Verteilung der IT-Kosten – Gibt es Gerechtigkeit?

Ich glaube, dass wir alle mit Freunden oder Kollegen in ein Restaurant gehen. Und nach einer schönen Zeit bringt der Kellner den Scheck. Das Problem kann dann auf verschiedene Arten gelöst werden:

• Methode eins: „Gentleman“. Zum Scheckbetrag wird ein „Trinkgeld“ von 10–15 % für den Kellner hinzugefügt und der resultierende Betrag zu gleichen Teilen unter allen Männern aufgeteilt.
• Die zweite Methode ist „sozialistisch“. Der Scheck wird gleichmäßig unter allen aufgeteilt, unabhängig davon, wie viel sie gegessen und getrunken haben.
• Die dritte Methode ist „fair“. Jeder schaltet den Taschenrechner auf seinem Handy ein und beginnt, die Kosten seiner Gerichte zuzüglich eines bestimmten „Trinkgeldes“, ebenfalls individuell, zu berechnen.

Die Situation im Restaurant ist der Situation bei den IT-Kosten in Unternehmen sehr ähnlich. In diesem Beitrag werden wir über die Verteilung der Ausgaben zwischen den Abteilungen sprechen.

Doch bevor wir in die Abgründe der IT eintauchen, kehren wir zum Beispiel Restaurant zurück. Jede der oben genannten Methoden der „Kostenverteilung“ hat Vor- und Nachteile. Der offensichtliche Nachteil der zweiten Methode: Der eine könnte einen vegetarischen Caesar-Salat ohne Hühnchen essen, der andere ein Ribeye-Steak, die Mengen könnten also deutlich variieren. Der Nachteil der „fairen“ Methode besteht darin, dass der Zählvorgang sehr langwierig ist und der Gesamtbetrag immer geringer ist als der Scheck. Häufige Situation?

Stellen wir uns nun vor, dass wir uns in einem Restaurant in China amüsieren und der Scheck auf Chinesisch gebracht wird. Klar ist da nur die Menge. Obwohl einige vermuten, dass es sich hierbei überhaupt nicht um den Betrag handelt, sondern um das aktuelle Datum. Oder nehmen wir an, dass dies in Israel geschieht. Sie lesen von rechts nach links, aber wie schreiben sie die Zahlen? Wer kann ohne Google antworten?

Warum ist eine Allokation für IT und Business erforderlich?

Die IT-Abteilung stellt also Dienstleistungen für alle Unternehmensbereiche bereit und verkauft ihre Dienstleistungen tatsächlich an Geschäftsbereiche. Und auch wenn es innerhalb eines Unternehmens möglicherweise keine formellen finanziellen Beziehungen zwischen den Abteilungen gibt, sollte jede Geschäftseinheit zumindest wissen, wie viel sie für die IT ausgibt, wie viel es kostet, neue Produkte auf den Markt zu bringen, neue Initiativen zu testen usw. Es ist offensichtlich, dass die Modernisierung und der Ausbau der Infrastruktur nicht vom mythischen „Modernisierer, Förderer der Systemintegratoren und Gerätehersteller“ bezahlt werden, sondern von der Wirtschaft, die die Wirksamkeit dieser Kosten verstehen muss.

Die Geschäftsbereiche unterscheiden sich sowohl in der Größe als auch in der Intensität der Nutzung von IT-Ressourcen. Daher ist die gleichmäßige Aufteilung der Kosten für die Modernisierung der IT-Infrastruktur auf die Abteilungen die zweite Methode mit allen Nachteilen. Die „faire“ Methode ist in diesem Fall vorzuziehen, aber zu arbeitsintensiv. Die optimalste Option scheint die „quasi-faire“ Option zu sein, bei der die Kosten nicht auf den Penny, sondern mit einer einigermaßen angemessenen Genauigkeit verteilt werden, so wie wir in der Schulgeometrie die Zahl π als 3,14 verwenden und nicht die gesamte Zahlenfolge nach dem Komma.

Die Schätzung der Kosten für IT-Dienstleistungen ist in Betrieben mit einer einzigen IT-Infrastruktur sehr nützlich, wenn Teile des Betriebs in einer separaten Struktur zusammengelegt oder abgetrennt werden. Dadurch können Sie die Kosten für IT-Dienstleistungen sofort kalkulieren, um diese Beträge bei der Planung zu berücksichtigen. Das Verständnis der Kosten von IT-Diensten hilft außerdem dabei, verschiedene Optionen für die Nutzung und den Besitz von IT-Ressourcen zu vergleichen. Wenn Männer in Multi-Tausend-Dollar-Anzügen darüber sprechen, wie ihr Produkt die IT-Kosten optimieren, den Erhöhungsbedarf erhöhen und den Reduzierungsbedarf reduzieren kann, ermöglicht die Beurteilung der laufenden Kosten von IT-Services dem CIO, Marketingversprechen nicht blind zu vertrauen , sondern um die erwartete Wirkung genau einzuschätzen und die Ergebnisse zu kontrollieren.

Für Unternehmen ist die Allokation eine Möglichkeit, die Kosten von IT-Services im Voraus zu verstehen. Jede Geschäftsanforderung wird nicht als Erhöhung des gesamten IT-Budgets um so viele Prozent bewertet, sondern als Betrag für eine bestimmte Anforderung oder Dienstleistung ermittelt.

Echter Fall

Der größte „Schmerz“ des CIO eines großen Unternehmens bestand darin, dass er verstehen musste, wie man die Kosten zwischen den Geschäftsbereichen verteilen und eine Beteiligung an der IT-Entwicklung im Verhältnis zum Verbrauch anbieten konnte.

Als Lösung haben wir einen IT-Services-Rechner entwickelt, der die gesamten IT-Kosten zunächst den IT-Services und dann den Geschäftsbereichen zuordnen konnte.

Eigentlich gibt es zwei Aufgaben: Berechnen Sie die Kosten eines IT-Dienstes und verteilen Sie die Kosten auf Geschäftsbereiche, die diesen Dienst nutzen, nach bestimmten Treibern (eine „quasi-faire“ Methode).

Auf den ersten Blick mag das einfach aussehen, wenn von Anfang an IT-Services richtig beschrieben, Informationen in die CMDB-Konfigurationsdatenbank und das IT-Asset-Management-System ITAM eingegeben, Ressourcen- und Servicemodelle erstellt und ein Katalog von IT-Services erstellt wurden entwickelt. Tatsächlich ist es in diesem Fall für jede IT-Dienstleistung möglich, unter Berücksichtigung der Abschreibungen zu bestimmen, welche Ressourcen sie verbraucht und wie viel diese Ressourcen kosten. Aber wir haben es mit ganz normalen russischen Geschäften zu tun, und das bringt einige Einschränkungen mit sich. Es gibt also keine CMDB und kein ITAM, sondern lediglich einen Katalog von IT-Services. Jeder IT-Dienst stellt im Allgemeinen ein Informationssystem, den Zugriff darauf, die Benutzerunterstützung usw. dar. Der IT-Dienst nutzt Infrastrukturdienste wie „DB-Server“, „Anwendungsserver“, „Datenspeichersystem“, „Datennetzwerk“ usw. Dementsprechend ist es zur Lösung der gestellten Aufgaben erforderlich:

• die Kosten für Infrastrukturdienste ermitteln;
• die Kosten für Infrastrukturdienste auf IT-Dienste verteilen und deren Kosten berechnen;
• Bestimmen Sie die Treiber (Koeffizienten) für die Verteilung der Kosten für IT-Dienste auf Geschäftseinheiten und weisen Sie die Kosten für IT-Dienste auf Geschäftseinheiten zu, wodurch die Höhe der Kosten der IT-Abteilung auf andere Unternehmensbereiche verteilt wird.

Alle jährlichen IT-Kosten können als Geldbeutel dargestellt werden. Ein Teil dieser Tasche wurde für Ausrüstung, Migrationsarbeiten, Modernisierung, Lizenzen, Support, Mitarbeitergehälter usw. ausgegeben. Die Komplexität liegt jedoch im Rechnungslegungsverfahren für die Bilanzierung von Anlagevermögen und immateriellen Vermögenswerten in der IT.

Nehmen wir ein Beispiel für ein Projekt zur Modernisierung der SAP-Infrastruktur. Im Rahmen des Projekts werden Geräte und Lizenzen angeschafft und die Arbeiten mit Hilfe eines Systemintegrators durchgeführt. Beim Abschluss eines Projekts muss der Manager Unterlagen erstellen, damit die Buchhaltungsausrüstung im Anlagevermögen, Lizenzen im immateriellen Vermögen und andere Planungs- und Inbetriebnahmearbeiten als Rechnungsabgrenzungsposten abgeschrieben werden. Problem Nummer eins: Bei der Anmeldung als Anlagevermögen ist es dem Buchhalter des Kunden egal, wie es heißen wird. Daher erhalten wir im Anlagevermögen den Vermögenswert „UpgradeSAPandMigration“. Wenn im Rahmen des Projekts ein Disk-Array modernisiert wurde, was nichts mit SAP zu tun hat, erschwert dies die Kostensuche und weitere Zuordnung zusätzlich. Tatsächlich kann jede Ausrüstung hinter dem Asset „UpgradeSAPandMigration“ verborgen sein, und je mehr Zeit vergeht, desto schwieriger wird es, nachzuvollziehen, was dort tatsächlich gekauft wurde.

Gleiches gilt für immaterielle Vermögenswerte, für die eine wesentlich komplexere Berechnungsformel gilt. Zusätzliche Komplexität entsteht durch die Tatsache, dass der Zeitpunkt zwischen Inbetriebnahme und Bilanzierung der Anlage um etwa ein Jahr abweichen kann. Außerdem beträgt die Abschreibung 5 Jahre, aber tatsächlich kann die Ausrüstung je nach den Umständen mehr oder weniger funktionieren.

Somit ist es theoretisch möglich, die Kosten für IT-Dienstleistungen mit hundertprozentiger Genauigkeit zu berechnen, in der Praxis ist dies jedoch eine langwierige und eher sinnlose Übung. Deshalb haben wir uns für eine einfachere Methode entschieden: Kosten, die sich leicht einer Infrastruktur oder einem IT-Service zuordnen lassen, werden direkt dem entsprechenden Service zugeordnet. Die restlichen Kosten werden nach bestimmten Regeln auf die IT-Services verteilt. Dadurch erreichen Sie eine Genauigkeit von ca. 100 %, was völlig ausreichend ist.

In der ersten Phase Um die Kosten für Infrastrukturdienstleistungen zu verteilen, werden Finanz- und Buchhaltungsberichte für IT-Projekte sowie „solide Freiwilligkeit“ in Fällen verwendet, in denen es nicht möglich ist, die Kosten einer Infrastrukturdienstleistung zuzuordnen. Die Kosten werden entweder direkt den IT-Leistungen oder den Infrastrukturleistungen zugeordnet. Durch die Verteilung der jährlichen Kosten erhalten wir die Höhe der Ausgaben für jede Infrastrukturleistung.

In der zweiten Stufe Verteilungskoeffizienten zwischen IT-Diensten werden für Infrastrukturdienste wie „Anwendungsserver“, „Datenbankserver“, „Datenspeicherung“ usw. ermittelt. Einige Infrastrukturdienste, zum Beispiel „Arbeitsplätze“, „WLAN-Zugang“, „Videokonferenzen“, werden nicht auf IT-Dienste verteilt und direkt den Geschäftseinheiten zugeordnet.

Ab diesem Zeitpunkt beginnt der Spaß. Betrachten Sie als Beispiel einen solchen Infrastrukturdienst wie „Anwendungsserver“. Es ist in fast jedem IT-Service vorhanden, in zwei Architekturen, mit und ohne Virtualisierung, mit und ohne Redundanz. Der einfachste Weg besteht darin, die Kosten proportional zu den verwendeten Kernen zuzuordnen. Um „identische Papageien“ zu zählen und physische Kerne nicht mit virtuellen zu verwechseln, gehen wir unter Berücksichtigung der Überbelegung davon aus, dass ein physischer Kern drei virtuellen Kernen entspricht. Dann sieht die Kostenverteilungsformel für den Infrastrukturdienst „Application Server“ für jeden IT-Dienst wie folgt aus:

,

Dabei sind Rsp die Gesamtkosten des Infrastrukturdienstes „Anwendungsserver“ und Kx86 und Kr Koeffizienten, die den Anteil von x86- und P-Serie-Servern angeben.

Die Koeffizienten werden empirisch auf Basis einer Analyse der IT-Infrastruktur ermittelt. Die Kosten für Clustersoftware, Virtualisierungssoftware, Betriebssysteme und Anwendungssoftware werden als separate Infrastrukturdienste berechnet.

Nehmen wir ein komplizierteres Beispiel. Infrastrukturdienst „Datenbankserver“. Darin sind die Kosten für Hardware und die Kosten für Datenbanklizenzen enthalten. Somit können die Kosten für Ausrüstung und Lizenzen in der Formel ausgedrückt werden:

wobei РHW und РLIC die Gesamtkosten der Ausrüstung bzw. die Gesamtkosten der Datenbanklizenzen sind und KHW und KLIC empirische Koeffizienten sind, die den Kostenanteil für Hardware und Lizenzen bestimmen.

Bei der Hardware ist es außerdem ähnlich wie im vorherigen Beispiel, bei den Lizenzen ist die Situation jedoch etwas komplizierter. Die Landschaft eines Unternehmens kann mehrere verschiedene Arten von Datenbanken verwenden, z. B. Oracle, MSSQL, Postgres usw. Somit sieht die Formel zur Berechnung der Zuordnung einer bestimmten Datenbank, beispielsweise MSSQL, zu einem bestimmten Dienst wie folgt aus:

Dabei ist KMSSQL ein Koeffizient, der den Anteil dieser Datenbank an der IT-Landschaft des Unternehmens bestimmt.

Noch komplizierter ist die Situation bei der Berechnung und Belegung eines Datenspeichersystems mit unterschiedlichen Array-Herstellern und unterschiedlichen Plattentypen. Die Beschreibung dieses Teils ist jedoch ein Thema für einen separaten Beitrag.

Das Ergebnis?

Das Ergebnis dieser Übung kann ein Excel-Rechner oder ein Automatisierungstool sein. Es hängt alles vom Reifegrad des Unternehmens, den eingeleiteten Prozessen, den umgesetzten Lösungen und den Wünschen des Managements ab. Ein solcher Rechner oder eine visuelle Darstellung der Daten hilft dabei, die Kosten richtig auf die Geschäftsbereiche zu verteilen und zu zeigen, wie und wofür das IT-Budget eingesetzt wird. Das gleiche Tool kann leicht zeigen, wie die Verbesserung der Zuverlässigkeit eines Dienstes (Redundanz) seine Kosten erhöht, und zwar nicht um die Kosten des Servers, sondern unter Berücksichtigung aller damit verbundenen Kosten. Dies ermöglicht es dem Unternehmen und dem CIO, nach denselben Regeln „auf dem gleichen Brett zu spielen“. Bei der Planung neuer Produkte können Kosten vorab kalkuliert und die Machbarkeit beurteilt werden.

Igor Tyukachev, Berater bei Jet Infosystems

Source: habr.com