Hallo zusammen, ich bin Konstantin Kuznetsov, Geschäftsführer und Gründer von RocketSales. In der IT-Welt kommt es häufig vor, dass Abteilungen für Entwicklung in ihrer eigenen Welt leben. In dieser Welt gibt es Luftbefeuchter an jedem Schreibtisch, eine Menge Gadgets und Reinigungsutensilien für Monitore und Tastaturen und wahrscheinlich auch ein eigenes System zur Aufgaben- und Projektverwaltung.
Was ist daran so schlimm?
Vielleicht für manche nichts. Aber wir standen vor einem Problem. Wir bauen Verkaufs- und Automatisierungssysteme auf, implementieren CRM, erstellen Cloud-Infrastrukturen für Unternehmen. In Kundenprojekte werden neben den Abteilungen für Entwicklung und Produktion oft auch Vermarkter, Verkäufer, Buchhalter und andere Mitarbeiter einbezogen. Daher begannen wir zu überlegen, wie wir einen effektiven Projektmanagementprozess organisieren können.
Wenn der Entwicklungs- und Produktionsprozess in einer Plattform wie Jira oder GitLab organisiert ist, dann versteht niemand außer der Entwicklungsabteilung, wie alles zusammenhängt.. Um einen externen Mitarbeiter in das Projekt einzubinden, muss man sich mit ihm treffen, den Kontext erklären, die Aufgaben irgendwo festhalten und dann den Fortschritt in den Arbeitschats überwachen, das Ergebnis ebenfalls über den Chat erhalten und in Jira einpflegen. So geht es jedes Mal.
Die Entwicklung ist von anderen Abteilungen des Unternehmens abgekoppelt, sie wissen nicht, wie sie uns einbeziehen können, und wir wissen nicht, ob unser Beitrag benötigt wird.
Vor ein paar Jahren haben wir die Plattform Asana für uns entdeckt. In diesem Beitrag möchte ich erzählen, wie wir den Prozess der Entwicklung und Produktion organisiert haben, um:
- das gesamte Unternehmen in einem einheitlichen Ökosystem zu integrieren,
- allen ausreichend Funktionen bereitzustellen,
- die Kosten jedes Projekts in Stunden und Geld zu bewerten,
- die Zusammenarbeit mit Kunden nachhaltig zu gestalten: nicht nur im Rahmen einer einzelnen Aufgabe, sondern im Kontext eines gesamten Projekts mit einem kontinuierlichen Backlog an Ideen.
Ein wenig über die Bekanntschaft mit Asana
Ich habe 10 Jahre damit verbracht, die geeignete Software für das Projektmanagement zu finden. Trello, Jira, Planfix, Megaplan, Bitrix24 und Dutzende anderer Task-Tracker haben den Belastungstest nicht bestanden. Dann fand ich Asana. Und alles fügte sich zusammen.
Wir sind der Meinung, dass dies die beste und am schnellsten wachsende Plattform für das Management von Aufgaben und Projekten ist. Heute ist Asana weltweit führend in Bezug auf Popularität und Nutzerzufriedenheit, wie das Ranking-Diagramm von g2 zeigt.
Wir sind Fans von Asana und haben sogar eine Zertifizierung absolviert, um sie unseren Kunden anbieten zu können.
Ich möchte den Prozess von der Verkaufsphase bis zur Projektdurchführung kurz erläutern.
Da wir IT-Dienstleistungen verkaufen, ist unser Verkaufsprozess recht lang und mündet gegen Ende in die Produktionsabteilung und manchmal in die Entwicklungsabteilung.
Die Verkaufsabteilung führt die standardmäßigen Vorgänge durch: Audit, Genehmigung des Angebots, Vertragsunterzeichnung und Übertragung des Deals an die Produktion. Die Produktion kann den Vertrag ablehnen: Es müssen unbedingt Budget, Frist für die Produktion und der geschätzte Zeitaufwand für die Umsetzung des Projekts angegeben werden.
Dank der Kombination von amoCRM und Asana wird bei der Übertragung des Deals zwischen der Verkaufs- und der Produktionsabteilung die Arbeit nicht unterbrochen. Der Verkaufsbereich ist blau, der Produktionsbereich orange und der Entwicklungsbereich rosa gekennzeichnet.
Es ist wichtig, dass die Entwicklungsabteilung, im Gegensatz zur Projektabteilung, nicht an jedem Projekt beteiligt ist. Manchmal erfordert die Systemkonfiguration keine maßgeschneiderten Lösungen.
Sobald der Manager das Projekt in die Produktion übergeben hat, wechselt der Vertriebsmitarbeiter mit einem Klick zu Asana (Screenshot). Das Projekt wird automatisch aus amoCRM in Asana erstellt.
Auf der gemeinsamen Kundenprojekttafel wird eine Aufgabe mit dem Projektplan und den kommerziellen Angeboten automatisch erstellt. Hier werden alle Kunden angezeigt, die sich derzeit in der Produktion befinden. Hier wird der verantwortliche Manager zugewiesen, Fristen gesetzt, der Arbeitstyp ausgewählt und der Status der Aufgaben geändert.
Der Manager kann jeden der vorgeschlagenen automatisierten Geschäftsprozesse in der Aufgabe starten:
- Projekt des Kunden finden/erstellen + Aufgabe anhängen
- Die Aufgabe mit Informationen zum Deal ausfüllen
- Deal aus der aktuellen Aufgabe erstellen
Das Projekt wird mit allen in amoCRM angegebenen Daten gefüllt. Abhängig von den angebotenen Dienstleistungen wird sofort ein Satz von Unteraufgaben für die Umsetzung der aktuellen Arbeitsblöcke erstellt. Der Projektmanager muss nun detaillierte Aufgaben aufteilen, Verantwortliche zuweisen und Fristen festlegen.
Dieses Board hilft dabei, neue Projekte zu starten. Allerdings ist es unpraktisch, die aktuellen Status und die Projekte in der Risikozone darauf zu überwachen.
Wie wir die Aufgaben und Projekte unserer Kunden gruppieren
Von der allgemeinen Projektübersicht fügt der Manager das Projekt noch in 3 weitere Boards ein:
- persönliches Kundenboard;
- Portfolio aktiver Kunden;
- Portfolio des Managers.
Lasst uns klären, wofür wir jede dieser Entitäten brauchen.
Im Screenshot sehen Sie das persönliche Kundenboard.
Wozu dient dieses Board?
Früher dachten wir in Aufgaben. Eine Aufgabe erledigt, zur nächsten gegangen. Es stellte sich heraus, dass wir genau den Arbeitsumfang für den Kunden erledigen, den er angefordert hat. Aber wir wollten langfristige Beziehungen aufbauen, also sind wir von der Arbeit mit Aufgaben zur Arbeit mit Kunden übergegangen.
Wir nehmen alle Ideen für Anpassungen für den Kunden unbedingt auf. Selbst wenn es sich um einen Ged Gedanken handelt, der zufällig vom Kunden geäußert wurde, fixieren wir ihn und konkretisieren ihn. So entsteht ein Backlog an Aufgaben, die Arbeit mit dem Kunden endet nie.
Was befindet sich auf diesem Board?
Unser Asana ist mit mehreren Diensten verbunden:
- CRM-System (zur Interaktion mit der Verkaufsabteilung),
- TimeDoctor (zur Zeiterfassung),
- ERP-System (zur Aggregation aller Daten in einer einheitlichen Oberfläche).
Wir haben ein Ressourcen-Dashboard in Asana erstellt. Wenn Sie über das Feld über einer Aufgabe fahren, sehen Sie, wer wie viel an der Aufgabe gearbeitet hat und welche Prämie verdient wurde.
Die Arbeit der Produktionsabteilung wird nach Stunden bewertet, daher war es uns wichtig, genau zu verfolgen, wie viel Zeit jeder Mitarbeiter für die Lösung der Kundenanliegen aufgewendet hat.
Was bringt die Nutzung des Boards?
In unserem ERP-System sehen wir Projektberichte. Status der Geschäfte, Projektteilnehmer, Budget für das Projekt, Anzahl der geleisteten Stunden und Fristen.
Wir können die Kosten für ähnliche Entwicklungsprojekte prognostizieren. Die Berechnung der KPIs wird absolut transparent, und es bleibt kein Raum für Illusionen, dass die Entwicklung nur ein paar Stunden dauert. Bei Bedarf haben wir immer ein Interface, das wir dem Kunden zur Berichterstattung präsentieren können.
Asana-Portfolios
Diese Funktionalität gibt es in Asana schon seit einiger Zeit. Aber wir haben sie nicht sofort gewürdigt. Zunächst haben wir einfach alle Projekte unserer Manager in Portfolios gesammelt. Dabei stellte sich heraus, dass Denis Kiselev in seiner Zeit im Unternehmen mit 61 Kunden gearbeitet hat.
Es ist cool, das zu wissen, aber nicht genug, um die Zeit für die Zusammenstellung zu rechtfertigen. Und wir haben die Portfolios zurückgestellt. Alles änderte sich, als wir das Projekt in Asana einer Transaktion im CRM-System zuordnen.
Früher unterschrieb der Leiter alle Projekte und erhielt Benachrichtigungen über alle Änderungen im Posteingang (Benachrichtigungsfeed). Jedes Status-Update, jeder neue Kommentar erschien im Feed, beginnend mit den neuesten. Am Montag setzte sich der Leiter hin und arbeitete die Aufgaben im Posteingang nacheinander ab. Von Prioritäten war keine Rede, oft kam er nicht zu wichtigen Aufgaben.
Jetzt gibt es das Portfolio des Mitarbeiters und das Portfolio der Projektabteilung. Im ersten verwaltet der Manager seine Projekte, das zweite gibt dem Leiter eine Übersicht über die aktuelle Auslastung aller Mitarbeiter.
Portfolio der Projektabteilung
Auf dem Screenshot sehen Sie die Projekte, sortiert nach Mitarbeitern.
Einmal pro Woche aktualisiert der Projektmanager den Status jedes Projekts. Er berichtet, was in der vergangenen Woche erledigt wurde und was für die nächste Woche geplant ist. Er vergibt einen der drei Tags: unter Kontrolle, im Risiko, es gibt Probleme.
Der Leiter kann schnell abschätzen:
- Aktuelles Kundenvolumen im Projektbereich,
- Anzahl der Projekte, die jeder Manager bearbeitet,
- Anzahl der überfälligen Aufgaben in Projekten,
- Vorhandensein von Problemen sowie Bedarf, sich in Projekte einzubringen,
- Projektfristen, aufgewendete Zeit, Phasen im Funnel und Priorität des Projekts.
Portfolios helfen uns auch, Berichte zu erstellen. Nach der Aktualisierung des Projektstatus wird der Bericht über geleistete und geplante Arbeiten automatisch in den Chat mit dem Kunden gesendet.
Mitarbeiterportfolio
Sogar der Leiter der Projektabteilung hat ein eigenes Portfolio. Falls er seine Befugnisse abgibt, wird die neue Person alle Projekte sehen, die von ihm überwacht werden müssen.
Die Mitarbeiter schätzen ebenfalls die Benutzerfreundlichkeit der Arbeitslastplanung im Portfolio. Im Tab “Arbeitslast” analysiert Asana das Volumen der Aufgaben unter Berücksichtigung der Fristen und warnt, wenn ein Mitarbeiter zu viele Aufgaben plant. Fristen können geändert und Details angepasst werden, ohne diesen Tab zu verlassen.
Fehlerbehebung und individuelle Entwicklung
Ein dediziertes Team ist bei uns für die Entwicklung verantwortlich. Im Rahmen des Geschäftsprozesses erhält es Aufgaben von zwei Typen:
- Bug,
- neue Entwicklung.
Bugs werden von unserem Support-Team geprüft, auf Kritikalität bewertet und zur Bearbeitung an die Entwickler weitergeleitet.
Entwicklungsaufgaben stammen entweder aus dem Backlog interner Produkte des Unternehmens oder werden vom Projektmanager angefordert, wenn es eine entsprechende Anfrage vom Kunden gibt.
Der Entwicklungsprozess sieht insgesamt so aus.
Aufgaben werden auf das Entwicklungstafel in Asana gesetzt. Hier ist sie.
Der Aufgabenersteller wählt den Typ 'Bug' oder 'Feature', legt den Kritikalitätsgrad fest und gibt den Auftraggeber sowie die betroffenen internen Abteilungen des Unternehmens an. Wenn die Aufgabe alle Anforderungen an interne Vorschriften erfüllt, klickt der Aufgabenersteller auf das Blitzsymbol in der oberen Leiste über der Aufgabe und startet den automatisierten Geschäftsprozess 'In Entwicklung bewerten'.
Der Leiter der Entwicklungsabteilung erhält eine Benachrichtigung über eine neue Aufgabe zur Bewertung; während der Bewertung wird die Aufgabe auf ein separates, gleichnamiges Board verschoben.
Nach der Bewertung verschiebt der Leiter die Aufgabe in den Sprint, der dem geplanten Abschlussmonat entspricht. Aufgaben befinden sich immer gleichzeitig auf mehreren Boards:
- auf dem persönlichen Board des Projektmanagers,
- auf dem Support-Board,
- auf dem Entwicklungs-Board.
Alle Beteiligten und die verantwortlichen Mitarbeiter sehen den Fortschritt der Erledigung, erhalten Benachrichtigungen und führen Diskussionen direkt in den Kommentaren zur Aufgabe. Wenn die Aufgabe abgeschlossen ist, "holt" der Projektmanager oder der zuständige Supportmitarbeiter sie auf seine Seite, um die Arbeit im Projekt fortzusetzen.
Was ist passiert, als wir die Entwicklungs- und Produktionsabteilungen wieder in eine gemeinsame Umgebung mit dem Team gebracht haben?
Erstens, Kundenprojekte wurden langfristiger. Durch den kontinuierlich aufgefüllten Backlog ist der durchschnittliche Umsatz gestiegen.
Zweitens, Die Qualität der Projekte hat sich stark verbessert, da die Entwicklungsabteilung jederzeit Fragen an das Marketing, den Vertrieb, das Rechnungswesen usw. stellen konnte. Wir konnten die erforderlichen Kompetenzen des Teams rechtzeitig einbinden und Lösungen auf einem ganz anderen Niveau anbieten.
Drittens, Sowohl Mitarbeiter, Führungskräfte als auch Kunden haben vollständige Transparenz über die geplanten und durchgeführten Aufgaben erhalten. Wir haben gelernt, Projekte zu MANAGEN und erkannt, dass dies ein rein technischer Prozess ist, bei dem der menschliche Faktor fast vollständig ausgeschlossen werden kann.
Viertens, ist das Team enger zusammengewachsen. Früher hatten die Mitarbeiter kaum eine Vorstellung davon, was die mystischen Abteilungen für Entwicklung und Produktion tatsächlich tun.
Jetzt, da sie den Entwicklungsprozess und die technische Systemkonfiguration sehen:
- findet die Vertriebsabteilung Ideen und Inspiration, um zu verkaufen,
- ziehen die Marketingmitarbeiter regelmäßig hilfreiche Inhalte für Beiträge, Artikel, Positionierung und Werbetexte heran,
- analysieren die Führungskräfte die Bedürfnisse und das Verhalten der Kunden, um die Strategie anzupassen.
So entstand eine Win-Win-Win-Transformation, von der sowohl wir, unsere Kunden als auch unsere Partner profitiert haben. Ich würde mich freuen, wenn Sie Ihre Meinung in den Kommentaren teilen: Gab es etwas Nützliches in meinem Artikel und welche Projektmanagementmethoden verwenden Sie in der Entwicklung?
Quelle: habr.com
