Die Archivierung von E-Mails mit der Möglichkeit, sie in der Zukunft einzusehen, ist eine wichtige Funktion für große Unternehmen. Sie kann verwendet werden, um verschiedene Beschwerden zu prüfen, Untersuchungen durchzuführen und in einer Reihe anderer Situationen. Diese Funktion kann auch für SaaS-Anbieter nützlich sein, um sich zu schützen, falls ein unredlicher Benutzer ihren Service für rechtswidrige Handlungen missbraucht.
Speziell für diesen Zweck wurde das Plugin Zimbra Archiving and Discovery entwickelt, das es ermöglicht, ausgehende und eingehende E-Mails in jedem Postfach sowie auch in Entwürfen gespeicherte E-Mails zu archivieren. Dieses Lösungssystem hat jedoch auch Nachteile. Erstens funktioniert es nur mit der kostenpflichtigen Zimbra Collaboration Suite Network Edition, und zweitens funktioniert es nur im Rahmen des Webclients, sodass bei der Verwendung von Desktop- oder mobilen E-Mail-Clients keine Archivierung erfolgt. Aus diesem Grund werden wir Ihnen erläutern, wie Sie die Archivierung von eingehenden und ausgehenden E-Mails in der kostenlosen Zimbra Collaboration Suite Open-Source Edition umsetzen können, die zudem E-Mails archiviert, die aus beliebigen E-Mail-Clients gesendet werden.
Die Archivierung von E-Mails erfolgt über die integrierte Postfix-BCC-Funktion. Diese funktioniert folgendermaßen: Der Systemadministrator legt für das Postfach eine Archivadresse fest, gibt bestimmte Einstellungen ein, nach denen jede eingehende und ausgehende E-Mail in das Archivpostfach kopiert wird, in dem später die gewünschte E-Mail gefunden werden kann. Wir empfehlen, ein separates Domain haben. Dies erleichtert die Verwaltung der Archiv-Postfächer in Zukunft erheblich.
Archivierung von ausgehenden E-Mails
Lassen Sie uns die Archivierung ausgehender E-Mails einrichten. Zum Beispiel nehmen wir das Konto manager@company.ru und erstellen dafür ein Archivpostfach manager@archive.company.ru. Damit die ausgehenden E-Mails archiviert werden, müssen mehrere Änderungen in den Postfix-Einstellungen vorgenommen werden. Dazu öffnen Sie die Datei /opt/zimbra/postfix/conf/main.cf und fügen am Ende die Zeile hinzu sender_bcc_maps = lmdb:/opt/zimbra/postfix/conf/sender_bcc. Danach muss die Datei erstellt werden /opt/zimbra/postfix/conf/sender_bcc und die Postfächer hinzufügen, die archiviert werden sollen, sowie die Postfächer, in die die archivierten Nachrichten weitergeleitet werden. Es besteht die Möglichkeit, mehrere Postfächer in ein einziges zu archivieren. Dies erfolgt wie folgt:
manager@company.ru manager@archive.company.ru
sales@company.ru manager@archive.company.ru
support@company.ru support@archive.company.ru
Nachdem alle Postfächer hinzugefügt wurden, muss nur noch der Befehl ausgeführt werden postmap /opt/zimbra/postfix/conf/sender_bcc und Postfix mit dem Befehl neu gestartet werden postfix reload. Wie aus unserem Beispiel hervorgeht, werden nach dem Neustart alle ausgehenden Nachrichten der Konten manager@company.ru und sales@company.ru in das Postfach manager@archive.company.ru gelangen, während die ausgehenden Nachrichten des Kontos support@company.ru im Postfach support@archive.company.ru archiviert werden.
Archivierung eingehender E-Mails
Jetzt richten wir die automatische Archivierung eingehender Nachrichten ein. Dazu kann das gleiche Postfix BCC verwendet werden. Wie im Fall der Archivierung eingehender E-Mails muss die Datei geöffnet werden /opt/zimbra/postfix/conf/main.cf und die Zeile hinzugefügt werden recipient_bcc_maps = lmdb:/opt/zimbra/postfix/conf/recipient_bcc. Danach muss eine Datei erstellt werden /opt/zimbra/postfix/conf/recipient_bcc und die erforderlichen E-Mail-Adressen im vorherigen Format hinzugefügt werden.
Nach dem Hinzufügen der Postfächer muss der Befehl ausgeführt werden postmap /opt/zimbra/postfix/conf/recipient_bcc und Postfix mit dem Befehl neu gestartet werden postfix reload. Jetzt werden alle eingehenden Nachrichten der Konten manager@company.ru und sales@company.ru im Postfach manager@archive.company.ru archiviert, während eingehende Nachrichten des Kontos support@company.ru in das Postfach support@archive.company.ru kopiert werden.
Beispiel von Filtereinstellungen für eingehende Nachrichten
Besonders hervorzuheben ist, dass bei jeder Hinzufügung oder Löschung von E-Mail-Adressen in den Listen /opt/zimbra/postfix/conf/sender_bcc und /opt/zimbra/postfix/conf/recipient_bcc der Befehl erneut ausgeführt werden muss postmap mit Angabe der modifizierten Liste, und außerdem sollte Postfix neu gestartet werden. Außerdem empfehlen wir, die E-Mail-Filter von Zimbra OSE basierend auf den Absender- und Empfängernamen zu verwenden, damit eingehende und ausgehende Nachrichten in Ordner sortiert werden und es Ihnen später leichter fällt, die benötigte Nachricht zu finden.
Beispiel von Filtereinstellungen für ausgehende Nachrichten
Um E-Mails in den erstellten E-Mail-Archiven später zu suchen, kann die integrierte Suche von Zimbra OSE verwendet werden. Außerdem sollte berücksichtigt werden, dass die Aufbewahrungsdauer von E-Mails im Archiv deutlich länger ist als im Konto, was bedeutet, dass für diese eine erhöhte Quote sowie eine Speicherpolitik mit einer längeren Frist festgelegt werden müssen. Falls die archivierten Postfächer auf einer separaten Domain gespeichert sind, wird dies erheblich einfacher sein.
Bei allen Fragen zu Zextras Suite können Sie sich an die Vertreterin der Firma „Zextras“, Ekaterina Triandafilidi, per E-Mail unter katerina@zextras.com wenden.
Quelle: habr.com
