Hallo zusammen, ich bin schon mehrmals auf Artikel über Hackathons gestoßen: warum Menschen teilnehmen, was funktioniert und was nicht. Vielleicht interessiert es einige, Hackathons aus einer anderen Perspektive zu betrachten: aus der Sicht des Organisators. Ich möchte darauf hinweisen, dass es hier um das Vereinigte Königreich geht; Organisatoren aus Russland könnten eine etwas andere Meinung dazu haben.
Ein kurzer Hintergrund: Ich bin Student im dritten Jahr am Imperial College London, Programmierer, und lebe seit 7 Jahren hier (die Qualität des russischen Textes könnte darunter leiden). Ich habe persönlich an 6 Hackathons teilgenommen, einschließlich desjenigen, über den ich jetzt sprechen werde. Alle Veranstaltungen habe ich persönlich besucht, sodass es hier etwas Subjektivität gibt. An dem Hackathon, um den es geht, war ich zweimal Teilnehmer und einmal Organisator. Er heißt IC Hack, wurde von einer Gruppe studentischer Freiwilliger ins Leben gerufen und hat in diesem Jahr 70-80 Stunden meiner Freizeit beansprucht. und einige Fotos.
Hackathons werden in der Regel entweder von Unternehmen (wobei die Größe des Unternehmens keine Rolle spielt) oder von Universitäten organisiert. Im ersten Fall gibt es deutlich weniger Fragen zur Organisation. Die Sponsoren werden in der Regel von dem Unternehmen bereitgestellt, oft wird eine Agentur für die Durchführung des Events engagiert (manchmal übernehmen auch die Mitarbeiter selbst die komplette Organisation). Die Jury besteht häufig aus Mitarbeitern des Unternehmens, und es wird oft ein Thema vorgegeben, für das ein Projekt vorgeschlagen werden soll. Ganz anders gestalten sich universitäre Hackathons, die ebenfalls in zwei Kategorien unterteilt werden. Die erste Kategorie interessiert vor allem kleinere Universitäten, die wenig Erfahrung mit der Durchführung solcher Veranstaltungen haben. Sie werden über MLH (Major League Hacking) organisiert, die fast den gesamten Prozess übernimmt.
MLH ist der Hauptsponsor und stellt einen Großteil der Jury-Mitglieder. Zudem bringt es den Studenten bei, wie man Hackathons durchführt. Beispiele für solche Events sind HackCity, Royal Hackaway und andere. Ein großes Plus ist die Stabilität. Alle Hackathons, die auf diese Weise organisiert werden, sind sehr ähnlich; sie folgen demselben Ablauf, haben ähnliche Sponsoren und erfordern keine besonderen Vorbereitungen von den Studenten, die diese Veranstaltungen durchführen. Die Minuspunkte liegen auf der Hand: Die Events unterscheiden sich kaum voneinander, selbst die Preisverleihungen sind ähnlich. Ein weiterer Nachteil ist die begrenzte Finanzierung (laut der offiziellen Webseite von Royal Hackaway 2018 bringt ein Goldsponsor ihnen 1.500 GBP) und die spärliche Auswahl an „Swag“ (kostenlose Merchandise-Artikel, die von den Sponsoren mitgebracht werden). Aus eigener Erfahrung kann ich sagen, dass solche Veranstaltungen nicht sehr groß sind, freundlich zu Neulingen sind und man fast immer Tickets bekommen kann (ich habe 3 Tage überlegt, ob ich gehen soll, aber nicht einmal die Hälfte der Tickets war verkauft) und dass sie sehr oft ähnliche Teamkonkurrenten haben (70-80 % aller Projekte beziehen sich auf Webanwendungen). Daher ist es für „Hipster“-Teams nicht sehr schwierig, sich von der Masse abzuheben.
P.S. Tickets sind fast immer kostenlos, den Verkauf eines Tickets für ein Hackathon betrachten wir als unhöflich.
Jetzt, da ich kurz die Alternativen umrissen habe, kommen wir zum Hauptthema des Beitrags: Hackathons, die von unabhängigen Studenten-Enthusiasten organisiert werden. Zunächst einmal, wer sind diese Studenten und welchen Nutzen bringt die Organisation eines solchen Events? Die meisten dieser Personen sind selbst häufige Teilnehmer an Hackathons, wissen, was gut funktioniert und was nicht, und möchten einen Hackathon mit einem perfekten Erlebnis für die Teilnehmer schaffen. Der Hauptvorteil liegt im Erfahrungswert, einschließlich eigener Teilnahmen und Gewinne bei anderen Hackathons. Das Alter und die Erfahrung variieren vom ersten Bachelor- bis zum dritten PhD-Jahr. Die Fakultäten sind ebenfalls unterschiedlich: Es gibt Biochemiker, aber größtenteils handelt es sich um Informatikstudenten. In unserem Fall bestand das offizielle Team aus 20 Personen, tatsächlich hatten wir aber noch 20-25 Freiwillige, die bei kleineren Aufgaben nach Möglichkeit halfen. Nun stellt sich die spannendere Frage: Wie gelingt es, ein Event in einem Maßstab zu organisieren, der mit Hackathons vergleichbar ist, die von Branchenriesen durchgeführt werden (JP Morgan Hack-for-Good, Facebook Hack London — das sind einige der Hackathons, an denen ich persönlich teilgenommen habe, und dort wurde eine immense organisatorische Arbeit geleistet)?
Lassen Sie uns mit dem ersten offensichtlichen Problem beginnen: dem Budget. Ein kleiner Spoiler: Die Organisation solcher Veranstaltungen, selbst an einer eigenen Universität (wo die Mietkosten gering oder nicht vorhanden sind), kann schnell 50.000 GBP kosten, und es ist sehr schwierig, einen solchen Betrag zusammenzubekommen. Die Hauptquelle dieses Geldes sind Sponsoren. Diese können sowohl interne (andere Gruppen der Universität, die Werbung wollen und neue Mitglieder gewinnen möchten) als auch Unternehmenssponsoren sein. Der Prozess mit internen Sponsoren ist ziemlich einfach: Bekannte, Professoren und Tutoren, die sich um die Verwaltung dieser Gruppen kümmern. Leider ist ihr Budget begrenzt und besteht in einigen Fällen aus Dienstleistungen (wie Snacks in ihrem Schrank bereitzustellen, einen 3D-Drucker auszuleihen usw.) anstelle von Geld. Daher bleibt nur die Hoffnung auf Unternehmenssponsoring. Welche Vorteile haben Unternehmen davon? Warum möchten sie Geld in diese Veranstaltung investieren? Die Rekrutierung neuer, vielversprechender Talente. In unserem Fall sind es 420 Teilnehmer, was einen Rekord für das Vereinigte Königreich darstellt. Von ihnen sind 75 % Studenten des Imperial College (der derzeit auf Platz 8 im weltweiten Ranking der Universitäten steht).
Viele Unternehmen bieten Sommer- oder Jahrespraktika für Studierende an, und das ist eine hervorragende Möglichkeit, talentierte Personen mit Erfahrung und Begeisterung für die Branche zu finden. Wie unser Präsident sagte: Warum 8000 für 2-3 potenzielle Kandidaten an Personalvermittlungsagenturen zahlen, wenn man uns direkt 2000 für 20 neue Kandidaten bezahlen kann? Die Preise hängen von der Größe des Hackathons, dem Ruf der Organisatoren und vielen anderen Faktoren ab. Unsere beginnen bei 1000 GBP für kleine Start-ups und reichen bis zu 10.000 GBP für den Hauptsponsor. Was genau die Sponsoren erhalten, hängt davon ab, wie viel sie bereit sind anzubieten: Bronz Sponsoren erhalten ihr Logo auf der Webseite, die Möglichkeit, bei der Eröffnung zu sprechen, Zugang zu den Lebensläufen aller Teilnehmer sowie die Möglichkeit, uns Merchandise zur Verfügung zu stellen, damit wir es an die Teilnehmer verteilen können. Alle Status ab Silber ermöglichen es, eigene Ingenieure zu entsenden, die vor Ort rekrutieren können, die Schaffung einer eigenen Preiskategorie und ein Workshop für Teilnehmer als Bonus zu allen Bronzepaketen. Aus persönlicher Erfahrung kann ich sagen, dass eines der Silberunternehmen während des Hackathons 3 Mitarbeiter rekrutiert hat (2 für den Sommer und einen für eine Festanstellung), und ich habe nicht einmal gezählt, wie viele sie nach der Nachverfolgung noch einstellen konnten. Die Schaffung einer eigenen Preiskategorie ermöglicht es, Personen zu finden, die Projekte ähnlich den Produkten des Unternehmens erstellen. Oder zu sehen, wer auf eine sehr offene Frage auf die kreativste Weise antworten kann (beispielsweise "Most Ethical Hack powered by Visa"). Es hängt vom Unternehmen ab. Jedes Jahr gewinnen wir 15-20 Sponsoren, darunter Facebook, Microsoft, Cisco, Bloomberg und andere. Wir arbeiten mit allen zusammen: von Start-ups bis hin zu Branchenriesen, das wichtigste Prinzip ist der Vorteil für unsere Studierenden. Wenn wir einen Sponsor ablehnen müssen, weil unsere Studierenden nicht die besten Erfahrungen mit Praktika oder Festanstellungen in diesem Unternehmen gemacht haben, werden wir sehr wahrscheinlich davon Abstand nehmen.
Wie finden wir Sponsoren? Dies ist ein Prozess, der einen eigenen Artikel verdient, aber hier ist eine kurze Übersicht: einen Recruiter auf LinkedIn finden bzw. jemanden mit Kontakten zu diesem Unternehmen; mit dem Organisationskomitee klären, wie groß das Unternehmen ist und wie gut sein Ruf ist (wir bemühen uns, nicht mit denen zusammenzuarbeiten, die einen schlechten Ruf in den studentischen Kreisen haben, sei es in Bezug auf Praktikanten oder wenn sie versuchen, an deren Gehältern zu sparen) und wer der Hauptansprechpartner sein wird. Danach gibt es lange Debatten darüber, wie viel das Unternehmen uns anbieten kann, und ein kommerzielles Angebot wird ihm unterbreitet. Wir haben ein sehr flexibles Sponsoring-System, daher können sich die Verhandlungen sehr lange hinziehen: Der Sponsor muss verstehen, wofür er bezahlt, und wir behalten uns das Recht vor, einige Punkte aus dem Angebot hinzuzufügen oder zu entfernen, falls der Sponsor der Meinung ist, dass sie dem Unternehmen keinen besonderen Vorteil bringen. Nach den Verhandlungen vereinbaren wir den Betrag mit der Universität, unterzeichnen den Vertrag und laden sie zu einem Treffen der Organisatoren ein, um zu besprechen, was sie genau von der Veranstaltung erwarten und wie sie sich den Studenten präsentieren möchten. Es gab Fälle, in denen Unternehmen weniger als 3000 GBP gezahlt haben und ein Dutzend potenzieller Mitarbeiter für eine Vollzeitbeschäftigung nach dem Studium gewonnen haben.
Wofür brauchen wir eigentlich das Geld? Haben wir uns zu sehr aufgespielt, um 3.000 für das Sponsoring zu verlangen? Tatsächlich ist das eine sehr bescheidene Summe für so ein Event. Das Geld wird für eine Vielzahl notwendiger (zwei Mittagessen, Snacks, zwei Abendessen, Pizza, Frühstück und Getränke für 48 Stunden) und weniger notwendiger (Waffeln, Bubble Tea, Miete für Konsolen, dreistündige Bar-Miete, Karaoke und mehr) Dinge benötigt. Wir versuchen, das Event für alle Teilnehmer unvergesslich zu gestalten, indem wir eine Menge leckerer Speisen (Nandos, Dominos, Pret a Manger), unzählige Snacks und Getränke besorgen und jedes Jahr neue Attraktionen hinzufügen. In diesem Jahr habe ich Popcorn für 500 Personen zubereitet, im letzten Jahr habe ich Zuckerwatte gemacht. Das Budget dafür kann, wenn man 420 Teilnehmer, 50 Organisatoren und 60 Sponsoren berücksichtigt, leicht über 20.000 GBP steigen.
Es gibt auch Strom, Sicherheit und Preise (die für Studentenverhältnisse wirklich ansprechend sind, z. B. PS4) für alle Teammitglieder. Insgesamt sind das maximal 5 Personen pro Minute. Danach folgt das „Swag“ von den Sponsoren und von uns. T-Shirts, Thermobecher, Rucksäcke und eine Menge anderer nützlicher Dinge. Angesichts des Umfangs kann man leicht ein paar Tausend zusätzlich ausgeben. Obwohl wir das IC Hack auf dem Campus der Universität veranstalten, zahlen wir Miete. Weniger als ein externes Unternehmen, aber dennoch. Dazu kommen noch die Kosten für Köche für das Mittagessen (die Universität erlaubt es nicht, das Mittagessen selbst zu organisieren, und wer weiß schon warum), die Miete für den Projektor (da dessen Kosten um ein Vielfaches höher sind als die des Hackathons) und andere Ausgaben, über die viele nicht nachdenken. Die meisten Preiskategorien haben wir selbst erfunden, und die Preise werden ebenfalls von uns ausgewählt und gekauft (dazu mehr im nächsten Teil). In diesem Jahr hat das Budget für die Preise 7000 GBP überstiegen. Ich kann die genaue Summe nicht nennen, aber ich kann sagen, dass die Ausgaben in diesem Jahr leicht über 60.000 GBP lagen. Hier sind auch Fotos der Preisträger.
Das Geld ist gesammelt, das Budget genehmigt, die Preise und das Essen sind bestellt. Was kommt als Nächstes? Der totale Wahnsinn, auch bekannt als die Vorbereitung der Location. Diese ganze Schönheit beginnt zwei Monate vor dem Hackathon. Eine riesige Menge an Möbeln muss umgestellt werden, Risikoabschätzungen sind ausgefüllt, Transporte sind organisiert, Pläne sind unterschrieben und so weiter. Die Liste ist lang. Genau aus diesem Grund rufen wir eine große Anzahl von Freiwilligen auf, uns bei der Organisation zu helfen. Und selbst das reicht oft nicht aus. Aber das ist ein Thema für den nächsten Artikel.
Das ist der erste Teil meiner Geschichte über die Organisation von IC Hack. Wenn genug Interesse besteht, werde ich noch zwei weitere Teile über die wichtigsten Probleme und Herausforderungen bei der Organisation der Location veröffentlichen und ein wenig über die Preise, Kategorien sowie die Erfahrungen von Sponsoren, Organisatoren und Teilnehmern berichten (einschließlich eines Live-Berichts der BBC vom Veranstaltungsort). Wenn Sie mehr über IC Hack erfahren möchten, schreiben Sie mir eine E-Mail an du216@ic.ac.uk, oder wenn Sie an der Sponsoring des größten Hackathons im Vereinigten Königreich interessiert sind, sind Sie herzlich eingeladen. Ich kehre ein weiteres Mal zum Hauptquartier der Organisatoren zurück.
Quelle: habr.com
