Es war 2013. Ich kam, um für eine der Entwicklungsfirmen zu arbeiten, die Software für Privatanwender erstellen. Sie erzählten mir verschiedene Dinge, aber das Letzte, was ich zu sehen erwartete, war das, was ich sah: 32 herausragende virtuelle Maschinen auf einem gemieteten, damals unverschämt teuren VDS, drei „kostenlose“ Photoshop-Lizenzen, 2 Corel, kostenpflichtige und ungenutzte IP-Telefoniekapazität und anderes kleine Dinge. Im ersten Monat habe ich den Preis der Infrastruktur um 230 Rubel „reduziert“, im zweiten um fast 150, dann endete der Heldentum, die Optimierungen begannen und am Ende haben wir in sechs Monaten eine halbe Million gespart.
Die Erfahrung inspirierte uns und wir begannen, nach neuen Sparmöglichkeiten zu suchen. Jetzt arbeite ich an einem anderen Ort (raten Sie mal, wo), sodass ich mit gutem Gewissen der Welt von meinen Erfahrungen erzählen kann. Und Sie teilen: Machen wir die IT-Infrastruktur günstiger und effizienter!
„Mit Ihren Kosten für Server, Lizenzen, IT-Assets und Outsourcing ist die letzte Wolle rausgeholt“, schimpfte der CFO und forderte Planung und Budgetierung
1. Seien Sie ein Nerd – planen und budgetieren.
Die Budgetplanung für die IT-Umgebung Ihres Unternehmens ist langweilig und die Koordination manchmal sogar gefährlich. Aber allein die Tatsache, über ein Budget zu verfügen, schützt Sie fast garantiert vor:
- Senkung der Kosten für die Entwicklung einer Flotte von Geräten und Software (es gibt zwar vierteljährliche Optimierungen, aber dort können Sie Ihre Position verteidigen)
- Unzufriedenheit des Finanzdirektors oder der Buchhaltung zum Zeitpunkt des Kaufs oder der Miete eines anderen Infrastrukturelements
- Ärger des Managers wegen ungeplanter Ausgaben.
Die Erstellung eines Budgets ist nicht nur in großen Unternehmen notwendig – im wahrsten Sinne des Wortes in jedem Unternehmen. Erfassen Sie Anforderungen an Soft- und Hardware aus allen Abteilungen, berechnen Sie die erforderliche Kapazität, berücksichtigen Sie die Dynamik von Veränderungen im Personalbestand (z. B. erhöht sich Ihr Callcenter oder Support während der Hochsaison und sinkt während der freien Saison), begründen Sie Ausgaben und entwickeln Sie einen Budgetplan, der nach Zeiträumen (idealerweise nach Monaten) gegliedert ist. So wissen Sie genau, wie viel Geld Sie für Ihre ressourcenintensiven Aufgaben erhalten und optimieren die Kosten.
2. Setzen Sie Ihr Budget mit Bedacht ein
Nachdem das Budget vereinbart und unterzeichnet wurde, besteht eine höllische Versuchung, die Kosten umzuverteilen und beispielsweise das gesamte Budget in einen teuren Server zu stecken, auf dem Sie alle DevOps mit Überwachung und Gateways bereitstellen können :) In diesem Fall finden Sie möglicherweise Sie befinden sich in einem Modus der Ressourcenknappheit für andere Aufgaben und werden überrannt. Konzentrieren Sie sich daher ausschließlich auf reale Bedürfnisse und Geschäftsprobleme, deren Lösung Rechenleistung erfordert.
3. Aktualisieren Sie Ihre Server rechtzeitig
Veraltete Hardware-Server sowie virtuelle Server bringen dem Unternehmen keinen Nutzen – sie werfen Fragen hinsichtlich Sicherheit, Geschwindigkeit und Intelligenz auf. Sie investieren mehr Zeit, Mühe und Geld in die Kompensation fehlender Funktionalität, in die Beseitigung von Sicherheitsproblemen und in einige Patches, um die Arbeit zu beschleunigen. Aktualisieren Sie daher Ihre Hardware und virtuellen Ressourcen – zum Beispiel können Sie dies jetzt mit unserer Aktion tun , es ist keine Schande, Preise auf Habré anzuzeigen.
Ich habe übrigens schon öfter Situationen erlebt, in denen ein Eisenserver im Büro eine völlig ungerechtfertigte Lösung war: Die meisten kleinen und mittleren Unternehmen können alle Probleme mithilfe virtueller Kapazitäten lösen und viel Geld sparen.
4. Optimieren Sie die durchschnittliche Benutzererfahrung
Bringen Sie allen Ihren Nutzern bei, Strom zu sparen und die Infrastruktur sorgsam zu nutzen. Hier sind Beispiele für typische benutzerseitige Überläufe:
- Installation unnötiger Anwendungsprogramme auf „gesamter Abteilung“-Basis – Benutzer bitten darum, Software wie die ihres Nachbarn zu installieren, weil sie diese benötigen, oder reichen einfach einen Antrag wie „7 Photoshop-Lizenzen für die Designabteilung“ ein. Gleichzeitig arbeiten vier Personen in der Designabteilung mit Photoshop, die restlichen drei sind Layouter und nutzen es alle sechs Monate. In diesem Fall ist es besser, 4 Lizenzen zu erwerben und 1-2 Probleme pro Jahr mit Hilfe von Kollegen zu lösen. Aber häufiger passiert diese Geschichte mit Office-Software (insbesondere dem MS Office-Paket, das absolut jeder in vollem Umfang benötigt). Tatsächlich kommen die allermeisten Mitarbeiter mit Open-Source-Editoren oder praktischen Google Docs aus.
- Benutzer belegen virtuelle Ressourcen und verbrauchen methodisch die gesamte gemietete Kapazität. Tester erstellen beispielsweise gerne geladene virtuelle Maschinen und vergessen, diese zumindest auszuschalten, und Entwickler verachten dies nicht. Das Rezept ist einfach: Beim Verlassen alle auslöschen :)
- Benutzer nutzen die Server des Unternehmens als globalen Dateispeicher: Sie laden Fotos (im RAW-Format), Videos hoch, laden Gigabyte Musik hoch, besonders eingefleischte können sogar einen kleinen Gaming-Server mit Arbeitskapazität erstellen (wir haben dies auf dem Unternehmensportal auf humorvolle Weise verurteilt). Art und Weise - es hat sehr gut funktioniert).
- Liebe Mitarbeiter bringen in jeder Hinsicht Raubkopien mit zur Arbeit, und hier gibt es Bußgelder, Probleme mit der Polizei und Anbietern. Arbeiten Sie mit Zugangsmöglichkeiten und Richtlinien, denn sie ziehen Sie immer noch in ihren Bann, selbst wenn Sie in der Firmenkantine tränenreiche Reden halten und Motivationsplakate schreiben.
- Benutzer glauben, dass sie das Recht haben, jedes Werkzeug zu verlangen, das sie für praktisch halten. In meinem Arsenal hatte ich also Leihgeräte von Trello, Asana, Wrike, Basecamp und Bitrix24. Denn jeder Projektleiter wählte für seine Abteilung ein praktisches oder bekanntes Produkt. Dadurch werden 5 Lösungen unterstützt, 5 verschiedene Preisschilder, 5 Konten, 5 verschiedene Marktplätze und Tunings usw. Keine Integration, Vereinheitlichung oder End-to-End-Automatisierung für Sie – komplette zerebrale Hämorrhoiden. Daraufhin habe ich im Einvernehmen mit dem Geschäftsführer den Shop geschlossen, mich für Asana entschieden, bei der Migration der Daten mitgeholfen, meine fleißigen Kollegen selbst geschult und viel Geld, inklusive Aufwand und Nerven, gespart.
Verhandeln Sie im Allgemeinen mit Benutzern, schulen Sie sie, führen Sie Bildungsprogramme durch und bemühen Sie sich, ihre und Ihre Arbeit zu erleichtern. Am Ende werden sie es Ihnen danken, dass Sie die Dinge in Ordnung halten, und die Manager werden es Ihnen danken, dass Sie die Kosten gesenkt haben. Nun, Sie, meine lieben Habr-Profis, haben wahrscheinlich bemerkt, dass die Lösung der aufgeführten Probleme nichts anderes ist als die Schaffung einer unternehmensinternen Informationssicherheit. Dafür gilt ein besonderer Dank dem Systemadministrator (man kann sich nicht selbst danken...).
5. Kombinieren Sie Cloud- und Desktop-Lösungen
Aufgrund der Tatsache, dass ich für einen Hosting-Anbieter arbeite und ich am Ende des Artikels voller Lust bin, Ihnen von einem coolen Verkauf von Serverkapazitäten für Unternehmen jeder Größe zu erzählen, sollte ich im Allgemeinen die Flagge schwenken und rufen: „ Alles in den Wolken!“ Aber dann werde ich gegen meine Ingenieursqualifikationen verstoßen und wie ein Vermarkter aussehen. Daher empfehle ich Ihnen dringend, das Problem mit Bedacht anzugehen und Cloud- und Desktop-Lösungen zu kombinieren. Sie können beispielsweise ein Cloud-CRM-System als Service (SaaS) mieten, und laut Broschüre kostet es 1000 Rubel. pro Benutzer und Monat – nur ein paar Cent (ich werde die Frage der Implementierung weglassen, dies wurde bereits auf Habré besprochen). In drei Jahren werden Sie also 10 Rubel für 360 Mitarbeiter ausgeben, in 000 - 4, in 480 - 000 usw. Gleichzeitig können Sie Desktop-CRM implementieren, indem Sie Konkurrenzlizenzen (+5 Ersparnisse) für etwa 600 Rubel bezahlen. und servieren Sie es wie das gleiche Photoshop. Manchmal sind die Vorteile über einen Zeitraum von 000-100 Jahren wirklich beeindruckend.
Und umgekehrt ermöglichen Cloud-Technologien häufig Einsparungen bei der Hardware, den Gehältern der Ingenieure, bei Datenschutzfragen (aber sparen Sie überhaupt nicht!) und bei der Skalierung. Cloud-Tools lassen sich einfach verbinden und trennen, Cloud-Kosten fallen nicht in die Investitionsausgaben des Unternehmens – im Allgemeinen gibt es viele Vorteile. Entscheiden Sie sich für Cloud-Lösungen, wenn Skalierbarkeit, Agilität und Flexibilität sinnvoll sind.
Zählen, kombinieren und gewinnbringende Kombinationen auswählen – ich gebe kein allgemeingültiges Rezept, sie sind für jedes Unternehmen unterschiedlich: Manche Menschen verzichten komplett auf die Cloud, andere bauen ihr gesamtes Unternehmen in den Clouds auf. Verweigern Sie übrigens niemals Software-Updates (auch nicht kostenpflichtige) – in der Regel bringen Entwickler von Geschäftsanwendungssoftware stabilere und funktionsfähigere Versionen heraus.
Und noch eine Regel für Software: Entfernen Sie alte Software, die weniger einbringt, als sie für Wartung und Support verbraucht. Es gibt definitiv bereits ein Analogon auf dem Markt.
6. Vermeiden Sie Softwareduplizierung
Ich habe bereits über fünf Projektmanagementsysteme in meinem IT-Zoo gesprochen, werde sie aber in einem separaten Absatz darlegen. Wenn Sie bestimmte Software ablehnen, entscheiden Sie sich für eine neue Software – vergessen Sie nicht, nicht mehr für die alte zu zahlen, finden Sie neue Hosting-Dienste – kündigen Sie den Vertrag mit dem alten Anbieter, sofern keine besonderen Überlegungen vorliegen. Überwachen Sie die Software-Nutzungsprofile Ihrer Mitarbeiter und entfernen Sie ungenutzte und doppelte Software.
Ideal wäre es, wenn Sie über ein System zur Überwachung und Analyse installierter Software verfügen – so können Sie funktionierende Duplikate und Probleme automatisch erkennen. Übrigens hilft diese Art der Arbeit dem Unternehmen, Duplikate und Wiederholungen von Daten zu vermeiden – manchmal nimmt die Suche nach dem Fehlergeber zu viel Zeit in Anspruch.
7. Bereinigen Sie Ihre Anwendungsinfrastruktur und Peripheriegeräte
Wer zählt diese Verbrauchsmaterialien: Patronen, Flash-Laufwerke, Papier, Ladegeräte, USVs, Drucker usw. Rohrscheiben. Aber vergeblich. Beginnen Sie mit Papier und Druckern – analysieren Sie Druckprofile und erstellen Sie ein Netzwerk von Druckern oder MFPs mit öffentlichem Zugang. Sie werden überrascht sein, wie viel Papier und Patronen Sie sparen können und wie stark die Kosten für das Drucken eines Blattes sinken. Und nein, das ist keine Geldverschwendung, sondern die Optimierung eines wichtigen Prozesses. Niemand verbietet das Drucken von Hausarbeiten und Aufsätzen auf Bürogeräten, aber das Drucken von Büchern, die man nur ungern kaufen würde oder die man nicht am Bildschirm lesen möchte, ist zu viel.
Halten Sie als Nächstes immer einen Vorrat an Verbrauchsmaterialien bereit, die Sie bei Lieferanten mit einem Rabatt kaufen, damit Sie bei Problemen mit der Ausrüstung nicht zu überhöhten Preisen auf dem nächstgelegenen Technologiemarkt einkaufen. Überwachen Sie Wertverluste und Abnutzung, führen Sie Aufzeichnungen und legen Sie einen Ersatzfonds an – übrigens ist es eine gute Idee, einen Ersatzfonds für die grundlegende Büroausstattung einzurichten. Nur weil man für Ausfallzeiten am Arbeitsplatz nicht gelobt wird, ist das gerade in Handels- und Dienstleistungsunternehmen auch ein Geldverlust.
Bei der Anwendungsinfrastruktur gibt es zwei Hauptkostenposten: Internet und Kommunikation. Schauen Sie sich bei der Auswahl eines Anbieters die Paketangebote an, lesen Sie die Sterne auf den Tarifen, achten Sie auf die Qualität der Kommunikation und das SLA. Einige Administratoren entscheiden sich dagegen und kaufen beispielsweise IP-Telefonie im Paket mit einer kostenpflichtigen virtuellen PBX, für die auch ein monatliches Abonnement ausgestellt wird. Seien Sie nicht faul, kaufen Sie nur Traffic und lernen Sie, mit Asterisk zu arbeiten – das ist das Beste, was im Bereich Mehrwertsteuer geschaffen wurde, und eine nahezu problemlose Lösung für Geschäftsprobleme kleiner und mittlerer Unternehmen (falls vorhanden). direkte Hände).
8. Dokumentieren und erstellen Sie Mitarbeiteranweisungen
Es ist faul und es ist notwendig. Erstens fällt Ihnen die Arbeit leichter und zweitens gelingt die Eingewöhnung von Neulingen reibungslos. Endlich wissen Sie selbst, dass Ihre Infrastruktur auf dem neuesten Stand, intakt und in einwandfreiem Zustand ist. Verfassen Sie Sicherheitsanweisungen, Kurzhandbücher für Benutzer, FAQs und beschreiben Sie die Regeln und Vorschriften für die Verwendung von Bürogeräten. Materiell vorhandene Anweisungen sind viel überzeugender als Worte, man kann sich immer an sie wenden. Auf diese Weise können Sie für jede relevante Frage einen Link zum Dokument senden und müssen das Argument „Ich wurde nicht gewarnt“ nicht akzeptieren. Auf diese Weise sparen Sie viel bei der Fehlerbeseitigung.
9. Nutzen Sie ausgelagerte Dienste
Selbst wenn Ihr Unternehmen über eine komplette IT-Abteilung oder im Gegenteil über eine kleine Infrastruktur verfügt, ist es keine Schande, die Dienste von Outsourcern in Anspruch zu nehmen. Warum nicht die Dienste von großartigen Fachleuten in Anspruch nehmen, die auf etwas Komplexes spezialisiert sind, für wenig Geld, das heißt, ohne einen solchen Spezialisten anzustellen? Lagern Sie einige der DevOps-, Druckdienste, die Verwaltung einer ausgelasteten Website (sofern vorhanden) sowie den Support und das Callcenter aus. Ihr Wert wird dadurch nicht gemindert, im Gegenteil: Sie erhalten zusätzliche Expertise im Bereich der Kontakte zu Drittunternehmern.
Wenn Ihr Manager der Meinung ist, dass Outsourcing teuer ist, erklären Sie ihm einfach, wie viel er dem engagierten Spezialisten zahlen muss. Es funktioniert wirklich.
10. Beteiligen Sie sich nicht an Open Source und Ihrer Entwicklung
Ich bin Ingenieur, ich war früher Entwickler und ich bin fest davon überzeugt, dass Open Source die Welt rettet – wie hoch sind die Kosten für Bibliotheken, Überwachungssysteme, Serververwaltungssysteme usw. Wenn sich Ihr Unternehmen jedoch für den Kauf von Open-Source-CRM, ERP, ECM usw. entscheidet, oder der Chef schreit bei einer Besprechung, dass Sie Ihre Abrechnung vermasseln werden, retten Sie das Schiff, es geht zu den Riffen. Hier sind die Argumente, mit denen man einem inspirierten Führer mit brennendem Blick gegenübertreten kann:
- Open Source wird schlecht unterstützt, wenn es sich um ein öffentliches Repository handelt, oder die Unterstützung ist sehr teuer, wenn es sich um Open Source von Unternehmen handelt (DBMS, Office-Suites usw.) – Sie zahlen buchstäblich für jede Frage, Anfrage und jedes Ticket;
- Ein interner Spezialist für die Bereitstellung eines internen Open-Source-Produkts wird aufgrund seiner Seltenheit sehr teuer sein.
- Verbesserungen an Open Source können durch Kenntnisse, Fähigkeiten oder sogar Lizenzen stark eingeschränkt werden;
- Der Einstieg in Open Source wird lange dauern und die Anpassung an Geschäftsprozesse wird zu schwierig für Sie sein.
Unnötig zu erwähnen, dass die Entwicklung eines eigenen Produkts ein sehr langwieriges und kostspieliges Unterfangen ist? Aus eigener Erfahrung kann ich sagen, dass es mindestens drei Jahre dauert, einen funktionierenden Prototyp zu erstellen, der den Geschäftsanforderungen entspricht und den Benutzern die Nutzung ermöglicht. Und nur, wenn Sie über ein gutes Team von Programmierern verfügen (Sie können sich die Gehälter auf „My Circle“ ansehen – die Schlussfolgerungen werden zu Ihnen kommen).
Deshalb werde ich es banal fassen und noch einmal wiederholen: Erwägen Sie alle Optionen.
Damit ich nichts vergessen habe, fasse ich kurz zusammen:
- Geld zählen - verschiedene Optionen vergleichen, Faktoren berücksichtigen, vergleichen;
- Bemühen Sie sich, die Zeit für die Wartung und Schulung der Benutzer zu verkürzen und das Risiko des „Eingreifens eines Narren“ zu verringern.
- Versuchen Sie, Technologien zu konsolidieren und zu integrieren – eine kohärente Architektur und eine durchgängige Automatisierung machen den Unterschied;
- in die IT-Entwicklung investieren, nicht mit veralteten Technologien leben – sie werden Geld verschlingen;
- Korrelieren Sie die Nachfrage und den Verbrauch von IT-Ressourcen.
Sie fragen sich vielleicht: Warum das Geld anderer Leute sparen, wenn das Büro zahlt? Logische Frage! Ihre Fähigkeit, Kosten zu optimieren und IT-Ressourcen effektiv zu verwalten, hängt jedoch in erster Linie von Ihrer Erfahrung und Ihren Eigenschaften als Fachmann ab. Wir alle wissen hier, wie man Süßigkeiten aus Abfallmaterialien herstellt :)
У als guter Grund, virtuelle Kapazitäten zu erweitern. Kommen Sie vorbei, schauen Sie, wählen Sie – bis zum 30. April sind nur noch wenige übrig.
Im Übrigen traditionell 10 % Rabatt mit dem Aktionscode habrahabr10.
Source: habr.com