Wir haben es geschafft, unsere Büros ins Homeoffice zu verlagern, und Sie?

Hallo aus der Quarantäne! Ich habe schon lange darüber nachgedacht, einen Beitrag über das Leben und Arbeiten in Spanien zu schreiben, allerdings aus einem ganz anderen Grund. Doch die aktuelle Situation diktiert andere Regeln. Daher möchte ich heute über die Erfahrung berichten, Büros auf Homeoffice umzustellen, bevor es notwendig wurde. Außerdem geht es um das Leben, Arbeiten und den Kontakt mit Kunden unter den Bedingungen von Notfällen und militärischen Aktivitäten auf den Straßen.

Was ist passiert und was haben wir getan?

Über die Verbreitung des Virus auf Habr hat nur derjenige nicht geschrieben, der faul ist, daher lassen wir dieses Thema mal außen vor. Fakt ist, dass zurzeit flächendeckend Quarantäneverordnungen getroffen werden, täglich kommen neue Länder hinzu. Bis heute sind alle unsere europäischen Büros vollständig auf Homeoffice umgestellt, die anderen sind im Prozess der Umstellung.

Außerdem haben wir – den Cloud-Telefondienst Zadarma – spezielle Rabatte für Kunden in von dem Virus betroffenen Regionen angeboten.

Wie haben wir die Büros auf Homeoffice umgestellt?

Da wir verteilte Cloud-Dienste anbieten, sind auch unsere Büros weltweit verteilt, und wo immer möglich, versuchen wir, alles in die Cloud zu verlagern. Das erleichtert den Übergang zu remote Arbeiten. Allerdings möchte ich gleich anmerken, dass es dabei auch einige Nachteile gibt. Physische Meetings sind manchmal doch angenehmer als virtuelle.

Um konkreter zu sein:

Computer: In der Hinsicht auf Mobilität sind wir bereits seit geraumer Zeit auf Laptops für fast alle Mitarbeiter umgestiegen. Natürlich wird man zu Hause ohne den gewohnten Monitor arbeiten müssen, aber wir hoffen, dass wir das überstehen werden.

Netzwerk: Da es viele Büros gibt, haben wir kein Konzept einer "Büro-Local Area Network". Diejenigen, die mit sensiblen Daten arbeiten, haben ihre eigene VPN Verbindung (zum Beispiel für den Fall von Krankheit/Reise). Daher mussten keine besonderen Einstellungen vorgenommen werden.

Telekommunikation: Natürlich ist Zadarma der Anbieter für Cloud-Telefonie, und es ist kein Problem, unsere Mitarbeiter mit Kommunikationsmitteln auszustatten. Aber die Frage ist: Worüber nehmen wir die Anrufe entgegen?

Für ein paar Anrufe am Tag eignet sich unsere iOS/Android-App bestens. Ich bin selbst auf diese umgestiegen und habe mein geliebtes Desktop-Cisco-Telefon aufgegeben. Für diejenigen, die häufiger anrufen, haben wir in unserem Büro eine Auswahl an professionellen Headsets, die zur Verfügung stehen.

Das ist in der Tat sehr wichtig. Ich empfehle dringend, keine billigen Headsets für die Arbeit zu Hause zu verwenden. In diesen kann Echo oder das Schreien eines Kindes im Nebenzimmer zu hören sein.

Kurz gesagt: Entweder die iOS/Android-App, oder ein gutes Headset, oder ein Desktop-IP-Telefon. Letzteres ist jedoch nicht unbedingt mobil.

Warum ich dem so viel Aufmerksamkeit schenke: Etwa die Hälfte unserer Mitarbeiter in allen internationalen Büros ist im technischen Support tätig, der unseren Kunden unter anderem auch bei Anrufen hilft. Der Support bearbeitet täglich über 600 Anrufe. Im Durchschnitt ergeben sich daraus 2000 Minuten (Chats und Tickets gibt es deutlich mehr). Das alles in 5 Sprachen rund um die Uhr.

Tatsächlich hat der Umzug oder die Quarantäne keinerlei Einfluss auf die Funktionsfähigkeit der Infrastruktur oder der Support-Mitarbeiter, dank der Flexibilität der Cloud.

Und daher unterscheidet sich der Übergang zur Remote-Arbeit für uns nicht wesentlich von der Heimfahrt am Abend. Um Ihnen die Aufgabe zu erleichtern, haben wir eine kurze Checkliste zusammengestellt:

Im Arbeitsumfeld sollten Sie bevorzugt Laptops nutzen. Im Notfall können auch Desktop-PCs eingesetzt werden, aber es versteht sich von selbst, dass dies viel komplizierter ist.
Alle Dokumente sollten am besten in der Cloud gespeichert werden. Nutzen Sie VPN für mehr Sicherheit.
Für die interne Kommunikation sollten Sie immer Kontakte in Messengern haben (ideal ist ein Haupt- und ein Backup-Messenger, da manchmal einer ausfällt). Aufgaben sollten im Voraus strukturiert werden, zum Beispiel über Jira (dies hilft auch im Büro).
Kommunikation mit Kunden. Nonverbale Kommunikationskanäle sind immer erforderlich. Chat, E-Mail, Telefon. Die Verwaltung von Kontakten sollte idealerweise in einer Cloud-CRM stattfinden. Die Telefonie sollte zunächst über ausreichend Kapazitäten verfügen (ohne persönlichen Kontakt werden die Anrufe zunehmen) und zweitens in der Cloud sein, andernfalls lässt sie sich von zu Hause nicht erreichen. Für diejenigen, die dringend ihre Telefonie in die Cloud verlagern oder die Kosten reduzieren müssen, haben wir Lösungen vorbereitet, dazu weiter unten.

Auch den Kunden sollte Hilfe angeboten werden.

Wenn ein Land unter Quarantäne gestellt wird, ist das spürbar. Es ist nicht nur ein Rückgang des Index an einer fernen Börse. Es ist der Moment, in dem Sie eine Rechtsanwaltskanzlei, mit der wir zusammenarbeiten (in Spanien gibt es das Konzept des „Gestores“), kontaktieren und sie Ihnen antworten, dass alle für eine Woche beschäftigt sind, während Mitarbeiter in Restaurants und Geschäften gefeuert werden...

In dem Bewusstsein, dass wir „mit einem blauen Auge davongekommen“ sind und vielen unserer Kunden es jetzt deutlich schlechter geht, haben wir einige Maßnahmen ergriffen:

1. Wir haben allen unseren Kunden in Italien, Spanien und Frankreich, wo mittlerweile alles unter Quarantäne steht, die lokalen Rufnummern einen Monat lang kostenlos verlängert.
2. Wir bieten 50 % Rabatt auf die Tarifpakete für Telefonie für Büros in der EU und den USA/Kanada für zwei Monate an (wir hoffen sehr, dass die Quarantäne nicht länger dauert).
3. Für diejenigen, die ihr Büro noch online umstellen müssen, haben wir 50 % Rabatt auf die Telefonnummern in 30 Ländern weltweit für 6 Monate angeboten (wir haben die Länder ausgewählt, in denen zum Zeitpunkt des Angebots die meisten neuen Fälle aufgetreten sind).

Wir beobachten die Situation und helfen weiterhin anderen Ländern. Wir haben bereits Rabatte auf Nummern und spezielle Tarifpakete für Kunden aus Südamerika vorbereitet. Die Situation dort erinnert momentan an die in Russland.
Natürlich verfolgen wir auch die allgemeine Marktentwicklung und arbeiten an der Erweiterung der Funktionalitäten für Konferenzen. Unter anderem testen wir bereits Videokonferenzen.

Chronologie der Ereignisse in Spanien.

Eines unserer Büros befindet sich in der Stadt Valencia, Spanien. Dort arbeite ich auch. In diesem Kapitel werde ich die Chronologie der Ereignisse so beschreiben, wie ich sie erlebt habe.

9. März. In Europa ist das ein Arbeitstag und der letzte Tag, an dem ich vor der Quarantäne das Büro besucht habe. Am Morgen dieses Tages gab es noch die Hoffnung, dass Spanien „davonkommen“ könnte oder dass alles deutlich später geschehen würde. Die Zahl der Infizierten stieg zwar, jedoch nicht so signifikant.

Am Abend des achten März gab es in Spanien 674 bestätigte Fälle, und der Anstieg betrug 149 Fälle an diesem Tag. Der Anstieg für den siebten März lag bei 124. Das sieht nicht nach einer exponentiellen Kurve aus.

In Madrid und im Baskenland wird noch immer lokal gegen das Virus gekämpft, wo es am weitesten verbreitet ist. Viel mehr beunruhigte uns der Beginn des lokalen Festes Las Fallas. Dies ist das wichtigste Fest in Valencia, das Millionen von Touristen aus der ganzen Welt anzieht. Allein im Jahr 2019 waren es etwa 230.000 Italiener. Für das Fest werden beeindruckende, riesige Statuen gebaut, die am 19. März verbrannt werden.

In der letzten Woche des Festes ist die Stadt normalerweise voll von Einheimischen, alle Straßen sind gesperrt und überfüllt mit Menschen, was, wie Sie verstehen, 'ideale' Bedingungen für jedes Virus schafft.

10. März. Am Vortag (9. März) wurden bereits 557 neue Fälle gemeldet.

Heute Morgen gab es in unserer Firma eine Ankündigung, dass alle europäischen Büros die Erlaubnis und die Empfehlung erhalten haben, auf Remote-Arbeit umzusteigen. Ich war einer der ersten, die dies in Anspruch genommen haben.

In Madrid werden die Schulen geschlossen. In Valencia wird das Fest Las Fallas (genauer gesagt auf den Sommer verschoben). Die Stadt ist schockiert, da der Bau der riesigen Statuen in vollem Gange ist. Auf dem zentralen Platz wird der Statue eine Maske angezogen (die ebenfalls auf dem obigen Foto zu sehen ist). Wir bereiten Rabatte für europäische Kunden vor.

12. März. Unsere Büros in Europa sind fast leer. In Valencia sind noch zwei Entwickler vor Ort, die in der Nähe wohnen und zu Fuß ins Büro gehen (d.h. der Kontakt ist minimal).

In Spanien gibt es bereits 3146 Fälle, der Anstieg ist exponentiell. Ich bitte dringend alle übrigen, von zu Hause aus zu arbeiten.
Ich sage eine wichtige Geschäftsreise ab. Es macht mir mehr Angst, nicht nur an COVID-19 zu erkranken, sondern auch in einer Quarantäne auf der anderen Seite Europas ohne meine Familie zu sein. In Valencia gibt es bislang relativ wenige Fälle (unter 100), aber die Kollegen teilen mir eine unangenehme Nachricht mit – nach der Schließung der Schulen in Madrid sind viele Einheimische „in Ferien“ an ihre Feriendomizile am Meer (rund um Valencia und Alicante) gefahren.

Später erfahre ich, dass diese Bewegungen in Italien eine der Ursachen für die schnelle Verbreitung des Virus im Land waren. In den Geschäften ist es bereits sehr voll, morgens kaufen wir Vorräte ein.

13. März. Tatsächlich ein schwarzer Freitag. Der Anstieg der Erkrankungen hat sich fast verdoppelt auf 5232.
In Valencia, nach anderen Städten, werden die Restaurants geschlossen.

Um 14:30 Uhr erklärt der Premierminister, dass der Ausnahmezustand ausgerufen wird, woraufhin die Menge das, was einmal Supermärkte waren, verwüstet. Wir sind froh, dass wir vorher Lebensmittel eingekauft haben.

14. März. Der Premierminister tritt auf und erläutert, dass man die Straße nur einzeln und nur in bestimmten Situationen betreten darf (Lebensmittel, Apotheken, Krankenhäuser, zur Arbeit, zur Tankstelle, zu hilfsbedürftigen Personen, zum Gassigehen). Ich habe relativ Glück, wir leben außerhalb der Stadt und können um unser Haus herum spazieren. Man darf auch nicht „zum Landhaus“ fahren, aber wir wissen, dass ein Teil von Madrid bereits da ist. Autos mit Lautsprechern fahren durch die Stadt und bitten alle, nach Hause zu gehen und nicht hinauszugehen.

15. März. Die Stadt ist leer, aber die Parks konnten noch nicht geschlossen werden. Einige Bekannte berichten von Bestrafungen, wenn man zu zweit unterwegs war. Freunde haben es sich auf dem Dach bequem gemacht, um den Sonnenuntergang zu genießen (auf den Nachbardächern sieht man auch Leute).


16. März. Der erste „Arbeits“-Tag der Quarantäne. Zur Erinnerung: Am Freitag gab es noch zwei Personen, die theoretisch im Büro arbeiten wollten (praktisch sollte man es besser lassen, das Büro befindet sich im 10. Stock eines Geschäftsgebäudes und die gemeinsamen Fahrstühle und anderen Bereiche sind weiterhin in Betrieb). Einer von ihnen ist zudem der einzige, der keinen Laptop verwendet. Um 8:00 Uhr verlässt unser Entwickler V., ähnlich wie ein Kapitän eines sinkenden Schiffes, als Letzter das Büro mit seinem iMac unter dem Arm. Jemanden um Hilfe zu bitten ist nicht erlaubt, er muss es alleine tragen (zum Glück ist es nicht weit und auf dem Weg waren keine Polizei/Militär). Apropos Militär: In der Stadt fangen auch sie an, Präsenz zu zeigen. Die Parks sind komplett geschlossen. Wir suchen nach Möglichkeiten zur Lebensmittelversorgung nach Hause (nicht jeder hat den Wunsch, in Geschäfte zu gehen). Das Wetter hat sich stark verschlechtert, weshalb man nicht wirklich nach draußen möchte. Diejenigen, die wollen, beginnen, neue Geschäftsmodelle zu erfinden; ich sehe online die ersten Anzeigen von Leuten, die anbieten, einen Hund für einen Monat zu mieten.

Die U-Bahn und andere Verkehrsmittel funktionieren weiterhin, aber die Fahrradverleihe sind alle geschlossen. Der Fernverkehr wird eingestellt.

17. März . Das Wetter bleibt schlecht, aber das hält die Menschen nicht davon ab, nach draußen zu gehen, Witze zu machen und sich irgendwie zu beschäftigen. Es gibt Witze über die Hunde, die von der ganzen Nachbarschaft ausgeführt werden; ich habe gehört, dass später diese Möglichkeit geschlossen wurde, indem man medizinische Karten für die Hunde verlangte (ich kann das nicht überprüfen, ich habe keinen Hund). Frankreich, willkommen im Club, auch hier gilt strenge Quarantäne, Ankündigung des Präsidenten. Die EU-Länder schließen endgültig ihre Grenzen, und Marokko hat sich schon lange von Spanien abgeriegelt, Luft- und Fährverbindungen sind eingestellt (und die Grenze zur spanischen Stadt Melilla in Afrika). Auch Israel und einige Bundesstaaten der USA schließen sich teilweise an.

20. März. Wir arbeiten von zu Hause aus, und mit den Kindern bleibt weniger Zeit für die Arbeit, weshalb die Zeit, um die Quarantäne und das Virus zu beobachten, sehr knapp wird.

Heute wird bereits erklärt, dass die Steuern für lokale „Einzelunternehmer“ und ähnliche nicht für 2 Monate erhoben werden. Niemand hat mehr Zweifel daran, dass die Quarantäne länger als 2 Wochen dauern wird.

Wie ich es mit Schulen nicht beschreiben kann. Erstens sind meine Kinder noch zu klein für die Schule, und zweitens sind diese Woche in Valencia Ferien (aufgrund des Feiertags Las Fallas, der Feier wurde abgesagt, aber die Ferien blieben).

Es ist offensichtlich, dass die Anzahl der Erkrankten in der Stadt Alicante im valencianischen Raum am stärksten gestiegen ist. Vor einer Woche gab es dort fast 0 Fälle, jetzt sind es 372 (bei 627 in Valencia). Aber gerade um Alicante liegen die meisten Urlaubsstädte und Dörfer, und die Feriengäste aus Madrid sind in die Krankenhäuser gekommen. In Anbetracht dessen, wenn in Ihrem Land nur in einigen Städten eine Quarantäne verhängt wird und die Bewegung zwischen Städten nicht eingeschränkt ist, erwarten Sie in einer Woche Grüße von den Nachbarn (insbesondere dort, wo normalerweise Urlaub gemacht wird). In unserer Region werden 3 neue temporäre Krankenhäuser mit jeweils 1100 Betten gebaut (momentan haben wir 1.105 Fälle, aber alle wissen, was eine Exponentialfunktion ist und sehen Italien und können rechnen).

Die Nachbarn in Katalonien beschweren sich bereits, dass Kranke in Hotels untergebracht werden und in einer Woche keine Plätze mehr verfügbar sein werden. Statt Krankenhäuser zu bauen, beschweren sie sich über die Zentralregierung; die Quarantäne verändert die Menschen nicht.

Seit der Quarantäne war ich nicht in den Geschäften, konnte jedoch Lebensmittel nach Hause aus dem örtlichen Auchan (hier als Alcampo bekannt) bestellen. Nicht alles war verfügbar, aber im Grunde genommen haben wir letzte Woche bereits mehr als gewohnt gekauft. Freunde berichten, dass die Lebensmittel grundsätzlich vorhanden sind, jedoch nicht in allen Geschäften. Wir bleiben also ruhig und arbeiten. Für diejenigen, die soziale Phobien haben, ist es wahrscheinlich sogar angenehmer.

Die Mails von allen Seiten mit "wichtigen Informationen zu COVID19, wir arbeiten weiter, haben aber begonnen, die Böden häufiger zu reinigen, alles für Sie" sind schon lange lästig. Das erinnert an die Einführung der DSGVO in Europa, als alle informiert werden mussten, aber warum man jetzt ohne Anlass schreiben sollte, weiß ich nicht.

Bleiben Sie gesund, arbeiten Sie effizient und vergessen Sie nicht, dass Vorräte an Lebensmitteln sich nicht negativ auf Ihr Gewicht auswirken sollten.

Wenn Sie an weiteren Details oder Fortsetzungen interessiert sind, sind Sie in den Kommentaren willkommen.

P.S. Alle Fotos stammen von der Website des örtlichen Verlags Levante.

Quelle: habr.com