Ich habe versucht, systematisch Aufgaben zu führen, wahrscheinlich etwa 20-25 Mal. Und jeder Versuch scheiterte, wie ich jetzt verstehe, aus zwei Gründen.
Erstens, um Zeit für die Aufgabenverwaltung zu finden, muss man verstehen – warum wird das gemacht?
Du fängst an, Aufgaben zu führen, verbringst Zeit damit, machst weniger Aufgaben, und all das staut sich auf – zu welchem Zweck?
Es ist schwierig, irgendeine Arbeit zu führen, wenn man nicht versteht, wofür. "Das Leben ordnen" ist kein besonders adäquates Ziel, denn "geordnetes Leben" ist ein ziemlich vages Phänomen. Aber "den Stresspegel senken, indem man den Grad der Ungewissheit reduziert" – das ist ein viel konkreteres und besseres Ziel, für das man durchaus eine Stunde am Tag aufwenden kann.
Zweitens beschreiben alle Methoden, die ich gelesen habe, sofort den Endzustand des Prozesses. "Sie müssen ToDoIst nutzen, nach Projekten unterteilen, mit dem Kalender integrieren, Aufgaben wöchentlich überprüfen, priorisieren..." Es ist schwierig, sofort damit zu beginnen. Wie in der Softwareentwicklung denke ich, dass man die — iterativ anwenden sollte.
Deshalb werde ich meine "Iterationen" durchgehen, und vielleicht wird es euch auch in dieser Form nützlich sein. Schließlich, was könnte ein besserer Anlass sein, die Maifeiertage zu nutzen, um an die Arbeit zu gehen, indem man eine neue (relativ) Paradigmen präsentiert?
Wie ich dazu kam, könnt ihr lesen unter .
Trello, eine Liste von Listen
Wir erstellen insgesamt 4 Listen und nutzen die Desktop- und die mobile App.
Listen:
- Aufgaben — alle Gedanken, die einem kommen, hier festhalten. Sofort notieren, wenn sie einem in den Sinn kommen. "Müll rausbringen" — Aufgabe. "Geschirr abwaschen" — Aufgabe. "Besprechung ansetzen" — Aufgabe. Und so weiter. Selbst die offensichtlichsten oder wichtigsten Dinge können vergessen werden, wenn etwas Unerwartetes passiert oder einfach ein harter Tag war.
- Aufgaben für heute — jeden Abend übertrage ich Aufgaben von dem Board "Aufgaben" in das Board "Aufgaben für heute". Wenn am Abend einige Aufgaben dort verbleiben, ist das in Ordnung, dazu kommt gleich mehr. Im Laufe der Zeit beginnt man zu verstehen, wie viele Aufgaben in der Liste sein können, damit man einen großen Teil davon an dem geplanten Tag erledigen kann.
- Heute erledigt. Dieses Board ist der Hauptweg, um die Angst "Ich habe heute nichts getan" zu verringern und eine gute Möglichkeit für weitere Reflexionen zur Selbstorganisation. Ich schreibe die Aufgaben, die ich heute gemacht habe, auch wenn sie nicht auf meiner geplanten Liste stehen. „Ich habe Wladimir wegen der Dokumente angerufen“ – habe ich notiert. „Wir haben darum gebeten, die Papiere zu unterschreiben“ – habe ich notiert. „Wir haben den Vertrag mit Anton besprochen“ – habe ich notiert. So werden Sie am Ende des Tages verstehen, wofür Sie tatsächlich Zeit verwendet haben und welche dieser Aufgaben Sie nur aus dem Grund erledigt haben, um den Plan zu erfüllen.
- Fertig – Liste aller erledigten Aufgaben. Am Anfang oder Ende des Tages übertrage ich sie von „Heute erledigt“ auf „Fertig“. Im Grunde ist das ein Müllcontainer, in dem man einfach die erledigten Aufgaben finden kann, und deswegen benötigt er regelmäßige Säuberungen.
Trello, „Mini-Kalender“
Irgendwann wird klar, dass einige Aufgaben zeitlich festgelegt sind, und man möchte nicht, dass man diese im Laufe der Woche vergisst, um nicht etwas anderes für diese Zeit zu planen. Mit dem Kalender hatte ich immer Schwierigkeiten, deshalb habe ich einige Boards mit den Bezeichnungen „Aufgaben für Montag“, „Aufgaben für Dienstag“ usw. hinzugefügt, wo ich die zeitlich festgelegten Aufgaben eintrage.
So kann ich, wenn mich jemand fragt: „Können wir am Donnerstag um 16:00 Uhr sprechen?“ – einfach zum entsprechenden Board gehen und schauen, was wir für diese Zeit eingetragen haben. Und man darf nicht vergessen, die Aufgaben während der Woche rechtzeitig zwischen den Listen zu verschieben: zum Beispiel die „Aufgaben für Donnerstag“ am Donnerstag selbst – in „Aufgaben für heute“.
Warum nicht den Kalender? Für mich ist es extrem schwierig, zwei Tools gleichzeitig zu verwenden. Wenn ich dafür den Kalender nutzen würde, müsste ich ihn aufrufen, ausfüllen und regelmäßig nachsehen, um zu prüfen, ob ich etwas vergessen habe…
An diesem Punkt bin ich an die Grenzen von Trello gestoßen. Das Hauptproblem war, dass an einem Tag mehr als 50 Aufgaben notiert wurden und es einen ziemlich großen Pool von Aufgaben gab, die sowohl an die allgemeine Liste als auch an die Listen gebunden waren, die an die Tage gebunden sind. Wie erkenne ich, dass ich die Aufgabe, die ich erledigen muss, bereits notiert habe? Es tauchten Duplikate auf. Wie priorisiere ich gleichzeitig alle Aufgaben eines Projekts? Wie kann ich anderen Leuten die Möglichkeit geben, meine Kalenderpläne einzusehen?
Ich brauchte ein System, das bei gleichbleibender relativer Einfachheit,
- Aufgaben nach Projekten gruppieren könnte.
- Eine kalenderbezogene Zuordnung haben könnte (morgen erledigen), und das automatisch auf die Aufgaben für heute übertragen, wenn der Tag beginnt.
- Mit dem Google-Kalender integriert wäre.
Hier bin ich zu ToDoist zurückgekehrt, und in diesem Stadium stellte sich heraus, dass es die geeignetste Lösung war.
Der aktuelle Ablauf in ToDoist
Posteingang
Alle eingehenden Aufgaben schreibe ich in den Posteingang, den ich versuche sofort zu bearbeiten. Bearbeiten bedeutet:
- Das Datum festlegen, an dem die Aufgabe erledigt wird (für kurze Aufgaben setze ich meistens Today, und abends verstehe ich dann, wann ich sie tatsächlich erledigen kann).
- Das Projekt bestimmen, dem die Aufgabe zugeordnet werden kann (für statistische Zwecke und um möglicherweise die Priorität aller Aufgaben innerhalb des Projekts zu ändern).
Aufgaben, die mir in den Sinn kommen und die nicht unbedingt zeitnah erledigt werden müssen, gehen in Projekte Uncategorized Personal („Untersetzer ins Auto nehmen“) und Uncategorized Work („darüber nachdenken, wann wir eine Stratsession zu PR organisieren können“). In ToDoist können wiederkehrende Aufgaben festgelegt werden: So bekomme ich jedes Wochenende die Aufgabe „Uncategorized Personal bearbeiten“, und jeden Montag die Aufgabe „Uncategorized Work bearbeiten.“
Integration mit dem Kalender
ToDoist integriert sich hervorragend mit dem Google-Kalender, und zwar in beide Richtungen. Mein Kalender ist mit Kollegen geteilt, damit sie sehen können, wann ich definitiv nicht erreichbar bin.
Aufgaben aus dem Kalender werden auch in die andere Richtung übertragen: Ich kann sagen „Serega, schau nach meiner Zeit am Freitag und trage dort ein Treffen ein“, das sowohl im Kalender als auch in ToDoist erscheint. So habe ich tatsächlich zum ersten Mal begonnen, den Kalender zu nutzen, ohne Ereignisse darin erstellen zu müssen.
Bearbeitung nicht operativer eingehender Aufgaben
Ich neige nicht dazu, Aufgaben sofort zu erledigen, es sei denn, es handelt sich um offensichtlich dringende Aufgaben wie: „Wir müssen dringend das Management von ABC kontaktieren, da der Server ausgefallen ist und wir keine Antwort von den Mitarbeitern bekommen.“ Dies ist eine klare Notlage, die nicht aufgeschoben werden kann. Aber „Zhenya, kann ich dich jetzt anrufen, um über ein neues Projekt zu sprechen?“ verwandelt sich in „Einplanen, wann ich mit X über Y sprechen kann“, was dann zu der Aufgabe wird „X mitteilen, dass wir dann und dann sprechen können“ und „Mit X über Y sprechen“, die bereits an eine Zeit gebunden ist. So verwandelt sich nahezu jede eingehende Aufgabe zunächst in „Einplanen…“.
Priorisierung der Aufgaben
Es ist nicht möglich, alle Aufgaben, die für den Tag geplant sind, zu erledigen. Durch Selbstbeobachtung habe ich Folgendes festgestellt (jeder wird andere Zahlen haben, aber das Hauptziel ist es, zu den Ergebnissen zu kommen).
- Für jeden Tag notiere ich ungefähr 50-70 Aufgaben.
- Komfortabel für mich (ohne ein Gefühl der totalen Erschöpfung am Ende des Tages) kann ich bis zu 30 Aufgaben erledigen.
- Wenn ich bis zu 50 Aufgaben erledige, werde ich müde, aber das ist nicht kritisch.
- Ich kann 70 Aufgaben abschließen, aber danach fällt es mir schwer, aus dem „Arbeitseinsatz“ herauszukommen, ich habe Schwierigkeiten, Schlaf zu finden und bin insgesamt wenig sozial.
Auf dieser Basis entscheide ich, was ich heute tun werde. In ToDoist gibt es eine Priorisierung jeder Aufgabe, daher wähle ich morgens die kritischen Aufgaben zur Erledigung aus, während ich die anderen nach Möglichkeit und Wunsch angehe. Jeden Tag verschiebe ich etwa 40-20 Aufgaben auf den nächsten Tag: Was interessant ist – die Aufgaben für den nächsten Tag belaufen sich wieder auf 60-70.
Statistikführung
Ich möchte generell verstehen, wie viel Zeit heute für arbeitsbezogene Aufgaben aufgewendet wurde und auf welche genau. Dafür nutze ich die Anwendung , die sowohl auf meinem Handy als auch auf meinem Laptop läuft, sowie die Google Maps Standorthistorie (ja, ich bin kein Paranoiker).
Wir leben außerhalb der Stadt, daher kann die Zeit, die für den Weg aufgebracht wird, produktiv genutzt werden. Momentan, wenn ich nicht müde bin, höre ich unterwegs Hörbücher, um diese 40 Minuten wenigstens irgendwie zu nutzen.
Die Daten aggregiere ich momentan nicht und schaffe eine Art persönlichen Data Lake; eines Tages werde ich mich darum kümmern.
Es wird kein Fazit geben.
- Das Leben des modernen Menschen ist ein großer Strom an eingehenden Aufgaben. Es wird nicht möglich sein, ihn zu verringern; man muss lernen, mit diesem Strom umzugehen.
- Die meisten Ängste kommen von der Ungewissheit der bevorstehenden Ereignisse. Wenn wir verstehen, was uns in den nächsten Tagen erwartet, werden die Sorgen merklich weniger.
- Darum kann man Zeit damit verbringen, seinen Tag zu organisieren. Ich weiß, was heute passieren wird, was morgen sein wird, und ich vergesse nicht die Aufgaben, die ich früher vergessen habe.
- Das Führen eines Task-Trackings ist kein Selbstzweck, sondern, wenn Sie so wollen, eine Art der Selbstdisziplin. Dinge, die man früher aus Faulheit nicht getan hat oder die man nicht in Angriff genommen hat, lassen sich jetzt viel einfacher erledigen. Viele Menschen (und ich gehöre dazu) fühlen sich insgesamt besser, wenn Aufgaben von außen gestellt werden. Task-Tracking ist also eine Möglichkeit, sich selbst Aufgaben zu stellen und zu lernen, nach seinen Wünschen zu leben.
- Arbeit ist kein Selbstzweck. Ziel ist es, seinen Arbeitszeitplan so zu organisieren, dass man vorhersehbare freie Zeit hat, in der man sich um sich selbst, die Familie und seine Interessen kümmern kann.
Quelle: habr.com
