Guten Tag allerseits! Heute möchte ich ein kleines Beispiel für die Automatisierung des Prozesses der Erstellung von Austrittsanfragen für neue Mitarbeiter mithilfe von Microsoft SharePoint-, PowerApps-, Power Automate- und Teams-Produkten vorstellen. Bei der Implementierung dieses Prozesses müssen Sie keine separaten PowerApps- und Power Automate-Benutzerpläne erwerben; ein Office365 E1/E3/E5-Abonnement ist ausreichend. Wir erstellen Listen und Spalten auf der SharePoint-Site, PowerApps hilft Ihnen beim Erstellen eines Formulars und Power Automate bietet Möglichkeiten zur Anpassung der Logik von Geschäftsprozessen. Wir werden den endgültigen Prozess mit dem MS Teams-Team verbinden. Lasst uns keine Zeit verschwenden und sehen, was passiert.
Im ersten Schritt erstellen wir Listen und Details. Wir brauchen Listen:
- Austrittsanfragen von Mitarbeitern
- Fachbereiche
- HR nach Abteilung
- Administratoren
Jede Liste wird in Zukunft ihre Rolle spielen, und wir werden sehen, welche. Erstellen Sie Details und konfigurieren Sie das Navigationsmenü:
PowerApps
Lassen Sie uns nun mit PowerApps ein Formular für die Liste „Anträge auf Austritt von Mitarbeitern“ erstellen. In der endgültigen Form wird es so aussehen:
Im Feld „Mitarbeiter“ wählen Sie aus der Liste der Office 365-Benutzer aus, „Austrittsdatum“ wird aus dem Kalender angezeigt, „Abteilung“ wird aus dem Abteilungsverzeichnis angezeigt und „HR“ wird aus „HR nach Abteilung“ ausgewählt. Verzeichnis:
Es muss jedoch sichergestellt werden, dass die Liste der zur Auswahl stehenden Personalabteilungen nach der im Formular angegebenen Abteilung gefiltert wird. Lassen Sie uns eine Formel verwenden, um Daten in PowerApps zu filtern. Für die Eigenschaft „Items“ des Feldes „HR“ schreiben wir:
Darüber hinaus können Sie kleine Anpassungen am Standardwert für das Feld „Status“ im Formular vornehmen. Für die Eigenschaft „Default“ des Feldes „Status“ schreiben wir:
Wenn das Formular zum Erstellen eines Elements geöffnet wird, wird der Wert „Neu“ in das Feld „Status“ geschrieben, andernfalls wird der Wert aus der SharePoint-Spalte für das aktuelle Element im Statusfeld des Formulars ersetzt.
Eines der Probleme mit PowerApps ist die Unfähigkeit, Daten aus SharePoint-Gruppen einfach abzurufen. Aus diesem Grund ist es nicht möglich, die Sichtbarkeit/Verfügbarkeit von Feldern oder Objekten im Formular einfach zu konfigurieren, wenn Sie sich darauf verlassen möchten, dass der Benutzer Mitglied einer SharePoint-Gruppe ist. Aber Sie können einen Workaround finden. Speziell zu diesem Zweck haben wir vorab eine Liste der Administratoren erstellt:
Diese Liste enthält ein Feld „Mitarbeiter“ mit dem Typ „Benutzer oder Gruppe“, das nur auf dem Formular angezeigt wird, und ein Feld „Name“, in das der Name des ausgewählten Mitarbeiters geschrieben wird, das nur in der Listenansicht angezeigt wird. Versuchen wir nun einen kleinen Trick in PowerApps. Sie können beispielsweise die Verfügbarkeit eines beliebigen Felds konfigurieren, wenn sich der aktuelle Benutzer in der Administratorenliste befindet. Suchen Sie die Eigenschaft „Anzeigemodus“ des Felds „Veröffentlichungsdatum“ und schreiben Sie:
Gemäß dieser Formel steht das Feld zum Bearbeiten zur Verfügung, andernfalls zum Anzeigen, wenn in der Administratorenliste mindestens ein Mitarbeiter vorhanden ist, dessen Login mit dem Login des aktuellen Benutzers übereinstimmt. Für eine höhere Zuverlässigkeit reduzieren wir die Anmeldung auf Kleinbuchstaben, da sonst alle möglichen Fälle auftreten können.
Möglicherweise ist Ihnen aufgefallen, dass sich in der Kopfzeile des Formulars die Schaltfläche „Aktionen im Antrag“ befindet:
Mit dieser Schaltfläche gelangen Sie zu einem anderen Bildschirm, auf dem der Einfachheit halber alle möglichen Aktionen für die Anwendung gesammelt werden:
Nach dem Anklicken der einzelnen Schaltflächen öffnet sich ein zusätzliches Aktionsfenster. Wird beispielsweise die Aktion „Bewerbung abbrechen“ ausgewählt, öffnet sich ein zusätzliches Fenster mit der Möglichkeit, einen Kommentar einzugeben:
Nach dem Klicken auf die Schaltfläche „Bestätigen“ ändert sich der Status der Anwendung, und dies kann auch ohne Start des Power Automate-Flows erfolgen. Lassen Sie uns die Funktion „Patch“ für die Eigenschaft „OnSelect“ der Schaltfläche verwenden:
Mit der Patch-Funktion aktualisieren wir den Bestelllistenartikel, indem wir ihn nach der ID des aktuellen Artikels filtern. Wir ändern den Wert des Feldes „Status“ und gehen zum Hauptbildschirm. Bei anderen Aktionsschaltflächen ist die Logik ähnlich.
Jetzt muss nur noch der Genehmigungsablauf konfiguriert werden. Machen wir es in der einfachsten Form.
Power Automate
Unser Genehmigungsprozess wird automatisch ausgeführt, wenn ein Ticket erstellt wird. Während der Ausführung ändert sich der Status des Antrags, der Abteilungsleiter erhält ihn und eine E-Mail-Benachrichtigung über den neuen Antrag wird an den Leiter gesendet. Um den Leiter zu ermitteln, haben wir ein Verzeichnis „Abteilungen“:
Erstellen Sie einen Power Automate-Flow:
Während der Ausführung dieses Ablaufs erhält der Abteilungsleiter eine E-Mail-Benachrichtigung über die Erstellung eines neuen Antrags und kann dem Link folgen, um durch Klicken auf die Schaltfläche eine Entscheidung zu treffen:
Durch Klicken auf die Schaltfläche „Zustimmen“ oder „Ablehnen“ wird außerdem ein Power Automate-Flow gestartet, der den Status der Bewerbung ändert und eine E-Mail-Benachrichtigung an den HR-Spezialisten sendet:
Der Prozess ist fertig.
Team
Und der letzte Schliff ist die Organisation der Zusammenarbeit bei diesem Prozess. Verbinden Sie dazu den Prozess mit dem MS Teams-Befehl:
Jetzt haben alle MS Teams-Teammitglieder auf einer separaten Registerkarte Zugriff auf den Abmeldevorgang für neue Mitarbeiter.
Natürlich können Sie in Ihrer Ablauflogik mehrstufige Genehmigungen bereitstellen und die Genehmigungskomponente verwenden, um Power Automate-Aufgaben zuzuweisen. Sie können auch Berichte anpassen und Benachrichtigungen generieren, die an den Microsoft Teams-Chatbot gesendet werden. Aber mehr dazu in zukünftigen Artikeln. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit und allen einen schönen Tag!
Source: habr.com