Hallo!
Wir hoffen, dass Sie diesen Beitrag während der Arbeitszeit lesen, nachdem Sie von Ihrem Arbeitgeber ins Homeoffice versetzt wurden.
Wir haben es geschafft, unsere Mitarbeiter recht schnell ins Homeoffice zu bringen, und zwar aus einem einfachen Grund: Seit 2016 gibt es in unserem Unternehmen BeeFREE, unser strategisches Projekt für das Homeoffice, das es den Mitarbeitern ermöglicht, von zu Hause aus zu arbeiten.
Im Folgenden erfahren Sie, wie alles bei uns funktioniert, warum Programme zur Überwachung der Desktop-Arbeit der Mitarbeiter ein Schuss ins eigene Knie sind, warum wir das alles vor 4 Jahren eingeführt haben, sowie einige Ratschläge für diejenigen, für die die vorübergehende Heimarbeit eine ziemlich plötzliche Angelegenheit war, einschließlich der drei Fallen des Homeoffice.
Außerdem eine kleine Umfrage.
BeeFREE
BeeFREE wurde als ein Projekt konzipiert, das sowohl die Unternehmenskultur insgesamt als auch das Wohlbefinden (und die Stimmung) des einzelnen Mitarbeiters positiv beeinflusst. Egal wie groß das Unternehmen ist, es besteht immer aus Menschen, von denen jeder seine eigenen Vorstellungen vom Ideal und der Umgebung hat, einschließlich der Arbeitsumgebung, der Arbeitszeiten, der angenehmen Temperatur zum Arbeiten, der (Un)Akzeptanz von Fischaufwärmungen in der Gemeinschaftsküche und anderer Dinge.
Manche mögen es, im Büro zu arbeiten, persönlich mit Kollegen zu interagieren und (ja, ja) an Meetings teilzunehmen. Andere sind mit denen einverstanden, für die Open Space einer der Kreise der Hölle ist, in dem es nur ein wenig lauter ist als in den anderen. Wieder andere sind fest davon überzeugt, dass man mit einer gut formulierten E-Mail mit einer klaren Frage viel mehr erreichen kann, als wenn man dafür drei Meetings zu unterschiedlichen Zeiten ansetzt. Oftmals sogar schneller.
Im Allgemeinen wurde 2016 beschlossen, dies als Pilotprojekt zu starten und dann zu sehen, ob es sich überhaupt etablieren lässt oder ob es sich nicht lohnt, es zu skalieren. Wie der aufmerksame Leser bereits bemerkt hat, hat es sich durchaus erfolgreich etabliert und funktioniert weiterhin.
Also, wie funktioniert das und was braucht man, damit ein Mitarbeiter zu BeeFREE wechseln kann.
- Besprechen Sie alles mit dem direkten Vorgesetzten, der je nach Situation das Einverständnis geben oder erklären wird, warum es nicht möglich ist. Angenommen, jemand hat bereits gezeigt, dass er in der Lage ist, selbstständig zu arbeiten und Probleme zu lösen, dann kann er das gerne von zu Hause aus versuchen. Wenn jedoch jemand das genaue Gegenteil ist und ein perfektes Beispiel für einen Mitarbeiter abgibt, den man ständig beobachten, korrigieren und erinnern muss, dass man in der Freizeit ruhig drei Stunden in sozialen Netzwerken verbringen kann (und sollte), dann ist das eine andere Geschichte.
Und natürlich gibt es eine Reihe von Positionen, die einfach nicht für das Homeoffice geeignet sind. Es wird etwas schwierig sein, einen Glasfasermontage-Techniker ins Homeoffice zu schicken. Natürlich kann er seine Kollegen moralisch über Videoanrufe unterstützen, aber das ist nicht ganz das Gleiche. Oder Mitarbeiter von Kommunikationssalons. Im Allgemeinen ist es ziemlich offensichtlich — ein Spezialist, der gut am Laptop arbeitet und alle seine Aufgaben vom Computer aus erledigt, kann auch außerhalb des Büros genauso gut arbeiten.
- Informieren Sie Ihre Kollegen, dass Sie an bestimmten Tagen nicht im Büro sind. BeeFREE ist ein flexibles Tool, und wenn zum Beispiel in einem Gespräch mit dem Vorgesetzten beschlossen wurde, dass Sie 3 Tage von zu Hause arbeiten und im Büro, sagen wir, dienstags und mittwochs (oder montags und freitags) sind, wäre es gut, wenn Ihre unmittelbaren Kollegen darüber Bescheid wissen und Sie sofort per E-Mail oder in Chats anschreiben, anstatt Sie im ganzen Büro zu suchen.
- Einmal in der Woche sollten Sie Ihre aktuellen Aufgaben mit dem Vorgesetzten besprechen und Prioritäten setzen. Das klingt nach einer ziemlich banalen Sache, aber es hilft tatsächlich, die Schwerpunkte zu setzen und diese seltsame Management-Anspannung à la "Was macht dieser Typ eigentlich, wo steht alles?" abzubauen. Für so etwas gibt es im Mitarbeiter- und Vorgesetzten-Portal eine spezielle To-Do-Liste, aber wie die Praxis zeigt, ist es am wichtigsten, einfach eine Vereinbarung zu treffen. Wer, wo und wie die Aufgaben und den Fortschritt aufzeichnet, ist eine andere Sache. Das Wichtigste ist, dass es einfach existiert. Und das nicht nur in mündlicher Form.
Die wichtigsten Prinzipien sind — bei solch einem Homeoffice bewerten wir Ergebnis, und nicht als Prozess. Grob gesagt, das Schlimmste, was man in einer solchen Situation tun kann, ist, ständig den Mitarbeiter zu kontrollieren und zu fragen, was er gerade macht, ob er mit der Arbeit beschäftigt ist oder mit etwas anderem. In den extremsten Fällen verlangen Arbeitgeber manchmal die Installation spezieller Software zur Überwachung (sprich — Spionage) des Arbeitsplatzes des Mitarbeiters. Es gibt die seltsame Meinung, dass dies den Mitarbeiter motiviert, immer an der Sache zu bleiben und sich nicht ablenken zu lassen.
In Wirklichkeit sollte das sehr gut motivieren, seinen Lebenslauf zu aktualisieren und einen Job zu suchen, ohne solche übertriebenen Kontrollen.
Das ist alles. Dann arbeiten wir weiter wie bisher, indem wir Folgendes nutzen.
Unser Werkzeug
Eine Reihe von Unternehmensressourcen ist nur aus dem internen Netzwerk zugänglich, daher wird das Zugangsproblem durch VDI gelöst. Um die Vorteile der Remote-Arbeit zu nutzen, ist Folgendes erforderlich.
- Wir erstellen die notwendigen Anträge. Wahrscheinlich der einzige Schritt, der in irgendeiner Weise mit Bürokratie und Formalitäten verbunden ist. Aber wenn du ein großes Unternehmen bist, ist das anders schwer zu bewerkstelligen.
- Nach der Bearbeitung aller dieser Anträge wird VDI auf dem Laptop des Mitarbeiters (privat oder beruflich) installiert, wir verwenden .
- Zur Authentifizierung des Benutzers werden die Daten seines Kontos verwendet + die Eingabe eines einzigartigen Tokens (darum kümmert sich , die App kann auf einem Smartphone mit Android / iOS installiert werden).
- Die Unternehmens-E-Mail und der Kalender — Microsoft Outlook.
Übrigens, das ist die gesamte Liste der erforderlichen Software, im Bereich Kommunikation und Aufgabenvergabe haben wir alles den Abteilungsleitern und den Mitarbeitern selbst überlassen. Wer lieber in Slack kommuniziert, kann das gerne tun. Fehlen einem die Sticker zur Ausdruck von Emotionen — es gibt immer Telegram. Und auch WhatsApp und Skype sind nach wie vor verfügbar.
Einmal pro Woche findet in vielen Abteilungen ein Statusmeeting statt. In einer normalen epidemiologischen Lage war das ein großer Besprechungsraum mit Videokonferenzsystem, weil wir sowohl Mitarbeiter aus der Zentrale in Moskau haben, als auch Remote-Arbeiter, Leute aus der Region und aus anderen Gebieten, daher fand das im Format „Persönliches Erscheinen oder Bluejeans“ statt. Jetzt hingegen finden alle Meetings und Besprechungen ausschließlich remote statt, Bluejeans oder Zoom.
Und noch nützliche Software für effektives Remote-Arbeiten
Es kann vorkommen, dass die Arbeit Ihres Unternehmens von einem einzigen Anbieter abhängt oder dass Sie dessen Produkte bereits verwenden. Oder umgekehrt, die Sicherheitsrichtlinien im Unternehmen verbieten aus verschiedenen Gründen die Verwendung von Software eines bestimmten Unternehmens, weshalb Alternativen benötigt werden.
Videokonferenzen
(kostenlos bis zu 100 Teilnehmer und 40 Minuten pro Konferenz, danach ab 15$ pro Monat)
(bis zu 50 Teilnehmer ab 12$ pro Monat, dann mehr)
(im Rahmen von GSuite, ab 5,5$ pro Monat und Nutzer, bis zu 100 Teilnehmer, 14 Tage kostenloser Testzeitraum)
(im Rahmen von Office 365)
Chats und Wissensdatenbanken
— das Produkt wird bald 7 Jahre alt und hat in dieser Zeit viele nützliche Integrationen (Dropbox, Asana, Google Drive und andere) angesammelt. Aus einem einfachen Arbeitschat ist Slack zu einer Multifunktionsplattform geworden, auf der man einen Kanal für jede Abteilung im Unternehmen erstellen, Dateien austauschen, benötigte Bots schnell integrieren, Ereignisse überwachen und Alerts für Tester einrichten kann – die Funktionen sind zahlreich.
— hilft dabei, nützliche Wissensdatenbanken zu erstellen (Anleitungen, Onboarding-Kurse für neue Mitarbeiter, praktische Zeitpläne, Aufgaben mit Status und natürlich Notizen).
— wohl der Klassiker in der Aufgabenstellung, Deadlines, Verantwortlichkeiten, Prioritäten und mehr. Viele nützliche Integrationen.
— für Liebhaber von Boards und Atlassian.
Über Menschen
Es scheint einfach zu sein, du bist ins Homeoffice gewechselt und arbeitest von zu Hause aus. Sicherlich gibt es viele Vorteile – keine Zeitverschwendung für den Arbeitsweg (und keine Nerven), Einsparungen bei Fahrkarten und Benzin sowie andere angenehme Dinge. Aber es gibt auch eine Reihe von Gefahren, die denjenigen erwarten, der diesen Pfad beschreitet. Die bekannteste hängt mit falscher Selbstorganisation zusammen. Tatsächlich ergeben sich daraus alle anderen.
Falle #1. Zuhause
Wenn Sie nicht allein leben, sondern mit einem Ehepartner, Kindern oder Eltern, oder was noch gefährlicher ist, mit einer Katze, wird Ihr Homeoffice in den ersten Wochen von ihnen sehr eindeutig wahrgenommen – cool, du bist zu Hause, also kannst du um alles bitten. Zum Geschäft gehen, Tee machen, die Windel wechseln, der Katze Vorhaltungen für den ungleichen Kampf mit dem Ficus machen, das Haus aufräumen, die Windel wieder wechseln.
Im Grunde genommen, selbst wenn Sie für sich entscheiden, dass Sie ebenso verantwortungsvoll und selbstlos von zu Hause arbeiten, müssen Sie den Familienmitgliedern klar vermitteln, dass Sie nicht einfach nur zu Hause am Computer sitzen, sondern arbeiten.
Hilft, sich von derartigen Anfragen abzugrenzen, indem man eine klare Zeit angibt, wann man nicht gestört werden darf. Damit die Familie versteht, dass man von 10 bis 18 Uhr (zum Beispiel) nicht mit Fragen belästigt werden sollte, nicht abgelenkt werden soll und nicht gebeten werden sollte, irgendetwas zu erledigen, nur weil man "schließlich zu Hause ist".
Natürlich sollte man hier keine Extreme anstreben, und wenn Ihnen bis zum Ende der Arbeit noch 20 Minuten bleiben und Sie mit einem halben Auge bemerken, dass Ihr Kind aus dem Laufstall geklettert ist und die andere Zimmer alleine erkundet, sollten Sie besser aufstehen und entsprechend handeln. Oder wenn Sie Lust haben, für eine halbe Stunde im nahegelegenen Park spazieren zu gehen – dann sollten Sie das tun.
Falle #2. Irreführende Zeit
Es kann den Anschein haben, dass, da Sie zu Hause sitzen, der Computer griffbereit ist, die Software eingerichtet ist und Sie praktisch immer nur einen Klick von der Arbeit entfernt sind, Sie a) jetzt alles schaffen können und b) entspannen und die Dinge dreimal langsamer erledigen können.
Überhaupt nicht. Und hier ist der Grund.
Wahrscheinlich werden einige Aufgaben zunehmen. Mit hoher Wahrscheinlichkeit wird die gewohnte Arbeitsgeschwindigkeit in Ihrem Team leicht sinken. Denn ein ganzes Jahr im Rahmen eines Remote-Teams zu arbeiten und zwei Wochen aus der Ferne zu arbeiten – das sind zwei sehr unterschiedliche Dinge. Einige darauf waren 20 oder 30 Jahre lang vorbereitet. Für andere könnte eine solche plötzliche Entspannung die Produktivität negativ beeinflussen.
Selbst wenn Sie, genau Sie, sehr schnell umschalten, verantwortungsbewusst sind und immer erreichbar sind, und Ihre Aufgaben doppelt so schnell erledigen, wird es immer jemanden geben, der die Arbeit verlangsamt. Sei es, dass bei jemandem Reparaturen anstehen, der Strom ausgefallen ist oder der Nachbar mit dem Bohrhammer beschlossen hat, dass jetzt die Zeit gekommen ist. Und nun wird jede Videokonferenz zu einer kollektiven Session des Mitgefühls.
Im Grunde fordern wir nicht dazu auf, sich in sehr strenge Rahmen zu zwingen und sofort auf jede eingehende Nachricht zu antworten, aber bedenken Sie: Die erste Phase der Umstellung eines Teams, das damit konfrontiert wird, auf Remote-Arbeit wird mit einer kleinen Verzögerung verbunden sein.
Falle #3. Fehlende Kontrolle
Wie bereits erwähnt, ist das Schlimmste, was ein Arbeitgeber tun kann, einen Wächter einzustellen und zu versuchen, über jeden Schritt, den Sie machen, informiert zu sein: in welchem Stadium sich die Aufgabe befindet, warum nicht alle in die E-Mail-Kopie gesetzt wurden, wie lange Sie heute am Computer gesessen haben, welche Marke der Bohrer des Nachbarn ist, warum Sie so seltsame Hintergründe auf Ihrem Desktop haben und so weiter.
Hier ist es wichtig, nicht zu denken, dass, weil Sie außerhalb des Büros sind, es plötzlich allen egal ist, wo Sie sind und was Sie tun. Dass all Ihre Aufgaben für das Management in irgendeinem Ordner ohne Fristen untergebracht sind und dass es im Allgemeinen nicht notwendig ist, sie zu erledigen.
Die wichtigste Kontrolle für einen Remote-Arbeiter ist die Selbstkontrolle. Niemand weiß besser als Sie selbst, wann Sie am produktivsten sind. Vielleicht ist es in Ihrem Fall besser und nützlicher, bis 15:00 Uhr überhaupt nicht zu arbeiten und Serien zu schauen, und von 16:00 Uhr bis Mitternacht ist Ihre Produktivität vorbildlich, sodass Sie an einem Tag so viel erledigen, wie ein Bürofanatiker an drei Tagen. Die Bürosysteme mit offenen Räumen und Missachtung der menschlichen Rhythmen sind nicht in der Lage, dies zu verstehen.
Remote-Arbeit ist sowohl eine Gelegenheit für den Arbeitgeber herauszufinden, wie gut Sie arbeiten, wenn Sie zu Hause sind, als auch eine Möglichkeit für Sie zu beweisen, dass Menschen tatsächlich coole Dinge nicht nur von 10 bis 18 Uhr machen können, und dass, wenn Sie bis zum Mittag nichts gemacht haben, das nur bedeutet, dass Sie bis zum Mittag nichts gemacht haben.
Und noch etwas
Wir bei Beeline haben in den vergangenen Jahren BeeFREE hervorragend getestet, viel Feedback sowohl von Mitarbeitern als auch von deren Vorgesetzten gesammelt, Schlüsse gezogen, einige Anpassungen vorgenommen und nutzen den Ansatz weiterhin aktiv.
Jetzt helfen wir anderen Unternehmen aktiv, BeeFREE bei sich zu integrieren. Sowohl in Bezug auf Hardware und Software als auch mit Beratung. Zum Beispiel helfen wir Ihnen, VDI schnell für Aufgaben jeder Art bereitzustellen, unabhängig davon, ob Ihre Leute mit täglichen Aufgaben arbeiten oder ob es sich um 3D-Modellierung aus der Ferne handelt. Wir haben Lösungen für Audio- und Videoanrufe, mehr über BeeFREE: WorkPlace-as-a-Service können Sie lesen. . Darüber hinaus könnte unser für Unternehmen nützlich sein, für das man sich im Voraus registrieren kann .
Hier ist das detaillierte Webinar zur Organisation der Fernarbeit von Olga Filatowa (Executive Vice President für Personalmanagement, organisatorische Entwicklung und Unterstützung) und Alina Dragun (Managerin für organisatorische Entwicklung bei Beeline, Kuratorin des Projekts BeeFREE).
Nur registrierte Benutzer können an der Umfrage teilnehmen. .
Und eine kleine Umfrage für Unternehmen zur Fernarbeit (es können mehrere Antwortmöglichkeiten gewählt werden).
11,3%Ich habe die Mitarbeiter ins Homeoffice geschickt, alles läuft gut, nach Normalisierung der Situation werde ich diejenigen, die möchten, im Homeoffice lassen.
7,6%Ich habe die Mitarbeiter ins Homeoffice geschickt, die Eindrücke sind gemischt.
1,9%Ich habe die Mitarbeiter ins Homeoffice geschickt, es hat mir nicht gefallen, später werde ich alle zurück ins Open Space holen.
69,8%Ich glaube an die Zukunft der Fernarbeit, Menschen können auch zu Hause normal arbeiten und nicht nur in Open Spaces.
20,8%Ich glaube nicht an Fernarbeit als vollständige Beschäftigungsform, ohne Kontrolle im Büro arbeiten alle schlechter.
53 Nutzer haben abgestimmt. 29 Nutzer haben sich enthalten.
Quelle: habr.com
