IT-Kostenallokation – gibt es Gerechtigkeit?

Ich nehme an, dass wir alle mit Freunden oder Kollegen in ein Restaurant gehen. Und nach einem fröhlichen Zusammen sein bringt der Kellner die Rechnung. Anschließend kann die Frage auf mehrere Arten gelöst werden:

• Erster Weg, „gentleman-like“. Zum Betrag der Rechnung werden 10–15 % „für das Trinkgeld“ für den Kellner hinzugefügt, und die resultierende Summe wird gleichmäßig unter allen männlichen Personen aufgeteilt.
• Zweiter Weg, „sozialistisch“. Die Rechnung wird gleichmäßig unter allen aufgeteilt, unabhängig davon, wer was gegessen und getrunken hat.
• Dritter Weg, „gerecht“. Jeder schaltet den Taschenrechner auf seinem Telefon ein und beginnt, die Kosten seiner Speisen plus einen bestimmten Betrag „für das Trinkgeld“ zu berechnen, ebenfalls individuell.

Die Situation im Restaurant ähnelt sehr der Situation mit IT-Kosten in Unternehmen. In diesem Beitrag geht es genau um die Verteilung der Ausgaben zwischen den Abteilungen.

Doch bevor wir uns in die Tiefen der IT stürzen, kehren wir zum Beispiel mit dem Restaurant zurück. Jeder der oben genannten „Allokationswege“ hat Vor- und Nachteile. Ein offensichtlicher Nachteil des zweiten Weges: Einer könnte einen vegetarischen Caesar-Salat ohne Hähnchen gegessen haben, während ein anderer ein Ribeye-Steak gegessen hat, sodass die Beträge erheblich variieren könnten. Der Nachteil des „gerechten“ Weges ist der sehr lange Berechnungsprozess, und am Ende ist der Geldbetrag immer geringer als die Rechnung. Eine vertraute Situation?

Und nun stellen wir uns vor, dass wir in einem Restaurant in China Spaß hatten, und die Rechnung auf Chinesisch gebracht wurde. Alles, was man versteht, ist der Betrag. Obwohl einige den Verdacht haben könnten, dass es sich nicht um den Betrag handelt, sondern um das aktuelle Datum. Oder nehmen wir an, die Situation findet in Israel statt. Dort wird von rechts nach links gelesen; wie schreibt man Zahlen? Wer kann das ohne Google beantworten?

Warum ist Allokation für IT und das Geschäft wichtig?

Der IT-Bereich stellt allen Abteilungen des Unternehmens Dienstleistungen zur Verfügung und verkauft faktisch seine Leistungen an die Geschäftsbereiche. Obwohl es möglicherweise keine formalen finanziellen Beziehungen zwischen den Abteilungen innerhalb des Unternehmens gibt, muss jedes Geschäftsbereich mindestens verstehen, wie viel er für IT ausgibt, wie viel die Einführung neuer Produkte und das Testen neuer Initiativen kostet usw. Offensichtlich zahlt nicht der mythische „Modernisierer, Beschützer der Systemintegratoren und Gerätehersteller“ für die Modernisierung und den Ausbau der Infrastruktur, sondern das Geschäft, das die Effizienz dieser Ausgaben verstehen sollte.

Die Geschäftsbereiche unterscheiden sich in der Größe und der „Intensität“ der Nutzung von IT-Ressourcen. Daher ist es, die Kosten für die Modernisierung der IT-Infrastruktur gleichmäßig zwischen den Abteilungen aufzuteilen, genau der zweite Weg mit all seinen Nachteilen. Der „gerechte“ Ansatz ist in diesem Fall bevorzugter, ist jedoch zu aufwendig. Die optimale Lösung scheint eine „quasigerechte“ Methode zu sein, bei der die Ausgaben nicht auf den Punkt genau zugeordnet werden, sondern mit einer gewissen angemessenen Genauigkeit, so wie wir in der Schulgeometrie die Zahl π als 3,14 und nicht als die gesamte Zahlenfolge nach dem Komma verwenden.

Die Bewertung der Kosten von IT-Dienstleistungen ist sehr nützlich in Konzernen mit einer einheitlichen IT-Infrastruktur, wenn Teile des Konzerns in eine separate Struktur integriert oder ausgegliedert werden. So kann sofort der Wert der IT-Dienstleistungen ermittelt werden, um diese Beträge bei der Planung zu berücksichtigen. Zudem hilft das Verständnis der Kosten von IT-Dienstleistungen dabei, verschiedene Optionen für die Nutzung und den Besitz von IT-Ressourcen zu vergleichen. Wenn Männer in Anzügen für mehrere tausend Dollar erläutern, wie ihr Produkt die IT-Ausgaben optimieren, das Notwendige erhöhen und das Unnotwendige senken kann, ermöglicht die Bewertung der aktuellen Ausgaben für IT-Dienstleistungen dem IT-Direktor, nicht blind den Marketingversprechen zu vertrauen, sondern die erwartete Wirkung exakt zu bewerten und die Ergebnisse zu kontrollieren.

Für die Unternehmen ist die Allokation die Möglichkeit, die Kosten der IT-Dienstleistungen im Voraus zu verstehen. Jede Geschäftsanforderung wird nicht als Erhöhung des Gesamthaushalts für IT um einen bestimmten Prozentsatz bewertet, sondern als Betrag für eine spezifische Anforderung oder Dienstleistung bestimmt.

Echter Anwendungsfall

Das Hauptproblem des IT-Direktors eines großen Unternehmens war es, herauszufinden, wie die Kosten zwischen den Geschäftsbereichen verteilt werden sollten und wie die Beteiligung an der IT-Entwicklung proportional zum Verbrauch angeboten werden konnte.

Als Lösung haben wir einen IT-Service-Kalkulator entwickelt, der die gemeinsamen IT-Kosten zuerst auf die IT-Services und dann auf die Geschäftsbereiche verteilen konnte.

Es gibt tatsächlich zwei Aufgaben: die Kosten des IT-Services zu berechnen und die Kosten zwischen den Geschäftsbereichen, die diesen Service nutzen, gemäß bestimmten Treibern zu verteilen (eine 'quasi-gerechte' Methode).

Auf den ersten Blick könnte das einfach erscheinen, wenn die IT-Services von Anfang an ordnungsgemäß beschrieben wurden, die Informationen in die CMDB-Konfigurationsdatenbank und das IT-Asset-Management-System (ITAM) eingetragen wurden, ressourcenbasierte Service-Modelle erstellt wurden und ein Katalog der IT-Services entwickelt wurde. Tatsächlich könnte man in diesem Fall für jeden IT-Service bestimmen, welche Ressourcen er verwendet und wie viel diese Ressourcen unter Berücksichtigung der Abschreibung kosten. Aber wir haben es mit normalem russischem Geschäft zu tun, und das bringt einige Einschränkungen mit sich. So fehlen CMDB und ITAM, es gibt nur einen Katalog der IT-Services. Jeder IT-Service stellt im Allgemeinen ein Informationssystem dar, den Zugang dazu, die Unterstützung der Benutzer usw. Der IT-Service nutzt infrastrukturelle Dienste wie 'Datenbankserver', 'Anwendungsserver', 'Speichersystem', 'Datenübertragungsnetz' usw. Daher müssen für die Aufgabenstellung folgende Punkte berücksichtigt werden:

• die Kosten der infrastrukturellen Services zu bestimmen;
• die Kosten der infrastrukturellen Services auf die IT-Services zu verteilen und deren Kosten zu berechnen;
• die Treiber (Faktoren) für die Verteilung der Kosten der IT-Services auf die Geschäftsbereiche zu bestimmen und eine Allokation der Kosten der IT-Services auf die Geschäftsbereiche vorzunehmen, wodurch die Gesamtkosten der IT-Abteilung auf die anderen Abteilungen des Unternehmens verteilt werden.

Alle jährlichen IT-Kosten können als ein Sack Geld dargestellt werden. Aus diesem Sack wurde etwas für Hardware, Migrationsarbeiten, Modernisierungen, Lizenzen, Support, Gehälter für Mitarbeiter usw. ausgegeben. Die Schwierigkeit liegt jedoch im buchhalterischen Verfahren zur Erfassung von Vermögenswerten und immateriellen Vermögenswerten in der IT.

Betrachten wir als Beispiel ein Projekt zur Modernisierung der SAP-Infrastruktur. Im Rahmen des Projekts werden Geräte und Lizenzen beschafft, und die Arbeiten erfolgen mit Hilfe eines Systemintegrators. Bei der Schließung des Projekts muss der Manager die Unterlagen ausfüllen, damit die Geräte in der Buchhaltung als Anlagevermögen erfasst werden können, während die Lizenzen zu immateriellen Vermögenswerten und andere Projektierungs- sowie Inbetriebnahmearbeiten als zukünftige Aufwendungen abgebucht werden. Problem Nummer eins: Bei der Erfassung im Anlagevermögen ist es dem Buchhalter des Auftraggebers egal, wie dies benannt wird. Daher erhalten wir im Anlagevermögen den Posten „UpgradeSAPandMigration“. Falls im Rahmen des Projekts jedoch eine Modernisierung des Speichermediums durchgeführt wurde, das keinerlei Zusammenhang mit SAP hat, erschwert dies zusätzlich die Suche nach den Kosten und deren weiterer Zuordnung. Tatsächlich kann sich hinter dem Posten „UpgradeSAPandMigration“ jegliche Art von Ausrüstung verbergen, und je mehr Zeit vergeht, desto schwieriger wird es zu verstehen, was dort tatsächlich gekauft wurde.

Ähnlich verhält es sich mit immateriellen Vermögenswerten, deren Berechnung eine erheblich komplexere Formel erfordert. Zusätzliche Komplexität entsteht durch die Tatsache, dass der Zeitpunkt der Inbetriebnahme der Geräte und der Buchung auf die Bilanz um etwa ein Jahr variieren kann. Zudem beträgt die Abschreibung – 5 Jahre, aber in der Realität kann die Ausrüstung länger oder kürzer funktionieren, abhängig von den Umständen.

So ist es theoretisch möglich, die Kosten von IT-Diensten zu 100 % genau zu berechnen, praktisch ist es jedoch eine langwierige und ziemlich sinnlose Angelegenheit. Daher haben wir einen einfacheren Ansatz gewählt: Ausgaben, die leicht einem bestimmten Infrastruktur- oder IT-Dienst zugeordnet werden können, sofort dem entsprechenden Dienst zuzuordnen. Die übrigen Ausgaben werden gemäß bestimmten Regeln auf die IT-Dienste verteilt. Dies ermöglicht eine Genauigkeit von etwa 85 %, was durchaus ausreichend ist.

In der ersten Phase Für die Verteilung der Kosten für Infrastrukturservices werden finanzielle und buchhalterische Berichte über IT-Projekte sowie "gesunder Pragmatismus" herangezogen, wenn es nicht möglich ist, die Kosten einem bestimmten Infrastrukturservice zuzuordnen. Die Kosten werden entweder direkt den IT-Services oder den Infrastrukturservices zugeordnet. Durch die Verteilung der jährlichen Kosten erhalten wir die Gesamtsumme der Ausgaben für jeden Infrastrukturservice.

In der zweiten Phase werden die Verteilungsschlüssel zwischen IT-Services für Infrastrukturservices wie "Anwendungsserver", "Datenbankserver", "Speichersysteme" usw. definiert. Einige Infrastrukturservices, wie z. B. "Arbeitsplätze", "Wi-Fi-Zugang", "Videokonferenzen", werden nicht zwischen IT-Services verteilt und direkt den Geschäftsbereichen zugeordnet.

In dieser Phase beginnt das Interessanteste. Als Beispiel nehmen wir den Infrastrukturservice "Anwendungsserver". Dieser ist in praktisch jedem IT-Service vorhanden, sowohl in zwei Architekturen mit als auch ohne Virtualisierung, mit und ohne Redundanz. Der einfachste Weg besteht darin, die Kosten proportional zu den verwendeten Kernen zuzuordnen. Um in "vergleichbaren Größen" zu rechnen und physische Kerne nicht mit virtuellen zu verwechseln, nehmen wir, unter Berücksichtigung der Überbuchung, an, dass ein physischer Kern drei virtuellen Kernen entspricht. Dann sieht die Formel zur Kostenverteilung des Infrastrukturservices "Anwendungsserver" für jeden IT-Service folgendermaßen aus:

,

wo Rp – die Gesamtkosten des Infrastrukturservices "Anwendungsserver" sind, und Kx86 sowie Kr – Koeffizienten darstellen, die den Anteil anzeigen Server x86 und R-Serie.

Die Koeffizienten werden empirisch auf der Grundlage der Analyse der IT-Infrastruktur bestimmt. Die Kosten für Cluster-Software, Virtualisierungssoftware, Betriebssysteme und Anwendungssoftware werden als separate Infrastrukturservices berechnet.

Nehmen wir ein komplizierteres Beispiel. Der Infrastrukturservice "Datenbankserver". In ihm sind die Kosten für die "Hardware" und die Kosten für Datenbanklizenzen enthalten. Somit können die Kosten für Hardware und Lizenzen in der Formel ausgedrückt werden:

wobei RHW und RLIC die Gesamtkosten für die Hardware und die Gesamtkosten für die Lizenzen der Datenbanken darstellen, während KHW und KLIC empirische Koeffizienten sind, die den Anteil der Kosten für "Hardware" und Lizenzen bestimmen.

Das Verfahren mit der Hardware entspricht dem vorherigen Beispiel, während es bei den Lizenzen etwas komplizierter ist. Im Unternehmensumfeld können mehrere verschiedene Arten von Datenbanken verwendet werden, zum Beispiel Oracle, MSSQL, Postgres usw. Die Formel zur Berechnung der Zuordnung einer bestimmten Datenbank, beispielsweise MSSQL, zu einem bestimmten Dienst lautet wie folgt:

wobei KMSSQL der Koeffizient ist, der den Anteil dieser Datenbank in der IT-Landschaft des Unternehmens definiert.

Noch komplizierter wird die Berechnung und Zuordnung von Speichersystemen mit verschiedenen Herstellern von Arrays und unterschiedlichen Festplattentypen. Aber die Beschreibung dieses Teils ist Thema eines eigenen Beitrags.

Was kommt dabei heraus?

Am Ende dieser Übung könnte ein Excel-Rechner oder ein Automatisierungswerkzeug entstehen. Alles hängt von der Reife des Unternehmens, den laufenden Prozessen, den implementierten Lösungen und dem Willen der Führung ab. Ein solcher Rechner oder ein visuelles Darstellungsmittel hilft, die Kosten richtig zwischen den Geschäftsbereichen zu verteilen und zu zeigen, wie und wofür das IT-Budget verteilt wird. Dasselbe Werkzeug kann leicht demonstrieren, wie die Verbesserung der Zuverlässigkeit des Dienstes (Reservierung) seine Kosten erhöht, und zwar nicht nur hinsichtlich der Kosten Server, sondern unter Berücksichtigung aller damit verbundenen Ausgaben. Dies ermöglicht es dem Unternehmen und dem IT-Direktor, "auf demselben Brett" nach denselben Regeln zu spielen. Bei der Planung neuer Produkte kann man im Voraus die Kosten berechnen und die Wirtschaftlichkeit beurteilen.

Igor Tyukachev, Berater bei "Infosysteme Jet"

Quelle: habr.com