Die Archivierung von E-Mails mit der Möglichkeit, sie in der Zukunft einzusehen, ist eine wichtige Funktion für große Unternehmen. Sie kann verwendet werden, um verschiedene Beschwerden zu bearbeiten, Untersuchungen durchzuführen und in einer Reihe anderer Situationen. Diese Funktion ist auch für SaaS-Anbieter nützlich, um sich abzusichern, falls ein unlauterer Nutzer ihren Dienst für illegale Aktivitäten missbraucht.
Für diese Zwecke wurde das Plugin Zimbra Archiving and Discovery entwickelt, das es ermöglicht, ausgehende und eingehende E-Mails in jedem Postfach sowie gespeicherte Entwürfe zu archivieren. Allerdings hat dieses Lösung auch ihre Nachteile. Erstens funktioniert es nur mit der kostenpflichtigen Zimbra Collaboration Suite Network Edition, und zweitens funktioniert es nur im Rahmen des Web-Clients, sodass bei Verwendung von Desktop- oder mobilen E-Mail-Clients nichts archiviert wird. Daher zeigen wir Ihnen, wie Sie die Archivierung von eingehenden und ausgehenden E-Mails in der kostenlosen Zimbra Collaboration Suite Open-Source Edition realisieren können, die zudem E-Mails archiviert, die aus beliebigen E-Mail-Clients gesendet werden.
Die Archivierung von E-Mails wird über die integrierte Postfix BCC-Funktion realisiert. Sie funktioniert wie folgt: Der Systemadministrator legt für das E-Mail-Konto die Adresse des Archivpostfachs fest, gibt bestimmte Einstellungen ein, sodass jede eingehende und ausgehende E-Mail in das Archivpostfach kopiert wird, in dem anschließend die benötigte E-Mail gefunden werden kann. Wir empfehlen, ein separates Domain. Dies wird das Management der Archivpostfächer in der Zukunft erheblich vereinfachen.
Archivierung ausgehender E-Mails
Wir werden die Archivierung ausgehender E-Mails einrichten. Als Beispiel nehmen wir das Konto manager@company.ru und erstellen für ihn ein Archivpostfach manager@archive.company.ru. Damit die ausgehenden E-Mails archiviert werden, sind einige Änderungen in den Postfix-Einstellungen erforderlich. Dazu muss die Datei /opt/zimbra/postfix/conf/main.cf geöffnet werden und am Ende folgende Zeile hinzugefügt werden: sender_bcc_maps = lmdb:/opt/zimbra/postfix/conf/sender_bcc. Danach muss die Datei erstellt werden /opt/zimbra/postfix/conf/sender_bcc und die E-Mail-Konten hinzuzufügen, die archiviert werden sollen, sowie die Konten, an die die archiverierten E-Mails weitergeleitet werden. Es besteht die Möglichkeit, mehrere E-Mail-Konten in eines zu archivieren. Dies erfolgt wie folgt:
manager@company.ru manager@archive.company.ru
sales@company.ru manager@archive.company.ru
support@company.ru support@archive.company.ru
Nachdem alle E-Mail-Konten hinzugefügt wurden, bleibt nur noch, den Befehl auszuführen postmap /opt/zimbra/postfix/conf/sender_bcc und Postfix mit dem Befehl neu zu laden postfix reload. Wie aus unserem Beispiel hervorgeht, werden nach dem Neuladen alle ausgehenden E-Mails der Konten manager@company.ru und sales@company.ru in das E-Mail-Konto manager@archive.company.ru geleitet, während die ausgehenden E-Mails des Kontos support@company.ru im E-Mail-Konto support@archive.company.ru archiviert werden.
Archivierung eingehender E-Mails
Jetzt richten wir die automatische Archivierung eingehender E-Mails ein. Dazu kann man erneut Postfix BCC verwenden. Wie im Fall der Archivierung eingehender E-Mails muss die Datei geöffnet werden /opt/zimbra/postfix/conf/main.cf und die Zeile hinzugefügt werden recipient_bcc_maps = lmdb:/opt/zimbra/postfix/conf/recipient_bcc. Danach muss eine Datei erstellt werden. /opt/zimbra/postfix/conf/recipient_bcc und die benötigten E-Mail-Adressen im vorherigen Format hinzuzufügen.
Nach dem Hinzufügen der Postfächer muss der Befehl ausgeführt werden postmap /opt/zimbra/postfix/conf/recipient_bcc und Postfix mit dem Befehl neu zu laden postfix reload. Jetzt werden alle eingehenden E-Mails von den Konten manager@company.ru und sales@company.ru im Postfach manager@archive.company.ru archiviert, während die eingehenden E-Mails des Kontos support@company.ru in das Postfach support@archive.company.ru kopiert werden.
Beispiel für die Konfiguration eines eingehenden Nachrichtenfilters
Besonders hervorzuheben ist, dass bei jeder Hinzufügung oder Löschung von E-Mail-Adressen in den Listen /opt/zimbra/postfix/conf/sender_bcc und /opt/zimbra/postfix/conf/recipient_bcc der Befehl erneut ausgeführt werden muss postmap mit der aktualisierten Liste, und Postfix ebenfalls neu gestartet werden muss. Wir empfehlen auch, die Zimbra OSE-E-Mail-Filter basierend auf dem Absender- und Empfängernamen zu verwenden, damit eingehende und ausgehende Nachrichten in Ordnern sortiert werden und es Ihnen später leichter fällt, die benötigte E-Mail zu finden.
Beispiel für die Konfiguration eines ausgehenden Nachrichtenfilters
Um E-Mails in den erstellten Mail-Archiven später zu suchen, kann die integrierte Suche von Zimbra OSE verwendet werden. Außerdem ist zu beachten, dass die Aufbewahrungszeit von E-Mails im Archiv erheblich länger ist als im Konto, was bedeutet, dass für sie ein höheres Kontingent sowie eine Speicherungspolitik mit längeren Zeiträumen festgelegt werden müssen. Wenn Ihre Archivpostfächer auf einer separaten Domain gespeichert sind, wird dies erheblich einfacher sein.
Bei Fragen zu Zextras Suite können Sie sich an die Unternehmensvertreterin von «Zextras», Ekaterina Triandafiliidi, unter der E-Mail-Adresse katerina@zextras.com wenden.
Quelle: habr.com
