenter oder Support in der Hochsaison ansteigt und in der Nebensaison zurückgeht), begründen Sie die Ausgaben und erstellen Sie einen Budgetplan mit zeitlicher Aufschlüsselung (ideal – nach Monaten). So wissen Sie genau, wie viel Geld Sie für Ihre ressourcenintensiven Aufgaben erhalten und optimieren Ihre Ausgaben.

2. Nutzen Sie das Budget richtig

Nachdem das Budget genehmigt und unterzeichnet ist, besteht die Versuchung, die Ausgaben umzuschichten und beispielsweise das gesamte Budget in einen teuren Server zu investieren, auf dem das gesamte DevOps mit Überwachung und Gateways eingerichtet werden kann 🙂 In diesem Fall könnten Sie in einen Ressourcenmangel für andere Aufgaben geraten und Kostenüberschreitungen erleben. Daher sollten Sie sich ausschließlich an den tatsächlichen Anforderungen und geschäftlichen Zielen orientieren, für deren Lösung Rechenleistung erforderlich ist.

3. Aktualisieren Sie die Server rechtzeitig

Veraltete physische Server sowie virtuelle Server bringen der Organisation keinen Nutzen – sie werfen Fragen hinsichtlich Sicherheit, Geschwindigkeit und Intelligenz auf. Sie verschwenden mehr Zeit, Energie und Geld damit, fehlende Funktionen auszugleichen, Sicherheitsprobleme zu beheben und Notlösungen zur Beschleunigung einzuführen. Daher aktualisieren Sie Ihre physischen und virtuellen Ressourcen – Sie können dies zum Beispiel gerade jetzt im Rahmen unseres Angebots tun. Turbo VPS, die Preise können sich sehen lassen auf Habr.

Ich habe oft erlebt, dass ein physischer Server im Büro eine völlig unnötige Entscheidung war: Die meisten kleinen und mittleren Unternehmen können alle ihre Aufgaben auf virtuellen Ressourcen erledigen und dabei viel Geld sparen.

4. Optimieren Sie die Nutzung durch normale Benutzer

Gewöhnen Sie alle Ihre Benutzer an, Strom zu sparen und die Infrastruktur nachhaltig zu nutzen. Hier sind Beispiele für typische Übernutzung auf der Benutzerseite:

• Das Installieren unnötiger Anwendungen nach dem Prinzip „für die ganze Abteilung“ — Benutzer fragen nach Software, die ihre Nachbarn nutzen, weil es erforderlich ist oder stellen einfach eine Anfrage wie „7 Lizenzen Photoshop für die Designabteilung“. Dabei arbeiten in der Designabteilung nur vier Personen mit Photoshop, während die anderen drei Grafiker sind und es nur alle sechs Monate nutzen. In diesem Fall wäre es besser, 4 Lizenzen zu erwerben und 1-2 Aufgaben pro Jahr durch Kollegen zu lösen. Häufig passiert so etwas jedoch mit Bürosoftware (insbesondere mit dem MS Office-Paket, das absolut jeder in vollem Umfang benötigt). Tatsächlich können die meisten Mitarbeiter mit Open-Source-Editoren oder dem praktischen Google Docs auskommen.
• Nutzer beanspruchen virtuelle Ressourcen und nutzen die gemietete Leistung systematisch auf. Tester neigen dazu, stark belastete virtuelle Maschinen zu erstellen und vergessen oft, sie wenigstens abzuschalten; Entwickler machen da keine Ausnahme. Die einfache Lösung: Schalten Sie alle ab, bevor Sie gehen 🙂
• Nutzer verwenden die Server des Unternehmens als globalen Dateispeicher: Sie laden Fotos (im RAW-Format), Videos und Gigabytes von Musik hoch. Besonders kreative Köpfe könnten sogar einen kleinen Gaming-Server mit den Produktionsressourcen errichten – solche Aktionen haben wir auf unserem Unternehmensportal humorvoll kommentiert; es hat hervorragend funktioniert.
• Teure Mitarbeiter bringen unerlaubte Software ins Büro, was zu Bußgeldern, Polizei- und Vendorenproblemen führt. Achten Sie auf Zugriffsmöglichkeiten und Richtlinien, denn die Software wird sowieso mitgebracht, selbst wenn Sie in der Kantine emotionale Reden halten oder motivierende Plakate aufhängen.
• Nutzer sind der Meinung, dass sie das passende Tool verlangen dürfen. Ich hatte daher Trello, Asana, Wrike, Basecamp und Bitrix24 im Einsatz. Jeder Projektmanager wählte das Produkt, das für sein Team am bequemsten oder gewohnheitsmäßig war. Am Ende hatten wir 5 Lösungen zu unterstützen, 5 verschiedene Preisschilder, 5 Rechnungen, 5 unterschiedliche Marktplätze und Anpassungen usw. Keine Integration, keine Vereinheitlichung und durchgängige Automatisierung — ein reines Kopfzerbrechen. Letztendlich habe ich in Absprache mit dem Geschäftsführer das Ganze eingestellt, Asana ausgewählt, bei der Datenmigration geholfen, meine schwierigen Kollegen selbst geschult und dabei auch ganz gut an Kraft und Nerven gespart.

Kurz gesagt, kommunizieren Sie mit den Nutzern, schulen Sie sie, führen Sie sie ein und bemühen Sie sich, sowohl deren Arbeit als auch Ihre eigene zu erleichtern. Letztendlich wird man Ihnen für die Ordnung in den Angelegenheiten dankbar sein, während die Führungskräfte Ihnen für die Kostensenkung danken werden. Und wahrscheinlich haben Sie, liebe Profis von Habr, bemerkt, dass die Lösung der aufgezählten Probleme nichts anderes ist als die Schaffung von Unternehmens-IT-Sicherheit. Dafür ein besonderes Dankeschön an den Systemadministrator (wer sonst sollte sich schon selbst danken…).

5. Kombinieren Sie Cloud- und Desktop-Lösungen

Basierend auf meiner Erfahrung als Mitarbeiter bei einem Hosting-Anbieter und meinem Wunsch, Ihnen von einem großartigen Angebot für Serverressourcen für Unternehmen jeder Größe zu erzählen, möchte ich quasi die Fahne schwenken und ausrufen: "Alle in die Cloud!" Doch das würde meiner Ingenieurkompetenz widersprechen und mich wie einen Marketer erscheinen lassen. Daher empfehle ich, den Ansatz mit Bedacht zu wählen und Cloud- sowie Desktop-Lösungen zu kombinieren. Zum Beispiel können Sie eine Cloud-CRM-Lösung als Dienstleistung (SaaS) mieten, die laut Prospekt 1000 R. pro Benutzer und Monat kostet – ein echter Schnäppchenpreis (ich lasse das Thema Implementierung außen vor, das wurde bereits auf Habré behandelt). Über drei Jahre hinweg würden Sie für 10 Mitarbeiter 360.000 Rubel ausgeben, für 4 – 480.000, für 5 – 600.000 usw. Gleichzeitig könnten Sie eine Desktop-CRM-Lösung implementieren und konkurrenzfähige Lizenzen (+100 zur Einsparung) für etwa 250.000 Rubel erwerben und diese dann wie Photoshop warten. Manchmal ist der Nutzen über einen Zeitraum von 2–5 Jahren wirklich beeindruckend.

Im Gegenteil, häufig ermöglichen Cloud-Technologien Ihnen, bei Hardware, Ingenieursgehältern und Datensicherheit (aber sparen Sie hier auf keinen Fall!) Kosten zu senken und flexibel zu skalieren. Cloud-Ressourcen lassen sich leicht aktivieren und deaktivieren, und die Ausgaben für Cloud-Dienste zählen nicht zu den Kapitalkosten Ihres Unternehmens – insgesamt gibt es viele Vorteile. Wählen Sie Cloud-Lösungen, wenn es in Bezug auf Skalierbarkeit, Schnelligkeit und Flexibilität gerechtfertigt ist.

Bewerten, kombinieren und wählen Sie gewinnbringende Kombinationen – ich kann Ihnen kein universelles Rezept geben, denn jede Lösung ist individuell für jedes Unternehmen: Einige verzichten ganz auf die Cloud, während andere ihr gesamtes Geschäft in der Cloud aufbauen. Und übrigens, verzichten Sie niemals auf Software-Updates (auch nicht auf kostenpflichtige) – in der Regel stellen Softwareentwickler stabilere und funktionalere Versionen für Unternehmen zur Verfügung.

Und noch eine Regel für Software: Trennen Sie sich von alter Software, die weniger Nutzen bringt, als sie für Wartung und Unterstützung kostet. Auf dem Markt gibt es sicher bereits eine Alternative.

6. Vermeiden Sie die Duplizierung von Software

Ich habe bereits über fünf Projektmanagementsysteme in meinem IT-Zoo berichtet, aber ich möchte das hier separat hervorheben. Wenn Sie sich von einer bestimmten Software verabschieden und neue Software auswählen – vergessen Sie nicht, die Zahlungen für die alte Software einzustellen. Wenn Sie neue Hosting-Dienste gefunden haben, kündigen Sie den Vertrag mit dem alten Provider, sofern keine besonderen Gründe dagegen sprechen. Überwachen Sie die Software-Nutzung der Mitarbeiter und befreien Sie sich von ungenutzter und redundanter Software.

Ideal wäre es, wenn Sie ein System zur Überwachung und Analyse der installierten Software hätten – so können Sie Arbeitsdubliken und Probleme automatisch erkennen. Übrigens hilft ein solches Vorgehen dem Unternehmen, Doppelarbeit und Datenwiederholungen zu vermeiden – manchmal kann die Suche nach denjenigen, die Fehler gemacht haben, viel Zeit in Anspruch nehmen.

7. Optimieren Sie die Anwendungsinfrastruktur und Peripheriegeräte

Warum zählen Sie diese Verbrauchsmaterialien: Druckerpatronen, USB-Sticks, Papier, Ladegeräte, USVs, Drucker und andere Verbrauchsmaterialien? Zurecht. Beginnen Sie mit Papier und Druckern – analysieren Sie die Druckprofile und erstellen Sie ein Netzwerk von Druckern oder Multifunktionsgeräten mit öffentlichem Zugriff. Sie werden überrascht sein, wie viel Papier und Patronen Sie einsparen können und wie stark die Druckkosten pro Seite sinken. Und nein, das ist kein Geiz, sondern die Optimierung eines wichtigen Prozesses. Niemand verbietet es, Seminararbeiten und Referate auf Bürogeräten zu drucken, aber Bücher zu drucken, die man sich nicht leisten kann oder nicht auf dem Bildschirm lesen möchte, ist einfach übertrieben.

Außerdem sollten Sie immer einen Vorrat an Verbrauchsmaterialien haben, die Sie bei Anbietern mit Rabatten kaufen, damit Sie im Falle eines technischen Problems nicht überteuert in einem nahegelegenen Technikladen kaufen müssen. Achten Sie auf Abschreibungen und Abnutzung, führen Sie Buch und bilden Sie einen Ersatzfonds – es ist übrigens auch sinnvoll, einen Ersatzfonds für die grundlegende Bürotechnik zu haben. Nur weil Sie für Ausfallzeiten bei der Arbeit nicht gelobt werden, ist das auch Geldverschwendung, besonders in Handels- und Dienstleistungsunternehmen.

Bei der Betrachtung der Anwendungsinfrastruktur gibt es zwei Hauptkostenfaktoren: Internet und Kommunikation. Achten Sie bei der Auswahl eines Anbieters auf das Paketangebot, lesen Sie die Fußnoten zu den Tarifen und achten Sie auf die Qualität der Verbindung sowie auf die SLA. Einige Administratoren entscheiden sich, es sich einfach zu machen, und kaufen beispielsweise VoIP in einem Paket mit einer gebührenpflichtigen virtuellen Nebenstelle, für die ebenfalls ein monatliches Abonnement erforderlich ist. Seien Sie nicht faul, kaufen Sie nur den Datenverkehr und lernen Sie, mit Asterisk zu arbeiten – es ist die beste Lösung, die im Bereich der PBX geschaffen wurde, und nahezu problemfrei für die geschäftlichen Anforderungen von kleinen und mittelständischen Unternehmen (vorausgesetzt, Sie haben geschickte Hände).

8. Dokumentieren Sie und erstellen Sie Anleitungen für die Mitarbeiter

Faulheit ist nicht die Lösung. Erstens wird es Ihnen leichter fallen, zu arbeiten. Zweitens wird die Einarbeitung neuer Mitarbeiter reibungslos verlaufen. Schließlich können Sie sicher sein, dass Ihre Infrastruktur aktuell, vollständig und in einwandfreiem Zustand ist. Erstellen Sie Sicherheitsanleitungen, kurze Benutzerhandbücher, FAQs und beschreiben Sie die Regeln und Normen für die Nutzung von Bürogeräten. Eine schriftliche Anleitung ist weitaus überzeugender als Worte; sie kann jederzeit konsultiert werden. So können Sie bei relevanten Fragen auf das Dokument verweisen und Ausreden wie „Darüber wurde ich nicht informiert“ vermeiden. Das wird Ihnen helfen, Fehler zu vermeiden und Kosten zu sparen.

9. Nutzen Sie die Dienstleistungen von Outsourcing-Anbietern

Egal, ob Ihr Unternehmen ein ganzes IT-Team hat oder nur eine kleine Infrastruktur betreibt, es ist nichts Falsches daran, Outsourcing-Dienste in Anspruch zu nehmen. Warum sollten Sie nicht die Dienste von hervorragenden Fachleuten nutzen, die auf komplexe Themen spezialisiert sind, und das zu einem günstigen Preis, ohne einen solchen Spezialisten fest einstellen zu müssen? Lagern Sie Teile von DevOps, Druckmanagement, die Verwaltung einer stark frequentierten Website, falls vorhanden, sowie Support- und Call-Center-Dienste aus. Ihr Wert wird dadurch nicht sinken; im Gegenteil, Sie gewinnen zusätzliches Fachwissen im Umgang mit externen Auftragnehmern.

Wenn Ihr Vorgesetzter denkt, Outsourcing sei teuer, erklären Sie ihm einfach, was er für einen festangestellten Spezialisten zahlen müsste. Es funktioniert wirklich.

10. Verwickeln Sie sich nicht in Open Source und eigene Entwicklungen.

Ich bin Ingenieur, ehemaliger Entwickler und glaube fest daran, dass Open Source die Welt rettet – denken Sie an Bibliotheken, Überwachungssysteme, Servermanagementsysteme usw. Wenn Ihr Unternehmen jedoch entscheidet, ein Open Source CRM, ERP, ECM usw. zu kaufen oder der Chef während eines Meetings schreit, dass Sie Ihr Billing selbst zusammenbauen sollen, dann ist es an der Zeit, das Schiff zu retten, denn es steuert auf die Klippen zu. Hier sind die Argumente, die Sie vor einem inspirierten Chef mit leuchtenden Augen vorbringen sollten:

• Open Source wird schlecht unterstützt, wenn es sich um ein öffentliches Repository handelt, oder es ist sehr teuer in der Wartung, wenn es sich um Open Source von Unternehmen handelt (Datenbanken, Office-Pakete usw.) – Sie werden buchstäblich für jede Frage, jede Anfrage und jedes Ticket zahlen müssen;
• Ein interner Spezialist für die Bereitstellung eines internen Open Source Produkts wird aufgrund seiner Rarität sehr kostspielig sein;
• Die Anpassungen von Open Source können stark durch Wissen, Fähigkeiten oder sogar Lizenzen eingeschränkt sein;
• Mit Open Source werden Sie sehr lange brauchen, um zu starten, und es wird Ihnen zu schwierig sein, es an Ihre Geschäftsprozesse anzupassen.

Es versteht sich von selbst, dass die eigene Entwicklung ein langwieriges und kostspieliges Unterfangen ist. Aus eigener Erfahrung kann ich sagen, dass es mindestens drei Jahre dauert, um einen funktionierenden Prototypen zu erstellen, der den Geschäftsanforde-rungen entspricht und den Nutzern die Möglichkeit bietet, damit zu arbeiten. Und das, wenn Sie ein gutes Team von Programmierern haben (die Gehälter können Sie auf "Mein Kreis" nachsehen – die Schlüsse sprechen für sich).

Ich werde also banal sein und mich wiederholen: Prüfen Sie alle Optionen.

Um es kurz zu machen, fasse ich zusammen, um sicherzustellen, dass ich nichts vergessen habe:

• Zählen Sie das Geld – vergleichen Sie verschiedene Optionen, berücksichtigen Sie Faktoren, machen Sie Vergleiche;
• Streben Sie an, die Zeit für Wartung und Schulung der Nutzer zu verkürzen, und reduzieren Sie das Risiko von "Dummheitseinmischung";
• Versuchen Sie, Technologien zu konsolidieren und zu integrieren – eine schlanke Architektur und durchgängige Automatisierung sind die Lösung;
• Investieren Sie in die IT-Entwicklung, leben Sie nicht mit veralteten Technologien – diese fressen Ihr Geld;
• Setzen Sie Angebot und Verbrauch von IT-Ressourcen in Relation.

Sie fragen sich vielleicht, warum man fremde Gelder sparen sollte, wenn die Firma die Kosten übernimmt? Eine berechtigte Frage! Doch Ihre Fähigkeit, Ausgaben zu optimieren und IT-Ressourcen effizient zu verwalten, ist in erster Linie Ihre Erfahrung und Ihr Profil als Fachmann. Wir alle können etwas Großartiges aus Alltagsmaterialien machen 🙂

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Quelle: habr.com